Αυτό το wikiHow θα σας διδάξει πώς να κάνετε συγχώνευση αλληλογραφίας στο Microsoft Office ή το OpenOffice.org. Η συγχώνευση αλληλογραφίας είναι μια εξαιρετικά βολική λειτουργία που σας επιτρέπει να εξατομικεύετε αυτόματα ένα έγγραφο για κάθε παραλήπτη στον οποίο αποστέλλεται. Με αυτόν τον τρόπο δεν χρειάζεται να αλλάξετε ξεχωριστά το έγγραφο για κάθε παραλήπτη. Είναι μια τεράστια εξοικονόμηση χρόνου και είναι πραγματικά εύκολο να το κάνετε! Τα παρακάτω βήματα θα σας καθοδηγήσουν ολόκληρη τη διαδικασία βήμα προς βήμα.
Βήματα
Μέθοδος 1 από 3: Προετοιμασία
Βήμα 1. Δημιουργήστε ένα αρχείο δεδομένων
Αυτό μπορεί να είναι ένα αρχείο υπολογιστικών φύλλων, ένα αρχείο βάσης δεδομένων ή ακόμη και ένα έγγραφο κειμένου με τη σωστή μορφοποίηση. Τα αρχεία υπολογιστικών φύλλων χρησιμοποιούνται συχνότερα. Αυτός ο οδηγός υποθέτει ότι χρησιμοποιείτε υπολογιστικό φύλλο.
-
Το αρχείο δεδομένων σας θα πρέπει να έχει όλες τις πληροφορίες που θα πρέπει να αλλάξουν από αντίγραφο σε αντίγραφο. Για παράδειγμα, εάν γράφετε ένα γράμμα φόρμας, το αρχείο δεδομένων σας θα περιέχει τα ονόματα και πιθανώς τις διευθύνσεις όλων όσων σκοπεύετε να στείλετε το γράμμα.
Τοποθετήστε ένα στοιχείο πληροφοριών σε κάθε κελί κατά μήκος μιας γραμμής, έτσι ώστε κάθε τύπος πληροφοριών (όνομα, επώνυμο, τιμητικό και ούτω καθεξής) να βρίσκεται στη δική του στήλη
-
Κάντε λογικά ονόματα στηλών. Η συγχώνευση αλληλογραφίας διαβάζει δεδομένα σε στήλες. Θα υποθέσει ότι η πρώτη καταχώριση σε κάθε στήλη πληροφοριών είναι το γενικό όνομα για αυτόν τον τύπο πληροφοριών, οπότε χρησιμοποιήστε ονόματα που έχουν νόημα για εσάς.
Για παράδειγμα, ξεκινήστε μια στήλη με τα πρώτα ονόματα πληκτρολογώντας "firstname" και, στη συνέχεια, τοποθετήστε όλα τα πρώτα ονόματα κάτω από αυτό. Όταν σας ζητηθεί ποιο πεδίο να εισαγάγετε στο γράμμα σας, θα δείτε το "firstname" ως επιλογή και θα θυμηθείτε τι περιέχεται σε αυτήν τη στήλη
- Οι χρήστες του Microsoft Office που χρησιμοποιούν επίσης το Outlook για τα e-mail τους μπορούν να χρησιμοποιήσουν το βιβλίο διευθύνσεων του Outlook ως αρχείο δεδομένων αν το επιθυμούν.
Βήμα 2. Αποθηκεύστε το αρχείο δεδομένων
Αποθηκεύστε το κάπου όπου μπορείτε να το βρείτε εύκολα και ονομάστε το κάτι που θα θυμάστε εύκολα.
Βήμα 3. Γράψτε το κύριο έγγραφό σας
Αυτό είναι το έγγραφο στο οποίο θα εισαγάγετε πληροφορίες. Για παράδειγμα, εάν γράφετε ένα γράμμα φόρμας, το κύριο έγγραφο είναι το γράμμα. Οποιοδήποτε στοιχείο συγχώνευσης αλληλογραφίας θα συμπληρώσει για εσάς (όπως ονόματα) θα πρέπει να μείνει κενό προς το παρόν.
Μέθοδος 2 από 3: Συγχώνευση αλληλογραφίας στο MS Office
Βήμα 1. Ανοίξτε το παράθυρο εργασιών συγχώνευσης αλληλογραφίας
Από το κύριο έγγραφό σας, κάντε κλικ στο παράθυρο για να το ανοίξετε. Εάν δεν το βλέπετε, ανοίξτε το μενού Εργαλεία και επιλέξτε Συγχώνευση αλληλογραφίας από τη λίστα.
Βήμα 2. Απαντήστε στις ερωτήσεις του MS Office
Το εργαλείο συγχώνευσης αλληλογραφίας στο Office έχει μερικά βήματα που έχουν σχεδιαστεί για να κάνουν τη ζωή σας ευκολότερη, συγχωνεύοντας τα αρχεία σας πιο έξυπνα και με ακρίβεια.
- Ξεκινήστε λέγοντάς του τι είδους έγγραφο γράφετε. Κάντε κλικ στην καλύτερη προσαρμογή και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.
- Πείτε του ποιο "αρχικό έγγραφο" (κύριο έγγραφο) θέλετε να χρησιμοποιήσετε. Εάν έχετε ακολουθήσει αυτά τα βήματα, θα πρέπει να μπορείτε να επιλέξετε "χρήση αυτού του εγγράφου". Κάντε κλικ στο Επόμενο.
Βήμα 3. Επιλέξτε το αρχείο προς συγχώνευση
Αυτό είναι το αρχείο δεδομένων που δημιουργήσατε προηγουμένως. Επιλέξτε το κατάλληλο κουμπί επιλογής και κάντε κλικ στο Επόμενο για να αναζητήσετε το αρχείο και να το συνδέσετε στο κύριο έγγραφό σας.
Εάν προτιμάτε να χρησιμοποιήσετε το βιβλίο διευθύνσεων του Outlook, κάντε κλικ σε αυτήν την επιλογή
Βήμα 4. Επιλέξτε ποια δεδομένα θα χρησιμοποιήσετε
Το Office σας επιτρέπει να επιλέξετε ή να αποεπιλέξετε σειρές πληροφοριών όπως θέλετε. Αυτό σας επιτρέπει να επιλέξετε ποια στοιχεία πληροφοριών στο αρχείο δεδομένων θέλετε να συγχωνευθούν στο κύριο έγγραφο, καθιστώντας το αρχείο δεδομένων πιο χρήσιμο με την πάροδο του χρόνου καθώς το χρησιμοποιείτε για διάφορα διαφορετικά πράγματα. Όταν είστε ικανοποιημένοι, κάντε κλικ στο Επόμενο.
Τα δεδομένα μπορούν να ταξινομηθούν κάνοντας κλικ στις κεφαλίδες κάθε στήλης. Αυτό μπορεί να είναι χρήσιμο εάν πρέπει να αναζητήσετε γρήγορα πολλές πληροφορίες
Βήμα 5. Εισαγάγετε πεδία δεδομένων
Στην επόμενη σελίδα του παραθύρου εργασιών, θα σας ζητηθεί να γράψετε το έγγραφό σας εάν δεν το έχετε κάνει ήδη και θα σας παρουσιαστεί μια σειρά επιλογών για την εισαγωγή δεδομένων από το αρχείο στο έγγραφο.
-
Εισαγάγετε ένα πεδίο δεδομένων τοποθετώντας τον κέρσορα όπου θα πάει το πεδίο και, στη συνέχεια, κάνοντας κλικ στο κατάλληλο κουμπί στο παράθυρο εργασιών για να το εισαγάγετε εκεί.
Μπορείτε να διαγράψετε λανθασμένα ή διπλά πεδία δεδομένων πιέζοντας το πλήκτρο Διαγραφή, το ίδιο με ένα συνηθισμένο γράμμα ή αριθμό
-
Οι προεπιλεγμένες επιλογές αλλάζουν ελαφρώς με βάση τον τύπο εγγράφου που είπατε στο Office που γράφετε. Το Office καταβάλλει κάθε δυνατή προσπάθεια για να συμπληρώσει τις κατάλληλες πληροφορίες από τα δεδομένα που του δίνετε. Για παράδειγμα, εάν γράφετε μια επαγγελματική επιστολή φόρμας, ενδέχεται να δείτε μια επιλογή για να εισαγάγετε ένα μπλοκ διευθύνσεων, το οποίο περιλαμβάνει το όνομα και το επώνυμο και την πλήρη διεύθυνση κάθε παραλήπτη, τακτοποιημένα σε μερικές γραμμές.
- Ορισμένες από τις προεπιλεγμένες επιλογές θα ανοίξουν επιπλέον παράθυρα για να συμπληρώσετε τις κατάλληλες πληροφορίες. Όλα αυτά είναι λίγο πολύ απλά και εύκολα κατανοητά.
- Εάν χρησιμοποιείτε μια προεπιλογή και δεν φαίνεται να μπορείτε να βρείτε τις σωστές πληροφορίες, κάντε κλικ στο κουμπί με την ένδειξη "Πεδία αντιστοίχισης" για να μάθετε στο πρόγραμμα ποια ονόματα πεδίων αντιστοιχούν στα τυπικά ονόματά του. Για παράδειγμα, μπορείτε να του δείξετε ότι πρέπει να χρησιμοποιεί την κατηγορία "Ονοματεπώνυμο" στο αρχείο δεδομένων σας για να συμπληρώσει δεδομένα "Επώνυμο" σε ένα μπλοκ διευθύνσεων.
- Για να χρησιμοποιήσετε τα δικά σας πεδία, κάντε κλικ στην επιλογή "περισσότερες επιλογές". Θα μπορείτε να δείτε τα ονόματα που δώσατε σε κάθε στήλη και να τα χρησιμοποιήσετε αντ 'αυτού.
Βήμα 6. Ελέγξτε τα γράμματά σας
Η συγχώνευση αλληλογραφίας δεν εμφανίζει τις συγκεκριμένες πληροφορίες στα πεδία που εφαρμόζετε στο κύριο έγγραφό σας μέχρι να τα εκτυπώσετε, αλλά το Office προσφέρει μια λειτουργία προεπισκόπησης που σας επιτρέπει να ελέγχετε και να βεβαιώνεστε ότι οι πληροφορίες εμφανίζονται σωστά σύμφωνα με τον τρόπο που τοποθετήσατε το πεδία στο έγγραφό σας. Μη διστάσετε να το χρησιμοποιήσετε μέχρι να είστε ικανοποιημένοι ότι όλα είναι εντάξει.
Βήμα 7. Ολοκληρώστε τη συγχώνευση
Η τελική οθόνη του παραθύρου εργασιών συγχώνευσης αλληλογραφίας σας ενημερώνει ότι όλα είναι στη θέση τους και είναι έτοιμη να εκτυπώσει τα έγγραφά σας. Ένα σύνολο πληροφοριών θα εμφανίζεται ανά εκτυπωμένο έγγραφο και το πρόγραμμα θα εκτυπώνει όσα αντίγραφα υπάρχουν όσα σύνολα πληροφοριών.
Εάν θέλετε να κάνετε μεμονωμένες επεξεργασίες σε συγκεκριμένα γράμματα, μπορείτε επίσης να το κάνετε από αυτήν την οθόνη παραθύρου εργασιών κάνοντας κλικ πρώτα στην "επεξεργασία μεμονωμένων γραμμάτων"
Μέθοδος 3 από 3: Συγχώνευση αλληλογραφίας στο OpenOffice.org
Βήμα 1. Δημιουργήστε μια βάση δεδομένων
Στο OpenOffice.org, απαιτείται πάντα ένα αρχείο βάσης δεδομένων για συγχώνευση αλληλογραφίας. Ωστόσο, μπορείτε ακόμα να δημιουργήσετε πρώτα τα δεδομένα σας σε ένα υπολογιστικό φύλλο.
- Από το κύριο έγγραφό σας, ανοίξτε το μενού Αρχείο και επιλέξτε να δημιουργήσετε ένα νέο αρχείο βάσης δεδομένων.
- Στο παράθυρο που εμφανίζεται, επιλέξτε την επιλογή "σύνδεση σε υπάρχουσα βάση δεδομένων". Από το αναπτυσσόμενο μενού, επιλέξτε "υπολογιστικό φύλλο" και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.
- Στην επόμενη οθόνη, κατευθύνετε το OpenOffice.org στο αρχείο υπολογιστικών φύλλων που θέλετε να χρησιμοποιήσετε. Μπορείτε να επιλέξετε αν θα προστατεύεται ή όχι ο κωδικός πρόσβασης της βάσης δεδομένων επιλέγοντας το πλαίσιο κάτω από τη θέση του αρχείου. Κάντε κλικ στο Επόμενο όταν είστε έτοιμοι.
-
Σε αυτήν την οθόνη, επιλέξτε αν θα καταχωρίσετε τη βάση δεδομένων για ευκολότερη πρόσβαση αργότερα και αποφασίστε αν θέλετε ή όχι να ανοίξετε το αρχείο βάσης δεδομένων για να το επεξεργαστείτε τώρα. (Πιθανότατα δεν θα χρειαστεί εάν δημιουργήσατε μόλις το αρχείο υπολογιστικού φύλλου.) Κάντε κλικ στο Τέλος για να αποθηκεύσετε τη βάση δεδομένων.
Φροντίστε να δώσετε στη βάση δεδομένων ένα όνομα που μπορείτε εύκολα να θυμηθείτε
Βήμα 2. Εισαγάγετε τα πεδία σας
Τώρα που έχετε συνδέσει τις πληροφορίες σας με μια βάση δεδομένων που μπορεί να κατανοήσει το OpenOffice.org, είναι απλό να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη βάση δεδομένων για συγχώνευση αλληλογραφίας, αρκεί να γνωρίζετε πού να αναζητήσετε.
- Από το μενού Εισαγωγή, επιλέξτε «πεδία» και, στη συνέχεια, «άλλο…» από το υπομενού. Εναλλακτικά, μπορείτε να πληκτρολογήσετε control-F2.
- Στο παράθυρο που εμφανίζεται, κάντε κλικ στην καρτέλα "βάση δεδομένων".
-
Κάντε κλικ στο κουμπί Περιήγηση στο κάτω δεξί μέρος του παραθύρου και βρείτε το αρχείο βάσης δεδομένων που μόλις δημιουργήσατε.
Μόλις επιλέξετε τη βάση δεδομένων σας, θα εμφανιστεί στη λίστα με τίτλο "επιλογή βάσης δεδομένων" στη δεξιά πλευρά του παραθύρου
- Από τη λίστα "τύπος" στην αριστερή πλευρά του παραθύρου, επιλέξτε "πεδία συγχώνευσης αλληλογραφίας".
- Κάντε κλικ στο + δίπλα στη βάση δεδομένων σας και ένα αρχείο υπολογιστικών φύλλων θα εμφανιστεί κάτω από αυτό. Κάντε κλικ στο + δίπλα ότι, και θα δείτε τα ονόματα των πεδίων που επιλέξατε όταν δημιουργήσατε το υπολογιστικό φύλλο σας.
-
Επιλέξτε όποιο πεδίο θέλετε να εισαγάγετε και κάντε κλικ στην επιλογή Εισαγωγή για να τοποθετήσετε το πεδίο στο κύριο έγγραφό σας.
- Θυμηθείτε να τοποθετήσετε τον κέρσορα στο σημείο που θέλετε να εισαχθεί το πεδίο σας προτού εισαγάγετε, ή θα πρέπει να το κόψετε και να το επικολλήσετε για να το μετακινήσετε στη σωστή θέση.
- Όπως και στο Office, τα πεδία κειμένου αντιμετωπίζονται σαν αλφαριθμητικοί χαρακτήρες στο κύριο έγγραφό σας. Μπορείτε να τα μετακινήσετε με το πλήκτρο διαστήματος και να τα διαγράψετε με το πλήκτρο διαγραφής.
Βήμα 3. Ολοκληρώστε τη συγχώνευση
Ελέγξτε ξανά κάθε πεδίο για σωστή τοποθέτηση. Όταν είστε έτοιμοι, εκτυπώστε το κύριο έγγραφό σας. Η συγχώνευση αλληλογραφίας θα εκτυπώσει ένα αντίγραφο για κάθε σύνολο καταχωρήσεων στο αρχείο που συγχωνεύσατε στο έγγραφο.
Συμβουλές
- Τα προγράμματα επεξεργασίας κειμένου έχουν συχνά πρότυπα που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για τη δημιουργία πρωτογενών εγγράφων.
- Βεβαιωθείτε ότι έχετε χωρίσει τα πεδία στους πιο συγκεκριμένους δυνατούς όρους. Για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον τίτλο ευγένειας (κ., Κυρία, δεσποινίς), όνομα και επώνυμο για το όνομα. Αυτά είναι τρία πεδία για ονόματα, οπότε χρησιμοποιήστε τρεις ξεχωριστές στήλες με έναν τύπο πεδίου σε κάθε στήλη.
