Η σύνταξη ενός φιλικού email υπενθύμισης μπορεί να είναι δύσκολη. Δεν θέλετε να εμφανιστείτε ως πιεστικός ή ανυπόμονος, αλλά είναι σημαντικό να περάσετε το μήνυμά σας. Δώστε ένα φιλικό τόνο στο email σας με χαιρετισμούς και απαλές εκφράσεις. Καλύψτε τα απαραίτητα του email υπενθύμισης, ώστε ο παραλήπτης να γνωρίζει σαφώς τι θέλετε. Εξασφαλίστε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χωρίς σφάλματα, ώστε να συναντήσετε όχι μόνο φιλικά, αλλά και επαγγελματικά.
Βήματα
Μέρος 1 από 3: Ορισμός φιλικού τόνου
Βήμα 1. Χαιρετήστε τον παραλήπτη
Σε επαγγελματικές καταστάσεις, ίσως χρειαστεί να χρησιμοποιήσετε έναν τυπικό χαιρετισμό, όπως "Αγαπητέ μου έτσι κι έτσι". Ωστόσο, όλο και περισσότερο, τα εξατομικευμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου γίνονται στάνταρ. Ορισμένοι χαιρετισμοί ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που μπορούν να σας βοηθήσουν να επιτύχετε έναν φιλικό τόνο από την αρχή περιλαμβάνουν:
- Γεια σου Γιάννη
- Γεια σου
- Χρόνια και ζαμάνια
- Γεια!
Βήμα 2. Αναφέρετε τη σύνδεσή σας στον παραλήπτη
Εάν παραμείνετε μόνο στην υπενθύμιση, το μήνυμά σας μπορεί να εμφανιστεί ως κρύο. Αναφέρετε την προσωπική σας σύνδεση με τον παραλήπτη συμπεριλαμβάνοντας φράσεις που αντικατοπτρίζουν τη φιλία σας και τις κοινές εμπειρίες σας. Αυτά μπορεί να περιλαμβάνουν:
- Πώς πάει το σχολείο;
- Φίλε μου, πώς πέρασες;
- Πέρασα τόσο καλά μαζί σας το περασμένο Σαββατοκύριακο.
- Πότε ήταν η τελευταία φορά που μιλήσαμε, πριν από ένα μήνα;
- Αυτό το ταξίδι που κάναμε μαζί ήταν εκπληκτικό! Θα πρέπει να το ξανακάνουμε σύντομα.
Βήμα 3. Μαλακώστε τις εκφράσεις σας
Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό για το τμήμα υπενθύμισης του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εάν έχει περάσει πολύς καιρός από τότε που έχετε έρθει σε επαφή με τον παραλήπτη, μπορεί να είναι κατάλληλο να προσφέρετε μια ελαφριά συγγνώμη ή δικαιολογία για να επικοινωνήσετε μόνο για υπενθύμιση. Μερικά παραδείγματα μαλακωμένων εκφράσεων περιλαμβάνουν:
- Ξέρω ότι έχει περάσει πολύς καιρός από τότε που μιλήσαμε, αλλά ήθελα να σας υπενθυμίσω…
- Τα πράγματα ήταν τόσο ταραχώδη με το νέο μωρό, μόλις θυμήθηκα να σας το θυμίσω…
- Ξέρω ότι ήσουν απασχολημένος, οπότε δεν ήθελα να σε ενοχλήσω, αλλά ήθελα να στείλω μια υπενθύμιση…
Βήμα 4. Να είστε ευγενικοί
Εάν η υπενθύμιση είναι σημαντική, είναι εύκολο να το συναντήσετε πολύ δυνατό. Λάβετε υπόψη ότι ο παραλήπτης έχει πράγματα που συμβαίνουν στη ζωή του. Θυμηθείτε να πείτε "παρακαλώ" και "ευχαριστώ" και ισοδύναμες εκφράσεις επίσης. Μπορεί να συμπεριλάβετε ευγενικές φράσεις όπως:
- Συγγνώμη που σας ενοχλώ, αλλά ήθελα να βεβαιωθώ…
- Αν μπορείτε, απαντήστε σε αυτό το email μόλις έχετε χρόνο…
- Ευχαριστούμε που αφιερώσατε χρόνο για να διαβάσετε οποιαδήποτε απάντηση σε αυτήν την υπενθύμιση. Το εκτιμώ.
- Ανυπομονώ για την απάντησή σας.
Μέρος 2 από 3: Κάλυψη των απαραίτητων
Βήμα 1. Χρησιμοποιήστε μια γραμμή θέματος
Δεν χρειάζεται να γράψετε μια έξυπνη γραμμή θέματος. Αυτά που είναι ξεκάθαρα και στο σημείο θα είναι πιο χρήσιμα. Αυτά θα επιτρέψουν στον παραλήπτη να γνωρίζει τον σκοπό του email με μια ματιά. Ορισμένες κοινές επιλογές για μια φιλική υπενθύμιση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να περιλαμβάνουν:
- Άφιξη
- Γρήγορη υπενθύμιση για…
- Επερχόμενο ταξίδι/εκδήλωση/κλπ.
- Αριθμός προσωπικού για ταξίδι/εκδήλωση/κλπ.
Βήμα 2. Θυμηθείτε να συμπεριλάβετε την υπενθύμισή σας
Όταν προσπαθείτε τόσο πολύ να είστε φιλικοί και ευγενικοί, μπορεί να είναι εύκολο να αφήσετε κάτι σημαντικό, όπως η πραγματική υπενθύμιση. Τοποθετήστε την υπενθύμισή σας στην αρχή του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, λίγο μετά τον χαιρετισμό και μια σύντομη προσωπική σύνδεση. Για παράδειγμα:
- "Γεια σου, Έχει περάσει καιρός από τότε που μιλήσαμε, Μπεν. Πώς είναι η γυναίκα σου και τα παιδιά σου; Το δικό μου με απασχολεί αρκετά, αλλά ήθελα να επικοινωνήσω μαζί σας για… »
-
Γεια!
Γιαγιά, ήθελα να σου στείλω ένα μήνυμα. Συγνώμη που ήμουν τόσο απασχολημένος. Απλώς ήθελα να σας υπενθυμίσω για το μεσημεριανό μας γεύμα… »
Βήμα 3. Χρησιμοποιήστε συνοπτική γλώσσα
Είναι γενικά αλήθεια ότι η ευγενική γλώσσα χρησιμοποιεί μακρύτερες εκφράσεις. Για παράδειγμα, η φράση "Δουλέψτε σκληρότερα" θα ήταν πιο πολιτιστική ως "mightσως είναι καλή ιδέα αν εργάζεστε περισσότερο". Ενώ είναι ευγενικοί, αυτές οι μεγάλες εκφράσεις μπορούν να κάνουν το επίκεντρο του email σας δύσκολο να εντοπιστεί.
Χρησιμοποιήστε μια απλοποιημένη δομή για το email σας. Αυτό μπορεί να μοιάζει με: Χαιρετισμός (άνοιγμα) → Προσωπική σύνδεση → Υπενθύμιση → Βαλεντίνγκ (κλείσιμο)
Βήμα 4. Επεξεργαστείτε τις περιττές πληροφορίες
Για κάθε πρόταση και κάθε μέρος κάθε πρότασης, αναρωτηθείτε: "Είναι απαραίτητο αυτό;" Σε ορισμένες περιπτώσεις, το "απαραίτητο" μπορεί να σημαίνει κάτι τόσο ευρύ όσο "Είναι απαραίτητο, ώστε το email μου να μην ακούγεται κρύο". Αφαιρέστε τα περιττά μέρη του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Γενικά, τα επιρρήματα (όπως "πολύ", "πραγματικά", "πραγματικά", "εξαιρετικά" και "σίγουρα") μπορούν να αφαιρεθούν για να κάνουν το μήνυμά σας πιο συνοπτικό
Βήμα 5. Κλείστε το email με ένα valediction
Το "Valediction" είναι μια φανταχτερή λέξη που σημαίνει "αποχαιρετισμός". Το Valedictions περιλαμβάνει εκφράσεις όπως "Best", "Regards", "Yourrs Truly" και "Sincerely". Η υπογραφή σας θα πρέπει να ακολουθεί τον βαλδαιμότητά σας. Αυτοί οι συνηθισμένοι βιασμοί, ωστόσο, μπορεί να εμφανιστούν ως απρόσωποι. Μπορείτε να δοκιμάσετε κάτι σαν:
- Ο φίλος σου
- Στην υγειά σας
- Τα καλύτερα
- Να έχεις μια υπέροχη μέρα
- Ετικέτα, εσύ είσαι
- Ανυπομονώ να ακούσω απο εσένα
Μέρος 3 από 3: Εξασφάλιση μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χωρίς σφάλματα
Βήμα 1. Διορθώστε το email σας
Ακόμη και μια ματιά στο email σας μία ή δύο φορές γρήγορα θα εξαλείψει πολλά απλά λάθη που ενδέχεται να έχουν μπει κρυφά κατά τη συγγραφή του. Αφού ολοκληρώσετε τη σύνθεση, διορθώστε το email σας για ορθογραφία και γραμματική.
- Πολλές υπηρεσίες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου διαθέτουν δωρεάν γραμματικό και ορθογραφικό έλεγχο. Η ποιότητα αυτών θα εξαρτηθεί από τον πάροχο email σας. Σε ορισμένες περιπτώσεις, αυτά τα πούλια μπορεί να μην είναι πολύ ακριβή.
- Θυμηθείτε να ελέγξετε τη γραμμή του θέματος, τον χαιρετισμό και το βαλάντιο (κλείσιμο). Είναι εύκολο να τα ξεπεράσετε και να εστιάσετε μόνο στο σώμα του email σας.
Βήμα 2. Διαβάστε το email σας δυνατά
Εάν γράφετε ένα σημαντικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή αν θέλετε πραγματικά να είστε ιδιαίτερα φιλικοί ή ευγενικοί με κάποιον, διαβάστε το email σας από την αρχή μέχρι το τέλος δυνατά. Ακούγεται κουβέντα; Αν ναι, το email σας είναι έτοιμο για αποστολή.
Ξαναγράψτε προτάσεις ή αποσπάσματα που ακούγονται ακατάστατα. Χρησιμοποιήστε την καλύτερη κρίση σας όταν το αξιολογείτε. Αυτό θα διαφέρει από άτομο σε άτομο, ανάλογα με το στυλ ομιλίας σας
Βήμα 3. Ζητήστε από ένα άλλο άτομο να κοιτάξει το email
Για σημαντικές επικοινωνίες, όπως αυτές που προορίζονται για επιχειρήσεις, μπορεί να θέλετε ένα άλλο άτομο να ελέγξει την υπενθύμιση πριν την στείλει. Εάν έχετε γράψει ένα συνοπτικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αυτό απαιτεί γενικά λίγο χρόνο και μπορεί να σας βοηθήσει να εντοπίσετε ακόμη και τα μικρότερα σφάλματα.
- Ελέγξτε την υπηρεσία ανταλλαγής μηνυμάτων στο διαδίκτυο. Στείλτε ένα μήνυμα σε έναν φίλο σας στο διαδίκτυο ρωτώντας κάτι σαν: "Γεια σου, μπορείς να διαβάσεις ένα σύντομο email που πρέπει να στείλω; Θα διαρκέσει μόνο ένα λεπτό."
- Θυμηθείτε να εκφράσετε την ευγνωμοσύνη σας σε όποιον διαβάζει το email σας. Σου κάνουν τη χάρη, τελικά.
