Αυτό το wikiHow σας διδάσκει πώς να δημιουργήσετε μια βάση δεδομένων χρησιμοποιώντας δεδομένα από ένα υπολογιστικό φύλλο του Microsoft Excel εισάγοντας τα δεδομένα απευθείας στην Access, που είναι το λογισμικό διαχείρισης βάσεων δεδομένων της Microsoft, ή εξάγοντας τα δεδομένα του Excel σε μια μορφή που λειτουργεί με τα περισσότερα λογισμικά βάσεων δεδομένων. Η Microsoft Access είναι μέρος του πακέτου λογισμικού Microsoft Office και είναι διαθέσιμη μόνο για Windows.
Βήματα
Μέθοδος 1 από 2: Χρήση της Microsoft Access
Βήμα 1. Ανοίξτε την Microsoft Access
Είναι η κόκκινη εφαρμογή με ένα ΕΝΑ Το Με αυτόν τον τρόπο ανοίγει η σελίδα του προτύπου Access.
Η Access έχει σχεδιαστεί για χρήση με το Excel και συνοδεύεται από το Excel στο Microsoft Office Professional και είναι διαθέσιμη μόνο για Windows
Βήμα 2. Κάντε κλικ στην επιλογή Κενή βάση δεδομένων
Αυτή η επιλογή βρίσκεται στην επάνω αριστερή πλευρά του παραθύρου.
Εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε ένα διαφορετικό πρότυπο για τη βάση δεδομένων της Access, επιλέξτε το πρότυπο που θέλετε
Βήμα 3. Κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία όταν σας ζητηθεί
Αυτή η επιλογή βρίσκεται στην κάτω δεξιά γωνία του αναδυόμενου παραθύρου. Η βάση δεδομένων της Access θα ανοίξει.
Βήμα 4. Κάντε κλικ στην καρτέλα Εξωτερικά δεδομένα
Βρίσκεται στη γραμμή μενού στο επάνω μέρος του παραθύρου Access.
Βήμα 5. Κάντε κλικ στην επιλογή Αποθηκευμένες εισαγωγές
Θα το βρείτε στην άκρα αριστερή πλευρά του Εξωτερικά δεδομένα γραμμή εργαλείων. Θα εμφανιστεί ένα αναπτυσσόμενο μενού.
Βήμα 6. Επιλέξτε Αρχείο
Βρίσκεται στο αναπτυσσόμενο μενού. Με την επιλογή αυτής της επιλογής εμφανίζεται ένα αναδυόμενο μενού.
Βήμα 7. Κάντε κλικ στο Excel
Αυτή η επιλογή βρίσκεται στο αναδυόμενο μενού. Κάνοντας κλικ σε αυτό, το παράθυρο εισαγωγής ανοίγει.
Βήμα 8. Κάντε κλικ στην επιλογή Αναζήτηση
Βρίσκεται στο πάνω δεξί μέρος του παραθύρου.
Βήμα 9. Επιλέξτε ένα υπολογιστικό φύλλο Excel
Μεταβείτε στο φάκελο στον οποίο βρίσκεται το υπολογιστικό φύλλο του Excel και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο υπολογιστικό φύλλο του Excel που θέλετε να ανοίξετε.
Βήμα 10. Κάντε κλικ στο Άνοιγμα
Βρίσκεται στην κάτω δεξιά γωνία του παραθύρου.
Βήμα 11. Καθορίστε τον τρόπο μεταφοράς στα δεδομένα
Κάντε κλικ στο κουμπί επιλογής στα αριστερά ενός από τα ακόλουθα:
- Εισαγάγετε τα δεδομένα προέλευσης σε νέο πίνακα στην τρέχουσα βάση δεδομένων - Επιλέξτε αυτήν την επιλογή εάν δημιουργήσατε μια νέα βάση δεδομένων χωρίς πίνακες ή εάν θέλετε να προσθέσετε έναν νέο πίνακα σε μια υπάρχουσα βάση δεδομένων. Δημιουργώντας έναν νέο πίνακα, μπορείτε να επεξεργαστείτε τις πληροφορίες στην Access.
- Προσθέστε ένα αντίγραφο των εγγραφών στον πίνακα - Επιλέξτε αυτήν την επιλογή εάν χρησιμοποιείτε υπάρχουσα βάση δεδομένων και θέλετε να προσθέσετε τα δεδομένα σε έναν από τους πίνακες της βάσης δεδομένων. Προσθέτοντας έναν υπάρχοντα πίνακα, μπορείτε να επεξεργαστείτε τις πληροφορίες στην Access.
- Συνδέστε την προέλευση δεδομένων δημιουργώντας έναν συνδεδεμένο πίνακα - Επιλέξτε αυτήν την επιλογή για να δημιουργήσετε μια υπερ -σύνδεση στη βάση δεδομένων, η οποία θα ανοίξει τη βάση δεδομένων του Excel στο Excel. Με αυτήν τη μέθοδο, δεν μπορείτε να επεξεργαστείτε τις πληροφορίες στην Access.
Βήμα 12. Κάντε κλικ στο κουμπί OK
Θα το βρείτε στο κάτω μέρος του παραθύρου.
Βήμα 13. Επιλέξτε ένα φύλλο
Στο επάνω μέρος του παραθύρου, κάντε κλικ στο όνομα του φύλλου που θέλετε να εισαγάγετε από το επιλεγμένο έγγραφο Excel.
- Από προεπιλογή, το Excel δημιουργεί βιβλία εργασίας με τρία υπολογιστικά φύλλα με την ένδειξη "Φύλλο 1", "Φύλλο 2" και "Φύλλο 3". Μπορείτε να μεταφέρετε μόνο ένα φύλλο τη φορά. εάν έχετε πληροφορίες και για τα τρία φύλλα, πρέπει να ολοκληρώσετε τη μεταφορά με ένα φύλλο και, στη συνέχεια, να επιστρέψετε στην καρτέλα "Εξωτερικά δεδομένα" και να επαναλάβετε όλα τα βήματα για κάθε εναπομένον φύλλο.
- Μπορείτε να διαγράψετε, να προσθέσετε και να επεξεργαστείτε τα ονόματα αυτών των φύλλων στο Excel και όποιες αλλαγές κάνετε θα εμφανιστούν στη βάση δεδομένων της Access.
Βήμα 14. Κάντε κλικ στο Επόμενο
Βρίσκεται στην κάτω δεξιά γωνία του παραθύρου.
Βήμα 15. Ενεργοποίηση επικεφαλίδων στηλών
Ελέγξτε το πλαίσιο "Η πρώτη σειρά περιέχει επικεφαλίδες στηλών" εάν το φύλλο Excel σας έχει τις δικές του επικεφαλίδες στηλών στην επάνω σειρά (π.χ. ΕΝΑ σειρά).
Καταργήστε την επιλογή του πλαισίου εάν θέλετε η Access να δημιουργήσει τις επικεφαλίδες στηλών
Βήμα 16. Κάντε κλικ στο Επόμενο
Βήμα 17. Επεξεργαστείτε τις στήλες και τα πεδία του υπολογιστικού φύλλου σας, εάν χρειάζεται
Εάν θέλετε να εισαγάγετε όλα τα πεδία από το υπολογιστικό φύλλο χωρίς αλλαγή, παραλείψτε αυτό το βήμα:
- Για να επεξεργαστείτε ένα πεδίο, κάντε κλικ στην κεφαλίδα στήλης που θέλετε να αλλάξετε και, στη συνέχεια, επεξεργαστείτε το όνομα του πεδίου, τον τύπο δεδομένων και/ή αν έχει ευρετηριαστεί ή όχι.
- Εάν δεν θέλετε να εισαγάγετε ένα πεδίο, επιλέξτε το πλαίσιο "Μην εισάγετε πεδίο (Παράλειψη)".
Βήμα 18. Κάντε κλικ στο Επόμενο
Βήμα 19. Ορίστε το κύριο κλειδί για τη βάση δεδομένων
Για καλύτερα αποτελέσματα, αφήστε εδώ την προεπιλεγμένη ρύθμιση ως έχει για να αφήσετε την Access να ορίσει το κλειδί.
Μπορείτε επίσης να ορίσετε το δικό σας κλειδί επιλέγοντας "Επιλέξτε το δικό μου κύριο κλειδί" και εισαγάγετε το στο πεδίο δίπλα σε αυτήν την επιλογή ή μπορείτε να επιλέξετε "Χωρίς πρωτεύον κλειδί" (δεν συνιστάται)
Βήμα 20. Κάντε κλικ στο Επόμενο
Βήμα 21. Προσθέστε ένα όνομα
Πληκτρολογήστε ένα όνομα για το φύλλο στο πεδίο "Εισαγωγή στον πίνακα".
Παραλείψτε αυτό το βήμα για να αφήσετε τη βάση δεδομένων να έχει οριστεί στο προεπιλεγμένο της όνομα
Βήμα 22. Κάντε κλικ στο κουμπί Τέλος
Αυτή η επιλογή βρίσκεται στην κάτω δεξιά πλευρά του παραθύρου.
Βήμα 23. Κάντε κλικ στο Κλείσιμο
Βρίσκεται στην κάτω δεξιά γωνία του παραθύρου. Αυτό θα κλείσει το παράθυρο εισαγωγής και θα δημιουργήσει τη βάση δεδομένων σας.
Μπορείτε πρώτα να επιλέξετε το πλαίσιο "Αποθήκευση βημάτων εισαγωγής" εάν θέλετε να διασφαλίσετε ότι η Access θα θυμάται τις ρυθμίσεις σας για αυτήν τη βάση δεδομένων
Μέθοδος 2 από 2: Χρήση λογισμικού βάσης δεδομένων τρίτου μέρους
Βήμα 1. Ανοίξτε το έγγραφο Excel
Κάντε διπλό κλικ στο έγγραφο Excel που θέλετε να μετατρέψετε σε βάση δεδομένων.
Εάν δεν έχετε δημιουργήσει ακόμη το έγγραφό σας, ανοίξτε το Excel, κάντε κλικ Κενό βιβλίο εργασίας, και δημιουργήστε το έγγραφό σας πριν προχωρήσετε.
Βήμα 2. Κάντε κλικ στο Αρχείο
Βρίσκεται στη γραμμή μενού που βρίσκεται είτε στο επάνω μέρος του παραθύρου του Excel (Windows) είτε στο επάνω μέρος της οθόνης (Mac).
Βήμα 3. Κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση ως
Θα βρείτε αυτήν την επιλογή στο Αρχείο μενού.
Βήμα 4. Κάντε διπλό κλικ σε αυτόν τον υπολογιστή
Βρίσκεται στη μέση της σελίδας.
Παραλείψτε αυτό το βήμα σε Mac
Βήμα 5. Επιλέξτε μια μορφή αρχείου
Κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο πλαίσιο "Αποθήκευση ως τύπος" (Windows) ή "Μορφή αρχείου" (Mac) και, στη συνέχεια, επιλέξτε ένα από τα ακόλουθα:
- Εάν χρησιμοποιείτε εφαρμογή βάσης δεδομένων που βασίζεται σε υπολογιστή, κάντε κλικ στο κουμπί a . CSV (τιμές διαχωρισμένες με κόμμα) μορφή.
-
Εάν χρησιμοποιείτε μια εφαρμογή βάσης δεδομένων που βασίζεται στον Ιστό, κάντε κλικ σε ένα . XML μορφή.
Εάν το έγγραφό σας Excel δεν περιέχει δεδομένα XML, δεν θα μπορείτε να επιλέξετε XML
Βήμα 6. Κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση
Είναι στο κάτω μέρος του παραθύρου. Αυτό θα αποθηκεύσει το έγγραφό σας χρησιμοποιώντας τις επιλεγμένες προτιμήσεις σας.
Βήμα 7. Δημιουργήστε μια νέα βάση δεδομένων στην εφαρμογή βάσης δεδομένων σας
Αυτή η διαδικασία θα διαφέρει ανάλογα με την εφαρμογή που χρησιμοποιείτε, αλλά συνήθως ανοίγετε την εφαρμογή, κάντε κλικ Νέος (ή Αρχείο > Νέος) και ακολουθήστε τις οδηγίες που εμφανίζονται στην οθόνη.
Βήμα 8. Εντοπίστε το κουμπί Εισαγωγή…
Συχνά εντοπίζεται κάνοντας κλικ στο Αρχείο επιλογή, αλλά η εφαρμογή βάσης δεδομένων μπορεί να διαφέρει.
Βήμα 9. Επιλέξτε το αρχείο Excel
Εντοπίστε και κάντε διπλό κλικ στο αρχείο που εξάγατε από το Excel.
Βήμα 10. Ακολουθήστε τις οδηγίες της εφαρμογής βάσης δεδομένων για να εισαγάγετε τα δεδομένα
Βήμα 11. Αποθηκεύστε τη βάση δεδομένων
Μπορείτε συνήθως να ανοίξετε το μενού "Αποθήκευση" πατώντας Ctrl+S (Windows) ή ⌘ Command+S (Mac).
Συμβουλές
- Υπάρχουν αρκετοί δωρεάν διαδικτυακοί ιστότοποι βάσεων δεδομένων που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να δημιουργήσετε μια βάση δεδομένων, αν και θα πρέπει να εγγραφείτε για λογαριασμό με τις περισσότερες από αυτές τις υπηρεσίες.
- Εάν δεν διαθέτετε πλήρως λειτουργικό λογισμικό βάσης δεδομένων, μπορεί επίσης να χρειαστείτε ξεχωριστό πρόγραμμα για να ανοίξετε αρχεία βάσεων δεδομένων σε υπολογιστή ή Mac.
