Πώς μπορείτε να ελευθερώσετε χρόνο οργανωμένος στο Microsoft Outlook. Αυτό απαιτεί πειθαρχία αλλά κυρίως οργάνωση του προγράμματος και τι κάνετε με τα εργαλεία.
Βήματα
Βήμα 1. Το πρώτο πράγμα που πρέπει να γίνει είναι να απενεργοποιήσετε τη νέα ειδοποίηση μέσω email
Για να το κάνετε αυτό, τραβήξτε προς τα κάτω το μενού Αρχείο, επιλέξτε Εργαλεία και μετά επιλέξτε Επιλογές. Θα ανοίξει το παράθυρο επιλογών. Στην καρτέλα Προτιμήσεις κάντε κλικ στο κουμπί "Επιλογές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου". Στο παράθυρο επιλογών που ανοίγει, κάντε κλικ στο κουμπί "Προηγμένες επιλογές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου". Στο παράθυρο επιλογών που ανοίγει, αναζητήστε την ενότητα "Όταν φτάσουν νέα στοιχεία στα εισερχόμενά μου". Αποεπιλέξτε όλες τις επιλογές.
Βήμα 2. Κάντε το ημερολόγιο ως προεπιλεγμένη προβολή στο Outlook
Θα σας παρέχει μια εικόνα για τις προγραμματισμένες εργασίες για την ημέρα. Για να ορίσετε το ημερολόγιο ως προεπιλεγμένη προβολή, τραβήξτε προς τα κάτω το μενού Αρχείο, επιλέξτε Εργαλεία και, στη συνέχεια, επιλέξτε Επιλογές. Στο παράθυρο Επιλογές, επιλέξτε την καρτέλα "Άλλα" και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί "Προηγμένες επιλογές". Στο παράθυρο "Προηγμένες επιλογές", αναζητήστε την ενότητα "Γενικές ρυθμίσεις" και κάντε κλικ στο πρόγραμμα περιήγησης. Θα ανοίξει ο επιλεγμένος φάκελος. Στο παράθυρο "Επιλογή φακέλου", επιλέξτε "Ημερολόγιο" και κάντε κλικ στο κουμπί ΟΚ τρεις φορές.
Βήμα 3. Για να συμπεριλάβετε τις εργασίες σας στο προεπιλεγμένο παράθυρο, τραβήξτε προς τα κάτω το μενού Αρχείο και επιλέξτε Προβολή και, στη συνέχεια, επιλέξτε Εργασία
Βήμα 4. Για να προβάλετε μόνο τις εργασίες που πρέπει να γίνουν σήμερα, τραβήξτε προς τα κάτω το μενού Αρχείο και επιλέξτε Προβολή, στη συνέχεια επιλέξτε "Προβολή πεδίου εργασιών" και, στη συνέχεια, "Σήμερα εργασίες"
Βήμα 5. Προγραμματίστε μια συγκεκριμένη ώρα κάθε μέρα για να δείτε τα email σας
Ορίστε 2 έως 3 φορές την ημέρα για να εργάζεστε με τα email σας και μην τα κοιτάτε οποιαδήποτε άλλη στιγμή. Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αποσπούν την προσοχή και σας εμποδίζουν να κάνετε πραγματική δουλειά.
Βήμα 6. Κάθε φορά που διαβάζετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, διαγράφετε πάντα τα Εισερχόμενά σας. Δεν πρέπει ποτέ να απομένει τίποτα στο τέλος της συνεδρίας email. Για να διαγράψετε τα εισερχόμενά σας, πρέπει να αποφασίσετε τι θα κάνετε με κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Έχετε τέσσερις επιλογές: Διαγραφή, αναβολή, ανάθεση ή εκτέλεση.
Βήμα 7. Εάν έχετε ασχοληθεί με το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, διαγράψτε το
Βήμα 8. Για να αναβάλλετε ένα e-mail, δημιουργήστε μια εργασία σύροντας το email στο κουμπί εργασίας στην κάτω αριστερή γωνία του Outlook
Θα δημιουργηθεί αυτόματα μια εργασία. επιλέξτε μια ημερομηνία και ώρα έναρξης και μια ημερομηνία και ώρα λήξης και, στη συνέχεια, αποθηκεύστε την.
Βήμα 9. Για να αναθέσετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, δημιουργήστε μια εργασία και αναθέστε την εργασία σε άλλο άτομο ή προωθήστε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε άλλο άτομο
Βήμα 10. Η τελευταία επιλογή είναι να κάνετε ό, τι είναι το έργο που απαιτεί το email
Εάν το κάνετε, διαγράψτε το από τα εισερχόμενά σας ή μετακινήστε το σε έναν προσωπικό φάκελο όπου διατηρείτε παλιά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Βήμα 11. Για να αποκλείσετε το χρόνο στο ημερολόγιό σας, σύρετε και αποθέστε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο κουμπί ημερολογίου στην κάτω αριστερή γωνία του Outlook
Θα ανοίξει ειδοποίηση συνάντησης. Εισαγάγετε την ώρα και την ημερομηνία που θέλετε να αποκλείσετε και, στη συνέχεια, αποθηκεύστε την. Ένα αντίγραφο του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα συμπεριληφθεί στην ειδοποίηση της σύσκεψης. Διαγράψτε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τα εισερχόμενα ή μεταβείτε σε έναν προσωπικό φάκελο.
