Πώς να δημιουργήσετε μια βάση δεδομένων χρησιμοποιώντας το MS Access (με εικόνες)

2024 Συγγραφέας: Gilbert Ryder | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2024-01-15 08:22

Αυτό το wikiHow σας διδάσκει πώς να δημιουργήσετε την πρώτη σας βάση δεδομένων στη Microsoft Access. Εάν θέλετε να ξεκινήσετε από την αρχή, μπορείτε να δημιουργήσετε μια κενή βάση δεδομένων και να τη σχεδιάσετε μόνοι σας. Εάν δεν είστε τόσο εξοικειωμένοι με τη δημιουργία και την εργασία με βάσεις δεδομένων, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα από τα πρότυπα βάσης δεδομένων της Access για να ξεκινήσετε.

Βήματα

Μέθοδος 1 από 2: Δημιουργία κενής βάσης δεδομένων

Βήμα 1. Ανοίξτε τη Microsoft Access στον υπολογιστή σας

Θα το βρείτε στο μενού Έναρξη των Windows ή στο φάκελο "Εφαρμογές" του Mac σας.

Βήμα 2. Επιλέξτε Κενή βάση δεδομένων

Είναι η πρώτη επιλογή στην ενότητα "Νέο". Οι άλλες επιλογές είναι πρότυπα που έχουν δημιουργηθεί για συγκεκριμένους σκοπούς, όπως η διαχείριση επαφών.

Βήμα 3. Εισαγάγετε ένα όνομα αρχείου στο πλαίσιο

Το προεπιλεγμένο όνομα αρχείου ξεκινά με τη λέξη "Βάση δεδομένων" και τελειώνει με ".accdb." Θα θέλετε να διατηρήσετε το τμήμα ".accdb", αλλά μπορείτε να αντικαταστήσετε το υπόλοιπο όνομα αρχείου με ό, τι θέλετε.

• Για παράδειγμα, εάν δημιουργείτε μια βάση δεδομένων που περιέχει μια λίστα εργαζομένων, μπορείτε να την ονομάσετε Employees.accdb.
• Εάν θέλετε να αποθηκεύσετε τη βάση δεδομένων σε έναν συγκεκριμένο φάκελο, κάντε κλικ Ξεφυλλίζω και επιλέξτε αυτόν τον φάκελο.

Βήμα 4. Κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία

Αυτό δημιουργεί τη νέα κενή βάση δεδομένων σας, καθώς και έναν νέο κενό πίνακα που ονομάζεται Πίνακας 1.

Όλοι οι πίνακες στη βάση δεδομένων σας θα εμφανιστούν στο αριστερό πλαίσιο. Καθώς προσθέτετε περισσότερους πίνακες, μπορείτε να κάνετε κλικ στα ονόματα των πινάκων για να μεταβείτε στην προβολή αυτού του πίνακα

Βήμα 5. Προσθέστε πίνακες στη βάση δεδομένων

Οι πίνακες είναι μέρη που αποθηκεύουν δεδομένα στη βάση δεδομένων σας. Μπορείτε να εισαγάγετε τα δεδομένα σας απευθείας σε έναν πίνακα και η Access θα δημιουργήσει αυτόματα ονόματα και τύπους πεδίων με βάση αυτό που εισάγετε ή μπορείτε να καθορίσετε έναν τύπο πεδίου πριν πληκτρολογήσετε στο πεδίο. Εάν είστε εξοικειωμένοι με το Excel, σκεφτείτε πίνακες όπως μεμονωμένα φύλλα εργασίας σε ένα βιβλίο εργασίας. Τα δεδομένα σε έναν πίνακα είναι οργανωμένα σε γραμμές και στήλες. Μπορείτε ακόμη να εισαγάγετε δεδομένα από ένα υπολογιστικό φύλλο Excel σε έναν πίνακα. Για να προσθέσετε έναν πίνακα:

• Κάντε κλικ στο Δημιουργώ αυτί.
• Κάντε κλικ Τραπέζι στην ομάδα "Πίνακες". Θα δείτε ότι υπάρχει τώρα ένας πίνακας που ονομάζεται "Πίνακας 2" στη βάση δεδομένων σας.
• Για να μετονομάσετε έναν πίνακα, κάντε δεξί κλικ στο όνομά του στην αριστερή στήλη και επιλέξτε Μετονομάζω.

• Εάν θέλετε να διαγράψετε έναν πίνακα, κάντε δεξί κλικ στο όνομά του και επιλέξτε Διαγράφω.

  

  Βήμα 6. Εισαγάγετε δεδομένα στον πίνακά σας

  Το πρώτο κενό κελί στην ενότητα "Κάντε κλικ για προσθήκη" βρίσκεται εκεί όπου εμφανίζεται αυτόματα ο δρομέας.

  • Για να ξεκινήσετε να εισάγετε δεδομένα και να αφήσετε το Excel να επιλέξει τον τύπο πεδίου, απλώς ξεκινήστε να πληκτρολογείτε στο πρώτο κελί στην ενότητα "Κάντε κλικ για προσθήκη". Πάτα το Εισαγω κλειδί για μετάβαση στο επόμενο πεδίο.
  • Για να επιλέξετε έναν τύπο πεδίου, κάντε κλικ στο Πεδία εάν δεν είναι ήδη επιλεγμένο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ σε έναν από τους τύπους πεδίων στον πίνακα "Πεδία" στη γραμμή εργαλείων. Εάν δεν βλέπετε αυτό που χρειάζεστε, κάντε κλικ Περισσότερα Πεδία για να εμφανίσετε επιπλέον επιλογές. Μπορείτε επίσης να κάνετε κλικ Κάντε κλικ για προσθήκη για να ανοίξετε το γρήγορο μενού, το οποίο περιέχει κοινούς τύπους πεδίων.
  • Μπορείτε να σύρετε πεδία για να τα μετακινήσετε. Μπορείτε επίσης να σύρετε στήλες σε άλλες θέσεις.
  • Για να μετονομάσετε μια στήλη, κάντε διπλό κλικ στην επικεφαλίδα της, εισαγάγετε ένα νέο όνομα και, στη συνέχεια, πατήστε Εισαγω.

  

  Βήμα 7. Αποθηκεύστε τη νέα βάση δεδομένων σας

  Εάν κλείσετε τους πίνακες πριν από την αποθήκευση τουλάχιστον μία φορά, οι πίνακες θα διαγραφούν αυτόματα-ακόμη και αν έχετε εισαγάγει δεδομένα σε αυτούς. Για να αποθηκεύσετε τη βάση δεδομένων σας, κάντε κλικ στο Αρχείο μενού και επιλέξτε Αποθηκεύσετε.

  Τώρα που δημιουργήσατε την πρώτη σας βάση δεδομένων Access, μπορείτε να μάθετε πώς να δημιουργείτε ερωτήματα ενεργειών, να συνδέετε πίνακες, να εισάγετε δεδομένα Excel και να ορίζετε επίπεδα ασφάλειας χρήστη

  Μέθοδος 2 από 2: Δημιουργία βάσης δεδομένων από πρότυπο

  

  Βήμα 1. Ανοίξτε τη Microsoft Access στον υπολογιστή σας

  Θα το βρείτε στο μενού Έναρξη των Windows ή στο φάκελο "Εφαρμογές" του Mac σας.

  

  Βήμα 2. Περιηγηθείτε στα διαθέσιμα πρότυπα

  Στην αρχική οθόνη θα εμφανιστούν πολλά πρότυπα. Μπορείτε επίσης να δείτε άλλα πρότυπα online κάνοντας κλικ Περισσότερες επιλογές ή Προτεινόμενες αναζητήσεις: Πρόσβαση σε βάσεις δεδομένων, ανάλογα με την έκδοσή σας.

  Κατά την αναζήτηση προτύπων στο διαδίκτυο, μπορείτε να επιλέξετε μια κατηγορία ή να εισαγάγετε μια λέξη -κλειδί στη γραμμή αναζήτησης. Μερικά παραδείγματα είναι καταγραφή εμπορευμάτων, διατροφή », και προσωπικός.

  

  Βήμα 3. Κάντε κλικ σε ένα πρότυπο για να δείτε μια προεπισκόπηση

  Κάθε πρότυπο έχει ένα στιγμιότυπο οθόνης που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να σας βοηθήσει να ενημερώσετε την επιλογή σας. Εάν δεν σας αρέσει η εμφάνιση του προτύπου, κάντε κλικ στο Χ στην επάνω δεξιά γωνία για να επιστρέψετε στη λίστα προτύπων. Συνεχίστε να κάνετε κλικ στα πρότυπα μέχρι να βρείτε αυτό που θέλετε να χρησιμοποιήσετε.

  

  Βήμα 4. Εισαγάγετε ένα όνομα αρχείου στο πλαίσιο

  Το προεπιλεγμένο όνομα αρχείου ξεκινά με τη λέξη "Βάση δεδομένων" και τελειώνει με ".accdb." Θα θέλετε να διατηρήσετε το τμήμα ".accdb", αλλά μπορείτε να αντικαταστήσετε το υπόλοιπο όνομα αρχείου με ό, τι θέλετε.

  • Για παράδειγμα, εάν δημιουργείτε μια βάση δεδομένων που περιέχει μια λίστα εργαζομένων, μπορείτε να την ονομάσετε inventory.accdb.
  • Εάν θέλετε να αποθηκεύσετε τη βάση δεδομένων σε έναν συγκεκριμένο φάκελο, κάντε κλικ στο Ξεφυλλίζω κουμπί και επιλέξτε αυτόν τον φάκελο.

  

  Βήμα 5. Κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία

  Αυτό δημιουργεί μια νέα βάση δεδομένων με βάση το επιλεγμένο πρότυπο.

  • Ο πίνακας πλοήγησης στην αριστερή πλευρά της βάσης δεδομένων περιέχει όλους τους πίνακες, τα ερωτήματα, τις φόρμες και/ή τις μακροεντολές. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτόν τον πίνακα για εναλλαγή μεταξύ διαφορετικών στοιχείων της βάσης δεδομένων.
  • Ανάλογα με το πρότυπο, ενδέχεται να μεταφερθείτε αυτόματα σε μια φόρμα που σας επιτρέπει να εισαγάγετε δεδομένα στη βάση δεδομένων. Άλλα πρότυπα ενδέχεται να μην έχουν φόρμες εισαγωγής δεδομένων, αντίθετα να απαιτούν την εισαγωγή δεδομένων απευθείας στον πίνακα.

  

  Βήμα 6. Κάντε κλικ στην επιλογή Ενεργοποίηση περιεχομένου, εάν σας ζητηθεί

  Ανάλογα με το πρότυπο, ενδέχεται να δείτε μια προειδοποίηση ασφαλείας στη γραμμή μηνυμάτων. Εφόσον εμπιστεύεστε την πηγή του προτύπου (είναι καλό αν το κατεβάσετε από την Access, αλλά δεν συνιστάται αν κάνετε λήψη από ιστότοπους τρίτων), κάντε κλικ στο Ενεργοποίηση περιεχομένου για να ξεκινήσει η επεξεργασία.

  

  Βήμα 7. Δημιουργήστε μια σύνδεση εάν σας ζητηθεί

  Εάν δείτε ένα παράθυρο διαλόγου σύνδεσης με μια κενή λίστα χρηστών, θα πρέπει να δημιουργήσετε έναν χρήστη για τη βάση δεδομένων. Κάντε κλικ Νέος χρήστης, συμπληρώστε τη φόρμα, κάντε κλικ Αποθήκευση & Κλείσιμο, και στη συνέχεια κάντε κλικ στο Σύνδεση για να συνδεθείτε με τον νέο λογαριασμό χρήστη σας.

  

  Βήμα 8. Διαγράψτε δείγματα δεδομένων

  Ανάλογα με το πρότυπο, ενδέχεται να έχουν ήδη συμπληρωθεί ορισμένα δεδομένα. Όταν είστε έτοιμοι να εισαγάγετε τα δικά σας δεδομένα, θα θέλετε να αφαιρέσετε τα δείγματα δεδομένων. Να πώς:

  • Κάντε κλικ στο σκιασμένο πλαίσιο στα αριστερά της εγγραφής που θέλετε να διαγράψετε.
  • Κάντε κλικ στο Σπίτι καρτέλα εάν δεν είστε ήδη εκεί.
  • Κάντε κλικ Διαγράφω στον πίνακα "Εγγραφές" στη γραμμή εργαλείων.

  

  Βήμα 9. Αποθηκεύστε τη νέα βάση δεδομένων σας

  Μόλις αρχίσετε να εισάγετε δεδομένα, θα θέλετε να βεβαιωθείτε ότι δεν θα χάσετε τις αλλαγές σας. Κάντε κλικ στο Αρχείο μενού και επιλέξτε Αποθηκεύσετε για να αποθηκεύσετε την πρόοδό σας.