Οι περισσότεροι άνθρωποι έχουν γράψει αμέτρητα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και αναρωτήθηκαν γιατί πρέπει να περιμένουν πολύ καιρό για μια απάντηση. Είναι απλό να δώσετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αλλά πρέπει να επιλέξετε προσεκτικά τις λέξεις σας. Βασιστείτε σε λέξεις ευαίσθητες στο χρόνο ενώ καλείτε τον αναγνώστη να δράσει αμέσως. Εφόσον διατηρείτε το email σας συνοπτικό και συνεπή σε τόνο, μπορείτε να κάνετε οποιοδήποτε email να ακούγεται επείγον.
Βήματα
Μέρος 1 από 3: Δημιουργία θεματικής γραμμής
Βήμα 1. Ανατρέξτε στον παραλήπτη στη γραμμή θέματος
Εάν απευθύνεστε απευθείας στο άλλο άτομο, το email σας ξεχωρίζει περισσότερο. Μπορείτε να το κάνετε αναφέροντας το όνομα του ατόμου ή χρησιμοποιώντας τις λέξεις "εσείς" και "δικό σας". Αυτές οι λέξεις είναι άμεσες, συνομιλίες και ενθαρρύνουν τον παραλήπτη να ανοίξει το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
- Για παράδειγμα, ξεκινήστε τη γραμμή θέματος με μια φράση όπως "Hey Bill!" ή "Τηλεφώνησες ακόμα;"
- Εάν δεν γνωρίζετε το όνομα του ατόμου, μπορείτε να αναφέρετε μια προσωπική λεπτομέρεια, όπως η τοποθεσία του παραλήπτη. Για παράδειγμα, πείτε "Καλύτερα εστιατόρια στην πόλη σας".
Βήμα 2. Χρησιμοποιήστε επείγουσα γλώσσα στη γραμμή θέματος
Είναι σημαντικό να μεταφέρουμε το επείγον το συντομότερο δυνατό. Ενθαρρύνετε τον αναγνώστη να κάνει κλικ στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου συμπεριλαμβάνοντας μια παρότρυνση για δράση ή μια αναφορά στην έλλειψη. Αυτές οι τακτικές υποδηλώνουν ότι ο αναγνώστης πρέπει να ενεργήσει αμέσως για να επωφεληθεί από το email.
- Για παράδειγμα, χρησιμοποιήστε λέξεις και φράσεις όπως "Βιαστείτε!" ή "Απομένουν 24 ώρες" για να καλέσετε τον αναγνώστη να ενεργήσει τώρα.
- Υποδείξτε ότι κάτι είναι περιορισμένο, όπως λέγοντας: "Αυτό το αντικείμενο πετάει από τα ράφια".
Βήμα 3. Υποδείξτε τι υπάρχει μέσα στο email
Ακολουθήστε την επείγουσα λέξη με μια σαφή εικόνα του τι πρέπει να περιμένει ο αναγνώστης μέσα στο email. Χρησιμοποιήστε λέξεις προσανατολισμένες στη δράση για να προτείνετε πώς πρέπει να απαντήσει ο αναγνώστης. Βεβαιωθείτε ότι διατηρείτε τη γραμμή θέματος σαφή και περιεκτική, ώστε ο τίτλος να μην προκαλεί σύγχυση.
- Για παράδειγμα, μπορείτε να πείτε κάτι σαν: «Βιάσου! Είναι πώληση ».
- Μπορείτε επίσης να εξηγήσετε το email μέσω αριθμών. Για παράδειγμα, ας πούμε, "5 τρόποι για να μειώσετε το λογαριασμό ηλεκτρικού ρεύματος".
Βήμα 4. Κάντε στον αναγνώστη μια ερώτηση για έναν εναλλακτικό τρόπο συμμετοχής
Μια ερώτηση μπορεί να είναι ένας πολύ καλός τρόπος να υπονοήσετε τι υπάρχει μέσα στο email σας. Η ερώτηση πρέπει να είναι σχετική με τον αναγνώστη. Θα πρέπει να αναφέρεται σε ένα επείγον γεγονός ή ένα θέμα που πρέπει να γνωρίζει ο αναγνώστης, ενθαρρύνοντάς τον να διαβάσει το email αμέσως.
- Για παράδειγμα, μπορείτε να πείτε κάτι, "Τελευταία ευκαιρία - έχετε παραγγείλει τα εισιτήριά σας ακόμα;"
- Ένα άλλο παράδειγμα είναι: "Πώς μπορείτε να είστε πιο παραγωγικοί σήμερα;"
Μέρος 2 από 3: Δομή του κειμένου του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Βήμα 1. Οδηγήστε με μια λύση σε ένα σχετικό πρόβλημα
Στο κείμενο, εξηγήστε γιατί στέλνετε το email. Δείξτε στον αναγνώστη τι κάνει αυτό το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου επείγον και γιατί πρέπει να απαντήσει σε αυτό το συντομότερο δυνατό. Να είστε όσο το δυνατόν πιο συγκεκριμένοι για να προτείνετε τι κερδίζει το άλλο άτομο διαβάζοντας το email σας.
- Για παράδειγμα, μπορείτε να πείτε κάτι σαν: «Έχετε κουραστεί να περπατάτε με φθαρμένα παπούτσια; Η πώλησή μας διαθέτει επώνυμα παπούτσια σε κορυφαίες τιμές ».
- Mightσως γράψετε: «Καλέστε τον πελάτη σήμερα για να μπείτε μέσα στην προθεσμία».
Βήμα 2. Περιγράψτε τον σκοπό του email με συνοπτικές προτάσεις
Αποφύγετε να κάνετε ένα επείγον email μακρύ και μπερδεμένο. Περιοριστείτε σε μερικές σύντομες προτάσεις ή παραγράφους. Μεταδώστε το μήνυμά σας με τρόπο εύκολο να κατανοηθεί και γραμματικά να διορθωθεί.
- Για να μην παρατείνετε το μήνυμά σας πολύ, δοκιμάστε να δημιουργήσετε μια λίστα με τα πιο σημαντικά σημεία που πρέπει να επισημάνετε.
- Πολλές επιχειρήσεις περιλαμβάνουν μια εικόνα στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Μια διαφήμιση πωλήσεων εξηγεί τον σκοπό του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αποτελεσματικά.
Βήμα 3. Χρησιμοποιήστε έναν ήπιο και χωρίς αντιπαράθεση τόνο
Προσπαθώντας να ακουστεί επείγον, μπορεί να σας φανεί πιεστικό ή εκφοβιστικό. Αποφύγετε να απαιτήσετε από τον αναγνώστη να δώσει προσοχή και να ανταποκριθεί, αφού αυτό αντιστρέφεται τις περισσότερες φορές. Αντ 'αυτού, συνδυάστε λέξεις που σχετίζονται με το χρόνο με προτάσεις για ενέργειες που πρέπει να κάνει ο αναγνώστης.
- Για παράδειγμα, πείτε: «Έχουν απομείνει 5 σημεία στο αεροπλάνο. Παρακαλώ καλέστε σήμερα για κράτηση θέσης. »
- Για να αποφύγετε τον εκφοβισμό, να είστε λίγο έμμεσος. Για παράδειγμα, πείτε, "Η κλοπή ταυτότητας αυξάνεται κατά 5% κάθε χρόνο, καθιστώντας πιο σημαντική από ποτέ την προστασία των προσωπικών σας δεδομένων."
Βήμα 4. Συμπεριλάβετε μια παρότρυνση για δράση στο τέλος
Χρησιμοποιήστε την τελευταία πρόταση του email σας για να καθοδηγήσετε τον αναγνώστη προς τη δράση που θέλετε να κάνει. Αυτό πρέπει να είναι συγκεκριμένο, οπότε συμπεριλάβετε τυχόν πληροφορίες που χρειάζονται για να απαντήσουν στο email σας. Αυτό μπορεί να είναι ένα κουμπί για πάτημα, σύνδεσμος ιστότοπου ή αριθμός τηλεφώνου.
- Για παράδειγμα, εάν θέλετε κάποιος να κάνει μια κλήση, πείτε "Παρακαλώ καλέστε με σήμερα" και συνεχίστε με τον αριθμό τηλεφώνου σας.
- Δώστε τον ακριβή σύνδεσμο ιστότοπου. Εάν θέλετε ένα άτομο να δει ένα συγκεκριμένο προϊόν, δημοσιεύστε τον σύνδεσμο στη σελίδα του προϊόντος και όχι τον συνολικό ιστότοπο.
- Εάν θέλετε να κατευθύνετε κάποιον σε μια φυσική τοποθεσία, σας βοηθά να παρέχετε οδηγίες, χάρτες και άλλες αναφορές.
Μέρος 3 από 3: Βελτίωση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Βήμα 1. Χρησιμοποιήστε μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που είναι εύκολο να αναγνωριστεί
Πολλοί άνθρωποι βλέπουν πρώτα τη διεύθυνση email και αν δεν είναι αναγνωρίσιμη, μπορεί να παραλείψουν το email. Βεβαιωθείτε ότι η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας υποδεικνύει τι μπορεί να περιμένει το άλλο άτομο να δει στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εξατομικεύστε τη διεύθυνση email σας για να κάνετε το email σας πιο ορατό.
- Για παράδειγμα, χρησιμοποιήστε το όνομά σας. Το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πρέπει να μοιάζει με "John Smith, wikiHow" ή "[email protected]".
- Αποφύγετε τη χρήση τυχαίων αριθμών και συμβόλων, καθώς αυτό δεν είναι επαγγελματικό και κάνει το email σας να μοιάζει με ανεπιθύμητο.
Βήμα 2. Δημιουργήστε μια προθεσμία για απάντηση στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Για να ακουστεί επείγον, αφήστε την εντύπωση ότι ο αναγνώστης πρέπει να δράσει τώρα. Ακόμα κι αν δεν έχετε συγκεκριμένη προθεσμία, προσποιηθείτε ότι υπάρχει. Βεβαιωθείτε ότι αναφέρετε αυτήν την προθεσμία όσο το δυνατόν συχνότερα σε όλο το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
- Για παράδειγμα, μπορείτε να πείτε, "Αυτή η συμφωνία λήγει αύριο".
- Εάν δεν έχετε συγκεκριμένη προθεσμία, δοκιμάστε να πείτε, "Παρακαλώ απαντήστε μέχρι την Τρίτη" ή "Θα το εκτιμούσα αν απαντούσατε μέχρι τις 5:00 μ.μ."
Βήμα 3. Ξαναδιαβάστε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να βεβαιωθείτε ότι έχει συνεπή σκοπό
Όλες οι πληροφορίες στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα πρέπει να σχετίζονται με τον σκοπό αποστολής του. Αυτός ο σκοπός είναι αυτό που πρέπει να τονιστεί στη γραμμή θέματος και σε όλο το κείμενο. Κάθε λεπτομέρεια πρέπει να οδηγήσει σε αυτόν τον σκοπό, λέγοντας στον αναγνώστη ό, τι πρέπει να γνωρίζει για να ενεργήσει βάσει αυτού. Επεξεργαστείτε τις λεπτομέρειες που δεν ταιριάζουν, καθώς μειώνουν τον επείγοντα τόνο.
- Εάν πουλάτε ένα προϊόν, θα συμπεριλάβετε τις δυνατότητες και τα μεγαλύτερα οφέλη του προϊόντος. Οι μεγάλες ιστορίες ή οι μικρές λεπτομέρειες μπορεί να αποσπούν την προσοχή.
- Για παράδειγμα, εάν επικοινωνείτε με έναν πελάτη, ίσως θελήσετε να του πείτε: "Εξοικονομήστε 20% όταν ψωνίζετε στον νέο μου ιστότοπο".
- Σκεφτείτε τι πρέπει να γνωρίζει το άτομο. Εάν έχετε ήδη επικοινωνήσει με κάποιον, δεν χρειάζεται να επαναλάβετε αυτό που είπατε πριν.
Βήμα 4. Αποφύγετε την πληκτρολόγηση με κεφαλαία γράμματα ή στενογραφία
Οι καλές τεχνικές πληκτρολόγησης και η γραμματική αίσθηση κάνουν το email σας πολύ πιο κατανοητό. Αποφύγετε τη χρήση πολλών θαυμαστικών ή περιττών κεφαλαίων γραμμάτων. Χρησιμοποιήστε σωστή γλώσσα και δείξτε σεβασμό.
- Αποφύγετε τις συντομογραφίες όπως "u", "ur", "plz" και emojis.
- Πολλά θαυμαστικά, κεφαλαία γράμματα ή αριθμοί μπορούν επίσης να ενεργοποιήσουν ένα φίλτρο ανεπιθύμητης αλληλογραφίας, πράγμα που σημαίνει ότι το email σας μπορεί να μην φαίνεται καθόλου.
Συμβουλές
- Διατηρήστε το email σας συνεπές και ενεργό από τη γραμμή θέματος έως την τελευταία πρόταση.
- Βεβαιωθείτε ότι το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εστιάζει σε αυτό που θέλετε να εκφράσετε. Διαγράψτε οτιδήποτε έρχεται σε αντίθεση με το μήνυμά σας.
- Να ξαναδιαβάζετε και να επεξεργάζεστε πάντα το email σας πριν το στείλετε. Συχνά θα βρείτε σημεία που πρέπει να είναι πιο συνοπτικά και επείγοντα.
