Από τη φύση του, το email δεν είναι τόσο επίσημο όσο το γράψιμο επιστολών. Ωστόσο, θα έχετε ακόμα στιγμές που θα πρέπει να είστε πιο επίσημοι στο γράψιμο του email σας. Σκεφτείτε ποιος είναι ο παραλήπτης και, στη συνέχεια, επιλέξτε έναν χαιρετισμό κατάλληλο για την κατάσταση. Αφού το καταλάβετε, μπορείτε να προχωρήσετε στη μορφοποίηση του χαιρετισμού και στη σύνταξη των εναρκτήριων προτάσεων.
Βήματα
Μέρος 1 από 3: Λαμβάνοντας υπόψη τον Παραλήπτη
Βήμα 1. Αποφασίστε πόσο επίσημος πρέπει να είστε
Ακόμα κι αν γράφετε ένα "επίσημο" email, το πόσο επίσημο είναι αυτό το email εξαρτάται από το άτομο που το λαμβάνει. Για παράδειγμα, δεν θα χρησιμοποιούσατε το ίδιο επίπεδο τυπικότητας όταν γράφετε έναν καθηγητή όπως θα κάνατε όταν υποβάλατε αίτηση για δουλειά.
Όταν έρχεστε για πρώτη φορά σε επαφή με κάποιον, είναι προτιμότερο να είστε πιο επίσημοι από όσο χρειάζεται, μόνο για να είστε ασφαλείς
Βήμα 2. Βρείτε το όνομα του ατόμου
Κάντε μια έρευνα για να ανακαλύψετε το όνομα του ατόμου εάν δεν το γνωρίζετε ήδη. Η γνώση του ονόματος του ατόμου κάνει τον χαιρετισμό να φαίνεται πιο προσωποποιημένος, ακόμη και όταν χρησιμοποιείτε επίσημες τεχνικές για το email σας.
Βήμα 3. Ακολουθήστε το παράδειγμα του ατόμου
Εάν το άτομο σας έχει στείλει μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, είναι καλό να αντιγράψετε το στυλ χαιρετισμού του. Για παράδειγμα, εάν χρησιμοποιούν "Γεια" και το όνομά σας, είναι αποδεκτό να απαντάτε με το ίδιο στυλ, χρησιμοποιώντας το "Γεια" και το όνομα του ατόμου όταν απευθύνεστε στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Μέρος 2 από 3: Επιλογή χαιρετισμού
Βήμα 1. Επιστρέψτε στο "Dear
"" Αγαπητέ "(ακολουθούμενο από το όνομα του ατόμου) είναι μια παλιά κατάσταση αναμονής για κάποιο λόγο. Είναι επίσημο χωρίς να είναι αποπνικτικό και επειδή χρησιμοποιείται τόσο συχνά, γίνεται συχνά αόρατο σε έναν χαιρετισμό, κάτι που είναι καλό. Θέλετε ο χαιρετισμός σας να παραμείνει εκτός επειδή είναι ακατάλληλος.
Βήμα 2. Δοκιμάστε "Χαιρετισμούς", όταν δεν γνωρίζετε το όνομα του ατόμου
Οι χαιρετισμοί είναι ένας σχετικά επίσημος χαιρετισμός που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε σε επαγγελματικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ιδιαίτερα εάν δεν γνωρίζετε το όνομα του ατόμου. Ωστόσο, είναι πάντα καλύτερο να μάθετε το όνομα του ατόμου, αν είναι δυνατόν.
Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το "Σε ποιον μπορεί να αφορά" εάν το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι ιδιαίτερα επίσημο και δεν γνωρίζετε το όνομα του ατόμου. Ωστόσο, αυτός ο χαιρετισμός μπορεί να απογοητεύσει μερικούς ανθρώπους
Βήμα 3. Εξετάστε το "Γεια" ή "Γεια" σε ελαφρώς λιγότερο επίσημα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τείνουν να είναι λιγότερο επίσημα από τα γράμματα γενικά, οπότε μπορείτε να ξεφύγετε με κάτι σαν "Γεια" σε ένα κάπως επίσημο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Για παράδειγμα, εάν στέλνετε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον καθηγητή σας, ιδιαίτερα σε αυτόν με τον οποίο πραγματικά αλληλεπιδράτε, το "Γεια" ή "Γεια" θα πρέπει να λειτουργεί καλά.
Βήμα 4. Παράλειψη "Γεια
"Ενώ το" Γεια "μπορεί να είναι αποδεκτό σε ένα ημι-επίσημο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, το" Hey "πιθανότατα δεν είναι. Είναι ένας πολύ άτυπος χαιρετισμός, ακόμη και στην ομιλία, οπότε πρέπει να το αποφύγετε σε οποιοδήποτε τύπο επίσημου μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ακόμα κι αν γνωρίζετε το αφεντικό σας αρκετά καλά, για παράδειγμα, είναι ίσως καλύτερο να παραλείψετε το "Hey" όταν τους στέλνετε email.
Βήμα 5. Χρησιμοποιήστε έναν τίτλο στη θέση ενός ονόματος όταν είναι απαραίτητο
Μερικές φορές, όταν γράφετε σε ένα άτομο, γνωρίζετε μόνο τον τίτλο του εντός της εταιρείας ή του οργανισμού. Σε αυτή την περίπτωση, μπορείτε απλά να κάνετε τον τίτλο του ατόμου στη θέση του ονόματος του ατόμου, όπως "Αγαπητέ Διευθυντή Προσλήψεων", "Αγαπητή Επιτροπή Προσλήψεων" ή "Αγαπητέ Καθηγητή".
Βήμα 6. Προσθέστε την τιμή του ατόμου για να γίνει πιο επίσημη
Όταν είναι δυνατόν, προσθέστε "Mr.", "Mrs.", "Dr." ή "Professor" πριν από το όνομα του ατόμου για να το κάνετε πιο επίσημο. Επίσης, χρησιμοποιήστε το επώνυμο ή το πλήρες όνομα του ατόμου για να είναι πιο επίσημο και όχι μόνο το όνομα του ατόμου.
Μέρος 3 από 3: Μορφοποίηση και έναρξη του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Βήμα 1. Τοποθετήστε τον χαιρετισμό στην πρώτη γραμμή
Η πρώτη γραμμή πρέπει να είναι ο χαιρετισμός που έχετε επιλέξει, ακολουθούμενος από το όνομα του ατόμου. Χρησιμοποιήστε έναν τίτλο για το άτομο όταν είναι δυνατόν, όπως ο κ., Η κυρία ή ο γιατρός, ακολουθούμενος από το όνομα και το επώνυμό τους.
Βήμα 2. Χρησιμοποιήστε ένα κόμμα
Γενικά, θα χρησιμοποιήσετε κόμμα μετά τον χαιρετισμό. Στα επίσημα γράμματα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε άνω και κάτω τελεία, αλλά αυτό είναι συνήθως πολύ επίσημο για ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ακόμη και επίσημο. Ένα κόμμα θα αρκεί στις περισσότερες περιπτώσεις, αν και μπορείτε να χρησιμοποιήσετε άνω και κάτω τελεία εάν γράφετε συνοδευτική επιστολή σε ένα email.
Βήμα 3. Μεταβείτε στην επόμενη γραμμή
Ο χαιρετισμός πηγαίνει στη δική του γραμμή στην κορυφή, οπότε μόλις τον γράψετε, πατήστε το πλήκτρο επιστροφής για να μεταβείτε στην επόμενη γραμμή. Εάν χρησιμοποιείτε διαλείμματα γραμμής αντί εσοχών για τη δημιουργία παραγράφων, θα πρέπει να αφήσετε μια κενή γραμμή μεταξύ του χαιρετισμού και της πρώτης παραγράφου.
Βήμα 4. Παρουσιάστε τον εαυτό σας στην εισαγωγική πρόταση, εάν είναι απαραίτητο
Εάν γράφετε κάποιον για πρώτη φορά, θα πρέπει να δώσετε μια εισαγωγή, ακόμη και αν γνωρίζετε το άτομο στην πραγματική ζωή. Δίνοντας στο άτομο μια ιδέα για το ποιος είστε το ενθαρρύνει να συνεχίσει να διαβάζει.
- Για παράδειγμα, μπορείτε να γράψετε: "Το όνομά μου είναι Jessica Hills και είμαι ο διευθυντής μάρκετινγκ της XYZ Company". Θα μπορούσατε επίσης να συμπεριλάβετε πώς γνωρίζετε το άτομο: "Με λένε Robert Smith και είμαι στην τάξη μάρκετινγκ (Marketing 101 που συναντάται Τρίτη και Πέμπτη το μεσημέρι)".
- Εάν γνωρίζετε ήδη το άτομο και το έχετε γράψει πριν, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την πρώτη πρόταση ως χαιρετισμό. Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να πείτε, "Ευχαριστώ που επιστρέψατε μαζί μου τόσο γρήγορα" ή "Ελπίζω να τα πάτε καλά".
Βήμα 5. Μπείτε στην ουσία
Τα περισσότερα επίσημα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πρέπει να φτάσουν στο σημείο γρήγορα. Αυτό σημαίνει ότι η πρώτη ή η δεύτερη φράση σας πρέπει να εισαγάγει τον λόγο για τον οποίο γράφετε στον παραλήπτη. Θυμηθείτε να είστε όσο το δυνατόν πιο συνοπτικοί όταν περιγράφετε τον σκοπό σας.
