Τα έγγραφα διαδικασίας οδηγούν τους αναγνώστες στη λογική ακολουθία των βημάτων που απαιτούνται για την επιτυχή ολοκλήρωση μιας διαδικασίας. Για παράδειγμα, τα άρθρα wikiHow είναι ένας τύπος εγγράφου διαδικασίας. Το περιεχόμενο ενός εγγράφου διαδικασίας μπορεί να είναι περίπλοκο ή απλό, αλλά θα πρέπει να καθορίσετε ποια βήματα πρέπει να ολοκληρωθούν, τη λογική ακολουθία για αυτά τα βήματα και τι θα επιτύχει η ακολουθία εάν ολοκληρωθεί με επιτυχία. Με αυτά τα βασικά στο μυαλό, είναι δυνατό να δημιουργηθεί τεκμηρίωση διαδικασίας για οτιδήποτε, από το βράσιμο ενός αυγού μέχρι την εκτέλεση μιας διεθνούς καμπάνιας μάρκετινγκ.
Βήματα
Μέρος 1 από 3: Έναρξη εγγράφου διαδικασίας
Βήμα 1. Προσδιορίστε τη διαδικασία
Σχεδόν οτιδήποτε μπορεί να διαλυθεί σε διαδικασία και να μετατραπεί σε έγγραφο διαδικασίας. Μερικά παραδείγματα περιλαμβάνουν:
- Παρασκευή ζυμαρικών
- Μάθηση οδήγησης
- Γράφοντας ένα γράμμα
- Εκτέλεση ρολού ντραμς
Βήμα 2. Μάθετε τι πόρους θα χρειαστούν οι αναγνώστες σας
Σκεφτείτε όλους τους πόρους που θα χρειαστούν οι αναγνώστες σας για να ολοκληρώσουν τη διαδικασία που θέλετε να περιγράψετε. Η κατανόηση των σχετικών πόρων θα είναι χρήσιμη όταν αποφασίζετε πώς να περιγράψετε καθένα από τα βήματα. Μερικά παραδείγματα απαραίτητων πόρων περιλαμβάνουν:
- Παρασκευή ζυμαρικών: νερό, ζυμαρικά, αλάτι, κατσαρόλα, σουρωτήρι, ζέστη, χρόνος
- Εκμάθηση οδήγησης: όχημα, δάσκαλος, χρόνος (μάθηση και εξάσκηση), γνώση των οδικών νόμων
- Γράφοντας ένα γράμμα: ικανότητες γραφής και ορθογραφίας, χαρτί, στυλό ή μολύβι
- Εκτέλεση ρολού ντραμς: σετ ντραμς, ντραμς, κάποια εμπειρία παίζοντας ντραμς, χρόνος
Βήμα 3. Εξετάστε το κοινό σας
Πριν προχωρήσετε περαιτέρω, θα πρέπει να αφιερώσετε λίγο χρόνο για να σκεφτείτε ποιο είναι το κοινό σας και τι γνωρίζει ήδη για το θέμα σας. Αυτή η γνώση μπορεί να σας βοηθήσει να καθορίσετε ποιες πληροφορίες πρέπει να συμπεριλάβετε και ποιες πληροφορίες μπορεί να μπορέσετε να αφήσετε εκτός.
Για παράδειγμα, εάν γράφετε ένα έγγραφο διαδικασίας για το πώς να μαγειρεύετε ζυμαρικά για ένα γενικό κοινό που μπορεί ή όχι να ξέρει να μαγειρεύει, τότε πιθανότατα θα θέλετε να ορίσετε όρους όπως "al dente" και να περιγράψετε τι σημαίνει " ρολό βράζει. »
Βήμα 4. Δημιουργήστε έναν τίτλο
Κάθε έγγραφο διαδικασίας χρειάζεται έναν σαφή τίτλο που να εξηγεί ποια διαδικασία περιγράφετε λεπτομερώς. Για να καθορίσετε πώς πρέπει να ονομάσετε το έγγραφο διαδικασίας, σκεφτείτε τι θέλετε να μάθουν οι αναγνώστες σας να κάνουν. Για παράδειγμα, μπορείτε να ονομάσετε το έγγραφο διεργασίας σας "Make Pasta", "Learn to Drive" ή "Write a Letter".
Χρησιμοποιήστε την επιτακτική φόρμα για τον τίτλο και τα βήματά σας. Το έγγραφο διαδικασίας θα πρέπει να ξεκινά με ρήμα ενεστώτα, όπως «φτιάχνω», «μαγειρεύω», «μαθαίνω» ή «γράφω». Θα πρέπει να συνεχίσετε να χρησιμοποιείτε αυτόν τον χρόνο για να περιγράψετε τα βήματα της διαδικασίας σας
Βήμα 5. Χρησιμοποιήστε την εισαγωγή σας για να προσελκύσετε τους αναγνώστες σας
Η εισαγωγή του εγγράφου διαδικασίας θα σας δώσει την ευκαιρία να εξηγήσετε τι θα προσφέρει το έγγραφο και να προσελκύσετε επίσης την προσοχή του αναγνώστη σας. Στην εισαγωγή σας, είναι καλή ιδέα να δημιουργήσετε μια αίσθηση κατεπείγοντος, έτσι ώστε ο αναγνώστης σας να θέλει να συνεχίσει. Προσπαθήστε να δημιουργήσετε ένα πρόβλημα στους αναγνώστες σας και στη συνέχεια προσφέρετε να το λύσετε.
Για παράδειγμα, όταν εισάγετε ένα έγγραφο διαδικασίας που εξηγεί πώς να φτιάχνετε ζυμαρικά, μπορείτε να πείτε κάτι σαν: «Το μαγείρεμα των ζυμαρικών μπορεί να φαίνεται εύκολο, αλλά είναι εύκολο να παραβραστεί ή να μαγειρευτεί ζυμαρικό. Αυτό είναι ένα πρόβλημα επειδή τα ζυμαρικά που είναι πολύ μασώμενα ή πολύ μαλακά μπορεί να είναι μη ορεκτικά, ανεξάρτητα από το είδος της σάλτσας που θα του βάλετε. Αν όμως φτιάξετε τα ζυμαρικά με τον σωστό τρόπο, τότε τα ζυμαρικά σας θα είναι το ίδιο εντυπωσιακά με τη σάλτσα σας »
Μέρος 2 από 3: Περιγραφή της διαδικασίας σας
Βήμα 1. Διαλύστε τη διαδικασία
Σκεφτείτε τα πράγματα που πρέπει να συμβούν ως μέρος της διαδικασίας που προσπαθείτε να περιγράψετε. Γράψτε όσα περισσότερα μέρη της διαδικασίας μπορείτε για να ξεκινήσετε. Αυτή είναι μια στρατηγική προ-γραφής που ονομάζεται "λίστα". Καθώς το κάνετε, προσπαθήστε να διασπάσετε τη διαδικασία σε μικρά, εύκολα κατανοητά βήματα. Για παράδειγμα, εάν θέλετε να εξηγήσετε πώς να φτιάξετε ζυμαρικά, τότε μπορείτε να γράψετε:
- Βγάλτε μια κατσαρόλα και γεμίστε τη με νερό.
- Βάζουμε την κατσαρόλα στη σόμπα και δυναμώνουμε τη φωτιά.
- Βγείτε ζυμαρικά.
- Προσθέστε ζυμαρικά στο νερό.
- Χαμηλώστε ελαφρώς τη θερμότητα.
- Μαγειρέψτε για το χρόνο που αναγράφεται στη συσκευασία.
- Στραγγίστε τα ζυμαρικά σε ένα σουρωτήρι στο νεροχύτη.
Βήμα 2. Τοποθετήστε τα βήματα σας με τη σειρά
Μόλις έχετε μια βασική λίστα βημάτων που θα πρέπει να ολοκληρώσουν οι αναγνώστες σας, κοιτάξτε τα και βεβαιωθείτε ότι είναι σε τάξη. Σκεφτείτε αν θα ήταν πιο λογικό να δώσετε ένα από τα βήματά σας νωρίτερα ή αργότερα στη σειρά.
- Για παράδειγμα, εάν περιγράφετε τη διαδικασία παρασκευής ζυμαρικών, τότε μπορεί να σκεφτείτε αν είναι πιο λογικό να λέτε στους αναγνώστες να βγάλουν τα ζυμαρικά πριν ή μετά το ζεστό νερό.
- Εάν η διαδικασία που περιγράφετε είναι κάτι πολύ περίπλοκο ή που μπορείτε να κάνετε χωρίς να το σκεφτείτε, τότε ίσως χρειαστεί να αφιερώσετε περισσότερο χρόνο λαμβάνοντας υπόψη τη λογική των βημάτων σας. Για παράδειγμα, αν είστε έμπειρος ντράμερ που προσπαθείτε να περιγράψετε πώς να κάνετε ένα drum roll, τότε ίσως χρειαστεί να καθίσετε στο σετ του ντραμς σας και να κάνετε μερικά drum rolls.
- Καθώς εκτελείτε τα βήματα στη διαδικασία σας, σκεφτείτε τι συμβαίνει πρώτο, δεύτερο, τρίτο κ.λπ. Συγκρίνετε αυτήν την ακολουθία με τη λίστα των βημάτων σας.
Βήμα 3. Καθορίστε εάν πρέπει να προσφέρετε τυχόν πρόσθετες πληροφορίες
Σκεφτείτε ξανά τη διαδικασία και προσπαθήστε να προσδιορίσετε εάν λείπουν πληροφορίες από τη διαδικασία. Προσπαθήστε να προσδιορίσετε εάν υπάρχει κάτι που θα πρέπει να κάνουν οι αναγνώστες προτού ολοκληρώσουν ένα από τα βήματά σας.
- Για παράδειγμα, μπορεί να συμβουλεύετε τους αναγνώστες σας να ορίσουν ένα χρονόμετρο κατά την προσθήκη των ζυμαρικών στο νερό. Or, μπορείτε να συμβουλεύσετε τους αναγνώστες να ελέγξουν ένα κομμάτι ζυμαρικά πριν στραγγίξουν ολόκληρο το δοχείο.
- Δοκιμάστε να διαβάσετε τα βήματα σας σε έναν φίλο για να δείτε αν κάτι έχετε χάσει. Μην επεκτείνετε τίποτα από όσα έχετε γράψει, απλώς διαβάστε τα βήματα σας σε έναν φίλο και ζητήστε προτάσεις.
Βήμα 4. Αναπτύξτε τα βήματά σας
Αφού επινοήσετε μια σταθερή ακολουθία για τα βήματά σας, θα χρειαστεί να επεκταθείτε σε κάθε σας βήμα. Κάθε βήμα στο έγγραφο διαδικασίας θα πρέπει να περιλαμβάνει χρήσιμες πληροφορίες που θα βοηθήσουν τους αναγνώστες σας να κατανοήσουν πώς να ολοκληρώσουν καθένα από τα βήματα. Προσπαθήστε να είστε όσο το δυνατόν πιο λεπτομερείς.
Για παράδειγμα, όταν συμβουλεύετε τους αναγνώστες να βγουν από ένα δοχείο και να το γεμίσουν με νερό, θα πρέπει να πείτε τι είδους δοχεία πρέπει να χρησιμοποιούν και πόσο νερό πρέπει να προσθέσουν οι αναγνώστες στο δοχείο. Μπορεί να πείτε στους αναγνώστες να χρησιμοποιήσουν ένα μεγάλο δοχείο για να μαγειρέψουν τα ζυμαρικά και να τα γεμίσουν με 12 φλιτζάνια νερό
Βήμα 5. Δώστε παραδείγματα
Τα παραδείγματα μπορούν να βοηθήσουν τους αναγνώστες σας να έχουν μια σαφέστερη ιδέα για το πώς να κάνουν κάτι που μπορεί να είναι δύσκολο να κατανοηθεί. Προσπαθήστε να χρησιμοποιήσετε παραδείγματα στα οποία θα είναι εύκολο να συνδεθούν οι αναγνώστες σας και εξηγήστε πώς το παράδειγμα σχετίζεται με τη διαδικασία που περιγράφετε.
Για παράδειγμα, εάν προσπαθείτε να εξηγήσετε στους αναγνώστες πόσο σφιχτά πρέπει να κρατάτε ένα τύμπανο για να κάνετε ένα drumroll, τότε μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το παράδειγμα του να κρατάτε ένα μολύβι για να περιγράψετε πόση πίεση απαιτείται. Οι αναγνώστες θα μπορούν να συσχετίζονται με το να κρατούν ένα στυλό ή μολύβι και να χρησιμοποιούν αυτές τις γνώσεις για να τους βοηθήσουν να κρατήσουν ένα τύμπανο με τον σωστό τρόπο
Βήμα 6. Προσφέρετε συμβουλές αντιμετώπισης προβλημάτων
Σκεφτείτε τα κοινά λάθη που κάνουν οι άνθρωποι όταν προσπαθούν να ολοκληρώσουν αυτήν τη διαδικασία και βεβαιωθείτε ότι αντιμετωπίζετε αυτά τα κοινά λάθη στο έγγραφό σας. Mightσως βρείτε έναν τρόπο να επεξεργαστείτε αυτές τις πληροφορίες σε ένα από τα βήματά σας ή μπορεί να δώσετε αυτές τις πληροφορίες στο τέλος του εγγράφου σας.
Για παράδειγμα, ίσως ο λόγος για τον οποίο πολλοί άνθρωποι καταλήγουν να μαγειρεύουν τα ζυμαρικά τους είναι επειδή ξεχνούν να βάλουν χρονόμετρο. Perhaps ίσως πολλοί άνθρωποι παλεύουν με τα drum rolls επειδή κρατούν τα ντραμς τους πολύ σφιχτά
Μέρος 3 από 3: Ολοκλήρωση του εγγράφου
Βήμα 1. Συμπεριλάβετε μεταβάσεις όπου χρειάζεται
Οι μεταβάσεις είναι λέξεις που βοηθούν στη βελτίωση της ροής της γραφής σας. Οι μεταβάσεις μπορούν να σας βοηθήσουν να διευκρινίσετε πότε οι αναγνώστες υποτίθεται ότι κάνουν πράγματα στη διαδικασία σας. Για παράδειγμα, μπορεί να συμβουλεύετε τους αναγνώστες σας να ρυθμίσουν σωστά το χρονόμετρο ΠΡΙΝ προσθέσετε τα ζυμαρικά στο βραστό νερό. Or, μπορείτε να συμβουλεύσετε τους αναγνώστες σας να βάλουν γάντια φούρνου ΚΑΙ ΜΕΤΑ να ρίξουν τα ζυμαρικά στο τρυπητό στο νεροχύτη. Ορισμένες άλλες καλές λέξεις μετάβασης για χρήση σε ένα έγγραφο διεργασίας περιλαμβάνουν:
- Επόμενο
- μετά
- πρώτα
- τελευταίος
- επίσης
Βήμα 2. Απλοποιήστε τη γλώσσα σας
Όταν περιγράφετε μια διαδικασία για ένα μεγάλο κοινό, είναι σημαντικό να βεβαιωθείτε ότι οι λέξεις που χρησιμοποιείτε είναι αρκετά απλές για να κατανοήσουν οι περισσότεροι. Η χρήση πολλών ορολογιών (τεχνική γλώσσα) μπορεί να δυσκολέψει τους αναγνώστες να κατανοήσουν τις οδηγίες. Αφιερώστε ένα λεπτό για να διαβάσετε τις οδηγίες σας και αναζητήστε τρόπους για να απλοποιήσετε τη γλώσσα.
Εάν πρέπει να χρησιμοποιήσετε μια ειδική λέξη για να περιγράψετε τη διαδικασία σας, βεβαιωθείτε ότι την ορίζετε για τους αναγνώστες σας. Για παράδειγμα, εάν περιγράφετε πώς να φτιάχνετε ζυμαρικά, θα πρέπει να εξηγήσετε τι σημαίνει «al dente»
Βήμα 3. Δοκιμάστε τη διαδικασία
Είναι σημαντικό να βεβαιωθείτε ότι η διαδικασία που περιγράψατε μπορεί να πραγματοποιηθεί με επιτυχία ακολουθώντας τις οδηγίες σας. Προσπαθήστε να ολοκληρώσετε τη διαδικασία που έχετε περιγράψει ακολουθώντας κάθε βήμα με τη σειρά που τα έχετε τοποθετήσει και χρησιμοποιώντας μόνο τις πληροφορίες που έχετε συμπεριλάβει.
- Καθώς δοκιμάζετε τη διαδικασία, προσπαθήστε να προσδιορίσετε τυχόν πληροφορίες που λείπουν ή οτιδήποτε μπορεί να είναι ασαφές στους αναγνώστες σας.
- Ζητήστε από κάποιον άλλο να δοκιμάσει και τη δική σας διαδικασία. Εάν κάποιος άλλος δοκιμάσει τη διαδικασία σας, μπορεί να διασφαλίσει ακόμη μεγαλύτερη ακρίβεια στο έγγραφο διαδικασίας σας. Ζητήστε από έναν φίλο ή μέλος της οικογένειας να χρησιμοποιήσει τα βήματά σας για να ολοκληρώσει τη διαδικασία που περιγράψατε.
Βήμα 4. Διαμορφώστε το έγγραφό σας
Ανάλογα με τον τρόπο με τον οποίο σκοπεύετε να χρησιμοποιήσετε το έγγραφο διαδικασίας, ίσως χρειαστεί να το μορφοποιήσετε. Για παράδειγμα, εάν το έγγραφο διεργασίας σας προορίζεται να διαμορφωθεί ως δοκίμιο στυλ MLA για μια εργασία τάξης, τότε θα πρέπει να διαβάσετε τις οδηγίες του εκπαιδευτή σας και να βεβαιωθείτε ότι το έγγραφό σας τις πληροί. Εάν χρησιμοποιείτε το έγγραφό σας για έναν ιστότοπο, τότε θα πρέπει να μορφοποιήσετε το έγγραφό σας για να καλύψει τις ανάγκες σας.
