Το πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Outlook της Microsoft αποθηκεύει αποτελεσματικά ραντεβού ημερολογίου, επαφές, μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και άλλα χρήσιμα δεδομένα. Εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε αυτά τα δεδομένα σε άλλο πρόγραμμα, θα χρειαστεί να τα εξάγετε από το Outlook 2010 και να τα αποθηκεύσετε σε ένα αρχείο, όπως ένα υπολογιστικό φύλλο. Στη συνέχεια, μπορείτε να το εισαγάγετε σε άλλο πρόγραμμα.
Βήματα
Μέρος 1 από 4: Πρόσβαση στις επαφές σας
Βήμα 1. Ανοίξτε το πρόγραμμα Outlook 2010
Περιμένετε να φορτωθούν όλα τα δεδομένα σας.
Βήμα 2. Κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχείο στην επάνω γραμμή εργαλείων του Outlook
Επιλέξτε "Επιλογές" στο αναπτυσσόμενο μενού.
Βήμα 3. Επιλέξτε "Advanced" από τις καρτέλες στην αριστερή στήλη του παραθύρου διαλόγου
Βήμα 4. Αναζητήστε την ενότητα Εξαγωγή
Κάντε κλικ στο κουμπί Εξαγωγή. Ο οδηγός εξαγωγής θα πρέπει να ανοίξει.
Μέρος 2 από 4: Επιλέγοντας τη μορφή αρχείου σας
Βήμα 1. Κάντε κλικ στην επιλογή "Εξαγωγή σε αρχείο" στον Οδηγό εισαγωγής/εξαγωγής
Κάντε κλικ στο κουμπί "Επόμενο".
Βήμα 2. Ανατρέξτε στην ενότητα "Δημιουργία τύπου αρχείου
” Θα πρέπει να υπάρχουν πολλές επιλογές μορφών αρχείων που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε.
- Χρησιμοποιήστε την επιλογή Διαχωρισμένες τιμές με κόμμα (.csv) εάν χρησιμοποιείτε το Outlook 2010 σε υπολογιστή Windows και θέλετε να το εισαγάγετε σε άσχετο πρόγραμμα. Ένα αρχείο CSV είναι παρόμοιο με ένα υπολογιστικό φύλλο, αλλά δεν περιέχει κεφαλίδες όπως θα ήταν στο Excel.
- Χρησιμοποιήστε την επιλογή υπολογιστικού φύλλου Excel (.xls), εάν θέλετε να αποκτήσετε πρόσβαση στο αρχείο για μια λειτουργία δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας ή υπολογιστικού φύλλου.
- Επιλέξτε ένα αρχείο δεδομένων Mac (.olm) εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε τα δεδομένα σε άλλα προγράμματα της Apple.
- Χρησιμοποιήστε το αρχείο δεδομένων του Outlook (.pst), εάν θέλετε να εισαγάγετε τα δεδομένα σε άλλο πρόγραμμα του Outlook.
Μέρος 3 από 4: Εξαγωγή επαφών από το Outlook
Βήμα 1. Επιλέξτε τους τύπους δεδομένων που θέλετε να εξάγετε
Σε αυτήν την περίπτωση, επιλέγετε το φάκελο "Επαφές" και καταργείτε την επιλογή "Mail", "Tasks", "Calendar" και "Notes".
Βήμα 2. Επιλέξτε το φάκελο από τον οποίο θέλετε να κάνετε εξαγωγή
Εάν έχετε πολλούς φακέλους Επαφές, ίσως χρειαστεί να επιλέξετε το φάκελο πριν ολοκληρώσετε την εξαγωγή.
Εάν έχετε αποθηκεύσει τα δεδομένα που χρειάζεστε σε περισσότερους από 1 φακέλους, θα πρέπει να εξάγετε κάθε φάκελο 1 κάθε φορά
Βήμα 3. Κάντε κλικ στο κουμπί "Επόμενο"
Θα εμφανιστεί ένα παράθυρο διαλόγου για την αποθήκευση του αρχείου.
Βήμα 4. Επιλέξτε μια τοποθεσία για να αποθηκεύσετε το αρχείο σας
Στο πλαίσιο "Αποθήκευση εξαγόμενου αρχείου ως", χρησιμοποιήστε το πρόγραμμα περιήγησης για να επιλέξετε έναν φάκελο στον υπολογιστή σας.
Βήμα 5. Ονομάστε το αρχείο πριν το αποθηκεύσετε
Κάντε κλικ στο "Εντάξει".
Βήμα 6. Επιλέξτε "Επόμενο" στο πλαίσιο "Εξαγωγή σε αρχείο"
Επιλέξτε "Τέλος". Το αρχείο σας θα αποθηκευτεί στον υπολογιστή σας.
Μέρος 4 από 4: Για κοινόχρηστες επαφές
Βήμα 1. Κάντε δεξί κλικ στο όνομα της κοινόχρηστης επαφής και επιλέξτε "Αντιγραφή φακέλου
Βήμα 2. Επιλέξτε το φάκελο "Επαφές" για να τοποθετήσετε το αντίγραφο
Βήμα 3. Ακολουθήστε τα βήματα που περιγράφονται παραπάνω, αλλά επιλέξτε τον υποφάκελο που μόλις δημιουργήσατε (επιλέξτε Επαφές, έπειτα τον υποφάκελο, που ονομάζεται επίσης Επαφές ή Επαφές1, κ.λπ
)
Συμβουλές
- Αποθηκεύστε αυτά τα εξαγόμενα αρχεία Outlook σε μια εφεδρική μονάδα δίσκου. Είναι καλή ιδέα να δημιουργείτε αντίγραφα ασφαλείας των επαφών σας και άλλων σημαντικών δεδομένων κάθε λίγες εβδομάδες, σε περίπτωση δυσλειτουργιών του υπολογιστή.
- Εάν δεν είστε σίγουροι ποια μορφή αρχείου θα είναι η καλύτερη για την εισαγωγή των επαφών σας σε άλλο πρόγραμμα, δοκιμάστε διάφορους τύπους αρχείων, όπως ένα αρχείο δεδομένων του Outlook και CSV. Μπορείτε να διαγράψετε τους αχρησιμοποίητους τύπους αρχείων αργότερα.
