Η εκμάθηση χρήσης συγχώνευσης αλληλογραφίας στο Microsoft Word μπορεί να είναι μια αποθαρρυντική εργασία εάν προσπαθείτε να χρησιμοποιήσετε τη Βοήθεια της Microsoft. Θα περιγράψουμε μια πολύ πιο γραμμική διαδικασία - δημιουργία ενός αρχείου διευθύνσεων στο Excel, συγχώνευση στο Word και προσθήκη προθέσεων και λεπτομερέστερων λεπτομερειών. Αυτή η απλή διαδικασία μπορεί να σας εξοικονομήσει ώρες φασαρίας με ετικέτες, διασφαλίζοντας ότι δεν θα καταφύγετε στο χειρόγραφο αργότερα!
Σημείωση: Αυτό είναι για το Office 2003. Οι οδηγίες για άλλες εκδόσεις ενδέχεται να διαφέρουν.
Βήματα
Βήμα 1. Δημιουργήστε ένα αρχείο διευθύνσεων στο Microsoft Excel εισάγοντας ονόματα και διευθύνσεις με τον ακόλουθο τρόπο:
Βήμα 2. Η σειρά 1 θα πρέπει να έχει τις επικεφαλίδες πριν αρχίσετε να προσθέτετε τις διευθύνσεις από τη σειρά 2 και μετά
- Τοποθετήστε τα πρώτα ονόματα στη στήλη Α.
- Τοποθετήστε τα επώνυμα στη στήλη Β.
- Τοποθετήστε τις διευθύνσεις των οδών στη στήλη Γ.
- Τοποθετήστε τις πόλεις ή κωμοπόλεις στη στήλη Δ.
- Τοποθετήστε τον νομό στη στήλη Ε.
- Τοποθετήστε τους ταχυδρομικούς κώδικες στη στήλη ΣΤ.
- Αποθηκεύστε το αρχείο. Θυμηθείτε τη θέση και το όνομα του αρχείου.
- Κλείσιμο Excel.
Βήμα 3. Ανοίξτε το Word και μεταβείτε στα "Εργαλεία/γράμματα" και "Ταχυδρομεία/συγχώνευση αλληλογραφίας"
Εάν το Παράθυρο εργασιών δεν είναι ανοιχτό στη δεξιά πλευρά της οθόνης, μεταβείτε στο Προβολή/Παράθυρο εργασιών και κάντε κλικ σε αυτό. Το παράθυρο εργασιών πρέπει να εμφανιστεί
Βήμα 4. Συμπληρώστε το κουμπί επιλογής Ετικέτες Στο παράθυρο εργασιών
Βήμα 5. Κάντε κλικ στις Επιλογές ετικέτας και επιλέξτε την ετικέτα που χρησιμοποιείτε από τη λίστα
Κάντε κλικ στο OK μόλις επιλέξετε.
Βήμα 6. Κάντε κλικ στο Επόμενο:
"Επιλογή παραληπτών".
Βήμα 7. Κάντε κλικ στο "Αναζήτηση" και περιηγηθείτε στο αρχείο που μόλις αποθηκεύσατε στο Excel και αποθηκεύσατε στα έγγραφά μου
Ανοίξτε αυτό το αρχείο και θα ανοίξει ένα παράθυρο διαλόγου. Όλοι οι παραλήπτες πρέπει να επιλέγονται από προεπιλογή. Εάν όχι, κάντε το και κάντε κλικ στο OK.
Βήμα 8. Κάντε κλικ στο Επόμενο:
«Τακτοποιήστε τις ετικέτες σας».
Βήμα 9. Κάντε κλικ στο "Περισσότερα στοιχεία
.. "Αφήστε επιλεγμένα τα πεδία της βάσης δεδομένων (πάνω δεξιά) και κάντε κλικ στα πεδία που θέλετε να εισαχθούν. Κάντε κλικ σε αυτά με τη σειρά που θα εμφανίζονται στην ετικέτα. Αυτό είναι συνήθως Όνομα, Επώνυμο, Διεύθυνση οδού, Πόλη, κομητεία, Ταχυδρομείο αγνοήστε το γεγονός ότι όλα καταλήγουν σε μία μόνο γραμμή, όταν τελειώσετε με την επιλογή, μπορείτε να προσθέσετε κενά και επιστροφές μεταφοράς όπου θέλετε στην ετικέτα. Όταν έχετε εισαγάγει όλα τα πεδία κάντε κλικ στο OK. Εάν ξεχάσετε ένα μέρος ο δρομέας όπου θέλετε να πάει (το πεδίο στα δεξιά του δρομέα πιθανότατα θα γίνει γκρι-εντάξει), στη συνέχεια κάντε ξανά κλικ στην επιλογή "Περισσότερα στοιχεία …" και επιλέξτε το πεδίο που θέλετε να προσθέσετε. Κάντε κλικ στο ΚΛΕΙΣΙΟ στο παράθυρο μία φορά ολοκληρώσατε την εισαγωγή όλων των πεδίων που χρειάζεστε.
Βήμα 10. Προσθέστε κενά και επιστροφές μεταφοράς, έτσι ώστε η ετικέτα να φαίνεται σωστή
Αγνοήστε το όταν το πεδίο μετά τη θέση για οποιοδήποτε γκρι γίνεται, ο χώρος θα προστεθεί αντί να αντικαταστήσει το πεδίο.
Βήμα 11. Σπρώχνουμε ολόκληρη τη διεύθυνση ελαφρώς προς τα δεξιά "αυξάνοντας την εσοχή" μία φορά
Αυτό εξαρτάται από το μέγεθος της ετικέτας που χρησιμοποιείτε, αλλά φαίνεται καλύτερα!
Εάν όλα είναι εκεί που θέλετε, κάντε κλικ στην επιλογή Ενημέρωση όλων των ετικετών. Θα πρέπει να δείτε τα πεδία να αντιγράφονται σε όλες τις ετικέτες
Βήμα 12. Κάντε κλικ στο Επόμενο:
"Προεπισκόπηση των ετικετών σας".
Βήμα 13. Εάν είστε ικανοποιημένοι κάντε κλικ στο Επόμενο:
"Ολοκληρώστε τη Συγχώνευση". Σε αυτήν την οθόνη μπορείτε να επεξεργαστείτε μεμονωμένες ετικέτες ή να εκτυπώσετε. αξίζει να κάνετε κλικ στην ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑ ΑΤΟΜΙΚΩΝ ΕΤΙΚΕΤΩΝ και να κάνετε κλικ στην επιλογή ΟΛΑ και ΟΚ ακόμα κι αν είστε ικανοποιημένοι με αυτό, ώστε να έχετε πρόσβαση σε όλες τις σελίδες των ετικετών.
Αποθηκεύστε το αρχείο πριν κάνετε οτιδήποτε άλλο
Βήμα 14. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε εμπορικά διαδικτυακά εργαλεία για να πραγματοποιήσετε τη συγχώνευση της αλληλογραφίας σας για τη δημιουργία ετικετών
Το πλεονέκτημα είναι ότι μπορούν να χρησιμοποιηθούν ευκολότερα και γρηγορότερα.
