Ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου επιβεβαίωσης ενημερώνει ένα άλλο άτομο ότι λάβατε ένα μήνυμα ή αίτημα, ακόμη και αν δεν μπορείτε να δώσετε μια πλήρη απάντηση αμέσως. Παρόλο που δεν χρειάζεται να στείλετε μια επιβεβαίωση για κάθε προσωπικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που λαμβάνετε, θα πρέπει να απαντήσετε σε επαγγελματικό ή επαγγελματικό περιβάλλον όταν απευθύνεστε απευθείας. Εάν χρειάζεται μόνο να ενημερώσετε το άλλο άτομο που λάβατε το email του, στείλτε ένα σύντομο πιστοποιητικό για να το ενημερώσετε. Εάν το άτομο ζήτησε μια υπηρεσία ή παρήγγειλε ένα προϊόν, δώστε περισσότερες πληροφορίες σχετικά με το πότε να περιμένετε μια απάντηση ή πώς να επιλύσετε τυχόν ζητήματα.
Βήματα
Μέθοδος 1 από 2: Επιβεβαίωση ότι λάβατε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Βήμα 1. Απαντήστε εάν έχετε καταχωριστεί στη γραμμή Προς: ή έχετε όνομα στο μήνυμα
Ελέγξτε το επάνω μέρος του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να δείτε αν ο αποστολέας ανέφερε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας στη γραμμή "Προς:". Εάν δεν έχετε καταχωρηθεί εκεί, σαρώστε το σώμα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να δείτε αν το όνομά σας εμφανίζεται οπουδήποτε εκεί. Αν δείτε το όνομά σας, φροντίστε να στείλετε μια επιβεβαίωση αφού απευθυνθήκατε απευθείας.
Εάν η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας αναφέρεται μόνο στη γραμμή "CC" του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αλλά δεν αναφέρεται στο σώμα, τότε δεν χρειάζεται να στείλετε μια επιβεβαίωση, καθώς το μήνυμα πιθανότατα εστάλη σε μια μεγάλη ομάδα ατόμων
Προειδοποίηση:
Αποφύγετε την αναγνώριση ανεπιθύμητων μηνυμάτων, καθώς ενδέχεται να συνεχίσουν να σας στέλνουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εάν απαντήσετε.
Βήμα 2. Απευθυνθείτε στον αποστολέα με το όνομα του χαιρετισμού
Ξεκινήστε τον χαιρετισμό σας στην κορυφή του email σας, ώστε το άλλο άτομο να το δει αμέσως όταν το ανοίξει. Χρησιμοποιήστε έναν επίσημο χαιρετισμό, όπως "Γεια" ή "Αγαπητέ", ακολουθούμενο από το όνομά τους. Εάν απαντάτε σε ανώτερο ή σε κάποιον που δεν είστε εξοικειωμένοι, χρησιμοποιήστε τον τίτλο του ακολουθούμενο από το επώνυμό του. Εάν γνωρίζετε καλά το άλλο άτομο, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το μικρό του όνομα.
Για παράδειγμα, μπορείτε να πείτε, "Γεια σας κυρία Ντέιβις" ή "Αγαπητέ Τζόναθαν", ως χαιρετισμό
Βήμα 3. Αναφέρετε εν συντομία ότι έχετε διαβάσει το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Χρησιμοποιήστε μόνο μερικές προτάσεις για την αναγνώρισή σας, ώστε να μην φαίνεται πολύ λεκτικό. Ευχαριστήστε το άτομο που έστειλε το email ή ενημερώστε το ότι λάβατε το μήνυμά του. Εάν υπάρχουν συγκεκριμένες λεπτομέρειες, επαναλάβετε τις λέξεις στις εναρκτήριες προτάσεις σας για να δείξετε ότι διαβάσατε το μήνυμά τους.
- Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να γράψετε κάτι όπως: "Σας ευχαριστώ που μου στείλατε ένα μήνυμα σχετικά με τη συνάντηση της επόμενης εβδομάδας" ή "Έλαβα και διάβασα μέσω του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας σχετικά με τον νέο πιθανό πελάτη μας".
- Εάν δεν είχατε χρόνο να διαβάσετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορείτε να πείτε κάτι σαν: «Σας ευχαριστώ που επικοινωνήσατε μαζί μου. Έλαβα το μήνυμά σας και θα το διαβάσω μόλις μπορέσω ».
Βήμα 4. Δώστε έναν εκτιμώμενο χρόνο για μια απάντηση εάν το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έχει ένα αίτημα ή ερώτηση
Εάν έχετε το χρόνο να απαντήσετε πλήρως αμέσως, κάντε το το συντομότερο δυνατό για να δείξετε ότι είστε αξιόπιστοι και αξιόπιστοι. Διαφορετικά, δώστε ένα χρονικό πλαίσιο όπου το άλλο άτομο μπορεί να περιμένει άλλο μήνυμα από εσάς, ώστε να μην νομίζει ότι το αγνοείτε. Προσέξτε να μην υποσχεθείτε υπερβολικά το πόσο σύντομα μπορείτε να απαντήσετε εάν πιστεύετε ότι μπορεί να διαρκέσει περισσότερο.
- Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να πείτε, "Θα είμαι σε θέση να σας λάβω αυτές τις πληροφορίες εντός 2 ημερών" ή "Θα επικοινωνήσω ξανά αργότερα σήμερα για να συζητήσουμε περαιτέρω το ζήτημα".
- Εάν δεν γνωρίζετε πόσο χρόνο θα χρειαστεί για να απαντήσετε, χρησιμοποιήστε το "Θα επανέλθω το συντομότερο δυνατό με τυχόν ερωτήσεις ή σχόλια".
- Εάν δεν υπάρχει κάποιο αίτημα ή ζήτημα που πρέπει να αντιμετωπίσετε στο email, δεν χρειάζεται να απαντήσετε με χρονοδιάγραμμα.
Βήμα 5. Τερματίστε το email με ένα κλείσιμο και το όνομά σας πριν το στείλετε
Χρησιμοποιήστε ένα επίσημο κλείσιμο στο email σας, όπως "Καλύτερο" ή "Ευχαριστώ και πάλι", για να βοηθήσετε το μήνυμα να ακούγεται πιο επαγγελματικό. Γράψτε το όνομά σας μετά το κλείσιμο για να ολοκληρώσετε το μήνυμά σας. Βεβαιωθείτε ότι όλα είναι γραμμένα σωστά πριν κάνετε κλικ στο κουμπί Αποστολή.
- Για παράδειγμα, μπορείτε να γράψετε "Best, Beth" ή "Thanks again, Travis".
- Μπορείτε επίσης να δώσετε έναν αριθμό τηλεφώνου ή μια εναλλακτική διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μετά το όνομά σας, εάν θέλετε να δώσετε στο άλλο άτομο έναν διαφορετικό τρόπο να επικοινωνήσει μαζί σας.
Βήμα 6. Ακολουθήστε ένα πλήρες email απάντησης το συντομότερο δυνατό
Εάν το αρχικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είχε ένα αίτημα ή μια ερώτηση, αφιερώστε χρόνο για να γράψετε μια πλήρη απάντηση όταν μπορείτε. Αντιμετωπίστε πλήρως όλες τις ανησυχίες ή τις ερωτήσεις του μηνύματος για να δείξετε ότι αφιερώσατε χρόνο για να εξετάσετε το μήνυμά τους. Διατηρήστε έναν ευγενικό και θετικό τόνο σε όλο το μήνυμα για να διατηρήσετε ένα καλό ρεπερτόριο μαζί τους.
Εάν χρειάζεστε περισσότερο χρόνο, όπως αν περιμένετε μια αναφορά ή ένα έγγραφο, προσπαθήστε να στείλετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου παρακολούθησης με μια ενημέρωση και νέο χρονικό πλαίσιο, ώστε το άλλο άτομο να μην νομίζει ότι το ξεχάσατε
Μέθοδος 2 από 2: Απάντηση σε επιχειρηματικές υπηρεσίες και παραγγελίες
Βήμα 1. Τοποθετήστε το όνομα του ατόμου στο οποίο επικοινωνείτε στο επάνω μέρος του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Ξεκινήστε με έναν επίσημο χαιρετισμό, όπως "Γεια" ή "Αγαπητέ", για να διατηρήσετε έναν επαγγελματικό τόνο στο μήνυμά σας. Εάν δεν γνωρίζετε καλά το άτομο, χρησιμοποιήστε τον τίτλο του και το επώνυμό του για να παραμείνετε επίσημοι. Εάν είστε πιο εξοικειωμένοι με το άτομο ή το όνομα του, μπορείτε να του απευθύνεστε.
Για παράδειγμα, μπορείτε να γράψετε "Αγαπητέ κύριε Christensan" ή "Γεια σας Dana", ως χαιρετισμό
Βήμα 2. Ευχαριστήστε το άτομο και αναφέρετε το προϊόν ή την υπηρεσία που ζήτησε
Εκφράστε πραγματική ευγνωμοσύνη προς το άτομο στην αρχική πρόταση του email σας. Στην ίδια πρόταση, επαναλάβετε το προϊόν που παρήγγειλε το άτομο ή ποια θέματα ή ανησυχίες ανέφεραν σε προηγούμενη αλληλογραφία. Με αυτόν τον τρόπο, το άτομο θα αναγνωρίσει ότι αφιερώσατε χρόνο για να διαβάσετε ή να επεξεργαστείτε τα προηγούμενα μηνύματά του.
Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να πείτε, "Σας ευχαριστούμε που παραγγείλατε τα 2 κουτιά σοκολάτες από το κατάστημά μας" ή "Σας ευχαριστούμε που επικοινωνήσατε σχετικά με τη θέση εργασίας για την οποία έχετε υποβάλει αίτηση."
Βήμα 3. Δώστε στο άτομο ένα χρονικό πλαίσιο για το πότε να περιμένει απάντηση ή παράδοση
Αναφέρετε στην επόμενη πρόταση πόσος χρόνος θα χρειαστεί για να ακούσει το άλλο άτομο από εσάς ώστε να μην αισθάνεται ότι τον έχετε ξεχάσει. Βεβαιωθείτε ότι το χρονικό πλαίσιο που παρέχετε είναι ακριβές και ειλικρινές, αλλιώς μπορεί να αναστατωθούν εάν δεν λάβουν νέα από εσάς.
Για παράδειγμα, μπορείτε να πείτε: "Μπορείτε να περιμένετε το πακέτο σας σε 3 εργάσιμες ημέρες" ή "Επιτρέψτε μας να απαντήσουμε 1-2 εργάσιμες ημέρες"
Παραλλαγή:
Εάν δεν γνωρίζετε πόσο χρόνο θα χρειαστεί για να απαντήσετε, πείτε κάτι σαν: «Θα επικοινωνήσουμε μαζί σας το συντομότερο δυνατό για να αντιμετωπίσουμε τις ανησυχίες σας».
Βήμα 4. Υποβάλετε προτάσεις εάν υπάρχουν προβλήματα που δεν μπορείτε να επιλύσετε μέσω email
Εάν δεν μπορείτε να λύσετε άμεσα το πρόβλημά τους, δοκιμάστε να προτείνετε άλλες επιλογές που θα μπορούσαν να είναι πιο χρήσιμες. Διατηρήστε έναν ευγενικό και κατανοητό τόνο σε όλο το μήνυμα, ώστε να μην ακούγεται αρνητικό ή δεν φαίνεται ανειλικρινές. Προσπαθήστε να δώσετε όσο το δυνατόν περισσότερες λεπτομέρειες στο άτομο, ώστε να κάνει τα επόμενα βήματα για να επιλύσει τα προβλήματά του.
Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να πείτε: «Λυπάμαι που ακούω ότι υπάρχει πρόβλημα με τη μεταφορά χρημάτων στον τρεχούμενο λογαριασμό σας. Δοκιμάστε να αναζητήσετε τις Συχνές Ερωτήσεις μας για να δείτε αν το πρόβλημά σας έχει αντιμετωπιστεί. Διαφορετικά, μπορεί να χρειαστεί να επισκεφθείτε την τράπεζά σας και να μιλήσετε με τον διαχειριστή του λογαριασμού σας για να επιβεβαιώσετε τις συναλλαγές σας."
Βήμα 5. Αφήστε τα στοιχεία επικοινωνίας στο κάτω μέρος του email
Τερματίστε το email σας με ένα επίσημο κλείσιμο, όπως "Καλύτερο" ή "Ευχαριστώ και πάλι", ώστε να τελειώσετε το μήνυμα με καλή σημείωση. Φροντίστε να συμπεριλάβετε το όνομά σας μετά το κλείσιμο. Εάν θέλετε να δώσετε στο άλλο άτομο επιλογές επικοινωνίας μαζί σας, μπορείτε επίσης να αφήσετε έναν αριθμό τηλεφώνου, μια εναλλακτική διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή έναν ιστότοπο μετά το όνομά σας.
