Η αρχειοθέτηση και η αυτόματη αρχειοθέτηση είναι δυνατότητες στο Microsoft Outlook 2007 που σας επιτρέπουν να μετακινείτε παλιά στοιχεία σε μια τοποθεσία αρχειοθέτησης σε προγραμματισμένα χρονικά διαστήματα. Από προεπιλογή, το Outlook 2007 αρχειοθετεί αυτόματα αντικείμενα κάθε 14 ημέρες, αλλά μπορείτε είτε να επιλέξετε να αρχειοθετήσετε στοιχεία με μη αυτόματο τρόπο είτε να προσαρμόσετε την Αυτόματη Αρχειοθέτηση για να αρχειοθετήσετε τα στοιχεία στο πρόγραμμα που καθορίζετε.
Βήματα
Μέθοδος 1 από 2: Μη αυτόματη αρχειοθέτηση αρχείων
Βήμα 1. Κάντε κλικ στο "Αρχείο" στο επάνω μέρος της περιόδου σύνδεσης του Outlook 2007 και επιλέξτε "Αρχειοθέτηση
” Αυτό θα ανοίξει το παράθυρο διαλόγου Αρχειοθέτηση.
Βήμα 2. Επιλέξτε το κουμπί επιλογής δίπλα στο «Αρχειοθέτηση αυτού του φακέλου και όλων των υποφακέλων
”
Βήμα 3. Κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού δίπλα στην επιλογή "Αρχειοθέτηση στοιχείων παλαιότερων από" και επιλέξτε την ημερομηνία της επιλογής σας
Όλα τα στοιχεία παλαιότερα από την επιλεγμένη ημερομηνία θα αρχειοθετηθούν.
Βήμα 4. Κάντε κλικ στο "Αναζήτηση" και, στη συνέχεια, επιλέξτε πού θέλετε να αποθηκευτεί ο φάκελος "Αρχειοθέτηση" στον υπολογιστή σας
Βήμα 5. Κάντε κλικ στο «OK
” Όλα τα στοιχεία στο Outlook παλαιότερα από την καθορισμένη ημερομηνία θα αρχειοθετηθούν τώρα.
Μέθοδος 2 από 2: Προσαρμογή της αυτόματης αρχειοθέτησης
Βήμα 1. Κάντε κλικ στο "Εργαλεία" στο επάνω μέρος της περιόδου σύνδεσης του Outlook 2007 και επιλέξτε "Επιλογές
” Αυτό θα ανοίξει το παράθυρο διαλόγου Επιλογές.
Βήμα 2. Κάντε κλικ στην καρτέλα "Άλλο" και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο "Αυτόματη Αρχειοθέτηση
”
Βήμα 3. Τοποθετήστε ένα σημάδι ελέγχου δίπλα στην επιλογή "Εκτέλεση αυτόματης αρχειοθέτησης κάθε φορά" και, στη συνέχεια, επιλέξτε πόσο συχνά θέλετε να αρχειοθετούνται αυτόματα τα στοιχεία από το αναπτυσσόμενο μενού
Από προεπιλογή, το Outlook 2007 σαρώνει για παλαιότερα στοιχεία κάθε 14 ημέρες.
Βήμα 4. Τοποθετήστε τα σημάδια ελέγχου δίπλα σε μία ή περισσότερες από τις ακόλουθες επιλογές με βάση τις προσωπικές σας προτιμήσεις:
- Προτροπή πριν από την εκτέλεση της Αυτόματης Αρχειοθέτησης: Αυτή η λειτουργία εμφανίζει ένα μήνυμα υπενθύμισης πριν από την αυτόματη αρχειοθέτηση στοιχείων και σας δίνει την επιλογή να ακυρώσετε τη συγκεκριμένη περίοδο λειτουργίας AutoArchive.
- Διαγραφή στοιχείων που έχουν λήξει: Αυτή η δυνατότητα επιτρέπει στο Outlook να διαγράφει αυτόματα τα στοιχεία όταν έχουν λήξει οι περίοδοι παλαίωσής τους.
- Αρχειοθέτηση ή διαγραφή παλιών στοιχείων: Αυτή η επιλογή σας επιτρέπει να αρχειοθετήσετε ή να διαγράψετε επιλεγμένα αντικείμενα όταν έχουν λήξει οι περίοδοι παλαίωσής τους.
- Εμφάνιση φακέλου αρχειοθέτησης στη λίστα φακέλων: Όταν είναι ενεργοποιημένη, αυτή η λειτουργία εμφανίζει το φάκελο Αρχειοθέτηση στο αριστερό παράθυρο περιήγησης του Outlook, ώστε να έχετε εύκολη πρόσβαση στα αρχειοθετημένα στοιχεία.
- Εκκαθάριση στοιχείων παλαιότερων από: Αυτή η ρύθμιση σάς επιτρέπει να επιλέξετε πότε θέλετε να αρχειοθετηθούν τα στοιχεία με βάση την ηλικία. Μπορείτε να επιλέξετε να αρχειοθετήσετε όλα τα στοιχεία ηλικίας μεταξύ μιας ημέρας και 60 μηνών.
- Μετακίνηση παλιών στοιχείων σε: Αυτή η λειτουργία σάς επιτρέπει να επιλέξετε μια τοποθεσία στον υπολογιστή σας στην οποία θέλετε να αποθηκεύονται τα αρχειοθετημένα στοιχεία.
- Μόνιμη διαγραφή στοιχείων: Όταν είναι ενεργοποιημένη, αυτή η επιλογή διαγράφει αυτόματα παλαιότερα στοιχεία χωρίς να τα αρχειοθετεί.
Βήμα 5. Κάντε κλικ στο «OK
” Οι νέες σας ρυθμίσεις AutoArchive θα αποθηκευτούν και θα ενεργοποιηθούν τώρα.
