Οι θεματικές γραμμές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι συχνά αυτό που χρησιμοποιούν οι αναγνώστες για να αποφασίσουν αν θα ανοίξουν το email σας. Αυτοί οι χώροι πρέπει να γεμίσουν με σύντομη, προς το σημείο και λεπτομέρεια γλώσσα, ώστε ο παραλήπτης σας να μην διαγράψει το email σας χωρίς καν να το διαβάσετε. Εάν καθορίσετε ακριβώς γιατί ο αναγνώστης σας πρέπει να θέλει να δει τι έχετε να πείτε χρησιμοποιώντας λεπτομέρειες στις θεματικές γραμμές σας, θα πρέπει να απολαμβάνετε ταχύτερες και συχνότερες απαντήσεις στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας.
Βήματα
Μέρος 1 από 3: Μορφοποίηση των γραμμών των θεμάτων σας
Βήμα 1. Αποφύγετε να αφήσετε κενή τη γραμμή θέματος
Όταν επιλέγετε να μην συμπεριλάβετε μια γραμμή θέματος, δεν εκμεταλλεύεστε την ευκαιρία που παρέχει για να προσελκύσει τον αναγνώστη σας. Έχοντας μια κενή γραμμή θέματος θα σας κάνει επίσης να φαίνεστε τεμπέλης. Το πιο σημαντικό, σίγουρα δεν θα κάνει τον αναγνώστη σας να αισθάνεται ότι πρέπει να ανοίξει ή να απαντήσει γρήγορα στο email σας.
Βήμα 2. Γράψτε το θέμα σας πριν γράψετε το email σας
Η θεματική γραμμή σας μπορεί να φαίνεται σαν μια μεταγενέστερη σκέψη που δεν είναι τόσο σημαντική όσο το πραγματικό περιεχόμενο του email σας. Δεδομένου ότι είναι το πρώτο πράγμα που βλέπει ο αναγνώστης σας, είναι εξίσου κρίσιμο - αν όχι περισσότερο! - ως ό, τι υπάρχει μέσα. Για να βεβαιωθείτε ότι αφιερώνετε αρκετό χρόνο και προσοχή στη θεματική σας γραμμή, γράψτε το πριν γράψετε οτιδήποτε άλλο.
Βήμα 3. Ακολουθήστε τους τυπικούς κανόνες κεφαλαιοποίησης για να αποφύγετε την προχειρότητα
Αν δεν στέλνετε μια γρήγορη σημείωση σε κάποιον που γνωρίζετε καλά, θα πρέπει να αντιμετωπίζετε τα email σας σαν επίσημες επικοινωνίες. Κεφαλαιοποιήστε τις θεματικές σας γραμμές με τον ίδιο τρόπο που θα κεφαλαιοποιήσατε τους τίτλους των παρουσιάσεών σας.
Θυμηθείτε μερικούς βασικούς κανόνες που θα σας βοηθήσουν να αξιοποιήσετε σωστά. Για παράδειγμα, να κεφαλαιοποιείτε πάντα τις πρώτες και τελευταίες λέξεις των θεμάτων σας. Θα πρέπει επίσης να κεφαλαιοποιείτε πάντα ουσιαστικά (Βουνό, Παρουσίαση, Κτίριο), αντωνυμίες (Αυτός, Εκείνος, Αυτοί), ρήματα (Πηγαίνετε, Αλλάξτε), επιρρήματα (Γρήγορα, Αργά) και επίθετα (Ατημέλητα, Άριστα). Δεν πρέπει να γράψετε κεφαλαία άρθρα (a, an, the), προθέσεις (in, out) ή συντονιστικούς συνδέσμους (και, αλλά)
Βήμα 4. Αποφύγετε να αντιμετωπίζετε τις θεματικές σας γραμμές σαν ολοκληρωμένες προτάσεις
Ενώ οι θεματικές γραμμές σας πρέπει να είναι γραμματικά σωστές, δείτε τις ως τίτλους και όχι ως προτάσεις που χρειάζονται πάντα σημεία στίξης. Οι θεματικές σας γραμμές δεν χρειάζεται να περικλείονται με τελεία, ερωτηματικό ή θαυμαστικό.
- Λάβετε υπόψη ότι ορισμένα φίλτρα ανεπιθύμητης αλληλογραφίας θα τοποθετούν αυτόματα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με στίγματα θέματος στο φίλτρο ανεπιθύμητης αλληλογραφίας.
- Περιστασιακά μπορεί να θέλετε να χρησιμοποιήσετε ένα ερωτηματικό για να τραβήξετε την προσοχή του αναγνώστη σας. Μην χρησιμοποιείτε υπερβολικά αυτή τη στρατηγική.
- Συνδέστε πολλές φράσεις σε γραμμές θέματος με παύλες. Για παράδειγμα, η γραμμή θέματος: "Προγραμματισμένη συνάντηση για την Τρίτη - Απαιτείται η συμμετοχή σας", περιέχει δύο ξεχωριστές φράσεις που συνδέονται με παύλα.
Βήμα 5. Διατηρήστε τις θεματικές σας γραμμές κάτω από περίπου 50 χαρακτήρες
Οι θεματικές σας γραμμές πρέπει να είναι όσο το δυνατόν πιο σύντομες. Αυτό μπορεί περιστασιακά να απαιτήσει από εσάς να αφήσετε κάποιες λεπτομέρειες υπέρ άλλων. Είναι πολύ σημαντικό ο αναγνώστης σας να γνωρίζει τι πρέπει να κάνει μόλις διαβάσει τη θεματολογία σας.
Ενδέχεται να μην είναι πάντα δυνατό να διατηρήσετε τις γραμμές θέματος σε ή κάτω από 50 χαρακτήρες. Μερικές φορές, θα ξεπεράσετε δέκα περίπου χαρακτήρες. Ωστόσο, αν ξεκινήσετε να τραβάτε για τον κανόνα των 50 χαρακτήρων, θα αρχίσετε αυτόματα να γράφετε μικρότερες γραμμές θέματος
Βήμα 6. Βάλτε πρώτα σημαντικές λέξεις για να τραβήξετε την προσοχή του αναγνώστη
Το τι είναι αυτές οι λέξεις θα διαφέρει ανάλογα με τον σκοπό του email σας. Το όνομα και ο τίτλος σας ενδέχεται να είναι πρώτα σε ορισμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ενώ η ενέργεια που απαιτείται από εσάς ή τον αναγνώστη μπορεί να είναι εκ των προτέρων σε άλλα. Σκεφτείτε τι θα κάνει τον αναγνώστη σας πιο πιθανό να ανοίξει το email σας και τοποθετήστε τις λέξεις που αντιστοιχούν στο συγκεκριμένο θέμα στην αρχή της γραμμής θέματος.
Γενικά, θα πρέπει να ξεκινήσετε τη γραμμή θέματος με μια λέξη που υποδεικνύει γιατί επικοινωνείτε με τον αναγνώστη σας. Εάν έχετε αλλάξει πρόσφατα τους κανονισμούς γραφείου, για παράδειγμα, γράψτε: "Αλλαγή των κανονισμών της εταιρείας - χρειάζεται την αναθεώρησή σας σήμερα."
Βήμα 7. Επιλέξτε συγκεκριμένα ουσιαστικά και ρήματα για να επικοινωνήσετε το σκοπό του email
Μην συμπεριλαμβάνετε ασαφή ή ασαφή ουσιαστικά και ρήματα στη γραμμή θέματος. Αντ 'αυτού, χρησιμοποιήστε λέξεις που υποδεικνύουν ακριβώς τι θέλετε από τον αναγνώστη σας. Αυτό θα μειώσει το μήκος της θεματικής γραμμής σας ενώ παράλληλα θα παρέχει τις λεπτομέρειες που χρειάζεστε στη γραμμή θέματος.
Αντί για: "Επικοινωνία μαζί σας για να δείτε νέες πληροφορίες", γράψτε: "Αναθεωρημένοι κανόνες ανθρώπινου δυναμικού - Χρειάζεται έγκριση έως την Τετάρτη." Στη δεύτερη έκδοση της θεματικής γραμμής, έχετε διευκρινίσει ακριβώς τι είναι οι "νέες πληροφορίες" και γιατί επικοινωνείτε με τον αναγνώστη. Διορθώσατε οποιαδήποτε σύγχυση ως προς το εάν ο παραλήπτης πρέπει να διαβάσει το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τι πρέπει να κάνει μόλις το ανοίξει
Μέρος 2 από 3: Παροχή λεπτομερειών στις θεματικές γραμμές σας
Βήμα 1. Καθορίστε το σκοπό του email σας
Πείτε στον αναγνώστη γιατί επικοινωνείτε μαζί του. Να είστε όσο πιο συγκεκριμένοι γίνεται. Αυτό θα βοηθήσει τον αναγνώστη να μάθει αμέσως αν πρέπει να ανοίξει το μήνυμά σας.
- Μια γραμμή θέματος που ζητά μια συστατική επιστολή ή μια αναφορά θα μπορούσε να μοιάζει με: "Αίτηση αναφοράς για την Tamara G. έως την Παρασκευή 6/2."
- Εάν προσφέρετε στον αναγνώστη σας ένα όφελος, δοκιμάστε κάτι σαν: "Αλλάξτε το λάδι σας με έκπτωση 50% στον Jim μόνο αυτήν την εβδομάδα."
Βήμα 2. Γράψτε ποια ενέργεια θέλετε να κάνει ο αναγνώστης σας
Μόλις δει το email σας, ο αναγνώστης σας θα θέλει να μάθει τι πρέπει να κάνει. Έχοντας αυτή τη γνώση αμέσως θα προετοιμάσει τον αναγνώστη σας να αναζητήσει περισσότερες λεπτομέρειες στο περιεχόμενο της σημείωσής σας.
Αντί να γράψετε, «Επικοινωνήστε για μια χάρη», κάντε τη θεματική ενότητα: «Χρειάζεστε τη βοήθειά σας, γράφοντας πρόταση έργου την επόμενη εβδομάδα». Αυτό επιτρέπει στον αναγνώστη να γνωρίζει όχι μόνο ότι ζητάτε βοήθεια, αλλά εξηγεί ακριβώς τι ελπίζετε ότι θα κάνει ο αναγνώστης για εσάς
Βήμα 3. Δώστε μια προθεσμία ώστε ο αναγνώστης να γνωρίζει πότε πρέπει να απαντήσει
Εάν δεν ενημερώσετε τον αναγνώστη πότε τον χρειάζεστε για να λάβει μέτρα ή να απαντήσει, ενδέχεται να μην ανοίξει το email σας μέχρι αύριο, την επόμενη εβδομάδα ή ακόμη και τον επόμενο μήνα. Αυτό δεν συμβαίνει επειδή ο αναγνώστης σας δεν θέλει να σας βοηθήσει. Οι περισσότεροι άνθρωποι λαμβάνουν δεκάδες ή και εκατοντάδες μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου την ημέρα, οπότε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χωρίς σαφείς προθεσμίες χάνονται εύκολα στο κοπάδι.
Εάν το email σας είναι ιδιαίτερα σημαντικό και χρειάζεται άμεση απάντηση, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις λέξεις "Επείγον", "Κρίσιμο" ή "Απαιτείται άμεση απάντηση" για να ενημερώσετε τον αναγνώστη σας ότι πρέπει να δώσει ιδιαίτερη προσοχή σε αυτήν τη σημείωση
Βήμα 4. Δηλώστε ποιος είστε αν ο αναγνώστης δεν σας γνωρίζει ήδη
Μερικές φορές, θα στείλετε email σε άτομα που δεν έχετε ξανασυναντήσει. Σε αυτές τις περιπτώσεις, μπορεί να είναι σημαντικό για εσάς να δώσετε στον αναγνώστη σας τον τίτλο, την εταιρεία ή το όνομά σας, ώστε να έχει λόγο να ανοίξει τη σημείωσή σας. Διαφορετικά, μπορεί να φαίνεται ότι είστε απλώς ένα τυχαίο άτομο του οποίου το email μπορεί να πάει κατευθείαν στον κάδο απορριμμάτων!
Maybeσως είστε μαθητής που έρχεται σε επαφή με έναν τοπικό πολιτικό για ένα σχολικό έργο. Γράψτε: «Ο ανώτερος λυκείου ζητά συνέντευξη για το έργο, Λήξη 6/24»
Βήμα 5. Αναφέρετε τη συνάντηση με τον αναγνώστη εάν είναι πρόσφατη γνωριμία
Μπορεί να έρχεστε σε επαφή με αυτό το άτομο επειδή μόλις γνωρίσατε και ελπίζετε να αναπτύξετε μια πιο στενή σχέση μαζί του. Τραβήξτε τη μνήμη τους στη γραμμή θέματος, ώστε να θυμηθούν ότι σας γνώρισαν. Είναι πιο πιθανό να δημιουργήσουν μια συνέχεια εάν θυμηθούν την προηγούμενη συνάντησή σας.
Perhapsσως είχατε μια σύντομη συζήτηση σε ένα συνέδριο ή δείπνο σχετικά με ορισμένα αμοιβαία ενδιαφέροντά σας. Ορίστε τη θεματική ενότητα: «Παρακολούθηση της συνομιλίας μας στο Writers’ Conf, 30/4 »
Βήμα 6. Ονομάστε την αμοιβαία επαφή σας εάν μυηθείτε στον αναγνώστη
Εάν κάποιος άλλος σας επικοινωνήσει με τον παραλήπτη σας, είναι σημαντικό να το διευκρινίσετε. Ο αναγνώστης σας θα είναι πολύ πιο πιθανό να ανοίξει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με μια θεματική γραμμή που περιλαμβάνει το όνομα κάποιου που γνωρίζουν και όχι ένα ανώνυμο άτομο που δεν έχουν γνωρίσει ποτέ. Ο αναγνώστης σας μπορεί επίσης να επιλέξει να επικοινωνήσει με την αμοιβαία επαφή σας για να επιβεβαιώσει την εισαγωγή.
Για παράδειγμα, γράψτε: «Δρ. Smith's Student @ Hopkins, Requesting Meeting Next Month."
Μέρος 3 από 3: Βελτιστοποίηση και διόρθωση των θεμάτων σας
Βήμα 1. Χρησιμοποιήστε απλή γλώσσα για να αποφύγετε τη σύγχυση
Δεν θέλετε ο αναγνώστης σας να έχει πρόβλημα στην κατανόηση της θεματικής σας γραμμής. Αποφύγετε τη χρήση υπερβολικά μεγάλων λέξεων και πολύπλοκου λεξιλογίου. Προσποιηθείτε ότι στέλνετε το email σας σε έναν μαθητή μέσης εκπαίδευσης και ρωτήστε τον εαυτό σας αν θα μπορούσε να καταλάβει κάθε λέξη στη γραμμή θέματος.
Αποφύγετε τη χρήση σκοτεινού λεξιλογίου όταν μια πιο απλή λέξη θα κάνει. Επιλέξτε: "Νέοι κανόνες γραφείου - Ελέγξτε και απαντήστε γρήγορα", αντί για "Νέοι κανόνες γραφείου - Ελέγξτε και απαντήστε με ειλικρίνεια". Το "γρήγορα" και το "με αλαζονεία" σημαίνουν το ίδιο πράγμα, αλλά η πρώτη επιλογή είναι λιγότερο απογοητευτική και μπερδεμένη
Βήμα 2. Χρησιμοποιήστε σύμβολα και συντμήσεις για να συντομεύσετε τις γραμμές θέματος
Πολλές λέξεις μπορούν να συντομευθούν χωρίς να αφήσουν τον αναγνώστη σε σύγχυση. Χρησιμοποιήστε μόνο κοινές συντομογραφίες και σύμβολα και διαβάστε τη γραμμή θέματος για να διασφαλίσετε ότι δεν θα υπάρξει σύγχυση σχετικά με τον σκοπό του email σας.
Για παράδειγμα, όλες οι ημέρες της εβδομάδας μπορούν να συντομευτούν. Το "@" είναι ένα κοινό σύμβολο για το "at". Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το "RE:" για να σημαίνει "περίπου". Το "EOM" μπορεί να χρησιμοποιηθεί για "τέλος μηνύματος" και "EOD" μπορεί να σημαίνει "τέλος ημέρας"
Βήμα 3. Ελέγξτε για ορθογραφικά και γραμματικά λάθη
Ακριβώς όπως οποιοδήποτε άλλο μέρος του email σας, η γραμμή θέματος πρέπει να είναι απαλλαγμένη από σφάλματα. Αυτό θα διασφαλίσει ότι δεν φαίνεστε αντιεπαγγελματίες ή τεμπέληδες, πριν ο αναγνώστης σας έχει καν την ευκαιρία να ανοίξει τη σημείωσή σας.
- Οι ορθογραφικοί έλεγχοι ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ενδέχεται να μην καλύπτουν τις θεματικές γραμμές, οπότε να είστε ιδιαίτερα προσεκτικοί με ορθογραφικά λάθη. Εάν ανησυχείτε, αντιγράψτε και επικολλήστε τη γραμμή θέματος σε ένα έγγραφο Word ή Google και εκτελέστε ορθογραφικό έλεγχο εκεί.
- Η θεματική ενότητα μπορεί να μην χρειάζεται να είναι μια πλήρης πρόταση. Ωστόσο, αποφύγετε τα συνηθισμένα γραμματικά λάθη, όπως το να συγχέετε το «είναι», το «δικό τους» και το «εκεί» ή το «είστε» και το «δικό σας».
Βήμα 4. Διαβάστε δυνατά τις θεματικές σας γραμμές για να ελέγξετε τη σαφήνεια
Ο καλύτερος τρόπος για να διασφαλίσετε ότι οι θεματικές σας γραμμές είναι απλές, συνοπτικές και σωστά γραμμένες είναι να τις διαβάσετε δυνατά στον εαυτό σας. Όταν ακούτε τα λόγια σας να λέγονται, θα πιάσετε λάθη που δεν θα κάνατε αν τα είχατε μόλις ελέγξει στην οθόνη.
Εάν βρίσκεστε σε δημόσιο χώρο, διαβάστε τις λέξεις απαλά κάτω από το στόμα σας
Προειδοποιήσεις
- Μην πληκτρολογείτε ρουτίνα γραμμών θέματος email με θαυμαστικά !!! ή όλα τα CAPS. Θα χάσετε την αξιοπιστία.
- Ποτέ μην ξεκινάτε μια πρόταση στη γραμμή θέματος που ολοκληρώνετε στο περιεχόμενο του email σας. Για παράδειγμα, δεν θα θέλατε να γράψετε "Ζητώντας σας μια χάρη που θα ήθελα να κάνετε …" στη γραμμή θέματος και, στη συνέχεια, ανοίξτε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με: "κάντε την Παρασκευή".
