Μια βάση δεδομένων πελατών μπορεί να εξαλείψει πολλά χαρτιά για μια επιχείρηση, παρέχοντας ένα ενιαίο αποθετήριο για πολύτιμες πληροφορίες πελατών που μπορούν να χρησιμοποιηθούν από τις ομάδες πωλήσεων, το προσωπικό υποστήριξης πελατών και ακόμη και τη λογιστική ομάδα. Ενώ είναι δυνατό να αγοράσετε προϊόντα λογισμικού που παρέχουν βασικές μορφές για αυτόν τον τύπο βάσης δεδομένων, μπορούν να δημιουργηθούν προσαρμοσμένες βάσεις δεδομένων έχοντας υπόψη μερικά βασικά για τη μορφή και τη λειτουργία.
Βήματα
Βήμα 1. Αγορά λογισμικού δημιουργίας βάσης δεδομένων
Επιλέξτε ένα προϊόν που είναι συμβατό με την επεξεργασία κειμένου και άλλα εργαλεία λογισμικού που χρησιμοποιούνται στην επιχείρηση. Αυτό θα διευκολύνει την εισαγωγή ή την εξαγωγή δεδομένων από άλλες πηγές, καθιστώντας δυνατή την αποφυγή εισαγωγής μεγάλου όγκου δεδομένων στη νέα βάση δεδομένων.
Βήμα 2. Καθορίστε τον τύπο των πληροφοριών που θα αποθηκευτούν στη βάση δεδομένων των πελατών
Τα περισσότερα σχέδια θα περιλαμβάνουν πληροφορίες όπως όνομα εταιρείας, ταχυδρομική διεύθυνση, φυσική διεύθυνση, όνομα επικοινωνίας, αριθμούς τηλεφώνου και φαξ και διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Πρόσθετα δεδομένα, όπως πληροφορίες για τους όρους της σύμβασης, τις τιμές και σημειώσεις για εκκρεμείς εργασίες που σχετίζονται με κάθε πελάτη, περιλαμβάνονται συχνά στα δεδομένα που συλλέγονται και διατηρούνται σε αυτόν τον τύπο ηλεκτρονικού πόρου.
Βήμα 3. Εξετάστε τις πιθανές χρήσεις της βάσης δεδομένων
Παράλληλα με την παροχή ενός κεντρικού πόρου για την ανάκτηση σημαντικών δεδομένων, σκεφτείτε τι είδους αναφορές θα μπορούσαν να δημιουργηθούν χρησιμοποιώντας τα δεδομένα ή εάν η βάση δεδομένων προορίζεται για χρήση ως πόρος για τη δημιουργία ετικετών αλληλογραφίας, λιστών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή ακόμη και λιστών για χρήση στη μετάδοση φαξ. Έχοντας αυτό υπόψη σας, θα βοηθήσετε στον προσδιορισμό του τρόπου ονομασίας κάθε πεδίου που θα περιέχει δεδομένα και θα διευκολύνει τη διαδικασία δημιουργίας μορφών αναφοράς που θα αντλούν από αυτά τα πεδία.
Βήμα 4. Οργανώστε τα πεδία δεδομένων
Δημιουργήστε ένα απλό πρότυπο που ακολουθεί μια λογική ακολουθία όσον αφορά την εισαγωγή ονομάτων, διευθύνσεων και άλλων στοιχείων επικοινωνίας. Με αυτόν τον τρόπο διευκολύνεται η μετάβαση από το ένα πεδίο στο άλλο με ελάχιστη διακοπή και την ολοκλήρωση της καταχώρησης ενός νέου αρχείου πελατών εντός εύλογου χρονικού διαστήματος.
Βήμα 5. Ορίστε εξουσιοδοτήσεις σε καθένα από τα πεδία
Αυτό περιλαμβάνει τον προσδιορισμό των πεδίων που θα συμπεριληφθούν σε μορφές αναφοράς καθώς και ποια μπορούν να χρησιμεύσουν ως βάση για την ταξινόμηση ή αναζήτηση των καταχωρήσεων της βάσης δεδομένων. Η εκχώρηση των σωστών εξουσιοδοτήσεων σε κάθε πεδίο θα επιταχύνει την ανάκτηση των σωστών δεδομένων όταν και όπως απαιτείται.
Βήμα 6. Προετοιμάστε μορφές αναφοράς
Μερικές βασικές μορφές που μπορούν να χρησιμοποιηθούν συχνά θα είναι αρκετές, αν και στους βασικούς χρήστες μπορεί να δοθεί η δυνατότητα δημιουργίας προσαρμοσμένων αναφορών που περιλαμβάνουν πεδία σχετικά με τη θέση εργασίας του χρήστη και το επίπεδο πρόσβασης στα δεδομένα των πελατών.
Βήμα 7. Καθιερώστε διαπιστευτήρια σύνδεσης και δικαιώματα πρόσβασης
Μια λειτουργική βάση δεδομένων πελατών περιλαμβάνει τη δυνατότητα δημιουργίας διαπιστευτηρίων σύνδεσης που επιτρέπουν μόνο στους εξουσιοδοτημένους υπαλλήλους να έχουν πρόσβαση στις πληροφορίες. Προχωρώντας περαιτέρω, η εκχώρηση διαφορετικών επιπέδων δικαιωμάτων διασφαλίζει ότι κάθε χρήστης μπορεί να δει, να αλλάξει και να εισαγάγει δεδομένα σχετικά με τις εργασιακές του ευθύνες, αλλά δεν είναι σε θέση να δει άλλες πληροφορίες που είναι χρήσιμες για άλλο προσωπικό.
Βήμα 8. Ελέγξτε και δοκιμάστε τη βάση δεδομένων πελατών πριν από την κυκλοφορία
Δοκιμάστε να χρησιμοποιήσετε την έκδοση beta με μια μικρή ομάδα εργαζομένων για να βεβαιωθείτε ότι κάθε μία από τις λειτουργίες λειτουργεί όπως οραματίζεται. Χρησιμοποιήστε τα ευρήματα αυτής της ομάδας δοκιμών για να διορθώσετε τυχόν προβλήματα με την απόδοση, τη μορφή και την ευκολία χρήσης. Μόλις αντιμετωπιστούν και επιλυθούν όλα τα ζητήματα, η τελική έκδοση μπορεί να διατεθεί σε ολόκληρη την εταιρεία.
Συμβουλές
- Προσπαθήστε να σχεδιάσετε τη βάση δεδομένων, ώστε να υπάρχει χώρος για να προσθέσετε περισσότερα πεδία ή δυνατότητες καθώς αλλάζουν οι ανάγκες της εταιρείας. Αυτό θα επιτρέψει τη συνέχιση της χρήσης του προϊόντος για πολλά χρόνια χωρίς να χρειάζεται να το αντικαταστήσετε με ένα πιο ισχυρό προϊόν.
- Δεν είναι ασυνήθιστο να δημιουργηθεί μια νέα βάση δεδομένων πελατών. Ακόμη και όταν χρησιμοποιείτε λογισμικό που επιτρέπει την εύκολη εκτέλεση ορισμένων εργασιών, μπορεί να χρειαστούν εβδομάδες για να επιτευχθεί η ιδανική μορφή.
