Λαμβάνοντας υπόψη το γεγονός ότι πάνω από 300 δισεκατομμύρια μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αποστέλλονται και λαμβάνονται καθημερινά, δεν αποτελεί έκπληξη το γεγονός ότι οι άνθρωποι έχουν αναπτύξει «κούραση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου». Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο είναι τόσο σημαντικό να γράφετε αποτελεσματικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θα κατανοούν την άποψή σας με σαφήνεια και περιεκτικότητα-δεν θέλετε οι άνθρωποι να μην διαβάζουν πλήρως το email πρόσκλησης της συνάντησής σας επειδή είναι υπερβολικά μεγάλο ή ασαφές. Μην ανησυχείτε-αυτό το wikiΠώς θα σας καθοδηγήσει σε όλα όσα πρέπει να κάνετε όταν γράφετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για μια πρόσκληση συνάντησης, όπως πώς να γράψετε μια ισχυρή γραμμή θέματος, τι πρέπει να πείτε στο σώμα του email σας και πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα εφαρμογή ημερολογίου για να διευκολύνει τα πράγματα.
Βήματα
Μέθοδος 1 από 3: Γράφοντας μια ισχυρή γραμμή θέματος
Βήμα 1. Γράψτε μια σύντομη, σχετική γραμμή θέματος με την ημερομηνία και το θέμα της συνάντησης
Η συμπερίληψη αυτών των λεπτομερειών σημαίνει ότι οι άνθρωποι θα γνωρίζουν πότε είναι και τι πρέπει να συζητηθεί χωρίς καν να ανοίξουν το email. Για παράδειγμα, μπορείτε να γράψετε "Συνάντηση 12/8: Νέες οδηγίες αναφοράς".
Προειδοποίηση:
Αν αφήσετε το θέμα της συνάντησης πιθανότατα θα προκαλέσει την απάντηση των ατόμων, ρωτώντας αν είναι σχετικό με το τμήμα τους ή αν η παρουσία τους είναι υποχρεωτική, οπότε φροντίστε να δηλώσετε το θέμα!
Βήμα 2. Ζητήστε επιβεβαίωση της παρουσίας στη γραμμή θέματος
Εάν πρέπει να γνωρίζετε ποιος πρόκειται να έρθει στη συνάντηση, ζητήστε επιβεβαίωση στη γραμμή θέματος. Με αυτόν τον τρόπο, θα γνωρίζουν ότι πρέπει να απαντήσουν το συντομότερο δυνατό, ακόμη και πριν ανοίξουν το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Mightσως γράψετε: «Συνάντηση ανθρώπινου δυναμικού την Παρασκευή 10/6, επιβεβαιώστε το συντομότερο δυνατόν».
Θα μπορούσατε επίσης να γράψετε, "Παρακαλώ απαντήστε: HR συνάντηση 10/6"
Βήμα 3. Ενημερώστε τους αν πρόκειται για επείγουσα συνάντηση στη γραμμή θέματος
Εάν πρόκειται για ένα πιεστικό ή ευαίσθητο στο χρόνο ζήτημα που δικαιολογεί μια συνάντηση αμέσως, προσθέστε μια αίσθηση κατεπείγοντος στη γραμμή θέματος. Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να γράψετε κάτι σύμφωνα με το «Επείγουσα συνάντηση Δευτέρα 31/2/31: Κυβερνοασφάλεια».
Είναι σημαντικό να σημειώσετε επίσης το θέμα της συνάντησης για να τους δώσετε μια ιδέα για το τι να περιμένουν
Βήμα 4. Δηλώστε εάν η συμμετοχή είναι υποχρεωτική ή προτείνεται
Εάν εργάζεστε σε μια μεγάλη εταιρεία, η παρουσία κάποιων ατόμων μπορεί να μην απαιτείται για κάθε συνάντηση. Αναφέρετε το σχετικό τμήμα στη γραμμή θέματος ή ενημερώστε τους παραλήπτες εάν πρέπει να παρευρεθούν. Για παράδειγμα, μπορείτε να γράψετε "Υποχρεωτική συνάντηση μάρκετινγκ 10/6".
Εάν η συνάντηση δεν απαιτείται, μπορείτε να γράψετε: "Προτεινόμενη συνάντηση 10/6 για αποτελεσματικές ερευνητικές τακτικές."
Βήμα 5. Χρησιμοποιήστε πλήρεις λέξεις στη γραμμή θέματος για να αποφύγετε τυχόν σύγχυση
Οι συντομογραφίες μπορεί να φαίνονται αποτελεσματικές, αλλά δεν είναι τόσο συγκεκριμένες όσο οι πλήρεις λέξεις και μπορούν να προκαλέσουν σύγχυση. Για παράδειγμα, "SAP" θα μπορούσε να σημαίνει "συστήματα και επεξεργασία" ή "σχέδιο δειγματοληψίας και ανάλυσης", ανάλογα με το ποιος είναι και δεν είναι εξοικειωμένος με τη γλώσσα σας.
Ωστόσο, είναι εντάξει να χρησιμοποιείτε κοινές συντομογραφίες όπως "RSVP", "HR" και "Wed."
Μέθοδος 2 από 3: Δημιουργία του σώματος του email σας
Βήμα 1. Γράψτε μια σύντομη, φιλική εισαγωγή και μια σύντομη σημείωση
Η παρουσίαση του εαυτού σας είναι απαραίτητη εάν εργάζεστε σε μια μεγάλη εταιρεία ή εάν δεν γνωρίζετε ακόμη όλους. Είναι επίσης σημαντικό να αναφερθεί σε αυτή τη σύντομη εισαγωγή εάν οποιαδήποτε έγγραφα ή προμήθειες πρέπει να συμπληρωθούν ή/και να παρουσιαστούν στη συνάντηση.
Κάντε την εισαγωγή σας προσωπική ή σχετική με την εργασία. Για παράδειγμα, "Γεια σας ομάδα, ανυπομονώ για την έναρξη του νέου προγράμματος την επόμενη εβδομάδα!"
Υπόδειξη:
Υπενθυμίστε στους παραλήπτες εάν πρέπει να ολοκληρώσουν οποιαδήποτε εργασία ή να φέρουν οτιδήποτε μαζί τους στη συνάντηση. Για παράδειγμα, "Για υπενθύμιση, φέρετε 4 τυπωμένα αντίγραφα των λιστών επαφών του προμηθευτή σας."
Βήμα 2. Καταχωρίστε την ημερομηνία και την ώρα της συνάντησης στη δική της γραμμή, ώστε να ξεχωρίζει
Αυτές είναι βασικές πληροφορίες για να παρακολουθήσουν οι άνθρωποι τη συνάντηση, οπότε θέλετε να είναι σαφές και να ξεχωρίζει από το υπόλοιπο κείμενο. Εισαγάγετε 2 γραμμές πάνω και κάτω από αυτό και/ή τοποθετήστε το με έντονη γραμματοσειρά.
- Παράδειγμα: «6 Οκτωβρίου, 10:30 - 11:45 π.μ.»
- Εάν η συνάντηση είναι διαδικτυακή, καταχωρίστε τη ζώνη ώρας, ώστε άτομα σε διαφορετικές ζώνες ώρας να μην χάσουν λόγω λανθασμένης επικοινωνίας. Για παράδειγμα, μπορείτε να γράψετε: "6 Οκτωβρίου, 10:30 - 11:45 π.μ. (PST)"
Βήμα 3. Παραθέστε την τοποθεσία μετά την ημερομηνία και την ώρα
Κάντε την τοποθεσία να ξεχωρίζει όσο η ημερομηνία και η ώρα-ειδικά εάν συναντιέστε σε ένα νέο σημείο, αν είναι δύσκολο να το βρείτε ή αν γνωρίζετε ότι ορισμένοι από τους παραλήπτες δεν είναι εξοικειωμένοι με την τοποθεσία. Για εικονικές συναντήσεις (είτε μέσω ζωντανού φόρουμ είτε μέσω συνομιλίας μέσω βίντεο), δώστε έναν σύνδεσμο προς το φόρουμ ή βιντεοκλήση για εύκολη πρόσβαση.
Όταν δίνετε οδηγίες, να είστε όσο το δυνατόν λεπτομερέστεροι. Για παράδειγμα: «Ελάτε στην αίθουσα συνεδριάσεων 592 στο κτίριο Timaren (209 Nix St.). Το δωμάτιο 592 βρίσκεται στη 2η βαθμίδα του κτιρίου, οπότε θα χρειαστεί να πάρετε το ασανσέρ από το ισόγειο, να βγείτε στις 12 και να χρησιμοποιήσετε τους ανελκυστήρες στη νότια πλευρά του κτιρίου (στα αριστερά σας) για να ανεβείτε στον 59ο όροφο. »
Βήμα 4. Μοιραστείτε τον σκοπό της συνάντησης
Ενημερώστε τους παραλήπτες τι πρόκειται να επιτύχει η συνάντηση. Προσφέροντας μια σύντομη ατζέντα για τη συνάντηση θα τους βοηθήσει να αναγνωρίσουν ποια καθήκοντα πρέπει να γίνουν εκ των προτέρων. Μπορείτε απλά να δηλώσετε το θέμα (όπως «Cyberecurity Update») ή μπορείτε να δώσετε ένα χρονοδιάγραμμα:
- 10:30 - 10:45 Μοιραστείτε ενημερώσεις κατάστασης για το έργο
- 10:45 - 11:10 Συγκρίνετε και επιλέξτε βιώσιμες προσφορές
- 11:10 - 11:30 Καταιγισμός ιδεών και στόχοι για εκτόξευση
Βήμα 5. Διορθώστε το email σας για γραμματικά και πραγματικά λάθη
Τα πιο σημαντικά πράγματα που πρέπει να διορθώσετε είναι η ημερομηνία, η ώρα και ο τόπος της συνάντησης, οπότε βεβαιωθείτε ότι τα έχετε σωστά! Μπορείτε επίσης να διορθώσετε την εισαγωγή, την ατζέντα ή άλλες σημειώσεις που ενδέχεται να έχετε συμπεριλάβει για να βεβαιωθείτε ότι έχετε καλύψει όλα τα βασικά.
Διαβάστε το email σας δυνατά για να βεβαιωθείτε ότι το κείμενό σας είναι σαφές και περιεκτικό πριν το στείλετε
Μέθοδος 3 από 3: Χρήση του Outlook ή μιας ενσωματωμένης εφαρμογής ημερολογίου
Βήμα 1. Κάντε κλικ στο "Νέα συνάντηση" κάτω από την αρχική καρτέλα στο Outlook
Εάν η εταιρεία σας χρησιμοποιεί μια βάση δεδομένων επικοινωνίας με ενσωματωμένο ημερολόγιο, όπως το Outlook, χρησιμοποιήστε τη για να ρυθμίσετε τη συνάντησή σας. Αυτό είναι συνήθως το προτιμώμενο σημείο επαφής για άτομα με τα οποία συνεργάζεστε.
Εάν η εταιρεία σας δεν χρησιμοποιεί το Outlook ή κάτι παρόμοιο, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το email που σχετίζεται με την εργασία σας για να στείλετε την πρόσκληση
Βήμα 2. Επιλέξτε μια ώρα και μια ημερομηνία από το παράθυρο "Βοηθός προγραμματισμού"
Αφού δημιουργήσετε μια νέα συνάντηση, θα εμφανιστεί το παράθυρο του ημερολογίου. Κάντε κλικ στο "Βοηθός προγραμματισμού" και επισημάνετε μια διαθέσιμη ώρα και ημερομηνία για τη συνάντησή σας.
Βεβαιωθείτε ότι είναι μια στιγμή που εσείς και οι συμμετέχοντες είναι διαθέσιμοι. Ανάλογα με την εφαρμογή της εταιρείας σας, ίσως χρειαστεί να προσαρμόσετε τις ρυθμίσεις προβολής για να εμφανίζεται το πρόγραμμα όλων (εκτός από το δικό σας)
Βήμα 3. Προσθέστε τους συμμετέχοντες πληκτρολογώντας τα ονόματά τους ή χρησιμοποιώντας το βιβλίο διευθύνσεών σας
Κάντε κλικ στη γραμμή κειμένου για να εισαγάγετε μη αυτόματα ονόματα ή μετακινηθείτε στο βιβλίο διευθύνσεών σας και επιλέξτε τα ονόματά τους από τη λίστα. Χρησιμοποιήστε τη λειτουργία "Βοηθός προγραμματισμού" για να ελέγξετε τη διαθεσιμότητα άλλων ατόμων.
Εάν τα άτομα δεν είναι διαθέσιμα, τα ονόματά τους θα εμφανίζονται επισημασμένα. Ο βοηθός θα εμφανίσει ακόμη και προτεινόμενες χρονικές περιόδους που ταιριάζουν σε εσάς και στα προγράμματα των παρευρισκομένων
Βήμα 4. Ορίστε τις ώρες έναρξης και λήξης της συνάντησης
Βεβαιωθείτε ότι η ημερομηνία της σύσκεψης είναι η ημερομηνία που επιλέξατε νωρίτερα και κάντε κλικ στο κουμπί ημερολογίου για να κάνετε τυχόν αλλαγές, εάν είναι απαραίτητο. Στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε τα αναπτυσσόμενα βέλη στα δεξιά των καταχωρήσεων ώρας για να επιλέξετε τους σωστούς χρόνους έναρξης και λήξης.
Η προσθήκη των τελευταίων ωρών είναι σεβαστή για τον χρόνο των ανθρώπων, ώστε να γνωρίζουν τι να περιμένουν και να μπορούν να προγραμματίσουν τη μετακίνηση ή την εργασία τους γύρω από τη συνάντηση
Βήμα 5. Κάντε κλικ στην επιλογή "Ραντεβού" στην καρτέλα "Σύσκεψη" στο επάνω μέρος της οθόνης
Κάνοντας κλικ σε αυτό το κουμπί θα επιστρέψετε στη γενική οθόνη ραντεβού και θα πρέπει να δείτε την καταχώρησή σας προγραμματισμένη. Από εδώ, θα μπορείτε να προσθέσετε ένα θέμα, τοποθεσία και σημειώσεις.
Εάν δεν βλέπετε την εγγραφή σας προγραμματισμένη στην οθόνη ραντεβού, επιστρέψτε και επαναλάβετε τη διαδικασία μέχρι να εμφανιστεί
Βήμα 6. Να είστε συγκεκριμένοι κατά την εισαγωγή του θέματος, της θέσης και των σημειώσεων
Ενημερώστε τους παραλήπτες σχετικά με το θέμα της συνάντησης με λίγα σύντομα λόγια (π.χ. «Προσεχείς δοκιμές προϊόντων»). Να είστε συγκεκριμένοι σχετικά με την τοποθεσία, παρέχοντας οδηγίες εάν δεν είναι ένας τυπικός τόπος συνάντησης ή αν είναι δύσκολο να φτάσετε. Προσθέστε τυχόν πρόσθετες σημειώσεις (όπως κάθε εργασία προετοιμασίας) που σχετίζονται με τη συνάντηση.
- Δώστε τη διεύθυνση της τοποθεσίας, ακόμα κι αν νομίζετε ότι την γνωρίζουν ήδη.
- Κάντε κλικ στο "αποστολή" όταν τελειώσετε.
Υπόδειξη:
Αποφύγετε υπερβολικά ευρεία θέματα όπως το "brainstorming" γιατί αυτό δεν λέει πολλά στους ανθρώπους για τον σκοπό της συνάντησης. Αντ 'αυτού, θα μπορούσατε να πείτε, "καταιγισμός ιδεών για προμηθευτές για νέο προϊόν".
Συμβουλές
- Όταν διορθώνετε το email ή την πρόσκλησή σας, κρατήστε το σύντομο και επίκαιρο.
- Χρησιμοποιήστε έναν φιλικό, επαγγελματικό τόνο γραφής.
- Ελέγξτε ξανά τη λίστα παραληπτών για να βεβαιωθείτε ότι έχουν προσκληθεί όλοι όσοι πρέπει να είναι εκεί.
- Πληκτρολογήστε διευθύνσεις στη γραμμή "bcc" εάν θέλετε όλες οι διευθύνσεις να παραμείνουν κρυφές από τους παραλήπτες.
Προειδοποιήσεις
- Μην στέλνετε την πρόσκληση ή το email χωρίς ημερομηνία, ώρα και τοποθεσία. Πιθανότατα θα απογοητεύσει τους προσκεκλημένους σας και θα λάβετε μια σειρά απαντήσεων που θα ζητούν αυτές τις πληροφορίες.
- Μην γράφετε με όλα τα γράμματα, θα ερμηνευτεί ως φωνάζοντας και είναι εξαιρετικά αντιεπαγγελματικό.
