Η μετατροπή ενός αρχείου Excel σε PDF διευκολύνει τους χρήστες να ανοίξουν και να δουν το αρχείο σε διάφορες πλατφόρμες-ακόμα και αν δεν διαθέτουν Microsoft Office. Τα PDF είναι επίσης ευκολότερα για εκτύπωση και διανομή από τα υπολογιστικά φύλλα του Excel. Εάν διαθέτετε Microsoft Excel, μπορείτε εύκολα να μετατρέψετε το υπολογιστικό φύλλο σας σε PDF αποθηκεύοντας ή εξάγοντάς το μέσα στην εφαρμογή. Εάν δεν έχετε Excel, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα Υπολογιστικά φύλλα Google, ένα εργαλείο στο Google Drive, για να κάνετε τη μετατροπή δωρεάν.
Βήματα
Μέθοδος 1 από 3: Χρήση του Google Drive
Βήμα 1. Μεταβείτε στη διεύθυνση
Εάν πρέπει να μετατρέψετε ένα υπολογιστικό φύλλο Excel σε PDF αλλά δεν έχετε Excel, μην ανησυχείτε-μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα εργαλεία που είναι ενσωματωμένα στον Λογαριασμό σας Google για να κάνετε τη μετατροπή δωρεάν.
Εάν δεν έχετε συνδεθεί ήδη στον Λογαριασμό σας Google, συνδεθείτε όταν σας ζητηθεί
Βήμα 2. Κάντε κλικ στο +Νέο
Βρίσκεται στην επάνω αριστερή γωνία του Google Drive.
Βήμα 3. Κάντε κλικ στο στοιχείο Μεταφόρτωση αρχείου
Αυτό ανοίγει το πρόγραμμα περιήγησης αρχείων του υπολογιστή σας.
Βήμα 4. Επιλέξτε το υπολογιστικό φύλλο του Excel και κάντε κλικ στο Άνοιγμα
Αυτό ανεβάζει το υπολογιστικό φύλλο στο Google Drive σας.
Βήμα 5. Κάντε κλικ στο υπολογιστικό φύλλο του Excel στο Google Drive
Αυτό ανοίγει το υπολογιστικό φύλλο στα Υπολογιστικά φύλλα Google, τον δωρεάν επεξεργαστή υπολογιστικών φύλλων της Google.
Βήμα 6. Κάντε κλικ στο μενού Αρχείο και επιλέξτε Λήψη
Μια λίστα επιλογών λήψης θα επεκταθεί.
Βήμα 7. Κάντε κλικ στο έγγραφο PDF (.pdf)
Αυτό εμφανίζει μια προεπισκόπηση του PDF σας στο παράθυρο εκτύπωσης των Υπολογιστικών φύλλων Google.
Βήμα 8. Προσαρμόστε τη διάταξη του PDF σας
Εάν η προεπισκόπηση εκτύπωσης δεν φαίνεται όπως θέλετε, χρησιμοποιήστε το σωστό πλαίσιο για να κάνετε τις απαραίτητες αλλαγές πριν συνεχίσετε.
- Το PDF θα αποθηκευτεί στον ίδιο προσανατολισμό με το υπολογιστικό φύλλο (συνήθως οριζόντια). Αν προτιμάτε να είναι σε κατακόρυφη (κάθετη) λειτουργία, επιλέξτε Πορτρέτο στην ενότητα "Προσανατολισμός σελίδας".
- Αλλάξτε την κλίμακα (το μέγεθος/προσαρμογή στη σελίδα) και το μέγεθος περιθωρίου εάν είναι απαραίτητο.
- Κάντε κλικ Μορφοποίηση για να επιλέξετε αν θα εμφανίζονται γραμμές πλέγματος ή/και σημειώσεις, προσαρμόστε τη σειρά σελίδων και αλλάξτε την ευθυγράμμιση.
- Για να προσθέσετε κεφαλίδες και υποσέλιδα στις κορυφές και στο κάτω μέρος των σελίδων, κάντε κλικ Κεφαλίδες & υποσέλιδα και, στη συνέχεια, επιλέξτε τα πλαίσια για να επιλέξετε ποιες πληροφορίες θα εμφανίζονται.
- Εάν το υπολογιστικό φύλλο σας περιέχει πολλά δεδομένα και αποκοπεί σε περίεργα μέρη, κάντε κλικ ΡΥΘΜΙΣΕ ΤΑ ΠΡΟΣΑΡΜΟΓΗ ΣΠΑΣΜΑΤΩΝ ΣΕΛΙΔΑΣ στο δεξιό πλαίσιο. Εδώ, μπορείτε να σύρετε τις μπλε γραμμές για να προσαρμόσετε πού αρχίζει και τελειώνει κάθε σελίδα. Κάντε κλικ ΕΠΙΒΕΒΑΙΩΣΕΙΣ ΣΠΑΣΜΑΤΑ επάνω δεξιά για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές σας.
Βήμα 9. Κάντε κλικ στο EXPORT
Είναι το μπλε κουμπί πάνω δεξιά. Αυτό σας προτρέπει να αποθηκεύσετε το νέο σας PDF στον υπολογιστή σας.
- Εάν η λήψη δεν ξεκινήσει αυτόματα, επιλέξτε μια τοποθεσία στην οποία θα αποθηκεύσετε το PDF και, στη συνέχεια, κάντε κλικ Αποθηκεύσετε για να το κατεβάσετε.
Μέθοδος 2 από 3: Χρήση του Excel για Windows
Βήμα 1. Επιλέξτε το τμήμα του υπολογιστικού φύλλου Excel που θέλετε να μετατρέψετε σε PDF (προαιρετικό)
Εάν υπάρχει μόνο ένα συγκεκριμένο μέρος του αρχείου Excel που θέλετε να μετατρέψετε σε μορφή PDF, επιλέξτε το τώρα. Διαφορετικά, προχωρήστε στο επόμενο βήμα.
Λάβετε υπόψη ότι οι μετατροπές PDF δεν μπορούν εύκολα να μετατραπούν σε φύλλο Excel, αλλά αυτή η μέθοδος θα διατηρήσει το αρχικό σας αντίγραφο
Βήμα 2. Κάντε κλικ στο μενού Αρχείο
Είναι στην επάνω αριστερή γωνία.
Βήμα 3. Κάντε κλικ στην επιλογή Εξαγωγή στο μενού
Αυτό ανοίγει το πλαίσιο Εξαγωγή.
Βήμα 4. Κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία PDF/XPS
Αναζητήστε το εικονίδιο που μοιάζει με φύλλο χαρτιού που φοράει ζώνη.
Βήμα 5. Κάντε κλικ στο κουμπί Επιλογές…
Αυτό θα σας επιτρέψει να προσαρμόσετε τις ρυθμίσεις για το αρχείο PDF που πρόκειται να δημιουργήσετε.
Βήμα 6. Επιλέξτε τις επιλογές PDF και κάντε κλικ στο OK
- Εάν επιλέξατε μια περιοχή του υπολογιστικού φύλλου σας για αποθήκευση ως PDF, επιλέξτε Επιλογή στην ενότητα "Δημοσίευση τι". Αυτό διασφαλίζει ότι μόνο εκείνη η επιλεγμένη περιοχή αποθηκεύεται ως PDF.
- Αν προτιμάτε να αποθηκεύσετε ολόκληρο το ορατό φύλλο εργασίας ως PDF, επιλέξτε Ενεργά φύλλα (α) αντι αυτου.
- Εάν θέλετε να επιλέξετε συγκεκριμένες σελίδες από το βιβλίο εργασίας για αποθήκευση ως PDF, χρησιμοποιήστε τα αναπτυσσόμενα μενού "Σελίδα (ες)" για να ορίσετε την πρώτη και την τελευταία σελίδα.
- Κάντε κλικ Εντάξει να συνεχίσει.
Βήμα 7. Επιλέξτε τη βελτιστοποίηση (προαιρετικό)
Πάνω από το κουμπί "Επιλογές", μπορείτε να επιλέξετε πώς θέλετε να βελτιστοποιήσετε το PDF. Οι περισσότεροι άνθρωποι μπορούν να τηρούν το "Standard" εκτός αν το υπολογιστικό φύλλο είναι πολύ μεγάλο. Το "ελάχιστο μέγεθος" θα μειώσει το μέγεθος ενός μεγαλύτερου αρχείου σε κάτι πιο διαχειρίσιμο.
Εάν θέλετε να αλλάξετε την τοποθεσία στην οποία αποθηκεύετε το αρχείο, μπορείτε να μεταβείτε σε αυτόν τον φάκελο στο παράθυρο τώρα
Βήμα 8. Ονομάστε το αρχείο και κάντε κλικ στην επιλογή Δημοσίευση
Αυτό εξάγει τις επιλεγμένες πληροφορίες σε ένα νέο αρχείο PDF με το όνομα που έχετε εισαγάγει.
Βήμα 9. Ελέγξτε το PDF
Από προεπιλογή, το αρχείο PDF θα ανοίξει αυτόματα για έλεγχο. Εάν δεν ανοίξει αυτόματα, απλώς κάντε διπλό κλικ στο όνομα του αρχείου στον φάκελο στον οποίο το αποθηκεύσατε.
Δεν είναι πραγματικά δυνατό να επεξεργαστείτε το PDF τώρα, οπότε αν χρειαστεί να κάνετε αλλαγές θα θέλετε να τις κάνετε στο έγγραφο Excel και στη συνέχεια να δημιουργήσετε ένα νέο PDF
Μέθοδος 3 από 3: Χρήση του Excel για Mac
Βήμα 1. Βεβαιωθείτε ότι οι κεφαλίδες και τα υποσέλιδα σε όλα τα φύλλα σας είναι τα ίδια (προαιρετικά)
Εάν χρησιμοποιείτε το Excel 2011 και θέλετε να αποθηκεύσετε πολλά φύλλα εργασίας σε ένα PDF, κάθε φύλλο εργασίας θα πρέπει να έχει πανομοιότυπες κεφαλίδες και υποσέλιδα. Εάν δεν είναι, κάθε φύλλο θα δημιουργηθεί ως ξεχωριστό έγγραφο PDF, αλλά μπορείτε επίσης εύκολα να τα συγχωνεύσετε αργότερα.
- Επιλέξτε όλα τα φύλλα εργασίας σε ολόκληρο το βιβλίο εργασίας σας. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στην καρτέλα για το πρώτο φύλλο στο κάτω μέρος του excel, κρατήστε πατημένο το Μετατόπιση και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην καρτέλα του τελευταίου φύλλου για να επιλέξετε όλα.
- Κάντε κλικ στο Σχέδιο καρτέλα και στη συνέχεια κάντε κλικ Επικεφαλίδα υποσέλιδο.
- Κάντε κλικ στο Προσαρμογή κεφαλίδας… και Προσαρμογή υποσέλιδου… κουμπιά για την επεξεργασία των κεφαλίδων και των υποσέλιδων για όλα τα φύλλα.
Βήμα 2. Επιλέξτε το τμήμα του υπολογιστικού φύλλου Excel που θέλετε να μετατρέψετε σε PDF (προαιρετικό)
Εάν υπάρχει μόνο ένα συγκεκριμένο μέρος του υπολογιστικού φύλλου που θέλετε να μετατρέψετε σε PDF, επιλέξτε το τώρα. Διαφορετικά, προχωρήστε στο επόμενο βήμα.
Οι μετατροπές PDF δεν μπορούν εύκολα να μετατραπούν ξανά σε φύλλο Excel, αλλά αυτή η μέθοδος θα διατηρήσει το αρχικό σας αντίγραφο
Βήμα 3. Κάντε κλικ στο μενού Αρχείο και επιλέξτε Αποθήκευση ως
Μπορείτε επίσης να πατήσετε Command + Shift + S. για να ανοίξετε την επιλογή Αποθήκευση ως.
Εάν θέλετε να αποθηκεύσετε το PDF σε νέο φάκελο, μπορείτε να επιλέξετε αυτόν τον φάκελο τώρα. # Πληκτρολογήστε διαφορετικό όνομα για το αρχείο. Το όνομα του τρέχοντος αρχείου Excel εμφανίζεται στο πεδίο "Αποθήκευση ως". Θα χρειαστεί να εισαγάγετε ένα διαφορετικό όνομα (ακόμα και αν είναι ελαφρώς διαφορετικό) για να αποφύγετε την τυχαία αντικατάσταση του αρχείου του υπολογιστικού φύλλου
Βήμα 4. Κάντε κλικ στο μενού "Μορφή" ή "Μορφή αρχείου" και επιλέξτε PDF
Αυτό το μενού μπορεί να έχει ελαφρώς διαφορετικό όνομα ανάλογα με την έκδοση του Excel.
Βήμα 5. Επιλέξτε τι περιλαμβάνεται στο PDF
Στο κάτω μέρος του παραθύρου, μπορείτε να επιλέξετε ΤΕΤΡΑΔΙΟ ΕΡΓΑΣΙΩΝ (για να μετατρέψετε ολόκληρο το βιβλίο εργασίας), Σεντόνι (για να αποθηκεύσετε μόνο το ενεργό φύλλο ως PDF), ή Επιλογή (για να αποθηκεύσετε μόνο την επιλεγμένη περιοχή ως PDF).
Βήμα 6. Κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση ή Εξαγωγή.
Θα δείτε μια διαφορετική επιλογή ανάλογα με την έκδοση του Excel.
Εάν οι κεφαλίδες δεν ταιριάζουν σε ένα αρχείο πολλών φύλλων, θα δημιουργηθεί ένα ξεχωριστό αρχείο για κάθε φύλλο
Βήμα 7. Ενώστε τα ξεχωριστά αρχεία PDF (εάν είναι απαραίτητο)
Εάν η αποθήκευση του αρχείου Excel ως PDF είχε ως αποτέλεσμα πολλά αρχεία PDF, μπορείτε να τα ενώσετε γρήγορα χρησιμοποιώντας την Προεπισκόπηση. Δείτε πώς:
- Ανοίξτε το πρώτο αρχείο PDF κάνοντας διπλό κλικ στο όνομά του στο φάκελό του.
- Κάντε κλικ στο Θέα μενού και επιλέξτε Μικρογραφίες.
- Κάντε κλικ στην τελευταία μικρογραφία για να την επιλέξετε. Αυτό λέει στην Προεπισκόπηση να προσθέσει το επόμενο PDF στο τέλος του τρέχοντος εγγράφου.
- Κάντε κλικ στο Επεξεργασία μενού και επιλέξτε Εισάγετε > Σελίδα από Αρχείο.
- Επιλέξτε το επόμενο PDF στην περιοχή και κάντε κλικ Ανοιξε.
- Επαναλάβετε αυτήν τη διαδικασία μέχρι να προσθέσετε όλα τα PDF.
- Κάντε κλικ Αρχείο και επιλέξτε Εξαγωγή ως PDF.
