Αυτό το wikiHow σας διδάσκει πώς να δημιουργήσετε ένα υπολογιστικό φύλλο διευθύνσεων στο LibreOffice Calc για χρήση σε συγχώνευση αλληλογραφίας LibreOffice Writer. Αφού δημιουργήσετε το υπολογιστικό φύλλο σας και το αποθηκεύσετε στη σωστή μορφή, θα πρέπει να το συνδέσετε με το Writer προτού ξεκινήσετε την επισήμανση πεδίων στο έγγραφό σας. Ευτυχώς, το LibreOffice Writer έρχεται με ένα γρήγορο εργαλείο δημιουργίας βάσης δεδομένων που κάνει τη διαδικασία ένα κομμάτι κέικ.
Βήματα
Μέρος 1 από 3: Δημιουργία υπολογιστικού φύλλου
Βήμα 1. Ανοίξτε το LibreOffice Calc
Θα το βρείτε στο μενού Έναρξη των Windows ή στο φάκελο "Εφαρμογές" του Mac σας. Το Calc είναι μια εφαρμογή υπολογιστικών φύλλων που μοιάζει πολύ με το Microsoft Excel και τα Υπολογιστικά φύλλα Google.
Βήμα 2. Προσθέστε ετικέτα στις κεφαλίδες των στηλών σας
Θα θέλετε να χρησιμοποιήσετε σχετικούς τίτλους κεφαλίδας, όπως Όνομα, Διεύθυνση, Κατάσταση και Ταχυδρομικός κώδικας, κ.λπ. Αυτές οι ετικέτες θα πρέπει να μπουν σε ξεχωριστά κελιά στην πρώτη σειρά του υπολογιστικού φύλλου.
- Μπορεί να είναι χρήσιμη η επισήμανση κάθε στήλης για τον μικρότερο δυνατό αριθμό πληροφοριών. Για παράδειγμα, αντί για μια μόνο στήλη που ονομάζεται Διεύθυνση, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε StreetAddress, State και Zip. Αντί για μία στήλη για Όνομα, μπορείτε να κάνετε Όνομα και Επώνυμο.
- Οι πραγματικές στήλες κεφαλίδας θα πρέπει να είναι εξατομικευμένες σύμφωνα με τις ανάγκες σας.
Βήμα 3. Συμπληρώστε στήλες με τα δεδομένα προς συγχώνευση
Κάθε γραμμή πρέπει να περιέχει τα δεδομένα για μία επαφή. Αφού εισαγάγετε την πρώτη επαφή στην πρώτη διαθέσιμη σειρά, εισαγάγετε την επόμενη επαφή στην επόμενη σειρά κ.ο.κ.
Δεν χρειάζεται να χρησιμοποιήσετε κάποια ειδική μορφοποίηση ή στυλ (όπως έντονη εκτύπωση), δεδομένου ότι τα δεδομένα θα μορφοποιηθούν από το έγγραφο συγχώνευσης αλληλογραφίας
Βήμα 4. Αποθηκεύστε το αρχείο σε μορφή αρχείου ODF
Η μορφή αρχείου ODF τελειώνει με την επέκταση αρχείου. ODS, η οποία μπορεί να φαίνεται λίγο περίεργη, αλλά είναι σωστή. Για να αποθηκεύσετε το υπολογιστικό φύλλο:
- Κάντε κλικ στο Αρχείο μενού επάνω αριστερά και επιλέξτε Αποθήκευση ως.
- Περιηγηθείτε στο φάκελο στον οποίο θέλετε να αποθηκεύσετε το αρχείο. Θα πρέπει να θυμάστε αυτήν την τοποθεσία.
- Επιλέγω Υπολογιστικό φύλλο ODF (*.ods) από το αναπτυσσόμενο μενού "Αποθήκευση ως τύπου" ή "Μορφοποίηση".
- Κάντε κλικ Αποθηκεύσετε Το Σε αυτό το σημείο, μη διστάσετε να κλείσετε την εφαρμογή Calc.
Μέρος 2 από 3: Σύνδεση του υπολογιστικού φύλλου
Βήμα 1. Ανοίξτε το Libre Writer
Θα το βρείτε στο μενού Έναρξη των Windows ή στο φάκελο "Εφαρμογές" του Mac σας.
Μην ανησυχείτε για τη σύνταξη της επιστολής ή του εγγράφου σας-συνδέετε απλώς τις διευθύνσεις με το Writer προς το παρόν
Βήμα 2. Ανοίξτε τον Οδηγό προέλευσης δεδομένων διεύθυνσης
Αυτό το εργαλείο διευκολύνει τη δημιουργία μιας βάσης δεδομένων από το υπολογιστικό φύλλο σας. Για να το κάνω αυτό:
- Κάντε κλικ στο Αρχείο μενού επάνω αριστερά.
- Κάντε κλικ Μάγοι στο μενού.
- Κάντε κλικ Πηγή δεδομένων διεύθυνσης.
Βήμα 3. Επιλέξτε "Άλλη εξωτερική πηγή δεδομένων" και κάντε κλικ στο Επόμενο
Είναι η τελευταία επιλογή.
Βήμα 4. Κάντε κλικ στο κουμπί Ρυθμίσεις
Θα εμφανιστεί το παράθυρο "Δημιουργία προέλευσης δεδομένων διεύθυνσης".
Βήμα 5. Επιλέξτε "Υπολογιστικό φύλλο" και κάντε κλικ στο Επόμενο
Αυτό λέει στον Writer ότι εργάζεστε με τη μορφή υπολογιστικού φύλλου.
Βήμα 6. Επιλέξτε το υπολογιστικό φύλλο που δημιουργήσατε και κάντε κλικ στο Επόμενο
Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στο Ξεφυλλίζω κουμπί, μεταβείτε στο υπολογιστικό φύλλο που περιέχει διευθύνσεις (τελειώνει με την επέκταση αρχείου. ODS) και κάντε διπλό κλικ στο υπολογιστικό φύλλο για να το επιλέξετε.
Για να επαληθεύσετε ότι έχετε επιλέξει ένα υπολογιστικό φύλλο που μπορεί να χρησιμοποιηθεί, κάντε κλικ στο ΔΟΚΙΜΗ ΣΥΝΔΕΣΗΣ κουμπί στην κάτω δεξιά γωνία. Θα πρέπει να δείτε ένα μήνυμα που λέει ότι η σύνδεση δημιουργήθηκε με επιτυχία. Εάν δείτε ένα σφάλμα, ίσως έχετε επιλέξει το λάθος αρχείο ή το έχετε αποθηκεύσει σε λάθος μορφή.
Βήμα 7. Κάντε κλικ στο κουμπί Τέλος
Τώρα που έχετε συνδέσει το υπολογιστικό φύλλο, μπορείτε να ξεκινήσετε την εισαγωγή των δεδομένων.
Βήμα 8. Κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο για να συνεχίσετε
Κάνω δεν κάντε κλικ στο κουμπί "Ανάθεση πεδίου", καθώς δεν θα λειτουργήσει για το υπολογιστικό φύλλο σας.
Βήμα 9. Ονομάστε το αρχείο βάσης δεδομένων (. ODB)
Ρίξτε μια ματιά στο όνομα του αρχείου στο πεδίο "τοποθεσία"-το αρχείο ονομάζεται "Addresses.odb" από προεπιλογή. Μπορείτε να διατηρήσετε αυτό το όνομα εάν θέλετε ή να το αλλάξετε σε κάτι άλλο-απλώς θυμηθείτε να διατηρήσετε το. ODB στο τέλος του ονόματος αρχείου.
- Εάν είναι επιλεγμένο το πλαίσιο "Ενσωμάτωση αυτού του ορισμού του βιβλίου διευθύνσεων στο τρέχον έγγραφο", καταργήστε την επιλογή του τώρα.
- Το πεδίο "Όνομα βιβλίου διευθύνσεων" είναι ο τρόπος με τον οποίο θα εμφανίζεται αυτή η λίστα διευθύνσεων σε άλλες εφαρμογές LibreOffice. Μη διστάσετε να το αλλάξετε αν θέλετε.
Βήμα 10. Κάντε κλικ στο Τέλος
Το υπολογιστικό φύλλο σας είναι πλέον συνδεδεμένο με το LibreOffice Writer και είναι έτοιμο για χρήση στη συγχώνευση αλληλογραφίας σας.
Η βάση δεδομένων θα παραμείνει διαθέσιμη για μελλοντική μορφή επιστολών ή εγγράφων επίσης
Μέρος 3 από 3: Δημιουργία του εγγράφου συγχώνευσης αλληλογραφίας
Βήμα 1. Ανοίξτε ένα νέο έγγραφο στο LibreOffice Writer
Εάν έχετε ήδη δημιουργήσει το γράμμα φόρμας, το φύλλο ετικέτας ή το πρότυπο φακέλου, ανοίξτε το τώρα.
Βήμα 2. Ανοίξτε τον πίνακα Πηγές δεδομένων
Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στο Θέα μενού στο επάνω μέρος και, στη συνέχεια, επιλέξτε Πηγές δεδομένων Το Θα δείτε τις τιμές του υπολογιστικού φύλλου διευθύνσεων στον πίνακα στο επάνω μέρος του εγγράφου. Το πάνελ θα παραμείνει εκεί για να σας διευκολύνει.
Βήμα 3. Διαμορφώστε το έγγραφο όπως θέλετε να εμφανίζεται
Για παράδειγμα, εάν γράφετε ένα γράμμα φόρμας, συνθέστε το γράμμα όπως θα θέλατε να φαίνεται.
Βήμα 4. Σύρετε τις κεφαλίδες των στηλών δεδομένων στις αντίστοιχες θέσεις τους
Οι κεφαλίδες στηλών δεδομένων είναι οι γκρι ετικέτες πάνω από τα δεδομένα διεύθυνσης σε αυτόν τον επάνω πίνακα. Για παράδειγμα, αν συνθέτετε ένα γράμμα και θέλετε να ξεκινά με "Dear (first name)", πληκτρολογείτε τη λέξη Dear, drag the Ονομα κεφαλίδα στήλης όπου θα πληκτρολογήσατε ένα όνομα και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε ένα κόμμα.
Όταν σύρετε μια κεφαλίδα στήλης στην επιθυμητή θέση, θα εμφανιστεί με αγκύλες τριγώνων εκατέρωθεν (π.χ.:)
Βήμα 5. Αποθηκεύστε το έγγραφό σας
Για να βεβαιωθείτε ότι τίποτα δεν συμβαίνει στη σκληρή δουλειά σας, κάντε κλικ στο Αρχείο μενού και επιλέξτε Αποθήκευση ως Το Το αρχείο θα πρέπει να αποθηκευτεί με την επέκταση αρχείου. ODT, οπότε επιλέξτε Έγγραφο κειμένου ODF (*.odt) από το μενού "Αποθήκευση ως τύπου" ή "Μορφοποίηση".
Βήμα 6. Εκτυπώστε το έγγραφό σας
Τα βήματα για να γίνει αυτό διαφέρουν ανάλογα με το τι εκτυπώνετε.
- Εάν εκτυπώνετε ένα γράμμα φόρμας, κάντε κλικ στο Αρχείο μενού και επιλέξτε Τυπώνω Το Θα ερωτηθείτε εάν θέλετε να εκτυπώσετε μια φόρμα-επιλεγμένη επιστολή Ναί όταν σας ζητηθεί. Εάν δεν θέλετε να εκτυπώσετε γράμματα για όλα τα άτομα στη λίστα διευθύνσεων, κρατήστε πατημένο το Ctrl (Η / Υ) ή Εντολή (Mac) καθώς κάνετε κλικ σε αυτά που θέλετε να εκτυπώσετε. Κάντε κλικ Εντάξει και, στη συνέχεια, εκτυπώστε όπως θέλετε.
- Εάν δημιουργείτε ετικέτες, μεταβείτε στο Αρχείο > Νέος > Ετικέτες, επιλέξτε τη βάση δεδομένων, τον πίνακα και τα πεδία. Στο κάτω μέρος, επιλέξτε τον τύπο του χαρτιού ετικέτας στο οποίο εκτυπώνετε (π.χ. Avery A4) και άλλες πρόσθετες προτιμήσεις δημιουργίας ετικετών και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Αποθηκεύσετε Το Από εκεί και πέρα, Επιλογές καρτέλα, κάντε κλικ Συγχρονισμός περιεχομένων, και μετά Νέο έγγραφο για να δημιουργήσετε το φύλλο ετικέτας σας. Στη συνέχεια, μπορείτε να εκτυπώσετε το έγγραφο όπως απαιτείται επιλέγοντας Αρχείο > Τυπώνω.
