Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι ένας γρήγορος και εύκολος τρόπος για να έρθετε σε επαφή με συναδέλφους και άλλους επιχειρηματικούς συνεργάτες και είναι ένα αποτελεσματικό εργαλείο για τον προγραμματισμό κάθε είδους συναντήσεων. Είτε προσπαθείτε να κλείσετε ραντεβού με έναν συνεργάτη, ανώτερο ή εντελώς ξένο, πρέπει πρώτα να μορφοποιήσετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με σαφή γραμμή θέματος και κείμενο του σώματος. Μόλις αποσυνδέσετε το email σας και στείλετε το μήνυμα, περιμένετε 3-5 ημέρες πριν στείλετε μια απάντηση παρακολούθησης.
Βήματα
Μέθοδος 1 από 2: Μορφοποίηση του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Βήμα 1. Αναφέρετε στη γραμμή θέματος που θέλετε να συναντήσετε
Δηλώστε σαφώς τον σκοπό σας στη γραμμή θέματος του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ώστε ο παραλήπτης να γνωρίζει αμέσως ότι θα θέλατε να συναντηθείτε μαζί του. Αποφύγετε τη χρήση αόριστης γλώσσας, όπως «Σύσκεψη» ή «Πιθανή ώρα συνάντησης». Αντ 'αυτού, χρησιμοποιήστε συγκεκριμένες ημερομηνίες και χρονικά πλαίσια στη γραμμή θέματος, ώστε ο παραλήπτης σας να γνωρίζει τι να περιμένει αμέσως.
Για παράδειγμα, πληκτρολογήστε κάτι σαν αυτό: "Αίτηση συνάντησης για 17/5 στις 11 π.μ."
Βήμα 2. Χρησιμοποιήστε έναν κατάλληλο χαιρετισμό για να ξεκινήσετε το email σας
Δοκιμάστε να χρησιμοποιήσετε έναν τυπικό, επίσημο χαιρετισμό όταν αρχίσετε να γράφετε το μήνυμά σας. Εάν επικοινωνείτε με έναν δημόσιο υπάλληλο ή άλλο διακεκριμένο άτομο που δεν έχετε συναντήσει ποτέ, χρησιμοποιήστε τον πλήρη τίτλο του στην επικεφαλίδα. Εάν επικοινωνείτε με έναν συνεργάτη ή ανώτερο, χρησιμοποιήστε ένα τιμητικό πρόσωπο όπως "Mr.", "Mrs.", "Mx." Ή "Miss". Ως γενικός κανόνας, δοκιμάστε να χρησιμοποιήσετε χαιρετισμούς όπως "Dear", "Hello" και "Hi" για να ξεκινήσετε το email σας.
- Εάν απευθύνεστε σε ένα γενικό γραφείο ή ομάδα αντί για ένα άτομο, χρησιμοποιήστε αντ 'αυτού "Ποιος μπορεί να αφορά".
-
Για παράδειγμα, αν απευθυνθήκατε στον ανώτερό σας, δοκιμάστε να συντάξετε τον χαιρετισμό ως εξής:
«Αγαπητέ κύριε Τζάκσον, Ελπίζω το μήνυμά μου να σας βρίσκει καλά! Wantedθελα να επικοινωνήσω μαζί σας για μια πιθανή συνάντηση ».
Βήμα 3. Παρουσιάστε τον εαυτό σας εάν συναντιέστε με έναν εντελώς ξένο
Αφιερώστε την πρώτη σας παράγραφο σε μια σύντομη εισαγωγή εάν γράφετε σε δημόσιο υπάλληλο ή άλλο πρόσωπο που δεν έχετε συναντήσει ποτέ πριν. Επικεντρωθείτε στο όνομα, τη θέση και την επαγγελματική σας σχέση, ώστε ο παραλήπτης να γνωρίζει ποιος είστε και γιατί απευθύνεστε σε αυτόν. Εάν επικοινωνείτε με κάποιον που γνωρίζετε ήδη, όπως αφεντικό ή συνεργάτη, μην αισθάνεστε υποχρεωμένοι να συμπεριλάβετε μια εισαγωγική παράγραφο.
- Η εισαγωγή σας δεν χρειάζεται πολύ χρόνο για να την διαβάσετε.
-
Δοκιμάστε να γράψετε κάτι σαν αυτό:
Αγαπητή κα Atkins, Το όνομά μου είναι Σάρα Κλέμεντ και εργάζομαι για το Jones County Animal Shelter.
Βήμα 4. Περιγράψτε τον λόγο της συνάντησης και τη συνολική σημασία της
Στην αρχή του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (μετά την εισαγωγή σας, εάν επιλέξατε να συμπεριλάβετε ένα), αναφέρετε τον τύπο της συνάντησης που θα θέλατε να έχετε με τον παραλήπτη και αν θα είναι επίσημη ή περιστασιακή υπόθεση. Αφού εξηγήσετε για ποιο σκοπό είναι η συνάντηση, επεκτείνετε γιατί η συνάντηση είναι σημαντική για την εργασία που προσπαθείτε να ολοκληρώσετε. Προσπαθήστε να κρατήσετε σύντομη την εξήγησή σας, καθώς ο παραλήπτης σας μπορεί να μην έχει πολύ χρόνο να περάσει από το email σας.
Για παράδειγμα, δοκιμάστε να γράψετε κάτι σαν αυτό: «Μπορείτε να με συναντήσετε την επόμενη εβδομάδα για να συζητήσουμε την επικείμενη υιοθεσία; Δεδομένου ότι είστε ο τρέχων οικονομικός σύμβουλος για το καταφύγιο ζώων, πιστεύω ότι θα μπορούσατε να δώσετε πολλές πληροφορίες για τον προϋπολογισμό εργασίας του οργανισμού για την εκδήλωση."
Βήμα 5. Προτείνετε έναν πιθανό τόπο και χρόνο για τη συνάντησή σας
Δοκιμάστε να σκεφτείτε ένα μέρος που είναι γνωστό και εύκολα προσβάσιμο στον παραλήπτη. Εάν εργάζεστε στο ίδιο κτίριο ή τη γενική τοποθεσία με το άτομο στο οποίο στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, δείτε αν μπορείτε να συναντηθείτε κατά τη διάρκεια ενός μεσημεριανού διαλείμματος. Εάν εσείς και ο παραλήπτης δεν ζείτε ή εργάζεστε σε κοντινή τοποθεσία, δοκιμάστε να προτείνετε ένα εστιατόριο ή άλλο δημόσιο χώρο όπου θα μπορούσατε να συναντηθείτε. Επιπλέον, αναφέρετε μια σειρά από φορές που σας ταιριάζουν, έτσι ώστε ο παραλήπτης να μπορεί να σας πει ευκολότερα τη διαθεσιμότητά του.
- Εάν και οι δύο έχετε πολυάσχολα προγράμματα, σκεφτείτε να προγραμματίσετε μια τηλεφωνική ή τηλεδιάσκεψη.
- Για παράδειγμα, σχεδιάστε κάτι σαν αυτό: «Θα μπορούσατε να περάσετε από το καταφύγιο ζώων κάποια στιγμή αυτήν την εβδομάδα; Θα είμαι στη ρεσεψιόν κάθε μέρα από τις 9 έως τις 5 ».
Βήμα 6. Ζητήστε από τον παραλήπτη να απαντήσει στο μήνυμά σας
Δεδομένου ότι προγραμματίζετε τεχνικά μια εκδήλωση, ζητήστε ευγενικά να απαντήσει ο παραλήπτης με τη διαθεσιμότητά του. Εάν επικοινωνείτε με ένα ιδιαίτερα απασχολημένο άτομο, θυμηθείτε ότι μπορεί να χρειαστούν μία ή δύο ημέρες για να απαντήσουν. πίσω.
Για παράδειγμα, πείτε κάτι σαν αυτό: "Αν μπορούσατε να μου ενημερώσετε για τη διαθεσιμότητά σας για την επόμενη εβδομάδα, θα το εκτιμούσα πραγματικά!"
Βήμα 7. Χρησιμοποιήστε εγκάρδια γλώσσα κλεισίματος κατά τον τερματισμό του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Σχεδιάστε μια πρόταση λήξης που επαναφέρει τον σκοπό του email σας, έτσι ώστε ο παραλήπτης να κατανοήσει σαφώς τον σκοπό της συνάντησης. Χρησιμοποιήστε έναν φιλικό τόνο για να υπογράψετε το email σας, χρησιμοποιώντας φράσεις όπως "Με εκτίμηση", "Ευχαριστώ" ή "Καλύτερες ευχές". Αφού γράψετε την εγγραφή, αφήστε μια υπογραφή κάτω από το όνομά σας, η οποία επαναλαμβάνει τη θέση ή την τρέχουσα καριέρα σας.
- Καλύψτε τη γλώσσα σας στον παραλήπτη. Εάν μιλάτε με έναν συνεργάτη, μια εγγραφή όπως το "Τα λέμε σύντομα" θα είχε περισσότερο νόημα από το "Με σεβασμό δικό σας". Εάν επικοινωνείτε με έναν ανώτερο, το "ειλικρινά" ή "Καλύτερες ευχές" θα ήταν πιο κατάλληλο από μια απλή εγγραφή όπως "Ραντεβού".
-
Για παράδειγμα, γράψτε κάτι σαν αυτό:
Ανυπομονώ να συναντηθώ μαζί σας σύντομα, καθώς θέλω αυτή η προσπάθεια υιοθεσίας να είναι όσο το δυνατόν πιο επιτυχημένη.
Με εκτιμιση, Σάρα Κλέμεντ
Συντονιστής δραστηριοτήτων, Jones County Animal Shelter
Βήμα 8. Συμπεριλάβετε τυχόν σχετικά συνημμένα που σχετίζονται με τη συνάντηση
Επισυνάψτε τυχόν έγγραφα, υπολογιστικά φύλλα ή άλλα σχετικά αρχεία που θα μπορούσαν να βοηθήσουν στην προετοιμασία του παραλήπτη για τη συνάντηση. Εάν επικοινωνείτε με κάποιον σχετικά με ένα περίπλοκο θέμα, συμπεριλάβετε τα φυλλάδια ή τα φύλλα δεδομένων που χρειάζονται για να βοηθήσετε τον παραλήπτη να κατανοήσει το θέμα της συνάντησης.
Για παράδειγμα, εάν συζητάτε αλλαγές προϋπολογισμού για μια επερχόμενη εκδήλωση, ίσως θελήσετε να συμπεριλάβετε ένα υπολογιστικό φύλλο του προϋπολογισμού του προηγούμενου έτους
Βήμα 9. Χρησιμοποιήστε επαγγελματική γλώσσα και σωστή γραμματική σε όλο το email
Διορθώστε το μήνυμά σας για τυχόν προφανή γραμματικά λάθη και ορθογραφικά λάθη, ώστε το τελικό προσχέδιό σας να φαίνεται όσο το δυνατόν πιο προσεγμένο και καθαρό. Επιπλέον, αφαιρέστε τυχόν συντομογραφίες ή αργκό που κάνουν το μήνυμα να φαίνεται πιο απλό ή πιο δύσκολο να κατανοηθεί. Εάν το τελικό προσχέδιό σας δεν φαίνεται επαγγελματικό, τότε ο παραλήπτης ενδέχεται να μην λάβει σοβαρά υπόψη το αίτημά σας.
Ενώ τα emoji μπορεί να είναι διασκεδαστικά στη χρήση σε κείμενα και περιστασιακά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, δεν πρέπει να τα χρησιμοποιείτε για να ζητήσετε μια συνάντηση
Μέθοδος 2 από 2: Συνέχεια με τον Παραλήπτη
Βήμα 1. Σχεδιάστε ένα email παρακολούθησης εάν ο παραλήπτης δεν επικοινωνήσει μαζί σας σε 3-5 ημέρες
Δώστε στον παραλήπτη λίγες ημέρες για να διαβάσει και να απαντήσει στο αίτημά σας. Εάν δεν ακούσετε νέα μέσα σε μια εργάσιμη εβδομάδα, στείλτε στο άτομο ένα γρήγορο email για να του υπενθυμίσετε ότι περιμένετε απάντηση. Τονίστε ότι είστε ευγνώμονες για την ευκαιρία να τους συναντήσετε και ότι είστε ευγνώμονες για το χρόνο τους.
- Οι συνεχείς κλήσεις είναι επίσης ένας αποτελεσματικός τρόπος για να κάνετε check -in με το άτομο που προσπαθείτε να συναντήσετε.
- Για παράδειγμα, συντάξτε κάτι σαν αυτό: «Απλώς ήθελα να συνεχίσω μαζί σας σχετικά με το αίτημα συνάντησης. Όταν έχετε μια ελεύθερη στιγμή, θα μπορούσατε να μου πείτε τη διαθεσιμότητά σας για μια συνάντηση κάποια στιγμή την επόμενη εβδομάδα; »
Βήμα 2. Σιδερώστε τις λεπτομέρειες της σύσκεψης σε ένα επιπλέον μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Διαπραγματευτείτε με το πρόγραμμα άλλων ατόμων μόλις απαντήσει. Σημειώστε τη διαθεσιμότητα του άλλου ατόμου και επιβεβαιώστε μια ώρα συνάντησης σε μια ημερομηνία όταν είστε και οι δύο διαθέσιμοι. Προσπαθήστε να επιβεβαιώσετε μια ημερομηνία και ώρα εντός 1-2 μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να αποφύγετε τυχόν σύγχυση και ακαταστασία στα εισερχόμενά σας.
- Προσπαθήστε να είστε όσο το δυνατόν πιο ευέλικτοι. Εάν επικοινωνείτε με ένα πολυάσχολο άτομο, μπορεί να μην είναι σε θέση να συναντηθεί μαζί σας αμέσως.
- Μην προγραμματίζετε μια συνάντηση την τελευταία στιγμή. Εάν ο παραλήπτης είναι απασχολημένος, ενδέχεται να μην μπορείτε να συμφωνήσετε σε μια ημερομηνία συνάντησης.
Βήμα 3. Στείλτε μια υπενθύμιση ή επιβεβαίωση λίγες ημέρες πριν από τη συνάντηση
Εάν θέλετε να είστε επιπλέον προετοιμασμένοι πριν από την προγραμματισμένη συνάντηση, δοκιμάστε να στείλετε ένα email επιβεβαίωσης στον παραλήπτη ως υπενθύμιση. Μην κάνετε αυτό το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πολύ μακροπρόθεσμα, δηλώστε την ημέρα, την ώρα και τον τόπο που σχεδιάζετε να συναντήσετε, προκειμένου να ελέγξετε ξανά ότι η συνάντηση εξακολουθεί να είναι όπως έχει προγραμματιστεί.
-
Για παράδειγμα, γράψτε κάτι σαν αυτό:
Justθελα απλώς να επιβεβαιώσω ότι θα συναντηθούμε ακόμη στις 17 Μαΐου στις 11 το πρωί στο καταφύγιο ζώων της κομητείας Τζόουνς.
