Η δημιουργία ενός ιδανικού χαιρετισμού φωνητικού ταχυδρομείου είναι σημαντική. Μπορεί να δώσει στους καλούντες μια πρώτη εντύπωση για εσάς, οπότε το να αφήσετε έναν ευγενικό, επαγγελματικό χαιρετισμό είναι σημαντικό, ειδικά αν σας καλεί ένας πιθανός εργοδότης. Απαλλαγείτε από το παλιό αυτόματο φωνητικό ταχυδρομείο που ενοχλεί τη μαμά σας και ηχογραφήστε έναν ενημερωτικό και φιλικό χαιρετισμό που σας κάνει να φαίνεστε καλοί.
Βήματα
Μέρος 1 από 3: Σχεδιάζοντας αυτό που θέλετε να πείτε
Βήμα 1. Γράψτε μια λίστα πληροφοριών που θέλετε να συμπεριλάβετε στον χαιρετισμό του τηλεφωνητή σας
Η σύνταξη μιας λίστας σημείων που πρέπει να συμπεριληφθούν μπορεί να ακούγεται κουραστική, αλλά όταν ο φωνητικός σας ταχυδρομείο θα μπορούσε να είναι η πρώτη εντύπωση που έχει κάποιος για εσάς, είναι καλύτερο αν δεν συνοδεύεται από ένα σωρό θορύβους «εμ, ε», και αμήχανες παύσεις.
- Θέλετε ο τηλεφωνητής σας να περιέχει κάποιες βασικές πληροφορίες με ευγενικό τρόπο που θα βοηθήσουν τον καλούντα να καταλάβει ότι είστε εσείς και οι πληροφορίες να φύγουν, ώστε να μπορείτε να καλέσετε το συντομότερο δυνατό.
- Συμπεριλάβετε το όνομά σας (και την εταιρεία εάν πρόκειται για επαγγελματικό τηλεφωνητή), μια δήλωση που ενημερώνει τον καλούντα ότι ζητάτε συγγνώμη για την απώλεια της κλήσης και πληροφορίες που θα θέλατε από τον καλούντα, όπως όνομα, αριθμός και σύντομο μήνυμα σχετικά με τον σκοπό της κλήσης.
Βήμα 2. Καταγράψτε ένα σενάριο για τον χαιρετισμό σας
Θέλετε να δημιουργήσετε ένα σενάριο από το οποίο μπορείτε να διαβάσετε κατά την εγγραφή του τηλεφωνητή σας. Έχοντας κάτι να διαβάσετε, μπορείτε να χαλαρώσετε και να ακούσετε ευγενικοί και σίγουροι.
- Ξεκινήστε με ένα ευγενικό «Γεια». Ενημερώστε τον καλούντα για το ποιος είστε και ζητήστε συγγνώμη για τη χαμένη κλήση.
- Τερματίστε το σενάριό σας ζητώντας από τον καλούντα να αφήσει ένα όνομα και έναν αριθμό επικοινωνίας με ένα σύντομο μήνυμα. Ενημερώστε τον καλούντα ότι θα επικοινωνήσετε μαζί του το συντομότερο δυνατό. Μπορείτε επίσης να εγγραφείτε με ένα φιλικό "Καλή σας μέρα", αν το επιθυμείτε.
Βήμα 3. Διαβάστε το σενάριό σας
Θέλετε να βεβαιωθείτε ότι ακούγεται επαγγελματικά και φιλικά, ενώ λαμβάνετε ένα σαφές μήνυμα. Σκεφτείτε το είδος των ανθρώπων που μπορεί να σας αφήνουν φωνητικά μηνύματα και βεβαιωθείτε ότι τα δικά σας είναι ευγενικά και ενημερωτικά.
- Βεβαιωθείτε ότι το σενάριό σας περιλαμβάνει τις πληροφορίες από τη λίστα σας. Αποφύγετε τους συνηθισμένους, επίπεδους χαιρετισμούς όπως "Η κλήση σας είναι πολύ σημαντική για μένα". Εάν η κλήση είναι σημαντική, θα κάνετε την προσπάθεια να την επιστρέψετε το συντομότερο δυνατό.
- Εάν ρυθμίζετε έναν αυτόματο τηλεφωνητή για εργασία, ακόμη και αν βρίσκεται στο κελί σας, σκεφτείτε να δώσετε στους καλούντες εναλλακτικούς τρόπους για να επικοινωνήσουν για να επικοινωνήσουν μαζί σας. Δώστε μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή τη διεύθυνση στον ιστότοπό σας, όπου μπορεί να βρεθούν περισσότερες πληροφορίες.
- Αφού διαβάσετε δυνατά τον φωνητικό ταχυδρομείο σας και αισθανθείτε ότι παρέχει σχετικές πληροφορίες με φιλικό, επαγγελματικό τρόπο, είστε έτοιμοι να ηχογραφήσετε.
Μέρος 2 από 3: Ηχογράφηση του τηλεφωνητή σας
Βήμα 1. Περιορίστε τον θόρυβο στο παρασκήνιο
Θέλετε η φωνή σας να είναι καθαρή και καθαρή, οπότε βεβαιωθείτε ότι δεν υπάρχει θόρυβος στο παρασκήνιο, όπως ραδιόφωνο, τηλεόραση ή άνθρωποι που μιλούν.
- Το καλύτερο μέρος για να ηχογραφήσετε τον αυτόματο τηλεφωνητή σας είναι σε ένα ήσυχο δωμάτιο μακριά από υπερβολικό θόρυβο.
- Τα μικρότερα δωμάτια θα λειτουργούν επίσης καλύτερα καθώς δεν θα υπάρχει τόσος ήχος περιβάλλοντος όσο σε έναν μεγάλο, ανοιχτό χώρο.
Βήμα 2. Εισαγάγετε τη λειτουργία ρύθμισης φωνητικού ταχυδρομείου στο τηλέφωνό σας
Ανάλογα με την εταιρεία κινητής τηλεφωνίας και το τηλέφωνό σας, υπάρχουν διάφοροι τρόποι εγγραφής ενός νέου χαιρετισμού.
- Εάν χρησιμοποιείτε iPhone και διαθέτετε iOS 8 ή μεταγενέστερη έκδοση, μπορείτε να μεταβείτε στην εφαρμογή "Τηλέφωνο" και να πατήσετε το κουμπί "Τηλεφωνητής". Αυτό θα σας φέρει σε μια οθόνη που εμφανίζει τα φωνητικά σας μηνύματα και στην επάνω αριστερή γωνία θα υπάρχει μια επιλογή για "Χαιρετισμός", κάντε κλικ σε αυτό και από εκεί μπορείτε να ακούσετε ή να επεξεργαστείτε τον χαιρετισμό σας.
- Οι χρήστες Android μπορούν να κρατήσουν πατημένο το πλήκτρο 1 στο καντράν έως ότου το τηλέφωνό σας συνδεθεί στην υπηρεσία τηλεφωνητή. Εισαγάγετε το PIN σας όταν σας ζητηθεί ή ρυθμίστε τα εισερχόμενα του αυτόματου τηλεφωνητή σας για πρώτη φορά και, στη συνέχεια, ακολουθήστε τα μηνύματα για να ηχογραφήσετε έναν νέο χαιρετισμό. Ορισμένες συσκευές Android ενδέχεται να διαθέτουν εφαρμογή φωνητικού ταχυδρομείου, ανάλογα με την εταιρεία κινητής τηλεφωνίας σας.
- Δοκιμάστε να καλέσετε τον δικό σας αριθμό τηλεφώνου εάν αντιμετωπίζετε δυσκολία πρόσβασης στην υπηρεσία τηλεφωνητή σας.
Βήμα 3. Διαβάστε το σενάριό σας
Είστε έτοιμοι να ηχογραφήσετε, βρίσκεστε σε ένα άνετο ήσυχο μέρος και έχετε το σενάριό σας στο χέρι. Απλώς διαβάστε το υπέροχο σενάριό σας όταν σας ζητηθεί να ηχογραφήσετε.
- Προσπαθήστε να μην χρησιμοποιείτε μια εντελώς μονότονη φωνή. Θέλετε να μιλήσετε με έναν φιλικό τόνο συνομιλίας.
- Εάν δυσκολεύεστε να προσθέσετε κάποια έκφραση στη φωνή σας ή να μιλήσετε καθαρά, δοκιμάστε να εξασκήσετε τον χαιρετισμό σας μπροστά σε έναν φίλο για να λάβετε σχόλια και να νιώσετε πιο άνετα.
Βήμα 4. Προεπισκόπηση της εγγραφής σας
Αφού ηχογραφήσετε τον χαιρετισμό του τηλεφωνητή σας, έχετε την επιλογή να κάνετε προεπισκόπηση πριν την αποθήκευση. Ακούστε τον τηλεφωνητή σας για να βεβαιωθείτε ότι έχετε μιλήσει με σαφή και ευγενικό τρόπο και ότι έχετε συμπεριλάβει όλες τις σημαντικές πληροφορίες.
- Θυμηθείτε, θέλετε να συμπεριλάβετε το όνομά σας ή το όνομα της οικογένειάς σας.
- Ενημερώστε τον καλούντα ότι ζητάτε συγγνώμη για την απώλεια της κλήσης και θα την επιστρέψετε το συντομότερο δυνατό.
- Δώστε μια σύντομη σειρά οδηγιών σχετικά με τις πληροφορίες που θα θέλατε να παρέχει ο καλών, ώστε να μπορείτε να ενημερώνεστε όταν επιστρέψετε την κλήση.
Βήμα 5. Ζητήστε από έναν φίλο να σας καλέσει
Ζητήστε από κάποιον που εμπιστεύεστε να ακούσει τον χαιρετισμό του τηλεφωνητή σας και να σας δώσει σχόλια.
Το να έχετε έναν φίλο να καλεί το τηλέφωνό σας και να ακούει τον χαιρετισμό του τηλεφωνητή σας είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να διαπιστώσετε εάν έχετε καταγράψει επιτυχώς έναν φιλικό και σωστό χαιρετισμό που οι πραγματικοί καλούντες μπορούν να ακούσουν και να κατανοήσουν
Μέρος 3 από 3: Αντιμετώπιση προβλημάτων
Βήμα 1. Δοκιμάστε να κάνετε επανεκκίνηση του τηλεφώνου σας εάν ο τηλεφωνητής δεν λειτουργεί
Η επανεκκίνηση του τηλεφώνου σας είναι μια γρήγορη λύση για πολλά κοινά προβλήματα φωνητικού ταχυδρομείου. Εάν δεν μπορείτε να συνδεθείτε με την υπηρεσία φωνητικού ταχυδρομείου ή αντιμετωπίζετε άλλα προβλήματα στον τηλεφωνητή, δοκιμάστε να επανεκκινήσετε το τηλέφωνό σας προτού προχωρήσετε.
Βήμα 2. Ελέγξτε για να βεβαιωθείτε ότι ο τηλεφωνητής έχει ρυθμιστεί στο τηλέφωνό σας
Εάν χρησιμοποιείτε νέο τηλέφωνο ή μόλις αλλάξατε κάρτες SIM, θα χρειαστεί να ρυθμίσετε τον αυτόματο τηλεφωνητή για τον λογαριασμό σας προτού μπορέσετε να ηχογραφήσετε τον νέο χαιρετισμό σας. Υπάρχουν διάφοροι τρόποι με τους οποίους μπορείτε να έχετε πρόσβαση στις δυνατότητες του τηλεφωνητή σας, ανάλογα με την υπηρεσία και τη συσκευή σας:
- Πατήστε παρατεταμένα το 1 στο καντράν του τηλεφώνου. Αυτό λειτουργεί στις περισσότερες συσκευές και υπηρεσίες.
- Πατήστε το κουμπί φωνητικού ταχυδρομείου στο καντράν του iPhone σας.
- Κλήση *86 (Verizon) ή 123 (T-Mobile).
- Καλέστε τον δικό σας αριθμό από το τηλέφωνό σας. Για πολλές υπηρεσίες, αυτό θα καλέσει τον αυτόματο τηλεφωνητή σας.
Βήμα 3. Βεβαιωθείτε ότι το σχέδιό σας περιλαμβάνει φωνητικό ταχυδρομείο
Ενώ τα περισσότερα σχέδια περιλαμβάνουν βασικές υπηρεσίες τηλεφωνητή αυτές τις μέρες, είναι ακόμα πιθανό να έχετε ένα σχέδιο που δεν διαθέτει δυνατότητα φωνητικού ταχυδρομείου. Ελέγξτε τη μηνιαία δήλωσή σας ή επικοινωνήστε με την εταιρεία κινητής τηλεφωνίας σας εάν δεν είστε σίγουροι.
Βήμα 4. Επικοινωνήστε με την εταιρεία κινητής τηλεφωνίας σας εάν έχετε ξεχάσει τον κωδικό πρόσβασης του τηλεφωνητή σας ή δεν μπορείτε να λειτουργήσετε τον τηλεφωνητή
Εάν είχατε ρυθμίσει προηγουμένως τον αυτόματο τηλεφωνητή σας αλλά δεν θυμάστε τον κωδικό πρόσβασής σας, θα πρέπει να επικοινωνήσετε με τη γραμμή εξυπηρέτησης πελατών της εταιρείας κινητής τηλεφωνίας σας. Ένας εκπρόσωπος υπηρεσίας θα μπορεί να επαναφέρει τον κωδικό πρόσβασής σας στον τηλεφωνητή. Το τμήμα Εξυπηρέτησης Πελατών θα πρέπει επίσης να είναι σε θέση να σας βοηθήσει σε οποιαδήποτε άλλα προβλήματα ενδέχεται να αντιμετωπίζετε με τον τηλεφωνητή.
Συμβουλές
- Ξαναγράψτε τον χαιρετισμό εάν είναι απαραίτητο. Πάρτε το χρόνο σας και μην βιαστείτε.
- Μπορείτε επίσης να σκεφτείτε έναν πολύγλωσσο χαιρετισμό εάν εσείς ή κάποιος διαθέσιμος μιλάτε αυτήν τη γλώσσα. Η δεύτερη γλώσσα (ες) μπορεί να ακολουθεί τον αγγλικό χαιρετισμό.
- Όταν ηχογραφείτε τον χαιρετισμό του τηλεφωνητή σας, σηκωθείτε όρθιοι και περπατήστε λίγο.
- Κρατήστε την εγγραφή σας σύντομη και γλυκιά.
- Εάν ηχογραφείτε έναν χαιρετισμό φωνητικού ταχυδρομείου για μια επιχείρηση, πείτε ποιοι είναι στην εταιρεία σας και το όνομα της εταιρείας. Μπορείτε επίσης να συμπεριλάβετε εναλλακτικές μεθόδους επικοινωνίας.
- Εάν ηχογραφείτε έναν χαιρετισμό φωνητικού ταχυδρομείου που είναι προσωρινός επειδή θα λείπετε, μην ενημερώσετε τους καλούντες πού πηγαίνετε ή ότι δεν είστε σπίτι.
