Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, όπως και άλλες μορφές επικοινωνίας, έχει τη δική του εθιμοτυπία και κοινωνικά πρωτόκολλα. Εάν πρέπει να γράψετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ζητώντας σχόλια στη δουλειά ή στο σχολείο ή σε ένα γραπτό χειρόγραφο, θα πρέπει να λάβετε υπόψη τη διατύπωση, το χρονοδιάγραμμα και τη δομή κατά τη δημιουργία του email σας για να το κάνετε όσο το δυνατόν πιο αποτελεσματικό. Το να είστε ευγενικοί, ακριβείς και συγκεκριμένοι στα email σας μπορεί να σας βοηθήσει να λάβετε τα σχόλια που χρειάζεστε.
Βήματα
Μέθοδος 1 από 4: Ζητώντας σχόλια στην εργασία
Βήμα 1. Απευθυνθείτε στο άτομο με τα καλύτερα προσόντα για να σχολιάσει τη δουλειά σας
Πολλές φορές αυτός θα είναι ο διαχειριστής αμέσως από πάνω σας. Σε κάθε περίπτωση, θα πρέπει να ξεκινήσετε με αυτούς, ή με έναν ανώτερο συνάδελφο ή συνεργάτη. Θα έχουν την εμπειρία να σας βοηθήσουν και να σας δώσουν τα σχόλια που χρειάζεστε.
Βήμα 2. Να είστε ευγενικοί και ταπεινοί στο email
Θα πρέπει να ακολουθείτε τους κανόνες στο γραφείο σας για μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Η ταπεινοφροσύνη προχωράει πολύ ζητώντας ανατροφοδότηση, αλλά μην είστε τόσο ταπεινοί ώστε το αφεντικό ή ο διευθυντής σας να πιστεύει ότι δεν γνωρίζετε τίποτα για τη δουλειά σας. Αντιθέτως, πλαισιώστε τις ερωτήσεις με τρόπους που δείχνουν την πρόοδό σας σε ένα έργο ή εργασία. Αυτό θα ενημερώσει το αφεντικό ότι δεν κάθεστε απλώς στα χέρια σας και περιμένετε σχόλια. Λάβετε επίσης υπόψη τις παρακάτω συμβουλές.
- Μπορείτε να πείτε: «Δούλευα την παρουσίαση για αύριο όταν έπεσα σε ένα πρόβλημα με τη μορφή-δεν είμαι σίγουρος αν ακολουθώ τα πρότυπα της εταιρείας. Επισυνάπτω την παρουσίαση. Έχετε προτάσεις για τη μορφή; Σας ευχαριστώ για τη βοήθειά σας σε αυτό ».
- Μην ξεχάσετε να τους ευχαριστήσετε στο email.
Βήμα 3. Να είστε συγκεκριμένοι στο αίτημά σας για σχόλια
Αυτό μπορεί να σας βοηθήσει να αποφύγετε την υπερβολικά μεγάλη ανατροφοδότηση που είναι απίθανο να σας βοηθήσει στη δουλειά σας. Αποφύγετε ναι ή όχι ερωτήσεις, εκτός εάν είναι απαραίτητο. Αντ 'αυτού εστιάστε σε συγκεκριμένα μέρη ενός έργου που χρειάζονται δουλειά. Προσπαθήστε να μην βομβαρδίσετε το αφεντικό ή τον συνεργάτη σας με όλες τις πιθανές ερωτήσεις που θα μπορούσατε να έχετε για τη δουλειά σας ταυτόχρονα.
- Μπορείτε να πείτε, για παράδειγμα, «Δεν ήμουν σίγουρος πώς να προχωρήσω με το αρχείο Eastman. Ο πελάτης δεν έχει απαντήσει στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μου και επειδή είναι μια εργασία υψηλής προτεραιότητας, σκέφτηκα ότι είναι καλύτερο να σας στείλω μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να δείτε τι πρέπει να κάνω."
- Εάν αναζητάτε γενικότερα σχόλια με τη μορφή κριτικής ή αναφοράς, ζητήστε το συγκεκριμένα. Το να είσαι ευγενικός, περιεκτικός και όσο πιο συγκεκριμένος μπορείς θα σε βοηθήσει. Για παράδειγμα, μπορείτε να ζητήσετε μια αναφορά σχετικά με την αποτελεσματικότητα ή τη δημιουργικότητά σας. Εάν ζητάτε σχόλια από όσους σας αναφέρουν, ίσως χρειαστεί να πραγματοποιήσετε μια ανώνυμη έρευνα.
ΣΥΜΒΟΥΛΗ ΕΜΠΕΙΡΩΝ
Alyson Garrido, PCC
Workplace Coach Alyson Garrido is an International Coach Federation accredited Professional Certified Coach (PCC), Facilitator, and Speaker. Using a strengths-based approach, she supports her clients with job search and career advancement. Alyson provides coaching for career direction, interview preparation, salary negotiation, and performance reviews as well as customized communication and leadership strategies. She is a Founding Partner of the Systemic Coach Academy of New Zealand.
Alyson Garrido, PCC
Προπονητής στο χώρο εργασίας
Δοκιμάστε τη μέθοδο KISS όταν ζητάτε γενικά σχόλια.
Το μοντέλο KISS είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να βοηθήσετε τους ανθρώπους να σας δώσουν την κατάλληλη και αποτελεσματική ανατροφοδότηση. Ρωτήστε το άτομο,"
διατήρηση; Τι θα έπρεπε να βελτιώσει; Τι θα έπρεπε να αρχή; Και τι να κάνω να σταματήσει?"
Βήμα 4. Στείλτε ένα ευχαριστήριο email μόλις απαντήσουν
Εάν τα σχόλια πρότειναν ότι χρειάζεστε μεγάλη βελτίωση ή ότι η δουλειά σας δεν είναι στο ίδιο επίπεδο, φροντίστε να συμπεριλάβετε μια σύντομη δήλωση για το πώς θα το διορθώσετε. Δώστε στον εαυτό σας χρόνο να επεξεργαστεί τα συναισθήματα πριν απαντήσετε αμέσως.
Βεβαιωθείτε ότι απαντάτε το πολύ εντός 1-2 ημερών
Μέθοδος 2 από 4: Ζητώντας σχόλια στο σχολείο
Βήμα 1. Προσδιορίστε τον εαυτό σας
Ο δάσκαλος σας μπορεί να έχει εκατοντάδες μαθητές, ειδικά αν είναι καθηγητές κολλεγίων. Θα πρέπει να συμπεριλάβετε το όνομά σας (πρώτο και τελευταίο), την τάξη και την ενότητα. Εάν είστε ακόμα στο γυμνάσιο, αυτό μπορεί να σημαίνει την περίοδο ή το χρονικό όριο σας. Με αυτόν τον τρόπο δεν θα χάσετε το χρόνο του δασκάλου κάνοντάς τον να καταλάβει ποιος είστε και θα αφιερώσει περισσότερο χρόνο στα σχόλια που χρειάζεστε.
Βήμα 2. Κρατήστε το επίσημο
Μερικές φορές οι μαθητές αντιμετωπίζουν αυτό το πρόβλημα όταν στέλνουν για πρώτη φορά μηνύματα στους εκπαιδευτικούς. Μπορείτε να πείτε «Γεια Δρ Σμιθ» ή «Αγαπητή κυρία Τέρνερ». Εάν ο δάσκαλός σας σας έστειλε email, μην είστε λιγότερο επίσημοι από ό, τι ήταν. Κρατήστε τον τόνο επαγγελματικό. Αντ 'αυτού, πείτε: "Γεια, τι πιστεύεις για το χαρτί μου; Δεν είναι το καλύτερο ", πείτε," Δεν είμαι σίγουρος ότι καταλαβαίνω την εργασία. Είχα κάποιες συγκεκριμένες ερωτήσεις σχετικά με το χαρτί ».
Βήμα 3. Κρατήστε το σύντομο
Μην ανησυχείτε για την εξήγηση όλου του πλαισίου των ερωτήσεών σας, εκτός εάν το πλαίσιο είναι απαραίτητο για αυτές τις ερωτήσεις. Για παράδειγμα, εάν ζητάτε ανατροφοδότηση για μια πιθανή επέκταση, ο δάσκαλός σας μπορεί να χρειάζεται πλαίσιο, αλλά αν προσπαθείτε απλώς να κάνετε μια ερώτηση σχετικά με μια εργασία, μην τους πείτε την ιστορία για το πώς ο σκύλος σας σας έκανε να καθυστερήσετε και γιατί στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τώρα (εκτός εάν είναι πολύ κοντά στον χρόνο ανάθεσης), ή οτιδήποτε άλλο που μπορεί να είναι άσχετο με την ανάθεση.
Βήμα 4. Μην περιμένετε να ζητήσετε σχόλια μέχρι το βράδυ πριν από τις εξετάσεις ή την ημερομηνία λήξης
Όχι μόνο ο δάσκαλός σας δεν είναι πιθανό να σας δώσει ανατροφοδότηση κοντά στην προθεσμία, αλλά είναι πιθανό να εκνευριστεί επειδή περιμένατε την τελευταία στιγμή για να του ζητήσετε σχόλια. Εάν πρέπει να στείλετε ερωτήσεις της τελευταίας στιγμής, να είστε σύντομοι, συγκεκριμένοι και απολογητικοί. Θα κάνει το δάσκαλο πιο πιθανό να απαντήσει, υποθέτοντας ότι θα δει το email εγκαίρως.
Βήμα 5. Χρησιμοποιήστε μορφές αρχείων που έχει ζητήσει ο δάσκαλός σας
Πολλές φορές, ο δάσκαλος θα σας πει στο αναλυτικό πρόγραμμα τι μορφές αρχείων θα δεχτεί για εργασίες ή σε email. Για παράδειγμα, εάν ο καθηγητής σας καθορίσει ένα αρχείο.doc, μην στείλετε ένα αρχείο.pdf ή.pages. Εάν δεν είστε σίγουροι, μπορείτε να στείλετε ένα αρχείο.rtf ή.pdf ή απλά να ζητήσετε.
Βήμα 6. Ζητήστε σχόλια για ένα χαρτί ή εξέταση που έχετε ήδη δώσει
Απλώς πρέπει να στείλετε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον καθηγητή και να είστε ευγενικοί. Εάν ο καθηγητής έχει ώρες γραφείου, μπορείτε να τους επισκεφθείτε ή να κλείσετε ραντεβού. Μπορείτε να πείτε, "Αγαπητέ καθηγητή Smith, δεν τα πήγα τόσο καλά στις εξετάσεις μου όσο περίμενα. Θα μπορούσατε να με βοηθήσετε να επιλύσω μερικά από τα λάθη που έκανα, ώστε να τα πάω καλύτερα στην επόμενη εξέταση;" Ο καθηγητής σας θα πρέπει συνήθως να ανταποκρίνεται θετικά σε ένα τέτοιο αίτημα.
Μέθοδος 3 από 4: Ζητώντας σχόλια για ένα χειρόγραφο
Βήμα 1. Στείλτε email πρώτα σε κάποιον που γνωρίζετε
Αν θέλετε προσεκτική ανατροφοδότηση, το καλύτερο άτομο που θα σας δώσει είναι κάποιος γνωστός σας, κατά προτίμηση φίλος ή συνάδελφος. Όταν στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε κάποιον γνωστό σας για σχόλια, βεβαιωθείτε ότι του στέλνετε email όπως συνήθως. Εάν συνήθως τους καλείτε, τότε μάλλον θα πρέπει να το κάνετε αυτό. Μην στέλνετε το χειρόγραφο στο πρώτο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, εκτός εάν γνωρίζετε ότι είναι πιθανό να σας πει ναι (κάποιος για τον οποίο έχετε διαβάσει ένα χειρόγραφο ή κάποιος που έχει προσφερθεί να διαβάσει το δικό σας).
Μπορείτε να συμπεριλάβετε μια σύντομη περιγραφή ή μια περίληψη, ανάλογα με το αν το άτομο στο οποίο στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι φίλος ή συνάδελφος
Βήμα 2. Στείλτε email σε έναν ειδικό
Εάν χρειάζεστε πραγματικά συμβουλές από ειδικούς, στείλτε ένα email σε έναν ειδικό που γνωρίζετε και εξηγήστε το έργο σας και γιατί χρειάζεστε σχόλια. Μην είστε πιεστικοί, αλλά ευχαριστείτε τους για την προσοχή τους και πείτε: «Καταλαβαίνω αν δεν έχετε χρόνο να μου δώσετε σχόλια». Σως θελήσετε να ρωτήσετε αν γνωρίζουν κάποιον με τον χρόνο και την εμπειρία που μπορεί να σας βοηθήσει αν δεν μπορεί.
Βήμα 3. Μην στείλετε email σε κάποιον χειρόγραφο
Αυτό πιθανότατα θα μείνει αναπάντητο, εκτός εάν τους πείτε συγκεκριμένα ότι θα πληρώσετε για τη βοήθειά τους. Εάν είναι διάσημος συγγραφέας, είναι απίθανο να απαντήσουν σε ένα τέτοιο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου καθώς λαμβάνουν έναν τόνο τέτοιων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αντ 'αυτού, ρωτήστε πρώτα τους φίλους, τους συναδέλφους, τους καθηγητές σας κ.λπ. Είναι πιο πιθανό να είναι σε θέση να σας βοηθήσουν και πιο πιθανό να θέλουν να σας βοηθήσουν.
Βήμα 4. Να είστε συγκεκριμένοι για το τι θέλετε από τα σχόλιά τους
Αν θέλετε μόνο θετικά σχόλια, πείτε το. Πείτε τους αν έχετε αναλυτική ανατροφοδότηση, τοπική ή παγκόσμια ανατροφοδότηση και αν θέλετε αισθητική, γραμματική ή δομική ανατροφοδότηση. Αυτό μπορεί να βοηθήσει πολύ τον αναγνώστη σας να γνωρίζει τι θέλετε από αυτούς.
- Η θετική ανατροφοδότηση δεν χρειάζεται να είναι μη εποικοδομητική. Αν εξηγήσουν γιατί τους αρέσει αυτό που τους αρέσει, μπορείτε να μάθετε πολλά για το χειρόγραφό σας.
- Εάν λάβετε αρνητικά σχόλια, δώστε στον εαυτό σας χρόνο να απαντήσει. Εάν είναι φίλοι σας, πιθανότατα θέλουν μόνο να βοηθήσουν. Εάν είναι καθηγητής, ανεξάρτητα από το πόσο θυμωμένος ή αναστατωμένος αισθάνεστε, δεν πρέπει να απαντήσετε με αυτόν τον τρόπο. Αντ 'αυτού, ευχαριστήστε τους για τη βοήθειά τους και προχωρήστε. Μετά από κάποιο χρονικό διάστημα μπορεί να διαπιστώσετε ότι τα σχόλια ήταν χρήσιμα, ακόμη και αν ο τρόπος με τον οποίο παραδόθηκε δεν ήταν.
Βήμα 5. Δώστε χρόνο στον αναγνώστη σας να απαντήσει
Εάν έχετε ζητήσει λεπτομερή ανατροφοδότηση για ένα νέο χειρόγραφο, μην περιμένετε ανατροφοδότηση εντός μιας ημέρας ή ακόμη και μιας εβδομάδας. Χρειάζεται χρόνος για την επεξεργασία ενός χειρογράφου αυτού του μήκους. Εάν έχετε προθεσμία προς την οποία εργάζεστε, ενημερώστε τον αναγνώστη σας. Μπορείτε επίσης απλά να τους ρωτήσετε αν μπορούν να κάνουν τις επεξεργασίες μέχρι μια συγκεκριμένη ημερομηνία. Θυμηθείτε ότι έχουν τη δική τους ζωή και υποχρεώσεις.
Βήμα 6. Ευχαριστήστε τους για τη βοήθειά τους
Εάν είναι φίλος, μπορεί να θέλετε να τους αγοράσετε ένα δώρο όπως ένα κουτί σοκολάτες ή απλά να επιστρέψετε την εύνοια εγκαίρως. Εάν είναι καθηγητής, μπορεί να θέλετε να γράψετε ένα ευχαριστήριο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να τους ενημερώσετε ότι εκτιμάτε τη δουλειά και το χρόνο τους. Το να ξεχάσετε να ευχαριστήσετε τον αναγνώστη σας μπορεί να τους αφήσει να αισθάνονται ότι χρησιμοποιούνται ή/και δεν εκτιμώνται και μπορεί να τους κάνει λιγότερο πιθανό να σας βοηθήσουν στο μέλλον.
Μέθοδος 4 από 4: Ζητώντας σχόλια από πελάτες
Βήμα 1. Μην κάνετε πάρα πολλές ερωτήσεις
Οι πελάτες είναι συγκλονισμένοι με έρευνες από σχεδόν κάθε επιχείρηση εκεί έξω. Εάν θέλετε να διασφαλίσετε ότι ένας πελάτης θα διαγράψει αυτόματα το email σας όταν το διαβάσει, συμπληρώστε το με έναν τόνο ερωτήσεων. Αν θέλετε να διατηρήσετε το ενδιαφέρον του πελάτη, κάντε μια ή δύο ερωτήσεις και αφήστε το.
Βήμα 2. Κάντε ερωτήσεις ανοιχτού τύπου
Χρησιμοποιώντας μάλλον ναι/όχι ερωτήσεις, κάντε ερωτήσεις που προκαλούν πληρέστερες απαντήσεις. Αντί να ρωτήσετε "Θα μας προτείνατε σε έναν φίλο;", ρωτήστε "Πώς θα μας περιγράφατε σε έναν φίλο;" Αυτού του είδους οι ερωτήσεις σας δίνουν περισσότερες πληροφορίες στις απαντήσεις από μια απλή ερώτηση ναι/όχι.
Βήμα 3. Ενημερώστε τον πελάτη ότι θα επικοινωνήσετε μαζί του γρήγορα
Αυτό κάνει τον πελάτη να αισθάνεται ότι η γνώμη του δεν πηγαίνει απλώς σε κάποια γιγαντιαία εισερχόμενα, όπου μπορεί να διαβαστεί ή όχι. Επίσης, πιθανότατα θα λάβετε πιο ειλικρινή σχόλια, αν γνωρίζουν ότι θα απαντήσετε.
Όταν απαντάτε, να είστε ειλικρινείς και επαγγελματίες. Στη σημερινή ιογενή κουλτούρα του διαδικτύου, μπορείτε να καταστρέψετε τη φήμη μιας εταιρείας σε ένα δευτερόλεπτο εάν απαντήσετε με οτιδήποτε άλλο εκτός από επαγγελματισμό και ειλικρίνεια
Βήμα 4. Μην συμπεριλαμβάνετε φλας ή άλλες λειτουργίες αργής φόρτωσης
Εάν ένας πελάτης έχει αργή σύνδεση, πιθανότατα θα διαγράψει το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αμέσως όταν διαπιστώσει ότι δεν φορτώνεται. Θυμηθείτε ότι τα σχόλια είναι συχνά πιο σημαντικά για εσάς από αυτά.
Βήμα 5. Χρησιμοποιήστε καλά σχεδιασμένη γραμματοσειρά και μορφή
Θέλετε το email σας να φαίνεται καθαρό και επαγγελματικό. Ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με κακά γραφικά ή γραμματοσειρά κόμικς είναι απίθανο να εντυπωσιάσει τους πελάτες σας. Αντ 'αυτού, χρησιμοποιήστε τυπικές γραμματοσειρές όπως Times New Roman ή Arial εάν δεν είστε σίγουροι για μια γραμματοσειρά και περιορίστε τα πλεονάζοντα γραφικά στο ελάχιστο.
Βήμα 6. Βεβαιωθείτε ότι το email είναι φιλικό προς τη συσκευή
Η μορφή μιας στήλης είναι πιο ευέλικτη από τα σχέδια πολλών στηλών. Θα πρέπει επίσης να βεβαιωθείτε ότι οι γραμματοσειρές σας δεν είναι πολύ μικρές. Θα θέλετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου να εμφανίζεται ως πλεονέκτημα σε φορητούς υπολογιστές, τηλέφωνα και tablet. Με τόσους πολλούς ανθρώπους να ελέγχουν τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τους στα τηλέφωνά τους, είναι επιτακτική ανάγκη να μορφοποιήσετε τα μηνύματά σας ανάλογα.
Βοήθεια για τη σύνταξη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Πράγματα που πρέπει να συμπεριληφθούν σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που ζητά σχόλια
Τι πρέπει να αποφεύγετε σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που ζητά σχόλια
Σημειωμένο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που ζητά σχόλια
Βίντεο - Χρησιμοποιώντας αυτήν την υπηρεσία, ορισμένες πληροφορίες ενδέχεται να κοινοποιηθούν στο YouTube
Συμβουλές
- Μην πνίγετε τους ανθρώπους για ανατροφοδότηση.
- Διατηρήστε την κατάλληλη εθιμοτυπία email για την κατάσταση.
- Λίγη ταπείνωση προχωρά πολύ.
