Η αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι μέρος της ζωής σχεδόν κάθε επαγγελματία, φοιτητή και εργαζομένου που ζει σήμερα. Αν και ορισμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να βγαίνουν κρύα, άλλα μπορεί να είναι κατάφωρα αγενή και χρειάζονται διευθύνσεις. Μπορείτε να αντιμετωπίσετε τέτοιου είδους μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου διατηρώντας την ψυχραιμία σας, απαντώντας αφού έχετε κάνει ένα σχέδιο και προχωρώντας με την ημέρα σας.
Βήματα
Μέρος 1 από 3: Διατηρήστε την ηρεμία σας και φτιάξτε ένα σχέδιο
Βήμα 1. Εξετάστε εάν το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι αγενές
Μπορεί να είναι δύσκολο να πείτε αν κάποιος είναι αγενής ή όχι με το email, ειδικά επειδή δεν μπορείτε να δείτε τις εκφράσεις του προσώπου του ή να ακούσετε τον τόνο της φωνής του για να σας βοηθήσει να αποφασίσετε. Πριν αντιδράσετε σε ένα email που σας φαίνεται αγενές, σκεφτείτε αν η αγένεια μπορεί να είναι εσφαλμένη επικοινωνία.
Δοκιμάστε να ρωτήσετε το άτομο τι εννοούσε μιλώντας μαζί του πρόσωπο με πρόσωπο ή τηλεφωνικά. Αυτό μπορεί να βοηθήσει στην αντιμετώπιση ενός προβλήματος λόγω μιας απλής λανθασμένης επικοινωνίας
Βήμα 2. Μην απαντήσετε αμέσως
Παρόλο που μπορεί να είναι δελεαστικό να αρχίσετε να συνδυάζετε αμέσως μια σειρά από κακές ή βλαβερές λέξεις ως απάντηση σε αυτό το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αποφύγετε να το κάνετε με κάθε κόστος. Πιθανότατα θα το μετανιώσετε αργότερα. Αντ 'αυτού, απομακρυνθείτε από το email, κλείστε το πρόγραμμα περιήγησής σας και αφιερώστε λίγα λεπτά για να συλλέξετε τις σκέψεις σας.
- Κάντε μια βόλτα για λίγα λεπτά μέχρι να νιώσετε ηρεμία.
- Πάρτε μερικές βαθιές ανάσες και πιείτε λίγο νερό.
Βήμα 3. Εξαερώστε ένα πρόχειρο email, αλλά μην το στείλετε
Ένας άλλος τρόπος για να βγάλουμε κάποια αρνητική ενέργεια εποικοδομητικά είναι να συντάξουμε ένα email στο άτομο, αλλά να μην το στείλουμε. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να αρχίσετε να συλλέγετε τις αρχικές σας σκέψεις, ανεξάρτητα από το πόσο έντονες είναι, ενώ δίνετε χρόνο στον εαυτό σας για να τις βελτιώσετε, να τις βελτιώσετε και να τις προσθέσετε αργότερα.
- Τραβήξτε ένα ξεχωριστό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και πληκτρολογήστε μια απάντηση χωρίς να έχετε εισαγάγει ποτέ παραλήπτη, ώστε να μην το στείλετε κατά λάθος. Or μπορείτε να παραθέσετε το δικό σας email ως παραλήπτη.
- Σκεφτείτε όλες τις φορές που αντιδράσατε σε κάτι αμέσως και μετά μετάνιωσατε για όλα τα έξυπνα ή σκανδαλώδη πράγματα που θα μπορούσατε να πείτε. Αυτό θα σας δώσει χρόνο να αναπτύξετε τέτοια και να αποτρέψετε τη λύπη.
Βήμα 4. Αποδεχτείτε την ευθύνη όταν είναι απαραίτητο
Διαβάζοντας το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορεί να το έχετε εκλάβει ως αγενές επειδή μέρος του είναι αληθινό και η αλήθεια μπορεί να βλάψει. Αν και αυτό δεν τους απαλλάσσει από την ενοχή τους στην κατάσταση, σας δίνει λίγο χώρο για αυτοβελτίωση και για ειλικρίνεια, τόσο με τον εαυτό σας όσο και με τον αποστολέα email.
Για παράδειγμα, ίσως το αφεντικό σας σας έστειλε ένα αγενές email σχετικά με την καθυστέρηση στη δουλειά. Αν και η διατύπωση δεν χρειαζόταν να είναι αγενής, πρέπει να αναγνωρίσετε και να διορθώσετε την καθυστέρησή σας
Βήμα 5. Μην μιμηθείτε την κακή συμπεριφορά τους
Όταν κάποιος είναι αγενής μαζί σας, μπορεί να είναι πολύ δελεαστικό να ανταποδώσετε τη χάρη. Και πάλι, απέχετε από την αρνητική απάντηση, αλλά επίσης απέχετε από την παθητική επιθετική ή αγενή συμπεριφορά εάν τους δείτε προσωπικά πριν απαντήσετε. Μην τους ρίχνετε βρώμικες ματιές ή μην τις αγνοείτε αν σας μιλούν.
- Αντίθετα, εξασκήστε την καλοσύνη. Πείτε τους γεια και συνεχίστε να περπατάτε.
- Μην ξοδεύετε χρόνο γύρω τους εκτός εάν είναι απαραίτητο, αλλά μην τους αποφεύγετε ενεργά.
Βήμα 6. Εξετάστε τη ρίζα
Μερικές φορές, ένα αγενές email δεν έχει πολύ σχέση με εσάς ή τις περιστάσεις που το περιβάλλουν. Το να προσβάλλετε κάποιον δεν είναι ποτέ εντάξει, αλλά μερικές φορές το άτομο που έστειλε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να περνάει περισσότερο από ό, τι μπορεί να χειριστεί και θα μπορούσε να σας το στείλει από απογοητεύσεις που δεν σας αφορούν. Μπορεί να μην συνειδητοποιούν καν ότι ήταν αγενείς. Αυτό δεν τους δικαιολογεί, αλλά η κατανόηση της τρέχουσας κατάστασης και των κινήτρων ενός ατόμου μπορεί να βοηθήσει στο να κάνει βήματα μπροστά.
- Για παράδειγμα, εάν αντιμετωπίζουν προβλήματα γάμου ή εάν κάποιος από την οικογένειά τους έχει πεθάνει πρόσφατα, αυτό θα μπορούσε να εξηγήσει την αγένειά τους.
- Είναι επίσης πιθανό να έχουν απλώς μια κακή μέρα.
Μέρος 2 από 3: Απάντηση στο email
Βήμα 1. Ζητήστε τη βοήθεια ενός φίλου
Οι φίλοι ή οι συνεργάτες σας μπορούν να σας βοηθήσουν ιδιαίτερα να σας βοηθήσουν να δημιουργήσετε μια απάντηση σε ένα αγενές ή δυσάρεστο email και μπορούν επίσης να δώσουν μια δεύτερη γνώμη για την κατάσταση. Κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου, αποφύγετε να ζητήσετε από τους φίλους σας που είναι καυτοί να βοηθήσουν. Επικοινωνήστε με εκείνους που είναι ήρεμοι, έξυπνοι και εστιασμένοι στη λύση.
Εάν είναι δυνατόν, ζητήστε να δείτε τυχόν προηγούμενες απαντήσεις σε αγενή μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχουν στείλει
Βήμα 2. Αναγνωρίστε την αγένειά τους
Όταν συντάσσετε το email σας, θα χρειαστεί να αναγνωρίσετε πόσο αγενείς ήταν. Θα μπορούσε να είναι ότι αγνοούσαν ότι τα λόγια τους θα έβγαιναν άθλια, αλλά ανεξάρτητα από αυτό, θα πρέπει να επιστήσετε την προσοχή σε αυτό.
- Πείτε κάτι σαν "πριν ξεκινήσω με μια απάντηση, θέλω να αναγνωρίσω την αγένεια που εμφανίζεται στο email σας, ιδιαίτερα γύρω από τις κατηγορίες και τα υβριστικά σας σχόλια".
- Το να είσαι άμεσος είναι χρήσιμος για σένα και για το άλλο άτομο και μπορεί να βοηθήσει στην αποφυγή επανεμφάνισης της ίδιας κατάστασης.
Βήμα 3. Αναγνωρίστε την απογοήτευσή τους
Αν και το email τους ήταν αγενές, ίσως η απογοήτευσή τους προερχόταν από ένα πολύ πραγματικό μέρος. Αν ναι, αναγνωρίστε αυτήν την απογοήτευση και εκφράστε κατανόηση, έστω και οριακή. Αυτό θα τους επιτρέψει να αισθάνονται λιγότερο από τη νοοτροπία σας εναντίον τους και θα σας κινήσουν και οι δύο προς πιθανή ειρήνευση.
- Πείτε κάτι σαν "Το email σας έδειξε ότι είστε απογοητευμένοι".
- Φροντίστε να επικεντρωθείτε σε αυτό που είπε το email τους και όχι σε αυτούς προσωπικά.
Βήμα 4. Ρωτήστε γιατί
Μερικές φορές, ωστόσο, μπορεί να είστε εντελώς ανίδεοι για το γιατί κάποιος αποφάσισε να σας στείλει ένα τέτοιο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μετά από πολύ προβληματισμό και διαβούλευση με άλλους. Σε αυτήν την περίπτωση, θα πρέπει να ζητήσετε από τον αποστολέα ένα απλό «γιατί», ώστε να μπορέσετε να αποκτήσετε κατανόηση και να αντιμετωπίσετε καλύτερα το ζήτημα.
Youσως να πείτε "Σκέφτηκα προσεκτικά το email σας και είμαι ακόμα λίγο μπερδεμένος με το σκεπτικό σας για την αποστολή του, οπότε θα ήθελα να μάθω τι το ώθησε."
Βήμα 5. Προσφέρετε λύση ή εξήγηση
Αφού αντιμετωπίσετε ορισμένες προκαταρκτικές ανησυχίες και σημεία στο email, θα πρέπει να αρχίσετε να αναζητάτε λύσεις και να απαντάτε στις ανησυχίες τους, εάν υπάρχουν. Ενημερώστε τους τι είστε διατεθειμένοι να κάνετε, εξερευνήστε τομείς για συμβιβασμούς και εκφράστε την προθυμία σας να εργαστείτε σε αυτό.
- Η οργάνωση μιας συνάντησης θα μπορούσε επίσης να είναι επωφελής. Οι άνθρωποι τείνουν να είναι πιο ευγενικοί προσωπικά από ό, τι όταν κρύβονται πίσω από μια οθόνη υπολογιστή.
- Youσως πείτε κάτι όπως «εκφράσατε τον θυμό σας που επέστρεψα από το μεσημεριανό γεύμα χθες 15 λεπτά, αλλά έπρεπε να παραλάβω την άρρωστη κόρη μου από το σχολείο. Αν και σίγουρα μπορώ να προσπαθήσω να επιστρέψω στο χρόνο στο μέλλον, θα υπάρξουν τέτοιες στιγμές που είναι αναπόφευκτες ».
Βήμα 6. Καθορίστε όρια
Αφού προσφέρατε επιτυχώς λύσεις, ήρθε η ώρα να θεσπίσετε ορισμένους βασικούς κανόνες για κάθε συνεχιζόμενη συνομιλία. Ενημερώστε τους ότι δεν θα ανεχτείτε τέτοια αγένεια στο μέλλον και ότι θα το κάνετε πολύ δύσκολο αν όχι αδύνατο να συνεχίσετε να συνεργαστείτε.
- Πείτε τους ότι δεν θα δεχτείτε προσβολές ή ακατάλληλες κατηγορίες.
- Ζητήστε τους να έρθουν σε εσάς με ανησυχίες και καλοσύνη πριν ρίξετε το όπλο.
Βήμα 7. Διαγράψτε το, εάν είναι απαραίτητο
Σως διαπιστώσετε ότι διαβάζετε και ξαναδιαβάζετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ξανά και ξανά και εμπλέκεστε σε αρνητικά συναισθήματα γι 'αυτό. Ωστόσο, αυτό δεν θα σας βοηθήσει να προχωρήσετε και πιθανότατα θα σας κάνει πιο τρελούς και απογοητευμένους. Εάν είναι απολύτως απαραίτητο, διαγράψτε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τα εισερχόμενά σας, ώστε να μην έχετε πρόσβαση σε αυτό.
Εάν πιστεύετε ότι μπορεί να χρειαστείτε ξανά το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο μέλλον, στείλτε το σε κάποιον που εμπιστεύεστε, αλλά διαγράψτε το από τα εισερχόμενά σας
Μέρος 3 από 3: Συνεχίστε με τη μέρα σας
Βήμα 1. Συνεχίστε να είστε παραγωγικοί
Αν και αυτό το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να έχει καταστρέψει τη μέρα σας, κάντε ό, τι περνά από το χέρι σας για να το απαγορεύσετε. Συνεχίστε με τη ρουτίνα σας, δημιουργήστε μια λίστα υποχρεώσεων και ολοκληρώστε όλες τις απαραίτητες εργασίες. Μην αφήσετε κανένα blip να εκτροχιάσει την ημέρα σας ή την πρόοδό σας.
Το να κρατάτε τον εαυτό σας απασχολημένο θα σας βοηθήσει να παραμείνετε συγκεντρωμένοι σε αυτό που είναι σημαντικό για εσάς και να αποφύγετε τη διασκέδαση σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Βήμα 2. Θέστε μικρούς στόχους για να διατηρήσετε την ορμή σας
Κρατώντας τη ρουτίνα σας, θέστε μικρούς, εφικτούς στόχους που μπορείτε να δεσμευτείτε εκείνη την ημέρα. Η ολοκλήρωσή τους θα σας βοηθήσει να αισθανθείτε πιο ολοκληρωμένοι και στη συνέχεια λιγότερο επηρεασμένοι από το αγενές email που λάβατε.
Εξετάστε το ενδεχόμενο να θέσετε στόχους όπως "απάντηση σε όλα τα άλλα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου" ή "πηγαίνετε στο γυμναστήριο"
Βήμα 3. Αποσπάστε την προσοχή σας
Μερικές φορές, για να προχωρήσετε από κάτι, χρειάζεστε λίγο περισπασμό. Κάντε ένα διάλειμμα για να ακούσετε μουσική, να γευματίσετε ή να καλέσετε έναν φίλο σας για να συζητήσετε για κάτι άλλο εκτός από το email. Απομακρύνοντας το μυαλό σας από τα πράγματα μπορεί να σας δώσει ένα πολύ απαραίτητο και καθαρτικό διάλειμμα.
Βήμα 4. Εξετάστε το ενδεχόμενο αναφοράς τους, εάν είναι απαραίτητο
Στο τέλος της ημέρας, μερικές φορές ο καλύτερος τρόπος για να προχωρήσετε είναι να αντιμετωπίσετε το ζήτημα μόνιμα. Εάν το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου περιείχε απειλές ή προσβολές που θα μπορούσαν να θεωρηθούν ως ρητορική μίσους, τότε αναφέρετε αυτό το άτομο στα κατάλληλα άτομα, το οποίο θα μπορούσε να είναι το Τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού στη δουλειά σας ή η Φοιτητική Συμπεριφορά στο σχολείο σας. Μπορείτε επίσης να τους αποκλείσετε να σας στέλνουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο μέλλον.
- Αναφέρετέ τους στις αρχές εάν κάνουν σωματικές απειλές εναντίον σας.
- Δοκιμάστε να στείλετε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον διαχειριστή σας πρώτα για να του ενημερώσετε τι συμβαίνει. Εάν δεν αντιμετωπίσουν το ζήτημα, μεταφέρετέ το στο HR.
