Ακούγεται απλό, αλλά είναι; Κάνετε τα σωστά βήματα; Υπάρχει ένας τρόπος διαχείρισης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χρησιμοποιώντας τους φακέλους αλληλογραφίας του Microsoft Outlook, αλλά δεν είναι πάντα προφανές πώς να το κάνετε αποτελεσματικά.
Βήματα
Βήμα 1. Προσδιορίστε άτομα ή ομάδες ατόμων από τα οποία λαμβάνετε τακτικά email από
Βήμα 2. Από το Outlook Mail, Actions, Rules and Alerts, δημιουργήστε νέους κανόνες για κάθε μεμονωμένη ομάδα ή άτομο από το οποίο λαμβάνετε τακτικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και κατευθύνετε αυτά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να μεταφερθούν σε έναν συγκεκριμένο φάκελο κάτω από το φάκελο Εισερχόμενα
Βήμα 3. Καθορίστε εάν θέλετε να Α) ειδοποιηθείτε όταν λαμβάνετε ένα ειδικό μήνυμα από αυτό το άτομο ή την ομάδα και/ή Β) το χαρακτηρίζετε ως αναγνωσμένο αμέσως
Ελέγξτε τις άλλες επιλογές δράσης για να δείτε αν μπορούν να σας βοηθήσουν περαιτέρω.
Βήμα 4. Δημιουργήστε νέους κανόνες για κάθε μεμονωμένη ομάδα ή άτομο στο οποίο στέλνετε τακτικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και κατευθύνετε αυτά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου να μετακινηθούν ως αντίγραφο του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που στέλνετε σε έναν συγκεκριμένο φάκελο στον φάκελο "Απεσταλμένα"
Βήμα 5. Με βάση την προτεραιότητα, αποφασίστε πότε και με ποια σειρά θέλετε να σταματήσετε την επεξεργασία ενός κανόνα
Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό όταν εργάζεστε με κανόνες που σας αφορούν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στείλετε - διαφορετικά θα αποθηκεύσετε πολλά αντίγραφα του ίδιου email.
Βήμα 6. Έχετε έναν κανόνα αποστολής στο κάτω μέρος όλων των αποσταλμένων κανόνων με διακοπή επεξεργασίας
Αυτός ο κανόνας θα πιάσει όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δεν έχουν τοποθετηθεί σε μεμονωμένους υποφακέλους.
Βήμα 7. Σε συνεχή βάση, αξιολογήστε τα Απεσταλμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που πηγαίνουν στον φάκελο Απεσταλμένα και δεν μετακινούνται σε άλλο υποφάκελο
Ο αριθμός των μηνυμάτων στο Απεσταλμένα φάκελο μπορεί να υποδείξει πότε είναι ώρα να δημιουργήσετε νέες υποκατηγορίες αποσταλμένων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Βήμα 8. Σε συνεχή βάση, αξιολογήστε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Εισερχόμενα που πηγαίνουν στα Εισερχόμενα και δεν μετακινούνται σε άλλη υποκατηγορία
Ο αριθμός των μηνυμάτων στο κύριο Inbox φάκελο μπορεί να καθορίσει πότε είναι ώρα να δημιουργήσετε νέες υποκατηγορίες των ληφθέντων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Βίντεο - Χρησιμοποιώντας αυτήν την υπηρεσία, ορισμένες πληροφορίες ενδέχεται να κοινοποιηθούν στο YouTube
Συμβουλές
- Το κλειδί για τη διαχείριση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χρησιμοποιώντας το Microsoft Outlook είναι να μάθετε πώς να δημιουργείτε κατηγορίες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και να δίνετε προτεραιότητα στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας - σκεφτείτε το ως κλάδεμα και βοτάνισμα στον κήπο των email σας - ώστε να μπορείτε να επωφεληθείτε από την άνθηση των διαθέσιμων πληροφοριών.
- Εξετάστε το ενδεχόμενο να αλλάξετε τις ιδιότητες των φακέλων ώστε να εμφανίζεται ο Συνολικός αριθμός στοιχείων και όχι ο συνολικός αριθμός των μη αναγνωσμένων στοιχείων, ιδιαίτερα εάν λαμβάνετε ήδη ειδοποιήσεις για σημαντικά νέα μηνύματα που λαμβάνονται.
- Για τους φακέλους για τους οποίους δημιουργείτε Απεσταλμένα αλληλογραφίας, προσαρμόστε την προβολή (δεξί κλικ στη γραμμή εμφάνισης/ταξινόμησης του φακέλου, Προσαρμογή τρέχουσας προβολής, Πεδία κ.λπ.) για να καταργήσετε Από και Ελήφθη και προσθέστε το Προς το και Απεσταλμένα πεδίο.
- Μόλις το Απεσταλμένα και Ελήφθη Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κατηγοριοποιούνται, είναι ευκολότερο να δείτε από πού προέρχεται η "ανάπτυξη email" και να αποφασίσετε πού θα κλαδέψετε και θα δημιουργήσετε νέα υποκαταστήματα.
- Για παράδειγμα, τα διαφημιστικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να αξίζουν τον έλεγχο κατά την πρώτη άφιξή τους, αλλά σύντομα μπαίνουν σε παλαίωση και μπορούν να αφαιρεθούν. Τραπεζικές ειδοποιήσεις και αποδείξεις που μπορεί να θέλετε να κρατήσετε περισσότερο.
- Μπορεί επίσης να θέλετε να προσθέσετε άλλα χρήσιμα πεδία στην προβολή του φακέλου σας. Μέγεθος σας επιτρέπει να βλέπετε και να ταξινομείτε κατά το μέγεθος του μηνύματος. Μπορεί να αποφασίσετε να αποφορτίσετε τους φακέλους ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας με μεγαλύτερα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και να τα διαχειριστείτε εκτός ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (δηλαδή, αποθηκεύστε σημαντικά συνημμένα ή αποθηκεύστε ένα ολόκληρο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε τοποθεσία εκτός του Outlook).
- Χρειάζεστε βοήθεια με ανεπιθύμητα μηνύματα στο Outlook; spambayes Είναι γρήγορο. Είναι εύκολο. Είναι δωρεάν.
Προειδοποιήσεις
- Όταν ο αριθμός των μηνυμάτων σε ένα φάκελο πλησιάζει έναν συγκεκριμένο αριθμό (50? 100? 200;), είναι καιρός να αξιολογήσετε το ζιζάνιο, το κλάδεμα, την υποκατηγοριοποίηση των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας σε αυτόν το φάκελο.
- Θα πρέπει να κάνετε την αρχική έκδοση του Outlook ως δοκιμαστική περίπτωσή σας για τη δημιουργία κανόνων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook, προτού κάνετε αλλαγές στην έκδοση εργασίας του Outlook (ή αντίστροφα, ανάλογα με το ποια σας ενδιαφέρει περισσότερο).
