Η αρχειοθέτηση είναι η αποθήκευση ή η διατήρηση πληροφοριών. Οι οργανισμοί μετατρέπουν τα χάρτινα έγγραφα σε ψηφιακά κάθε μέρα, για να αυξήσουν τη διάρκεια ζωής των εγγράφων. Αυτό, σε συνδυασμό με τον τεράστιο όγκο δεδομένων που παράγονται από τους υπολογιστές σήμερα, σημαίνει ότι η αρχειοθέτηση εγγράφων θα έχει μόνο μεγαλύτερη σημασία. Εάν γνωρίζετε πώς να αρχειοθετείτε έγγραφα, μπορείτε να ελευθερώσετε χώρο ώστε ο υπολογιστής σας να χειρίζεται τα τρέχοντα έγγραφα πιο αποτελεσματικά.
Βήματα
Βήμα 1. Αρχειοθετήστε έγγραφα σε ένα αρχείο zip
Ιδιαίτερα χρήσιμα με σημαντικά, αλλά σπάνια απαραίτητα αρχεία, τα αρχεία zip μειώνουν το χώρο που καταλαμβάνουν τα έγγραφα στον σκληρό σας δίσκο.
- Απλώς επισημάνετε αρχεία που θέλετε να μετατρέψετε σε μορφή zip.
- Κάντε δεξί κλικ με το ποντίκι σας και, στη συνέχεια, επιλέξτε "Αποστολή σε".
- Θέλετε να στείλετε τα αρχεία σε ένα "Συμπιεσμένο (συμπιεσμένο) φάκελο."
- Ελέγξτε ότι τα αρχεία είναι όντως εκεί κάνοντας διπλό κλικ στο φάκελο zip. Εάν είναι, μπορείτε στη συνέχεια να διαγράψετε τα αρχικά αρχεία.
Βήμα 2. Μεταφέρετε τα έγγραφά σας σε ξεχωριστό μέσο αποθήκευσης
Δημοφιλείς επιλογές για ψηφιακή αρχειοθέτηση είναι εξωτερικοί δίσκοι κασέτας, εξωτερικοί σκληροί δίσκοι ή μονάδες αντίχειρα.
Βήμα 3. Δημιουργήστε αντίγραφα ασφαλείας εγγράφων σε CD ή DVD εάν έχετε συσκευή εγγραφής CD ή DVD
Τα αντίγραφα ασφαλείας είναι ένας άλλος τρόπος αρχειοθέτησης, αν και πιθανότατα γνωρίζετε αυτήν τη μέθοδο με άλλο όνομα - εγγραφή δίσκου. Για παράδειγμα, τα Windows χρησιμοποιούν ένα σύστημα ζωντανών αρχείων και μια μορφή Mastertered (καλύτερα για συμβατότητα σε άλλες συσκευές) για την αντιγραφή αρχείων σε CD ή DVD.
- Τοποθετήστε ένα εγγράψιμο CD ή DVD στο CD ή το DVD recorder του υπολογιστή σας για το Σύστημα Ζωντανών Αρχείων.
- Όταν εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου, κάντε κλικ στην επιλογή "Εγγραφή αρχείων σε δίσκο δεδομένων".
- Ονομάστε το δίσκο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο "Επόμενο".
- Περιμένετε να εμφανιστεί ένας άδειος φάκελος για να εμφανιστεί ο δίσκος. Αυτό σημαίνει ότι ο δίσκος είναι μορφοποιημένος και έτοιμος για αντιγραφή αρχείων.
- Ανοίξτε το φάκελο με τα έγγραφα που θέλετε να αρχειοθετήσετε και σύρετε τα αρχεία στον κενό φάκελο δίσκου.
- Για τη μορφή Mastered, εισαγάγετε ένα εγγράψιμο CD ή DVD σε συσκευή εγγραφής CD ή DVD ενός υπολογιστή.
- Όταν εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου, κάντε κλικ στην επιλογή "Εγγραφή αρχείων σε δίσκο δεδομένων".
- Ονομάστε το δίσκο και κάντε κλικ στην επιλογή "Εμφάνιση επιλογών μορφοποίησης".
- Επιλέξτε "Mastertered" και κάντε κλικ στο "Next".
- Περιμένετε να εμφανιστεί ένας άδειος φάκελος για να εμφανιστεί ο δίσκος. Αυτό σημαίνει ότι ο δίσκος είναι μορφοποιημένος και έτοιμος για αντιγραφή αρχείων.
- Ανοίξτε το φάκελο με τα έγγραφα που θέλετε να αρχειοθετήσετε και σύρετε αυτά τα αρχεία στον κενό φάκελο δίσκου.
Βήμα 4. Αποστολή εγγράφων σε χώρο αποθήκευσης εκτός χώρου
- Εκτός από τη λειτουργία ως τοποθεσία για αρχειοθετημένα αρχεία, οι ασφαλείς τοποθεσίες αποθήκευσης εκτός χώρου προστατεύουν δεδομένα από καταστροφές όπως πυρκαγιά και βλάβες στον σκληρό δίσκο.
- Με τόσες πολλές εταιρείες που προσφέρουν αυτήν την υπηρεσία, πρέπει να επικοινωνήσετε απευθείας με μια εταιρεία για λεπτομέρειες σχετικά με τον τρόπο λειτουργίας τους και ποιες εγγυήσεις περιλαμβάνονται στην αρχειοθέτηση εγγράφων εκτός ιστότοπου.
Βήμα 5. Χρησιμοποιήστε λογισμικό για ψηφιακή αρχειοθέτηση
- Μία από τις πιο γνωστές μεθόδους για τη διατήρηση της εμφάνισης και της αίσθησης ενός εγγράφου είναι η δημιουργία ενός αρχείου PDF. Προσφέρεται από την Adobe, αυτό το λογισμικό - - γνωστό ως Adobe Acrobat - - διευκολύνει τη μετατροπή εγγράφων σε μορφή PDF από διάφορα προγράμματα λογισμικού. Υπάρχουν επίσης αρκετά δωρεάν προγράμματα που θα δημιουργήσουν αυτά τα αρχεία.
- Το γεγονός ότι οι προδιαγραφές είναι δημόσιες σημαίνει ότι οι μελλοντικές εκδόσεις του λογισμικού της Adobe θα μπορούν να διαβάζουν προηγούμενες εκδόσεις εγγράφων.
- Επιπλέον, οι αναγνώστες PDF είναι άμεσα διαθέσιμοι ως δωρεάν λήψη από τον ιστότοπο της Adobe.
Βήμα 6. Μείνετε ενημερωμένοι με την τεχνολογία αρχειοθέτησης εγγράφων
Με την ταχεία εξέλιξη της τεχνολογίας, αυτό που είναι σήμερα μπορεί αύριο να είναι ξεπερασμένο. Αυτό μπορεί να είναι πρόβλημα κατά τη μετεγκατάσταση αρχειοθετημένων αρχείων σε νέο σύστημα.
Συμβουλές
- Κατάλογος αρχειοθετημένων αρχείων, έτσι ώστε εσείς ή άλλα άτομα να μπορείτε να βρείτε τα απαραίτητα αρχεία με την πάροδο του χρόνου. Αυτό μπορεί να είναι τόσο απλό όσο η ονομασία αρχείων ή φακέλων με όνομα περιεχομένου και τις ημερομηνίες που περιλαμβάνουν τα αρχεία. Για παράδειγμα, εάν αρχειοθετείτε επιχειρηματικά αρχεία, μπορείτε να ονομάσετε έναν φάκελο "Business files 1ο τρίμηνο 1997." Σε μεγαλύτερα συστήματα, τα αρχεία πιθανότατα χρησιμοποιούν μεταδεδομένα για καταλόγους.
- Ένας άλλος λόγος αρχειοθέτησης αρχείων είναι ότι μερικές φορές υπάρχουν νομικές απαιτήσεις που απαιτούν την αποθήκευση πληροφοριών.
Προειδοποιήσεις
- Τα δεδομένα πολυμέσων συνδέονται συχνά με συγκεκριμένο υλικό ή λογισμικό και ενδέχεται να μην είναι προσβάσιμα εκτός ιδιόκτητων συστημάτων.
- Ένας κίνδυνος είναι ο κίνδυνος καταστροφής αρχείων. Βεβαιωθείτε ότι χρησιμοποιείτε ένα καλά ελεγμένο σύστημα για να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας των πληροφοριών σας.
- Η μη εγκατάσταση συστήματος αρχειοθέτησης εγγράφων μπορεί να οδηγήσει σε ακούσια απώλεια αρχείων, ειδικά εάν διαγραφούν κατά λάθος.
