Εάν η εργασία σας απαιτεί να επικοινωνείτε με πελάτες μέσω τηλεφώνου, πιθανότατα βρίσκεστε να αφήνετε πολλά φωνητικά μηνύματα. Αλλά τι ακριβώς πρέπει να πείτε μετά το μπιπ; Μπορεί να είναι ενοχλητικό να προσπαθείτε να ανακαλέσετε όλες τις σχετικές πληροφορίες που χρειάζεστε για να περάσετε, και ως εκ τούτου παραλείπονται σημαντικές λεπτομέρειες. Αφήστε τα αυτοσχέδια, αυτοσχέδια μηνύματα με ένα σύστημα για την αποχώρηση φωνητικών μηνυμάτων. Εκτελώντας μια γρήγορη λίστα ελέγχου στο κεφάλι σας, μπορείτε να διασφαλίσετε ότι έχετε παράσχει όλες τις πληροφορίες που χρειάζεστε για να μεταδώσετε στον παραλήπτη και να βελτιώσετε τις πιθανότητές σας να λάβετε μια κλήση πίσω.
Βήματα
Μέρος 1 από 3: Αναγνωρίζοντας τον εαυτό σας
Βήμα 1. Χρησιμοποιήστε τον σωστό τόνο φωνής
Μόλις αρχίσετε να καταγράφετε το μήνυμά σας, μιλήστε με καθαρή, ηχητική φωνή. Μην μουρμουρίζετε ή μιλάτε πολύ γρήγορα. Προσπαθήστε με τον καλύτερο δυνατό τρόπο να ακούτε ενδιαφέρον και ενέργεια για να προσελκύσετε την προσοχή του ακροατή σας. Παρόλο που ο παραλήπτης δεν μπορεί να σας δει, ο γενικός τόνος σας θα εμφανιστεί τηλεφωνικά, οπότε βεβαιωθείτε ότι μεταφέρετε τον σωστό.
- Δηλώστε όλα όσα λέτε. Η κακή λήψη μπορεί να διαστρεβλώσει τη φωνή σας και να σας κάνει να το κόψετε. Ακόμα και μια συνηθισμένη φωνή που μιλά μπορεί να μπερδευτεί στο τηλέφωνο.
- Η ποιότητα της φωνής σας θα πρέπει να αντικατοπτρίζει κατάλληλα τον τρόπο κλήσης. Για παράδειγμα, είναι εντάξει να ακουστείτε ενθουσιασμένος όταν αφήνετε ένα φωνητικό ταχυδρομείο για να συγχαρείτε τον ανιψιό σας για την αποφοίτηση από το λύκειο. Αν εκφράζετε συλλυπητήρια σε έναν φίλο που πενθεί, ωστόσο, πρέπει να διατηρήσετε τον τόνο σας σοβαρό και σεβασμό.
Βήμα 2. Αναφέρετε το όνομά σας
Δώστε πρώτα στον παραλήπτη το όνομά σας. Με αυτόν τον τρόπο, το άτομο που καλείτε θα γνωρίζει ποιος είστε αμέσως. Ένα απλό "αυτό είναι (το όνομά σου)" θα γίνει στις περισσότερες περιπτώσεις, ή ένα πιο εισαγωγικό "το όνομά μου είναι (πλήρες όνομα)" εάν το άτομο που καλείτε δεν σας έχει συναντήσει στο παρελθόν. Οι φίλοι και οι συγγενείς θα σας αναγνωρίσουν χωρίς να απαιτείται περαιτέρω ταυτοποίηση. Εάν πρόκειται για επαγγελματική κλήση, θα έχουν ένα όνομα για να συσχετίσουν τη φωνή και το μήνυμα, το οποίο θα σας βοηθήσει να ανοίξετε μια πιο προσωπική γραμμή επικοινωνίας.
- Αυτό το βήμα φαίνεται δεδομένο, αλλά συχνά ξεχνιέται από τους καλούντες όταν τοποθετούνται επί τόπου.
- Εάν έχετε έναν τίτλο εργασίας ή μια περιγραφή του εαυτού σας που μπορεί να αποδειχθεί χρήσιμη για τον παραλήπτη σε μια επακόλουθη κλήση, καταχωρίστε το μετά το όνομά σας, δηλαδή "Το όνομά μου είναι Dr. Holdsworth, ανώτερος ακτινολόγος στο ιατρικό κέντρο Sacred Heart", ή «Αυτή είναι η Γκλόρια Κάρπεντερ, είμαι η μητέρα της Κλόι από το σχολείο».
Βήμα 3. Αφήστε τον αριθμό τηλεφώνου σας
Εκφωνήστε τον αριθμό τηλεφώνου σας αμέσως μετά το όνομά σας. Οι περισσότεροι καλούντες περιμένουν μέχρι το τέλος του τηλεφωνητή για να δώσουν τα στοιχεία επικοινωνίας τους, αλλά αν ο παραλήπτης δεν τα εντοπίσει την πρώτη φορά, θα αναγκαστεί να ακούσει ξανά ολόκληρο το μήνυμα. Θυμηθείτε να μιλάτε αργά και να εκφωνείτε όταν αφήνετε τον αριθμό τηλεφώνου σας ώστε να είναι κατανοητός.
- Ένας απλός τρόπος για να προσφέρετε τον αριθμό τηλεφώνου σας στην αρχή του μηνύματος είναι να πείτε κάτι όπως "αυτό είναι (το όνομά σου), ο αριθμός μου είναι (ο αριθμός τηλεφώνου σου)," ή "το όνομά μου είναι (όνομα) καλώντας από (αριθμό).."
- Παρά την επικράτηση των χαρακτηριστικών αναγνώρισης καλούντος, είναι πάντα σκόπιμο να αφήσετε τον αριθμό τηλεφώνου σας σε περίπτωση που το άτομο που καλείτε δεν έχει αποθηκεύσει τον αριθμό σας ή ζητήσετε να σας επιστρέψει την κλήση σας σε διαφορετική επέκταση.
Βήμα 4. Κάντε μια σύνδεση
Όταν ακούτε φωνητικά μηνύματα που σχετίζονται με επιχειρήσεις ή μηνύματα από άγνωστους αποστολείς, οι άνθρωποι θα αρχίσουν να γίνονται καχύποπτοι ή να ενδιαφέρονται αν δεν γνωρίζουν ποιος είστε ή γιατί καλείτε. Χαλαρώστε τους αναφέροντας έναν κοινό φίλο ή μια αναφορά που σας έδωσε τον αριθμό τους. Και πάλι, αυτό κάνει την κλήση να φαίνεται πιο προσωπική. Ο τηλεφωνητής θα φαίνεται λιγότερο επεμβατικός και πιθανότατα θα λάβετε απάντηση.
- Δοκιμάστε να κάνετε μια σύντομη εισαγωγή που θα ενδείξει τον ακροατή, όπως "Πήρα τον αριθμό σας από τον Pat, ο οποίος λέει ότι ενδιαφέρεστε να πουλήσετε το σκάφος σας".
- Ακόμα κι αν δεν πραγματοποιείτε μια επαγγελματική κλήση, η δημιουργία μιας σύνδεσης μπορεί να σας βοηθήσει να κάνετε τον παραλήπτη σας πιο άνετο. «Αυτός είναι ο Μπομπ, ο γείτονάς σου από την απέναντι πλευρά» είναι πιο ευγενικός από το «Αυτός είναι ο Ρόμπερτ Χέντερσον».
Σκορ
0 / 0
Κουίζ Μέρος 1
Εάν αφήνετε ένα μήνυμα για έναν φίλο ή συγγενή, πώς πρέπει να συστηθείτε;
Μόνο με το μικρό σου όνομα.
Ακριβώς! Εάν καλείτε κάποιον που σας γνωρίζει καλά, θα μπορεί να σας ταυτοποιήσει μόνο από το μικρό σας όνομα. Το να αφήσετε το πλήρες όνομά σας για ένα μέλος της οικογένειας ή φίλο θα ακούγεται απλά άκαμπτο και αμήχανο. Διαβάστε για μια άλλη ερώτηση κουίζ.
Μόνο με το επώνυμό σου.
Προσπάθησε ξανά! Αν δεν ακούτε το επώνυμό σας με τους φίλους σας, είναι περίεργο να συστηθείτε με αυτόν τον τρόπο σε ένα φωνητικό μήνυμα. Και πολλά από τα μέλη της οικογένειάς σας πιθανότατα έχουν το ίδιο επώνυμο, έτσι δεν θα τους βοηθήσει να σας αναγνωρίσουν. Μάντεψε ξανά!
Με το πλήρες όνομά σου.
ΟΧΙ ακριβως! Θα πρέπει να αφήσετε το πλήρες όνομά σας εάν αφήνετε ένα φωνητικό ταχυδρομείο για κάποιον που δεν έχετε συναντήσει ποτέ. Αλλά ένα μέλος της οικογένειας ή ένας φίλος δεν θα χρειαστεί το πλήρες όνομά σας για να σας αναγνωρίσει. Μάντεψε ξανά!
Στην πραγματικότητα, δεν χρειάζεται να δώσετε το όνομά σας σε κάποιον που σας γνωρίζει καλά.
Οχι απαραίτητα! Θυμηθείτε ότι το να μιλάτε στο τηλέφωνο αλλοιώνει τη φωνή σας. Επομένως, ακόμη και άτομα που σας γνωρίζουν καλά μπορεί να μην αναγνωρίζουν τη φωνή σας μέσω τηλεφώνου. Διάλεξε άλλη απάντηση!
Θέλετε περισσότερα κουίζ;
Συνεχίστε να δοκιμάζετε τον εαυτό σας!
Μέρος 2 από 3: Δήλωση της επιχείρησής σας
Βήμα 1. Σκεφτείτε τι θα πείτε από πριν
Έχετε μια σαφή ιδέα για το τι πρόκειται να πείτε πριν αρχίσετε να αφήνετε ένα φωνητικό ταχυδρομείο. Αυτό δεν θα πρέπει να έχει μεγάλο πρόβλημα εάν καλείτε με συγκεκριμένη πρόθεση, αλλά το άκουσμα του ηχητικού σήματος στην άλλη άκρη και η γνώση ότι καταγράφονται μπορεί να κάνει πολλούς καλούντες να τραβήξουν ένα κενό. Χωρίστε τις πληροφορίες σε σημεία σφαίρας και χτυπήστε το καθένα πριν κλείσετε το τηλέφωνο.
- Για τα φωνητικά μηνύματα που είναι ιδιαίτερα πιεστικά ή σημαντικά, σκεφτείτε να γράψετε ένα πρόχειρο σενάριο εκ των προτέρων.
- Εάν πιάνετε τον εαυτό σας να απομακρύνεται, εστιάστε μόνο στο να βγάλετε το όνομά σας, τον αριθμό επανάκλησης και τον λόγο για να καλέσετε με λίγες λέξεις.
- Εικόνα που στέλνετε ένα φωνητικό ταχυδρομείο για να παρακολουθήσετε ένα ρομαντικό ενδιαφέρον για το χθεσινό ραντεβού. Σκιαγραφώντας διανοητικά το μήνυμά σας πριν την ηχογράφηση, μπορεί να σημαίνει τη διαφορά μεταξύ του να βγαίνετε ως δροσερό, ήρεμο και συγκεντρωμένο και ένα τρανταχτό, νευρικό ναυάγιο.
Βήμα 2. Κρατήστε το μήνυμά σας σύντομο
Περιορίστε το μήνυμα φωνητικού ταχυδρομείου σας σε 20-30 δευτερόλεπτα. Σπάνια θα υπάρξει περίπτωση που ένας τηλεφωνητής χρειαστεί να είναι μεγαλύτερος. Δεν θέλετε να κουράσετε τον παραλήπτη με μια υπερβολικά μακρά, περίεργη εισαγωγή ή ιστορία. Μείνετε συντονισμένοι και στο σημείο. Ένα σύντομο μήνυμα μπορεί πραγματικά να προκαλέσει περιέργεια και να πείσει ένα άτομο να καλέσει όταν δεν έχει διαφορετικά.
- Από την άλλη πλευρά, αν αφήσετε ένα πολύ σύντομο φωνητικό ταχυδρομείο, ο παραλήπτης σας μπορεί να το θεωρήσει ασήμαντο και να το διαγράψει χωρίς καν να το ακούσετε. Αυτό είναι ιδιαίτερα πιθανό εάν καλείτε από έναν μη καταχωρισμένο αριθμό.
- Το ζητούμενο είναι να αναγκάσετε κάποιον να σας καλέσει και όχι να ξεφορτώσετε όλες τις πληροφορίες που επρόκειτο να μοιραστείτε μαζί του κατά τη διάρκεια της κλήσης.
Βήμα 3. Ανοίξτε με τις πιο σημαντικές πληροφορίες
Περάστε το κυνηγητό και δηλώστε με σαφήνεια τον λόγο που καλέσατε. Εάν αγγίζετε απλώς τη βάση, πείτε το. εάν έχετε προσφορά πωλήσεων ή παρακολουθείτε μια συναλλαγή ή επιβεβαιώνετε ένα ραντεβού, ενημερώστε τον παραλήπτη. Ο ακροατής σας θα χάσει γρήγορα το ενδιαφέρον του και μπορεί να διαγράψει το μήνυμα αν δεν τον ενημερώσετε για τον σκοπό σας εκ των προτέρων.
- Έχετε μόνο λίγο χρόνο για να διατυπώσετε την άποψή σας. Εάν νικήσετε τον θάμνο, ο ακροατής σας μπορεί να εγκαταλείψει το μήνυμα πριν φτάσει σε οποιαδήποτε κρίσιμη πληροφορία.
- Είναι πολύ καλύτερο να μεταφέρετε δύσκολα νέα όπως "ο μπαμπάς είναι στο νοσοκομείο" και να χρησιμοποιείτε το υπόλοιπο του μηνύματος για να παρηγορήσετε και να εξηγήσετε, παρά να χορέψετε γύρω από το θέμα και να κάνετε τον ακροατή σας να ανησυχεί.
Βήμα 4. Να είστε προσωπικοί και οργανικοί
Αντισταθείτε στην παρόρμηση να γλιστρήσετε σε μια κεκλιμένη, γενικά ηχητική «φωνή τηλεφώνου». Απλά να είσαι ευγενικός, να είσαι ο εαυτός σου και να μιλάς φυσικά. Οι άνθρωποι μπορούν να πουν πότε κάποιος προσπαθεί να του πουλήσει κάτι ή να βγει με έναν συγκεκριμένο τρόπο, και θα είναι πολύ πιο πιθανό να σας δώσει την ώρα της ημέρας εάν αισθάνεται ότι τον πλησιάζετε ισότιμα.
Ακούγοντας σαν να διαβάζετε από ένα σενάριο, θα δώσετε στον ακροατή σας την εντύπωση ότι είναι μια ακόμη κλήση που πρέπει να κάνετε
Σκορ
0 / 0
Μέρος 2 Κουίζ
Πόσες πληροφορίες πρέπει να δώσετε κατά τη διάρκεια του τηλεφωνητή σας;
Όσο το δυνατόν λιγότερο, π.χ., το όνομα και ο αριθμός σας.
Οχι! Μην προσπαθήσετε να είστε μυστηριώδεις για τον τηλεφωνητή, ειδικά αν καλείτε από έναν μη καταχωρισμένο αριθμό. Εάν είστε πολύ κρυφοί, το άτομο που καλείτε μπορεί απλώς να διαγράψει τον τηλεφωνητή σας ως ασήμαντο. Διάλεξε άλλη απάντηση!
Αρκεί να εξηγήσει γιατί πρέπει να σας καλέσουν πίσω.
Σωστός! Να είστε συνοπτικοί, αλλά δώστε στο άτομο που καλείτε αρκετές πληροφορίες για να μάθει γιατί τηλεφωνήσατε. Είναι πιο πιθανό να σας καλέσουν ξανά αν δεν είστε πολύ παρακρατημένοι ούτε πολύ ομιλητικοί. Διαβάστε για μια άλλη ερώτηση κουίζ.
Όλες οι πληροφορίες που θα είχατε δώσει αν είχαν πάρει το τηλέφωνο.
Οχι ακριβώς! Τα φωνητικά μηνύματα δεν υποκαθιστούν τις πλήρεις συνομιλίες. Εάν μιλάτε για περισσότερα από 20 ή 30 δευτερόλεπτα, το άτομο που καλέσατε είναι πιθανό να βαρεθεί ή να ενοχληθεί και πιθανότατα δεν θα σας καλέσει πίσω. Επιλέξτε άλλη απάντηση!
Θέλετε περισσότερα κουίζ;
Συνεχίστε να δοκιμάζετε τον εαυτό σας!
Μέρος 3 από 3: Αποσύνδεση
Βήμα 1. Θέστε μια συγκεκριμένη ερώτηση ή αίτημα
Καθώς ολοκληρώνετε το μήνυμά σας, να είστε συγκεκριμένοι για το γιατί θέλετε να σας καλέσει ο παραλήπτης. Κάντε τους μια ακριβή ερώτηση ή κάντε ένα αίτημα που θα τους παρακινήσει να σηκώσουν το τηλέφωνο. Εάν παραμείνουν αμήχανοι ή αβέβαιοι για την πρόθεσή σας μετά την ακρόαση του τηλεφωνητή σας, δεν έχει κάνει τη δουλειά του.
- Δοκιμάστε φράσεις όπως "ενημερώστε με πώς σας άρεσε αυτή η συνταγή που σας έστειλα" ή "Ενδιαφέρομαι να ακούσω τις ιδέες σας για αυτήν την πρόταση".
- Οι άνθρωποι έχουν περισσότερα κίνητρα να έρθουν σε επαφή όταν τους ξεχωρίσετε με ένα αίτημα παρά εάν απλώς πείτε "καλέστε με πίσω".
Βήμα 2. Επαναλάβετε το όνομα και τα στοιχεία επικοινωνίας σας
Ολοκληρώστε το μήνυμά σας για άλλη μια φορά δίνοντας στον ακροατή το όνομα και τον αριθμό τηλεφώνου σας. Επαναλάβετε τον αριθμό τηλεφώνου σας δύο φορές, ώστε να μην υπάρχει πιθανότητα να κάνουν λάθος ένα ψηφίο ή να μην το γράψουν. Φροντίστε επίσης να συμπεριλάβετε τυχόν λεπτομέρειες που μπορεί να είναι χρήσιμες όταν ο παραλήπτης επιστρέψει την κλήση σας, όπως πότε θα είστε και δεν θα είστε διαθέσιμοι και την καλύτερη ώρα της ημέρας για να καλέσετε.
- Το να γράφετε τον αριθμό τηλεφώνου σας περισσότερες από δύο φορές στο τέλος μιας κλήσης είναι υπερβολικό και θα μπορούσε ακόμη και να ερμηνευθεί ως αγενές.
- Μπορεί επίσης να θέλετε να γράψετε το επώνυμό σας εάν ο καλούντος δεν σας έχει ξανασυναντήσει.
- Δεν θα χρειαστεί να ανησυχείτε για αυτό το βήμα εάν το μήνυμά σας είναι τυχαίο για φίλο ή συγγενή.
Βήμα 3. Αποφύγετε τις μακρόστενες απολήξεις
Όταν έρθει η ώρα να κλείσετε το τηλέφωνο, μην ανατρέψετε ή παρατείνετε το μήνυμα άσκοπα. Εκτός αν πρόκειται για προσωπική κλήση σε αγαπημένο πρόσωπο, δεν χρειάζεται να ευχηθούμε σε κάποιον μια υπέροχη μέρα. Η προσοχή του παραλήπτη θα διαβρωθεί όσο περισσότερο συνεχίζεται ο τηλεφωνητής, οπότε προσπαθήστε να μην χάσετε την εστίαση στο τέλος. Ευχαριστήστε τους για τον χρόνο τους και αφήστε την επόμενη φάση επικοινωνίας σε αυτούς.
- Τα φιλικά κλείσματα όπως "Ανυπομονώ να σας ακούσω" είναι πιο ζεστά και ως εκ τούτου πιο αποτελεσματικά από τα γενικά, εμπορικά όπως "να έχετε μια όμορφη μέρα".
- Μην επαναλαμβάνετε ή συνοψίζετε το μήνυμά σας στο τέλος. Εάν ο παραλήπτης χρειαστεί να ακούσει ξανά μια συγκεκριμένη λεπτομέρεια, μπορεί να την επαναλάβει αργότερα.
Σκορ
0 / 0
Μέρος 3 Κουίζ
Πόσες φορές πρέπει να πείτε τον αριθμό τηλεφώνου σας στο τέλος ενός μηνύματος τηλεφωνητή;
Κανένα, αν υποθέσουμε ότι το είπατε στην αρχή του μηνύματος.
ΟΧΙ ακριβως! Ναι, θα πρέπει να δώσετε τον αριθμό σας στην αρχή του τηλεφωνητή. Αλλά ακόμα και τότε, υπάρχει πιθανότητα το άτομο να το έχασε την πρώτη φορά, οπότε καλό είναι να το επαναλάβετε στο τέλος του μηνύματός σας. Κάντε κλικ σε μια άλλη απάντηση για να βρείτε τη σωστή…
Μια φορά
Κλείσε! Το να πεις τον αριθμό σου μία φορά στο τέλος του μηνύματός σου είναι σίγουρα καλύτερο από το να μην το πεις καθόλου. Αλλά, ιδανικά, θα πρέπει να το επαναλάβετε περισσότερες από μία φορές για να βεβαιωθείτε ότι το άτομο το παίρνει. Διάλεξε άλλη απάντηση!
Εις διπλούν
Ναι! Στο τέλος του μηνύματός σας, επαναλάβετε τον αριθμό σας δύο φορές. Αυτός είναι ο ιδανικός αριθμός για να βεβαιωθείτε ότι το άτομο το ακούει σωστά χωρίς να εμφανιστεί ως πιεστικό ή αγενές. Διαβάστε για μια άλλη ερώτηση κουίζ.
Τρεις φορές
Σχεδόν! Δεν χρειάζεται να δηλώσετε τον αριθμό σας τρεις φορές στο τέλος ενός τηλεφωνητή. Το άτομο που καλείτε θα λάβει τον αριθμό σας με λιγότερες επαναλήψεις από αυτήν. Και το χειρότερο, η επανάληψή του τρεις ή περισσότερες φορές μπορεί να φανεί αγενής. Δοκιμάστε μια άλλη απάντηση…
Θέλετε περισσότερα κουίζ;
Συνεχίστε να δοκιμάζετε τον εαυτό σας!
Βίντεο - Χρησιμοποιώντας αυτήν την υπηρεσία, ορισμένες πληροφορίες ενδέχεται να κοινοποιηθούν στο YouTube
Συμβουλές
- Σκεφτείτε φορές που έχετε λάβει μηνύματα φωνητικού ταχυδρομείου που σας έχουν κάνει να σκεφτείτε "τι θέλει αυτό το άτομο;" Αφήστε το είδος του αυτόματου τηλεφωνητή που θέλετε να λάβετε.
- Δώστε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας ή άλλη μέθοδο επικοινωνίας, εκτός από τον αριθμό τηλεφώνου σας, όταν σχετίζεται με την αλληλεπίδρασή σας με τον παραλήπτη.
- Χαμόγελο! Έρχεται, ακόμη και μέσω τηλεφώνου.
- Θυμηθείτε να αναφέρετε την ημερομηνία εάν μοιράζεστε πληροφορίες ευαίσθητες στο χρόνο.
- Εάν καλείτε για ένα ευαίσθητο θέμα, περιορίστε τις πληροφορίες που συμπεριλαμβάνετε στον τηλεφωνητή σε περίπτωση που ακούγονται από άλλους.
- Σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης ή φυσικής καταστροφής, χρησιμοποιήστε το εξερχόμενο μήνυμα τηλεφωνητή για να ενημερώσετε τους άλλους ότι είστε εντάξει.
Προειδοποιήσεις
- Εάν προσπαθείτε να πείσετε κάποιον να σας καλέσει, μην αναφέρετε προηγούμενες αποτυχημένες προσπάθειες κλήσεων. Αυτό μπορεί να σας κάνει να φαίνεστε ενοχλημένοι και θα είναι λιγότερο άνετοι όταν ασχολούνται μαζί σας.
- Σε επαγγελματικές συνθήκες, θα πρέπει πάντα να αφήνετε ένα τηλεφωνητή εάν το άτομο που καλείτε δεν απαντά. Η προβολή πολλών αναπάντητων κλήσεων χωρίς μηνύματα φωνητικού ταχυδρομείου υπονομεύει τη σημασία της επιχείρησής σας.
