Τα διαγράμματα ροής είναι ένα εξαιρετικό εργαλείο για τη διάσπαση των δυσνόητων διαδικασιών σε προσιτές έννοιες. Για τη δημιουργία ενός επιτυχημένου διαγράμματος ροής απαιτείται να απλοποιήσετε τις πληροφορίες και να τις παρουσιάσετε σε σαφή, συνοπτική μορφή. Για να δημιουργήσετε ένα διάγραμμα ροής στο Excel, θα πρέπει να δημιουργήσετε ένα πλέγμα, να ορίσετε και να συνδέσετε τα σχήματα από το μενού Shapes και να προσθέσετε το κατάλληλο κείμενο. Ομοίως, για να δημιουργήσετε ένα διάγραμμα ροής στο Word, θα πρέπει να εισαγάγετε έναν καμβά, να ενεργοποιήσετε ένα πλέγμα και να δημιουργήσετε και να συνδέσετε σχήματα από το μενού Shapes πριν προσθέσετε κείμενο.
Βήματα
Μέθοδος 1 από 3: Σχεδιάστε την έννοια
Βήμα 1. Γράψτε τις βασικές σας έννοιες
Το κλειδί για ένα επιτυχημένο διάγραμμα ροής είναι η αναγνωσιμότητά του. Βεβαιωθείτε ότι οι βασικές σας έννοιες εκφράζονται απλά και ότι η εξέλιξη από την έννοια στην έννοια εξηγείται με απλά βήματα.
Βεβαιωθείτε ότι έχετε προγραμματίσει ένα ξεχωριστό τελικό σημείο για το γράφημα. Αυτό θα διευκολύνει την ανάγνωση
Βήμα 2. Αποφασίστε μεταξύ τυπικής μορφής ή κολυμβητικού τύπου
Ένα τυπικό διάγραμμα ροής αναλύει μια διαδικασία από τις βασικές έννοιες και τις απαιτούμενες ενέργειες. Εάν έχετε πολλές ομάδες που συμμετέχουν στη διαδικασία που περιγράφεται από το διάγραμμα ροής, μια μορφή κολυμβητηρίου μπορεί να σας βοηθήσει να δείξετε ποιος πρέπει να κάνει τι. Κάθε βήμα διαγράμματος ροής τοποθετείται στη "Λωρίδα" για την ομάδα που είναι υπεύθυνη για την ολοκλήρωση της εργασίας (Μάρκετινγκ, Πωλήσεις, ΥΕ κ.λπ.).
- Τα μαγιό τυπικά διαμορφώνονται οριζόντια ή κάθετα. Το σημείο εκκίνησης είναι η επάνω αριστερή γωνία του γραφήματος.
- Τα μαγιό μπορεί να είναι δύσκολο να σχεδιαστούν εάν έχετε πολλές ιδέες που πρέπει να ταξιδεύουν εμπρός και πίσω μεταξύ των τμημάτων. Αυτό θα οδηγήσει σε μπερδεμένα γραφήματα.
Βήμα 3. Διάταξη του διαγράμματος ροής σας
Πριν ξεκινήσετε να σχεδιάζετε το διάγραμμα ροής σας μέσω λογισμικού, τραβήξτε το σε ένα ξυστό χαρτί. Τοποθετήστε την αρχική σας ιδέα στην κορυφή και επεκτείνετε το γράφημα κάτω από αυτό.
- Τα περισσότερα διαγράμματα ροής λειτουργούν με μια βασική δυαδική αρχή. Σε σημεία της διαδικασίας όπου συμβαίνουν παραλλαγές, ο αναγνώστης παρουσιάζεται με μια ερώτηση Ναι ή Όχι. Η απάντηση θα καθοδηγήσει τον αναγνώστη στην κατάλληλη ιδέα.
- Χρησιμοποιήστε διαφορετικά σχήματα για να αναπαραστήσετε διαφορετικούς τύπους εννοιών ή αποφάσεων. Η προσθήκη οπτικών ενδείξεων θα βοηθήσει στην αναγνωσιμότητα και την κατανόηση.
Βήμα 4. Ξεχωρίστε πολύπλοκες διαδικασίες
Εάν οι περιοχές του διαγράμματος ροής σας γίνονται πολύ πυκνές, διαχωρίστε την υποεπεξεργασία σε ένα νέο διάγραμμα ροής. Προσθέστε ένα πλαίσιο ως αναφορά στην υπο -διαδικασία στο αρχικό διάγραμμα ροής και ζητήστε από τον αναγνώστη να επιστρέψει σε αυτό όταν περάσει από την αναπτυγμένη ενότητα.
Μέθοδος 2 από 3: Δημιουργήστε ένα διάγραμμα ροής στο Excel
Βήμα 1. Δημιουργήστε ένα πλέγμα
Τα υπολογιστικά φύλλα του Excel διαμορφώνονται από προεπιλογή για να έχουν κελιά ευρύτερα από αυτά που είναι ψηλά. Για να δημιουργήσετε ένα ομοιόμορφο διάγραμμα ροής, θα θέλετε να ορίσετε τα μεγέθη των κελιών να είναι τετράγωνα. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στο κουμπί Επιλογή όλων των κελιών που βρίσκεται στην επάνω αριστερή γωνία του υπολογιστικού φύλλου.
- Κάντε δεξί κλικ σε οποιαδήποτε επικεφαλίδα στήλης και επιλέξτε Πλάτος στήλης από το μενού. Πληκτρολογήστε 2.14 στο πεδίο και πατήστε Enter. Αυτό θα αλλάξει όλα τα κελιά σε τέλεια τετράγωνα.
- Ενεργοποιήστε το Snap to Grid από το μενού Ευθυγράμμιση στην καρτέλα Διάταξη ή Διάταξη σελίδας. Αυτό θα κάνει τα δημιουργημένα αντικείμενα να προσαρμόσουν το μέγεθός τους ώστε να ταιριάζουν με το πλέγμα, βοηθώντας σας να δημιουργήσετε ομοιόμορφα σχήματα.
Βήμα 2. Ορίστε τα περιθώριά σας
Εάν σκοπεύετε να εξάγετε το υπολογιστικό φύλλο στο Word ή σε άλλο πρόγραμμα, θα θέλετε να βεβαιωθείτε ότι τα περιθώρια ευθυγραμμίζονται. Χρησιμοποιήστε το μενού Περιθώρια στην καρτέλα Διάταξη σελίδας ή Διάταξη για να προσαρμόσετε τα περιθώρια ώστε να ταιριάζουν με το λογισμικό στο οποίο εξάγετε.
Μπορείτε να προσαρμόσετε τον προσανατολισμό του εγγράφου (κατακόρυφο ή οριζόντιο) χρησιμοποιώντας το μενού Προσανατολισμός στην καρτέλα Διάταξη. Τα διαγράμματα ροής που πηγαίνουν από αριστερά προς τα δεξιά πρέπει να μορφοποιηθούν για τοπίο
Βήμα 3. Δημιουργήστε σχήματα
Κάντε κλικ στην καρτέλα Εισαγωγή και επιλέξτε το μενού Shapes. Επιλέξτε το σχήμα που θέλετε να δημιουργήσετε και, στη συνέχεια, σχεδιάστε το μέγεθος του πλαισίου χρησιμοποιώντας το ποντίκι σας. Μόλις δημιουργήσετε ένα σχήμα, μπορείτε να αλλάξετε το χρώμα και το στυλ περιγράμματος χρησιμοποιώντας τα εργαλεία στην καρτέλα Μορφή που ανοίγει.
Βήμα 4. Προσθέστε κείμενο
Για να προσθέσετε κείμενο σε σχήματα, κάντε κλικ στο κέντρο του σχήματος και ξεκινήστε να πληκτρολογείτε. Μπορείτε να προσαρμόσετε τη γραμματοσειρά και το στυλ στην καρτέλα Αρχική σελίδα. Κρατήστε το κείμενό σας σύντομο και συγκεκριμένο και βεβαιωθείτε ότι είναι ευανάγνωστο.
Βήμα 5. Συνδέστε τα σχήματα
Ανοίξτε το μενού Shapes από την καρτέλα Insert. Επιλέξτε το στυλ γραμμής που ταιριάζει περισσότερο στις ανάγκες σας. Τοποθετήστε το ποντίκι σας πάνω από το πρώτο σχήμα. Θα δείτε μικρά κόκκινα πλαίσια να εμφανίζονται στις άκρες του που δείχνουν πού μπορούν να συνδεθούν γραμμές.
- Ξεκινήστε τη γραμμή στο κόκκινο πλαίσιο και σύρετέ τη στο δεύτερο σχήμα.
- Στο δεύτερο σχήμα θα εμφανιστούν κόκκινα κουτάκια. Τοποθετήστε το τελικό σημείο της γραμμής σε ένα από αυτά τα πλαίσια.
- Τα σχήματα είναι πλέον συνδεδεμένα. Εάν μετακινήσετε ένα, η γραμμή θα παραμείνει συνδεδεμένη και θα προσαρμόσει τη γωνία της κατάλληλα.
- Προσθέστε σχόλια στις γραμμές σύνδεσης εισάγοντας ένα πλαίσιο κειμένου, διαθέσιμο από την καρτέλα Εισαγωγή.
Βήμα 6. Κατεβάστε ένα πρότυπο
Αντί να δημιουργήσετε ένα διάγραμμα ροής από την αρχή, υπάρχει μια ποικιλία προτύπων και οδηγών του Excel που διατίθενται τόσο δωρεάν όσο και για online αγορά. Πολλά από αυτά παίρνουν το μεγαλύτερο μέρος της εργασίας από τη δημιουργία ενός διαγράμματος ροής.
Μέθοδος 3 από 3: Δημιουργήστε ένα διάγραμμα ροής στο Word
Βήμα 1. Εισαγάγετε έναν καμβά
Ο ευκολότερος τρόπος για να δημιουργήσετε ένα διάγραμμα ροής στο Word είναι να δημιουργήσετε πρώτα έναν καμβά. Ένας καμβάς επιτρέπει μεγαλύτερη ελευθερία στην εργασία με σχήματα και επιτρέπει ορισμένες λειτουργίες που δεν είναι συνήθως διαθέσιμες, όπως οι γραμμές σύνδεσης.
Κάντε κλικ στην καρτέλα Εισαγωγή. Επιλέξτε το μενού Shapes και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο New Drawing Canvas στο κάτω μέρος του μενού. Ένα διακεκομμένο περίγραμμα του καμβά θα εμφανιστεί στο έγγραφό σας. Μπορείτε να προσαρμόσετε το μέγεθος του καμβά χειρίζοντας τις γωνίες
Βήμα 2. Ενεργοποιήστε το πλέγμα
Η χρήση πλέγματος θα σας επιτρέψει να δημιουργήσετε ομοιόμορφα σχήματα. Για να το ενεργοποιήσετε, κάντε κλικ στον καμβά για να τον κάνετε ενεργό. Στην καρτέλα Μορφή, κάντε κλικ στο Στοίχιση και, στη συνέχεια, επιλέξτε Ρυθμίσεις πλέγματος. Επιλέξτε τα πλαίσια για την εμφάνιση γραμμών πλέγματος και λήψης αντικειμένων.
Βήμα 3. Δημιουργήστε σχήματα
Με ενεργό τον καμβά, επιλέξτε την καρτέλα Εισαγωγή και κάντε κλικ στο μενού Shapes. Επιλέξτε το σχήμα που θέλετε να προσθέσετε. Χρησιμοποιήστε το ποντίκι σας για να σχεδιάσετε το σχήμα στο μέγεθος που θέλετε. Μόλις δημιουργήσετε ένα σχήμα, μπορείτε να αλλάξετε το χρώμα και το στυλ περιγράμματος χρησιμοποιώντας τα εργαλεία στην καρτέλα Μορφή που ανοίγει.
Βήμα 4. Προσθέστε κείμενο
Για να προσθέσετε κείμενο σε ένα σχήμα στο Word 2007, κάντε δεξί κλικ σε αυτό και επιλέξτε Προσθήκη κειμένου από το μενού. Για το Word 2010/2013, απλώς κάντε κλικ στο σχήμα και ξεκινήστε να πληκτρολογείτε. Μπορείτε να προσαρμόσετε τη γραμματοσειρά και το στυλ από την καρτέλα Αρχική σελίδα.
Βήμα 5. Συνδέστε τα σχήματα
Ανοίξτε το μενού Shapes από την καρτέλα Insert. Επιλέξτε το στυλ γραμμής που ταιριάζει περισσότερο στις ανάγκες σας. Τοποθετήστε το ποντίκι σας πάνω από το πρώτο σχήμα. Θα δείτε μικρά κουτάκια να εμφανίζονται στις άκρες του που δείχνουν πού μπορούν να συνδεθούν γραμμές.
- Ξεκινήστε τη γραμμή στο πλαίσιο και σύρετέ τη στο δεύτερο σχήμα.
- Μικρά κουτιά θα εμφανιστούν στις άκρες του δεύτερου σχήματος. Τοποθετήστε το τελικό σημείο της γραμμής σε ένα από αυτά τα πλαίσια.
- Τα σχήματα είναι πλέον συνδεδεμένα. Εάν μετακινήσετε ένα, η γραμμή θα παραμείνει συνδεδεμένη και θα προσαρμόσει τη γωνία της κατάλληλα.
- Προσθέστε σχόλια στις γραμμές σύνδεσης εισάγοντας ένα πλαίσιο κειμένου, διαθέσιμο από την καρτέλα Εισαγωγή.
Βοήθεια διαγράμματος ροής
Δείγμα σχεδίου γραφήματος ροής
Υποστήριξη wikiHow και ξεκλειδώστε όλα τα δείγματα.
Διάγραμμα Διάγραμμα ροής
Υποστήριξη wikiHow και ξεκλειδώστε όλα τα δείγματα.
Συμβουλές και κόλπα για το διάγραμμα ροής
Υποστήριξη wikiHow και ξεκλειδώστε όλα τα δείγματα.
