3 τρόποι μετατροπής του Excel σε PDF

Πίνακας περιεχομένων:

3 τρόποι μετατροπής του Excel σε PDF
3 τρόποι μετατροπής του Excel σε PDF

Βίντεο: 3 τρόποι μετατροπής του Excel σε PDF

Βίντεο: 3 τρόποι μετατροπής του Excel σε PDF
Βίντεο: Πώς Να Εισάγετε και να Ανανεώσετε Δεδομένα Από Αρχεία PDF Στο Microsoft Excel; 2024, Μάρτιος
Anonim

Η μετατροπή ενός αρχείου Excel σε PDF διευκολύνει τους χρήστες να ανοίξουν και να δουν το αρχείο σε διάφορες πλατφόρμες-ακόμα και αν δεν διαθέτουν Microsoft Office. Τα PDF είναι επίσης ευκολότερα για εκτύπωση και διανομή από τα υπολογιστικά φύλλα του Excel. Εάν διαθέτετε Microsoft Excel, μπορείτε εύκολα να μετατρέψετε το υπολογιστικό φύλλο σας σε PDF αποθηκεύοντας ή εξάγοντάς το μέσα στην εφαρμογή. Εάν δεν έχετε Excel, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα Υπολογιστικά φύλλα Google, ένα εργαλείο στο Google Drive, για να κάνετε τη μετατροπή δωρεάν.

Βήματα

Μέθοδος 1 από 3: Χρήση του Google Drive

Μετατρέψτε το Excel σε PDF Βήμα 1
Μετατρέψτε το Excel σε PDF Βήμα 1

Βήμα 1. Μεταβείτε στη διεύθυνση

Εάν πρέπει να μετατρέψετε ένα υπολογιστικό φύλλο Excel σε PDF αλλά δεν έχετε Excel, μην ανησυχείτε-μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα εργαλεία που είναι ενσωματωμένα στον Λογαριασμό σας Google για να κάνετε τη μετατροπή δωρεάν.

Εάν δεν έχετε συνδεθεί ήδη στον Λογαριασμό σας Google, συνδεθείτε όταν σας ζητηθεί

Μετατρέψτε το Excel σε PDF Βήμα 2
Μετατρέψτε το Excel σε PDF Βήμα 2

Βήμα 2. Κάντε κλικ στο +Νέο

Βρίσκεται στην επάνω αριστερή γωνία του Google Drive.

Μετατρέψτε το Excel σε PDF Βήμα 3
Μετατρέψτε το Excel σε PDF Βήμα 3

Βήμα 3. Κάντε κλικ στο στοιχείο Μεταφόρτωση αρχείου

Αυτό ανοίγει το πρόγραμμα περιήγησης αρχείων του υπολογιστή σας.

Μετατρέψτε το Excel σε PDF Βήμα 4
Μετατρέψτε το Excel σε PDF Βήμα 4

Βήμα 4. Επιλέξτε το υπολογιστικό φύλλο του Excel και κάντε κλικ στο Άνοιγμα

Αυτό ανεβάζει το υπολογιστικό φύλλο στο Google Drive σας.

Μετατρέψτε το Excel σε PDF Βήμα 5
Μετατρέψτε το Excel σε PDF Βήμα 5

Βήμα 5. Κάντε κλικ στο υπολογιστικό φύλλο του Excel στο Google Drive

Αυτό ανοίγει το υπολογιστικό φύλλο στα Υπολογιστικά φύλλα Google, τον δωρεάν επεξεργαστή υπολογιστικών φύλλων της Google.

Μετατρέψτε το Excel σε PDF Βήμα 6
Μετατρέψτε το Excel σε PDF Βήμα 6

Βήμα 6. Κάντε κλικ στο μενού Αρχείο και επιλέξτε Λήψη

Μια λίστα επιλογών λήψης θα επεκταθεί.

Μετατρέψτε το Excel σε PDF Βήμα 7
Μετατρέψτε το Excel σε PDF Βήμα 7

Βήμα 7. Κάντε κλικ στο έγγραφο PDF (.pdf)

Αυτό εμφανίζει μια προεπισκόπηση του PDF σας στο παράθυρο εκτύπωσης των Υπολογιστικών φύλλων Google.

Μετατρέψτε το Excel σε PDF Βήμα 8
Μετατρέψτε το Excel σε PDF Βήμα 8

Βήμα 8. Προσαρμόστε τη διάταξη του PDF σας

Εάν η προεπισκόπηση εκτύπωσης δεν φαίνεται όπως θέλετε, χρησιμοποιήστε το σωστό πλαίσιο για να κάνετε τις απαραίτητες αλλαγές πριν συνεχίσετε.

  • Το PDF θα αποθηκευτεί στον ίδιο προσανατολισμό με το υπολογιστικό φύλλο (συνήθως οριζόντια). Αν προτιμάτε να είναι σε κατακόρυφη (κάθετη) λειτουργία, επιλέξτε Πορτρέτο στην ενότητα "Προσανατολισμός σελίδας".
  • Αλλάξτε την κλίμακα (το μέγεθος/προσαρμογή στη σελίδα) και το μέγεθος περιθωρίου εάν είναι απαραίτητο.
  • Κάντε κλικ Μορφοποίηση για να επιλέξετε αν θα εμφανίζονται γραμμές πλέγματος ή/και σημειώσεις, προσαρμόστε τη σειρά σελίδων και αλλάξτε την ευθυγράμμιση.
  • Για να προσθέσετε κεφαλίδες και υποσέλιδα στις κορυφές και στο κάτω μέρος των σελίδων, κάντε κλικ Κεφαλίδες & υποσέλιδα και, στη συνέχεια, επιλέξτε τα πλαίσια για να επιλέξετε ποιες πληροφορίες θα εμφανίζονται.
  • Εάν το υπολογιστικό φύλλο σας περιέχει πολλά δεδομένα και αποκοπεί σε περίεργα μέρη, κάντε κλικ ΡΥΘΜΙΣΕ ΤΑ ΠΡΟΣΑΡΜΟΓΗ ΣΠΑΣΜΑΤΩΝ ΣΕΛΙΔΑΣ στο δεξιό πλαίσιο. Εδώ, μπορείτε να σύρετε τις μπλε γραμμές για να προσαρμόσετε πού αρχίζει και τελειώνει κάθε σελίδα. Κάντε κλικ ΕΠΙΒΕΒΑΙΩΣΕΙΣ ΣΠΑΣΜΑΤΑ επάνω δεξιά για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές σας.
Μετατρέψτε το Excel σε PDF Βήμα 9
Μετατρέψτε το Excel σε PDF Βήμα 9

Βήμα 9. Κάντε κλικ στο EXPORT

Είναι το μπλε κουμπί πάνω δεξιά. Αυτό σας προτρέπει να αποθηκεύσετε το νέο σας PDF στον υπολογιστή σας.

Εάν η λήψη δεν ξεκινήσει αυτόματα, επιλέξτε μια τοποθεσία στην οποία θα αποθηκεύσετε το PDF και, στη συνέχεια, κάντε κλικ Αποθηκεύσετε για να το κατεβάσετε.

Μέθοδος 2 από 3: Χρήση του Excel για Windows

Μετατρέψτε το Excel σε PDF Βήμα 10
Μετατρέψτε το Excel σε PDF Βήμα 10

Βήμα 1. Επιλέξτε το τμήμα του υπολογιστικού φύλλου Excel που θέλετε να μετατρέψετε σε PDF (προαιρετικό)

Εάν υπάρχει μόνο ένα συγκεκριμένο μέρος του αρχείου Excel που θέλετε να μετατρέψετε σε μορφή PDF, επιλέξτε το τώρα. Διαφορετικά, προχωρήστε στο επόμενο βήμα.

Λάβετε υπόψη ότι οι μετατροπές PDF δεν μπορούν εύκολα να μετατραπούν σε φύλλο Excel, αλλά αυτή η μέθοδος θα διατηρήσει το αρχικό σας αντίγραφο

Μετατρέψτε το Excel σε PDF Βήμα 11
Μετατρέψτε το Excel σε PDF Βήμα 11

Βήμα 2. Κάντε κλικ στο μενού Αρχείο

Είναι στην επάνω αριστερή γωνία.

Μετατρέψτε το Excel σε PDF Βήμα 12
Μετατρέψτε το Excel σε PDF Βήμα 12

Βήμα 3. Κάντε κλικ στην επιλογή Εξαγωγή στο μενού

Αυτό ανοίγει το πλαίσιο Εξαγωγή.

Μετατρέψτε το Excel σε PDF Βήμα 13
Μετατρέψτε το Excel σε PDF Βήμα 13

Βήμα 4. Κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία PDF/XPS

Αναζητήστε το εικονίδιο που μοιάζει με φύλλο χαρτιού που φοράει ζώνη.

Μετατρέψτε το Excel σε PDF Βήμα 14
Μετατρέψτε το Excel σε PDF Βήμα 14

Βήμα 5. Κάντε κλικ στο κουμπί Επιλογές…

Αυτό θα σας επιτρέψει να προσαρμόσετε τις ρυθμίσεις για το αρχείο PDF που πρόκειται να δημιουργήσετε.

Μετατρέψτε το Excel σε PDF Βήμα 15
Μετατρέψτε το Excel σε PDF Βήμα 15

Βήμα 6. Επιλέξτε τις επιλογές PDF και κάντε κλικ στο OK

  • Εάν επιλέξατε μια περιοχή του υπολογιστικού φύλλου σας για αποθήκευση ως PDF, επιλέξτε Επιλογή στην ενότητα "Δημοσίευση τι". Αυτό διασφαλίζει ότι μόνο εκείνη η επιλεγμένη περιοχή αποθηκεύεται ως PDF.
  • Αν προτιμάτε να αποθηκεύσετε ολόκληρο το ορατό φύλλο εργασίας ως PDF, επιλέξτε Ενεργά φύλλα (α) αντι αυτου.
  • Εάν θέλετε να επιλέξετε συγκεκριμένες σελίδες από το βιβλίο εργασίας για αποθήκευση ως PDF, χρησιμοποιήστε τα αναπτυσσόμενα μενού "Σελίδα (ες)" για να ορίσετε την πρώτη και την τελευταία σελίδα.
  • Κάντε κλικ Εντάξει να συνεχίσει.
Μετατρέψτε το Excel σε PDF Βήμα 16
Μετατρέψτε το Excel σε PDF Βήμα 16

Βήμα 7. Επιλέξτε τη βελτιστοποίηση (προαιρετικό)

Πάνω από το κουμπί "Επιλογές", μπορείτε να επιλέξετε πώς θέλετε να βελτιστοποιήσετε το PDF. Οι περισσότεροι άνθρωποι μπορούν να τηρούν το "Standard" εκτός αν το υπολογιστικό φύλλο είναι πολύ μεγάλο. Το "ελάχιστο μέγεθος" θα μειώσει το μέγεθος ενός μεγαλύτερου αρχείου σε κάτι πιο διαχειρίσιμο.

Εάν θέλετε να αλλάξετε την τοποθεσία στην οποία αποθηκεύετε το αρχείο, μπορείτε να μεταβείτε σε αυτόν τον φάκελο στο παράθυρο τώρα

Μετατρέψτε το Excel σε PDF Βήμα 17
Μετατρέψτε το Excel σε PDF Βήμα 17

Βήμα 8. Ονομάστε το αρχείο και κάντε κλικ στην επιλογή Δημοσίευση

Αυτό εξάγει τις επιλεγμένες πληροφορίες σε ένα νέο αρχείο PDF με το όνομα που έχετε εισαγάγει.

Μετατρέψτε το Excel σε PDF Βήμα 18
Μετατρέψτε το Excel σε PDF Βήμα 18

Βήμα 9. Ελέγξτε το PDF

Από προεπιλογή, το αρχείο PDF θα ανοίξει αυτόματα για έλεγχο. Εάν δεν ανοίξει αυτόματα, απλώς κάντε διπλό κλικ στο όνομα του αρχείου στον φάκελο στον οποίο το αποθηκεύσατε.

Δεν είναι πραγματικά δυνατό να επεξεργαστείτε το PDF τώρα, οπότε αν χρειαστεί να κάνετε αλλαγές θα θέλετε να τις κάνετε στο έγγραφο Excel και στη συνέχεια να δημιουργήσετε ένα νέο PDF

Μέθοδος 3 από 3: Χρήση του Excel για Mac

Μετατρέψτε το Excel σε PDF Βήμα 19
Μετατρέψτε το Excel σε PDF Βήμα 19

Βήμα 1. Βεβαιωθείτε ότι οι κεφαλίδες και τα υποσέλιδα σε όλα τα φύλλα σας είναι τα ίδια (προαιρετικά)

Εάν χρησιμοποιείτε το Excel 2011 και θέλετε να αποθηκεύσετε πολλά φύλλα εργασίας σε ένα PDF, κάθε φύλλο εργασίας θα πρέπει να έχει πανομοιότυπες κεφαλίδες και υποσέλιδα. Εάν δεν είναι, κάθε φύλλο θα δημιουργηθεί ως ξεχωριστό έγγραφο PDF, αλλά μπορείτε επίσης εύκολα να τα συγχωνεύσετε αργότερα.

  • Επιλέξτε όλα τα φύλλα εργασίας σε ολόκληρο το βιβλίο εργασίας σας. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στην καρτέλα για το πρώτο φύλλο στο κάτω μέρος του excel, κρατήστε πατημένο το Μετατόπιση και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην καρτέλα του τελευταίου φύλλου για να επιλέξετε όλα.
  • Κάντε κλικ στο Σχέδιο καρτέλα και στη συνέχεια κάντε κλικ Επικεφαλίδα υποσέλιδο.
  • Κάντε κλικ στο Προσαρμογή κεφαλίδας… και Προσαρμογή υποσέλιδου… κουμπιά για την επεξεργασία των κεφαλίδων και των υποσέλιδων για όλα τα φύλλα.
Μετατρέψτε το Excel σε PDF Βήμα 20
Μετατρέψτε το Excel σε PDF Βήμα 20

Βήμα 2. Επιλέξτε το τμήμα του υπολογιστικού φύλλου Excel που θέλετε να μετατρέψετε σε PDF (προαιρετικό)

Εάν υπάρχει μόνο ένα συγκεκριμένο μέρος του υπολογιστικού φύλλου που θέλετε να μετατρέψετε σε PDF, επιλέξτε το τώρα. Διαφορετικά, προχωρήστε στο επόμενο βήμα.

Οι μετατροπές PDF δεν μπορούν εύκολα να μετατραπούν ξανά σε φύλλο Excel, αλλά αυτή η μέθοδος θα διατηρήσει το αρχικό σας αντίγραφο

Μετατρέψτε το Excel σε PDF Βήμα 21
Μετατρέψτε το Excel σε PDF Βήμα 21

Βήμα 3. Κάντε κλικ στο μενού Αρχείο και επιλέξτε Αποθήκευση ως

Μπορείτε επίσης να πατήσετε Command + Shift + S. για να ανοίξετε την επιλογή Αποθήκευση ως.

Εάν θέλετε να αποθηκεύσετε το PDF σε νέο φάκελο, μπορείτε να επιλέξετε αυτόν τον φάκελο τώρα. # Πληκτρολογήστε διαφορετικό όνομα για το αρχείο. Το όνομα του τρέχοντος αρχείου Excel εμφανίζεται στο πεδίο "Αποθήκευση ως". Θα χρειαστεί να εισαγάγετε ένα διαφορετικό όνομα (ακόμα και αν είναι ελαφρώς διαφορετικό) για να αποφύγετε την τυχαία αντικατάσταση του αρχείου του υπολογιστικού φύλλου

Μετατρέψτε το Excel σε PDF Βήμα 22
Μετατρέψτε το Excel σε PDF Βήμα 22

Βήμα 4. Κάντε κλικ στο μενού "Μορφή" ή "Μορφή αρχείου" και επιλέξτε PDF

Αυτό το μενού μπορεί να έχει ελαφρώς διαφορετικό όνομα ανάλογα με την έκδοση του Excel.

Μετατρέψτε το Excel σε PDF Βήμα 23
Μετατρέψτε το Excel σε PDF Βήμα 23

Βήμα 5. Επιλέξτε τι περιλαμβάνεται στο PDF

Στο κάτω μέρος του παραθύρου, μπορείτε να επιλέξετε ΤΕΤΡΑΔΙΟ ΕΡΓΑΣΙΩΝ (για να μετατρέψετε ολόκληρο το βιβλίο εργασίας), Σεντόνι (για να αποθηκεύσετε μόνο το ενεργό φύλλο ως PDF), ή Επιλογή (για να αποθηκεύσετε μόνο την επιλεγμένη περιοχή ως PDF).

Μετατρέψτε το Excel σε PDF Βήμα 24
Μετατρέψτε το Excel σε PDF Βήμα 24

Βήμα 6. Κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση ή Εξαγωγή.

Θα δείτε μια διαφορετική επιλογή ανάλογα με την έκδοση του Excel.

Εάν οι κεφαλίδες δεν ταιριάζουν σε ένα αρχείο πολλών φύλλων, θα δημιουργηθεί ένα ξεχωριστό αρχείο για κάθε φύλλο

Μετατρέψτε το Excel σε PDF Βήμα 25
Μετατρέψτε το Excel σε PDF Βήμα 25

Βήμα 7. Ενώστε τα ξεχωριστά αρχεία PDF (εάν είναι απαραίτητο)

Εάν η αποθήκευση του αρχείου Excel ως PDF είχε ως αποτέλεσμα πολλά αρχεία PDF, μπορείτε να τα ενώσετε γρήγορα χρησιμοποιώντας την Προεπισκόπηση. Δείτε πώς:

  • Ανοίξτε το πρώτο αρχείο PDF κάνοντας διπλό κλικ στο όνομά του στο φάκελό του.
  • Κάντε κλικ στο Θέα μενού και επιλέξτε Μικρογραφίες.
  • Κάντε κλικ στην τελευταία μικρογραφία για να την επιλέξετε. Αυτό λέει στην Προεπισκόπηση να προσθέσει το επόμενο PDF στο τέλος του τρέχοντος εγγράφου.
  • Κάντε κλικ στο Επεξεργασία μενού και επιλέξτε Εισάγετε > Σελίδα από Αρχείο.
  • Επιλέξτε το επόμενο PDF στην περιοχή και κάντε κλικ Ανοιξε.
  • Επαναλάβετε αυτήν τη διαδικασία μέχρι να προσθέσετε όλα τα PDF.
  • Κάντε κλικ Αρχείο και επιλέξτε Εξαγωγή ως PDF.

Συνιστάται: