Στην εποχή των κινητών τηλεφώνων, η εθιμοτυπία των τηλεφώνων έχει ξεφύγει σε μεγάλο βαθμό. Το να γνωρίζετε πώς να λαμβάνετε μηνύματα είναι ακόμα χρήσιμο όταν εργάζεστε σε ένα γραφείο ή όταν καλείτε κάποιον άλλο. Το να είσαι ευγενικός, να γράφεις τα πάντα και να παραδίδεις το μήνυμα άμεσα είναι το κλειδί!
Βήματα
Βήμα 1. Απαντήστε στο τηλέφωνο
Το άτομο από την άλλη άκρη ζητά τον άμεσο επόπτη ή συνεργάτη σας που δεν βρίσκεται στο γραφείο του/της. Το πρώτο πράγμα που πρέπει να κάνετε είναι να πείτε, "Αυτός/αυτή δεν είναι διαθέσιμος αυτήν τη στιγμή. Μπορώ να λάβω ένα μήνυμα;" Αν υποθέσουμε ότι λένε ναι, συνεχίστε στο επόμενο βήμα. Εάν λένε όχι, τότε επιμείνετε να σας επιτρέψουν τουλάχιστον να τους βοηθήσετε. Εάν αρνηθούν ευγενικά, ζητήστε από το άτομο να σας δώσει τουλάχιστον το όνομα και την επωνυμία της εταιρείας. βεβαιωθείτε ότι έχετε σημειώσει τον αριθμό του αναγνωριστικού εκτός κλήσης, ενημερώστε επίσης το άτομο για μια καλή στιγμή για να προσπαθήσει ξανά. Απλώς θυμηθείτε να ρωτήσετε αν μπορείτε να κάνετε κάτι άλλο - μπορεί να θέλουν να καλέσουν και να αφήσουν ένα μήνυμα στον τηλεφωνητή. Φροντίστε να αφήσετε όποιον ήταν η κλήση για το ποιος τηλεφώνησε και πότε μπορεί να προσπαθήσει ξανά.
Βήμα 2. Γράψτε όλα όσα λένε
Μπορεί να μην πιστεύετε ότι είναι σημαντικό αυτό που λένε, αλλά το άτομο για το οποίο γράφετε το μήνυμα μπορεί να το πιστεύει. Εάν χρειάζεται, ζητήστε τους να επαναλάβουν τις πληροφορίες.
Βήμα 3. Πείτε αντίο (και "Σας καλωσορίζω" αν ισχύει)
Βήμα 4. Δώστε το μήνυμα στο άτομο το συντομότερο δυνατό ή αφήστε το κάπου να το βρει
Συμβουλές
- Να είσαι ευγενικός.
- Γράψτε με καθαρό χειρόγραφο.
- Βεβαιωθείτε ότι δεν γράφετε το λάθος. Δεν θα θέλατε το άτομο που λαμβάνει το μήνυμα να έχει λάθος ιδέα.
