Η έναρξη ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με τον σωστό χαιρετισμό μπορεί να είναι δύσκολη. Όταν στέλνετε ένα επαγγελματικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή γράφετε σε κάποιον που δεν γνωρίζετε καλά, το καλύτερο στοίχημά σας είναι συνήθως να επιλέξετε έναν απλό, ευέλικτο χαιρετισμό όπως "Γεια" πριν απευθυνθείτε στο άτομο με το επώνυμό του. Εάν γράφετε σε έναν φίλο, μέλος της οικογένειας ή κάποιον άλλο με τον οποίο έχετε μια πιο περιστασιακή σχέση, είναι εντάξει να τους αναφέρετε με το μικρό τους όνομα.
Βήματα
Μέθοδος 1 από 4: Επιλογή κατάλληλου χαιρετισμού
Βήμα 1. Πείτε "Γεια" για να ξεκινήσετε το email σας σε μια φιλική σημείωση
Ένα απλό "Γεια" ακολουθούμενο από το όνομα του ατόμου θα λειτουργήσει μια χαρά για την πλειοψηφία των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Είναι χαλαρό και προσωπικό χωρίς να νιώθετε υπερβολικά επίσημα ή περιστασιακά. Και δεδομένου ότι είναι τόσο σύντομο και άμεσο, δεν θα αποσπά την προσοχή του αναγνώστη σας ή δεν θα φαίνεται παράταιρο.
Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το "Γεια" όταν απευθύνεστε σε πολλούς παραλήπτες ταυτόχρονα, όπως στο "Γεια σε όλους"
Υπόδειξη:
Το "Γεια" κάνει έναν μεγάλο χαιρετισμό χωρίς φασαρία, για όλες τις χρήσεις, είτε το email σας προορίζεται για έναν φίλο, έναν επόπτη ή έναν ξένο.
Βήμα 2. Ανοίξτε με το "Dear" για πιο επίσημα μηνύματα
Το "Dear" είναι ένας ευέλικτος χαιρετισμός-είναι πιο σωστό από το "Hi", αλλά εξακολουθεί να έχει ένα ζεστό, ευχάριστα ντεμοντέ δαχτυλίδι. Αυτό καθιστά έναν τέλειο τρόπο για να καλέσετε αλληλογραφία τόσο με στενούς αγαπημένους σας όσο και με άτομα που δεν γνωρίζετε πολύ καλά.
Αυτός ο χαιρετισμός μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί για φίλους και συγγενείς
Βήμα 1.
- Η λέξη "Αγαπητέ" φέρει επίσης μια νότα ευπρέπειας και σεβασμού που δεν έχουν οι λιγότερο επίσημοι χαιρετισμοί.
- Ένα μειονέκτημα αυτού του ανοίγματος είναι ότι θα μπορούσε να θεωρηθεί λίγο πολύ επίσημο για μερικούς, ειδικά σε ένα επιχειρηματικό περιβάλλον.
Βήμα 2. Χρησιμοποιήστε έναν ανώνυμο χαιρετισμό εάν δεν γνωρίζετε το όνομα του παραλήπτη σας
Οι "Χαιρετισμοί" και "Σε ποιον μπορεί να αφορά" είναι δύο από τους πιο συνηθισμένους, προσβλητικούς ανώνυμους χαιρετισμούς. Είναι ένα ασφαλές στοίχημα για εκείνες τις στιγμές που δεν είστε σίγουροι ποιος θα διαβάσει το μήνυμά σας.
- Θα μπορούσατε επίσης να δοκιμάσετε κάτι διφορούμενο, όπως "Αγαπητέ Κύριε ή Κυρία", αν και αυτό μπορεί να βγει λίγο αποπνικτικό σε όλα εκτός από τα πιο επίσημα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
- Οι ανώνυμοι χαιρετισμοί χρησιμοποιούνται συχνότερα όταν γράφετε σε ομάδες, όπως επιχειρήσεις και οργανισμούς, παρά σε άτομα.
Βήμα 3. Βάλτε το όνομα του ατόμου από μόνο του εάν θέλετε να φτάσετε στο σημείο
Εάν έχετε απορίες σχετικά με τον χαιρετισμό που χρησιμοποιείτε ή προτιμάτε να αφήσετε το μήνυμά σας στο επίκεντρο, είναι απολύτως εντάξει να δηλώσετε το όνομα του παραλήπτη σας και να το αφήσετε. Απλώς προσθέστε ένα κόμμα, παραλείψτε μια γραμμή και πείτε αυτό που θέλετε να πείτε.
- "Κυρία. Thompson »δεν ακούγεται περισσότερο ή λιγότερο επίσημα από το« Γεια σας κυρία Thompson »και σας επιτρέπει να παρακάμψετε την αναποφασιστικότητα να επιλέξετε τον πιο κατάλληλο χαιρετισμό.
- Η χρήση του ονόματος του ατόμου ως χαιρετισμού από μόνο του μπορεί επίσης να είναι χρήσιμη στην αλληλογραφία παρακολούθησης όταν δεν θέλετε απαραιτήτως να επιλέγετε νέο χαιρετισμό κάθε φορά.
Μέθοδος 2 από 4: Απευθυνθείτε στον παραλήπτη σας
Βήμα 1. Καλέστε το άτομο με το μικρό του όνομα αν το γνωρίζετε καλά
Αυτός ο κανόνας είναι αρκετά απλός: αν είστε με βάση το όνομα με κάποιον, είναι εντάξει να χρησιμοποιήσετε το μικρό του όνομα. Διαφορετικά, είναι καλή ιδέα να μείνετε στο επώνυμό τους για να αποφύγετε την αυθάδεια και ενδεχομένως να τα τρίψετε με λάθος τρόπο.φ
Όταν γράφετε σε έναν γνωστό γνωστό, μπορείτε είτε να οδηγήσετε με το όνομά του από μόνο του είτε να επισυνάψετε έναν πιο απλό χαιρετισμό ως εισαγωγή (δηλαδή "Hey Jackie")
Προειδοποίηση:
Ποτέ μην αναφέρεστε σε κάποιον που δεν έχετε γνωρίσει με το όνομά του, εκτός εάν σας πει συγκεκριμένα ότι είναι εντάξει. Απλά δεν είναι ευγενικό!
Βήμα 2. Ανατρέξτε σε επαγγελματικές και άγνωστες επαφές με το επώνυμό τους
Επιλέξτε έναν κατάλληλο χαιρετισμό (θυμηθείτε, «Γεια», «Αγαπητέ» και «Χαιρετισμοί» είναι όλα χρήσιμα για διάφορες καταστάσεις) και, στη συνέχεια, αγγίξτε το όνομα της οικογένειας του ατόμου. Τα περισσότερα από τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που στέλνετε πιθανότατα θα ξεκινούν με το επώνυμο του παραλήπτη σας, ειδικά αν αφορούν στην εργασία.
- Εάν το άτομο στο οποίο στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι θηλυκό, πηγαίνετε με το πρόθεμα "Ms." αντί για "κυρία" εκτός αν γνωρίζετε με βεβαιότητα ότι είναι παντρεμένη.
- Το να χρησιμοποιείτε το επώνυμο του παραλήπτη σας δημιουργεί έναν ευγενικό και σεβαστικό τόνο για την αλληλογραφία που θα ακολουθήσει.
Βήμα 3. Χρησιμοποιήστε έναν όρο όπως "Όλοι" όταν χαιρετάτε περισσότερους από έναν παραλήπτες
Οι μεγάλες ομάδες μπορεί να περιέχουν πολλά διαφορετικά είδη ανθρώπων και δεν θέλετε να κάνετε υποθέσεις ως προς το φύλο ή το επίπεδο εξοικείωσής τους. Δεδομένου ότι οι όροι όπως "Παιδιά" και "Κυρίες και Κύριοι" θα μπορούσαν να ερμηνευτούν ως περιοριστικοί για το φύλο, είναι προτιμότερο να περάσουν υπέρ κάτι πιο περιεκτικού.
- Φροντίστε να αποφεύγετε τους υπερβολικά περιστασιακούς χαιρετισμούς, όπως "λαοί" ή "όλοι", επίσης.
- Η απόρριψη λανθασμένης συλλογικής αντωνυμίας θα μπορούσε να κάνει έναν από τους αναγνώστες σας να αισθανθεί περιθωριοποιημένος ή αγνοημένος εντελώς.
Βήμα 4. Αναφέρετε τον τίτλο ή τη θέση του ατόμου εάν σχετίζεται με το μήνυμά σας
Υπό κανονικές συνθήκες, μπορεί να ακούγεται περίεργο να ξεκινήσετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με το "Χαιρετισμοί κύριος εκπρόσωπος εξυπηρέτησης πελατών". Εάν η θέση του ατόμου σχετίζεται άμεσα με τον λόγο για τον οποίο γράφετε, μπορεί να είναι ένας καλός τρόπος για να τον υποβάλετε για μια ερώτηση, αίτημα ή παράπονο.
- Αποστολή μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο «Direct of Communications» και όχι «Mr. Everett »θα ενημερώσει τον παραλήπτη σας ότι το συγκεκριμένο θέμα αφορά την εκτέλεση των ατομικών του καθηκόντων.
- Παρομοίως, όταν έρχεστε σε επαφή με τον ηγέτη μιας οργάνωσης, μπορείτε να απομακρύνετε τα πράγματα με έναν χαιρετισμό όπως "Αγαπητέ διοργανωτή της Ένωσης Σολτ Λέικ Σίτι".
Μέθοδος 3 από 4: Αποφυγή κοινών λαθών χαιρετισμού
Βήμα 1. Θυμηθείτε να συμπεριλάβετε πάντα έναν χαιρετισμό
Ο νούμερο ένα κανόνας για τη συγγραφή ενός χαιρετισμού μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι να βεβαιωθείτε ότι υπάρχει ένας εκεί. Μπορεί να είναι ενοχλητικό να ανοίξετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και να βρεθείτε αντιμέτωποι με ένα μπλοκ κειμένου χωρίς εισαγωγή ή προσωπικές απολαύσεις και χρειάζονται μόνο λίγα δευτερόλεπτα για να γράψετε μερικές λέξεις για να συνοψίσετε την πρόθεση της επικοινωνίας σας.
Ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χωρίς χαιρετισμό θα θεωρηθεί από πολλούς ως ελλιπές. Ως αποτέλεσμα, μπορεί να αντικατοπτρίζει άσχημα σε εσάς ή στην ικανότητά σας να επικοινωνείτε αποτελεσματικά
Υπόδειξη:
Μην το σκεφτείτε υπερβολικά-αν δεν είστε σίγουροι τι άλλο να βάλετε, επιλέξτε ένα απλό «Γεια» και διοχετεύστε τη δύναμη του εγκεφάλου σας να συνθέσει το υπόλοιπο email σας.
Βήμα 2. Αποφύγετε το "Hey" εκτός αν είστε κοντά με το άτομο που γράφετε
Το "Hey" είναι τόσο απλό όσο γίνεται. Για αυτόν τον λόγο, είναι ένας αποδεκτός τρόπος για να στείλετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον καλύτερό σας φίλο ή σε συνεργάτη της ίδιας κατάταξης, αλλά όχι σε έναν ανώτερο ή σε οποιονδήποτε επικοινωνείτε για πρώτη φορά.
- Παρόλο που μπορεί να ακούγονται ακίνδυνα, οι υπερβολικά ανεπίσημοι χαιρετισμοί όπως "Hey" θα μπορούσαν ακούσια να σηματοδοτήσουν έλλειψη σεβασμού για τον παραλήπτη σας.
- Άλλες χαλαρές λειτουργίες διεύθυνσης, όπως "What's up" ή "Yo", δεν πρέπει ποτέ να χρησιμοποιούνται σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αυτοί οι χαιρετισμοί προορίζονται καλύτερα για ανταλλαγές μηνυμάτων κειμένου.
Βήμα 3. Να είστε προσεκτικοί όταν χρησιμοποιείτε συγκεκριμένους χαιρετισμούς για το χρόνο, όπως «Καλό απόγευμα
Η αναφορά στο χρόνο που γράφετε μπορεί να δώσει στο email σας μια πιο εξατομικευμένη αίσθηση και να σας επιτρέψει να συσχετιστείτε καλύτερα με τον παραλήπτη σας. Ωστόσο, πρέπει να το κάνετε μόνο όταν είστε βέβαιοι ότι βρίσκονται στην ίδια ζώνη ώρας. Εάν δεν είστε, θα μπορούσατε να καταλήξετε αδιάφοροι ή αδιάφοροι.
- Το να πείτε «Καλημέρα» σε κάποιον που ζει στην άλλη άκρη του κόσμου θα μπορούσε να προκαλέσει σύγχυση, ειδικά εάν το email σας περιέχει πληροφορίες ευαίσθητες στο χρόνο.
- Εάν έχετε αποφασίσει να χρησιμοποιήσετε έναν από αυτούς τους χαιρετισμούς, δεν θα βλάψετε να αφιερώσετε λίγο χρόνο για να δείτε τι ώρα (και ημερομηνία!) Βρίσκεται στο μέρος όπου ο παραλήπτης σας θα διαβάσει το μήνυμά σας.
Βήμα 4. Κρατήστε τα σημεία στίξης σας απλά και κατάλληλα
Ο καλύτερος τρόπος για να μορφοποιήσετε οποιοδήποτε χαιρετισμό είναι να πληκτρολογήσετε τον χαιρετισμό της επιλογής σας και το όνομα του παραλήπτη και, στη συνέχεια, να εισαγάγετε ένα κόμμα για να βοηθήσετε τα μάτια τους να μεταβούν στο σώμα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Μπορεί να πιστεύετε ότι ένα θαυμαστικό είναι πιο εκφραστικό, αλλά υπάρχει πιθανότητα να διαβαστεί ως νεανικό ή αντιεπαγγελματικό.
- Σε ορισμένες περιπτώσεις, μπορείτε επίσης να ολοκληρώσετε τον χαιρετισμό σας με άνω και κάτω τελεία για πιο επίσημο ή περιστασιακό αποτέλεσμα, αντίστοιχα.
- Η μετάδοση υπερβολικού ενθουσιασμού μπορεί να ενοχλήσει ακόμη και το άτομο στο οποίο γράφετε, αν δεν συμμερίζεται τον ενθουσιασμό σας.
Βήμα 5. Βεβαιωθείτε ότι έχετε γράψει σωστά το όνομα του παραλήπτη σας
Ελέγξτε ξανά την ορθογραφία του ονόματος του ατόμου όπως εμφανίζεται σε προηγούμενο email ή πρωτότυπο έγγραφο προτού πατήσετε "αποστολή". Μια αθώα ορθογραφική ορθογραφία δεν είναι το τέλος της λέξης, αλλά το να κάνετε το ίδιο λάθος περισσότερες από μία φορές σημαίνει ότι δεν ενδιαφέρεστε αρκετά για να το κάνετε σωστά.
- Εάν συναντήσετε ένα ιδιαίτερα δύσκολο ή ασυνήθιστο όνομα, δείτε αν μπορείτε να το αντιγράψετε και να το επικολλήσετε απευθείας στο email σας από εξωτερική πηγή.
- Διατρέχετε τον κίνδυνο να αποξενώσετε τον αναγνώστη σας γράφοντας το όνομά του με λάθος τρόπο ασυνεπώς.
Μέθοδος 4 από 4: Δημιουργία της γραμμής ανοίγματος του email σας
Βήμα 1. Αναφέρετε αμέσως το σκοπό του email σας
Χρησιμοποιήστε την πρώτη σας πρόταση για να πείτε στον παραλήπτη σας ακριβώς γιατί γράφετε. Με αυτόν τον τρόπο, δεν θα μείνουν κρεμασμένοι. Αυτό είναι συνήθως τόσο απλό όσο η απόσταξη αυτού που θα συζητήσετε στο σώμα του μηνύματός σας σε κεντρική ιδέα και μετατροπή του σε μια σύντομη εισαγωγή.
- Ένα σταθερό άνοιγμα για το email σας μπορεί να είναι: "Γράφω για να ρωτήσω …" ή "wantedθελα να λάβω τη γνώμη σας για …"
- Μην κουράζετε τον παραλήπτη σας με ένα μακροσκελές προοίμιο ή περιττές πληροφορίες. Δεν χρειάζεται να χτυπήσετε γύρω από τον θάμνο-απλά πηδήξτε ακριβώς μέσα του.
Βήμα 2. Ευχαριστήστε τον παραλήπτη σας εάν γράφετε μια απάντηση
Όταν επιστρέφετε σε κάποιον για ένα μήνυμα που σας έστειλε, συνηθίζεται να αφιερώνετε λίγο χρόνο για να πείτε ευχαριστώ. Το να σας ευχαριστούν για κάτι μπορεί να είναι πολύ ευχάριστο και μια μικρή έκφραση ευγνωμοσύνης θα σας βοηθήσει να βεβαιωθείτε ότι η αλληλογραφία σας ξεκινά με το δεξί πόδι.
- Κατά τη διατύπωση της πρώτης σας πρότασης, βεβαιωθείτε ότι αναγνωρίζετε ή συνοψίζετε τον σκοπό του αρχικού μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, όπως στο "Σας ευχαριστούμε που επικοινωνήσατε με την Acme Corporation για την πρόσφατη εμπειρία σας" ή "Ευχαριστώ που απαντήσατε τόσο γρήγορα".
- Εάν η αλληλογραφία σας δεν σχετίζεται με επιχειρήσεις, μπορείτε να ανοίξετε με κάτι όπως: «Ευχαριστώ που επικοινωνήσατε. Έχει περάσει πολύς καιρός από τότε που μιλήσαμε! »
Βήμα 3. Χαιρετήστε στενές επαφές με μια πιο προσωπική σημείωση
Εάν γνωρίζετε αρκετά καλά τον παραλήπτη σας, μπορείτε να επιλέξετε να ακολουθήσετε μια πιο συναισθηματική προσέγγιση, ελέγχοντάς τον ή ζητώντας ενημερώσεις για τη ζωή του. Οι προσωπικοί χαιρετισμοί έχουν μια οικεία αίσθηση και χρησιμεύουν για τη δημιουργία μιας φιλικής, εγκάρδιας δυναμικής.
- Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια γραμμή μολύβδου όπως "Συγχαρητήρια για το νέο μωρό!" ή «wasμουν στο Μπρούκλιν και μου έφερε πολλές καλές αναμνήσεις» για να υπενθυμίσετε σε έναν συγγενή ή αδέξιο σύντροφο γραφείου ότι είναι στη σκέψη σας.
- Βεβαιωθείτε ότι όλα τα προσωπικά σχόλια ή ερωτήσεις που συμπεριλαμβάνετε είναι κατάλληλα, δεδομένης της σχέσης σας με τον παραλήπτη σας. Ρωτώντας: "Πώς σας αρέσει το νέο σας διαμέρισμα;" μπορεί να απομακρύνει κάποιον που έχετε γνωρίσει μόνο μία ή δύο φορές.
Βήμα 4. Δουλέψτε με λίγο χιούμορ ως παγοθραυστικό που τραβάει την προσοχή
Ενώ το χιούμορ συχνά αποθαρρύνεται στον επαγγελματικό κόσμο, μπορεί να προσφέρει μια στιγμή ευπρόσδεκτης ανακούφισης από την άθλια φύση της πρακτικής καθημερινής επικοινωνίας όταν χρησιμοποιείται με σύνεση. Οι περισσότεροι άνθρωποι έχουν συνηθίσει να ξεφουσκώνουν ξηρά, επίκαιρα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, οπότε οι αστείοι χαιρετισμοί μπορούν να έχουν ως αποτέλεσμα να γαντζώσουν τον αναγνώστη σας και να τους κάνουν πιο αφοσιωμένους.
"Αν θέλετε να φωτίσετε λίγο τα πράγματα, δοκιμάστε μια πρώτη γραμμή όπως" Είναι Παρασκευή ακόμα; " ή, «Ξέρω πόσο σου αρέσει να ακούς από εμένα το πρώτο πράγμα το πρωί»
Προειδοποίηση:
Ένα γρήγορο κούπα ή λίγο ανόητο παιχνίδι λέξεων μπορεί να είναι χρήσιμο για να ζωντανέψετε τα άχρωμα επαγγελματικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αλλά μόνο όταν το απαιτεί η κατάσταση.
Συμβουλές
- Παρά το ότι είναι σύντομος, ο χαιρετισμός είναι ένα από τα πιο σημαντικά μέρη ενός επαγγελματικού email. Ουσιαστικά δίνει στον παραλήπτη σας την πρώτη του εντύπωση για εσάς και την επαγγελματική σας συμπεριφορά.
- Τα ονόματα ή τα προτιμώμενα ονόματα των περισσότερων ανθρώπων μπορούν να βρεθούν στις πληροφορίες αποστολέα ή στην ίδια τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τους.
- Εάν τυχαίνει να μάθετε ένα όνομα ανώνυμου παραλήπτη μετά το αρχικό σας email, φροντίστε να το συμπεριλάβετε σε επόμενα μηνύματα για να αναγνωρίσετε την αλλαγή και να χτυπήσετε μια πιο προσωπική χορδή.
