Αυτό το άρθρο εστιάζει στον τρόπο άμεσης σύγκρισης πληροφοριών μεταξύ δύο διαφορετικών αρχείων Excel. Μόλις χειριστείτε και συγκρίνετε τις πληροφορίες, ίσως θελήσετε να χρησιμοποιήσετε το Look Up, Index και Match για να βοηθήσετε την ανάλυσή σας.
Βήματα
Μέθοδος 1 από 4: Χρησιμοποιώντας τη δυνατότητα προβολής του Excel δίπλα -δίπλα
Βήμα 1. Ανοίξτε τα βιβλία εργασίας που πρέπει να συγκρίνετε
Μπορείτε να τα βρείτε ανοίγοντας το Excel, κάνοντας κλικ Αρχείο τότε Ανοιξε, και επιλέγοντας δύο βιβλία εργασίας για σύγκριση από το μενού που εμφανίζεται.
Μεταβείτε στο φάκελο όπου έχετε αποθηκεύσει τα βιβλία εργασίας του Excel, επιλέξτε ξεχωριστά κάθε βιβλίο εργασίας και κρατήστε και τα δύο βιβλία εργασίας ανοιχτά
Βήμα 2. Κάντε κλικ στην καρτέλα Προβολή
Αφού ανοίξετε ένα από τα βιβλία εργασίας, μπορείτε να κάνετε κλικ στο Θέα καρτέλα στο επάνω κέντρο του παραθύρου.
Βήμα 3. Κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή δίπλα -δίπλα
Αυτό βρίσκεται στην ομάδα Window της κορδέλας για το Θέα μενού και έχει δύο φύλλα ως εικονίδιο. Αυτό θα τραβήξει και τα δύο φύλλα εργασίας σε μικρότερα παράθυρα στοιβαγμένα κάθετα.
- Αυτή η επιλογή ενδέχεται να μην είναι άμεσα ορατή κάτω από το Θέα καρτέλα εάν έχετε μόνο ένα βιβλίο εργασίας ανοιχτό στο Excel.
- Εάν είναι ανοιχτά δύο βιβλία εργασίας, τότε το Excel θα τα επιλέξει αυτόματα ως έγγραφα για προβολή δίπλα -δίπλα.
Βήμα 4. Κάντε κλικ στην επιλογή Τακτοποίηση όλων
Αυτή η ρύθμιση σάς επιτρέπει να αλλάξετε τον προσανατολισμό των βιβλίων εργασίας όταν εμφανίζονται το ένα δίπλα στο άλλο.
Στο μενού που εμφανίζεται, μπορείτε να επιλέξετε να έχετε τα βιβλία εργασίας Οριζόντιος, Κατακόρυφος, αλληλουχία, ή Πλακάκια.
Βήμα 5. Ενεργοποιήστε τη σύγχρονη κύλιση
Αφού ανοίξετε και τα δύο φύλλα εργασίας, κάντε κλικ στο Σύγχρονη κύλιση (βρίσκεται κάτω από το Προβολή δίπλα -δίπλα επιλογή) για να διευκολύνετε την κύλιση και στα δύο αρχεία Excel, γραμμή προς γραμμή, για να ελέγξετε μη τυχόν διαφορές στα δεδομένα με μη αυτόματο τρόπο.
Βήμα 6. Μετακινηθείτε σε ένα βιβλίο εργασίας για να μετακινηθείτε και στα δύο
Μόλις ενεργοποιηθεί η Σύγχρονη κύλιση, θα μπορείτε να μετακινηθείτε εύκολα και στα δύο βιβλία εργασίας ταυτόχρονα και να συγκρίνετε πιο εύκολα τα δεδομένα τους.
Μέθοδος 2 από 4: Χρήση της λειτουργίας αναζήτησης
Βήμα 1. Ανοίξτε τα βιβλία εργασίας που πρέπει να συγκρίνετε
Μπορείτε να τα βρείτε ανοίγοντας το Excel, κάνοντας κλικ Αρχείο τότε Ανοιξε, και επιλέγοντας δύο βιβλία εργασίας για σύγκριση από το μενού που εμφανίζεται.
Μεταβείτε στον φάκελο στον οποίο έχετε αποθηκεύσει τα βιβλία εργασίας του Excel, επιλέξτε κάθε βιβλίο εργασίας ξεχωριστά και κρατήστε και τα δύο βιβλία εργασίας ανοιχτά
Βήμα 2. Αποφασίστε σε ποιο κελί θέλετε να επιλέξετε ο χρήστης
Εδώ θα εμφανιστεί αργότερα μια αναπτυσσόμενη λίστα.
Βήμα 3. Κάντε κλικ στο κελί
Τα σύνορα πρέπει να σκουρύνουν.
Βήμα 4. Κάντε κλικ στην καρτέλα DATA στη γραμμή εργαλείων
Αφού κάνετε κλικ σε αυτό, επιλέξτε ΕΠΙΚΥΡΩΣΗ στο αναπτυσσόμενο μενού. Θα πρέπει να εμφανιστεί ένα αναδυόμενο παράθυρο.
Εάν χρησιμοποιείτε παλαιότερη έκδοση του Excel, η γραμμή εργαλείων DATA θα εμφανιστεί μόλις επιλέξετε το ΔΕΔΟΜΕΝΑ καρτέλα και οθόνη Επικύρωση δεδομένων ως επιλογή αντί Επικύρωση.
Βήμα 5. Κάντε κλικ στην επιλογή Λίστα στη λίστα ΑΠΟΔΟΧΕΣ
Βήμα 6. Κάντε κλικ στο κουμπί με το κόκκινο βέλος
Αυτό θα σας επιτρέψει να επιλέξετε την πηγή σας (με άλλα λόγια, την πρώτη σας στήλη), η οποία στη συνέχεια θα επεξεργαστεί σε δεδομένα στο αναπτυσσόμενο μενού.
Βήμα 7. Επιλέξτε την πρώτη στήλη της λίστας σας και πατήστε Enter
Κάντε κλικ Εντάξει όταν εμφανιστεί το παράθυρο επικύρωσης δεδομένων. Θα πρέπει να δείτε ένα πλαίσιο με ένα βέλος, το οποίο θα ανοίξει όταν κάνετε κλικ στο βέλος.
Βήμα 8. Επιλέξτε το κελί όπου θέλετε να εμφανίζονται οι άλλες πληροφορίες
Βήμα 9. Κάντε κλικ στις καρτέλες Εισαγωγή και αναφορά
Σε παλαιότερες εκδόσεις του Excel, μπορείτε να παραλείψετε να κάνετε κλικ στο Εισάγετε καρτέλα και απλώς κάντε κλικ στο Λειτουργίες καρτέλα για να τραβήξετε το Αναζήτηση και αναφορά κατηγορία.
Βήμα 10. Επιλέξτε Αναζήτηση και αναφορά από τη λίστα κατηγοριών
Βήμα 11. Βρείτε το Lookup στη λίστα
Όταν κάνετε διπλό κλικ σε αυτό, θα εμφανιστεί ένα άλλο πλαίσιο και μπορείτε να κάνετε κλικ Εντάξει.
Βήμα 12. Επιλέξτε το κελί με την αναπτυσσόμενη λίστα για την τιμή αναζήτησης
Βήμα 13. Επιλέξτε την πρώτη στήλη της λίστας σας για το Lookup_vector
Βήμα 14. Επιλέξτε τη δεύτερη στήλη της λίστας σας για το Διανυσματικό αποτέλεσμα
Βήμα 15. Επιλέξτε κάτι από την αναπτυσσόμενη λίστα
Οι πληροφορίες πρέπει να αλλάξουν αυτόματα.
Μέθοδος 3 από 4: Χρήση XL Comparator
Βήμα 1. Ανοίξτε το πρόγραμμα περιήγησής σας και μεταβείτε στη διεύθυνση
Αυτό θα σας μεταφέρει στον ιστότοπο του XL Comparator, όπου μπορείτε να ανεβάσετε δύο βιβλία εργασίας του Excel για σύγκριση.
Βήμα 2. Κάντε κλικ στην επιλογή Επιλογή αρχείου
Αυτό θα ανοίξει ένα παράθυρο όπου μπορείτε να μεταβείτε σε ένα από τα δύο έγγραφα του Excel που θέλετε να συγκρίνετε. Βεβαιωθείτε ότι έχετε επιλέξει ένα αρχείο και για τα δύο πεδία.
Βήμα 3. Κάντε κλικ στο Επόμενο> για να συνεχίσετε
Μόλις το επιλέξετε, θα πρέπει να εμφανιστεί ένα αναδυόμενο μήνυμα στο επάνω μέρος της σελίδας που θα σας ενημερώνει ότι έχει ξεκινήσει η διαδικασία αποστολής αρχείων και ότι η επεξεργασία των μεγαλύτερων αρχείων θα χρειαστεί περισσότερο χρόνο. Κάντε κλικ Εντάξει για να κλείσει αυτό το μήνυμα.
Βήμα 4. Επιλέξτε τις στήλες που θέλετε να σαρωθούν
Κάτω από κάθε όνομα αρχείου υπάρχει ένα αναπτυσσόμενο μενού που λέει Επιλέξτε μια στήλη Το Κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού για κάθε αρχείο για να επιλέξετε τη στήλη που θέλετε να επισημανθεί για σύγκριση.
Τα ονόματα των στηλών θα είναι ορατά όταν κάνετε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού
Βήμα 5. Επιλέξτε περιεχόμενο για το αρχείο αποτελεσμάτων
Υπάρχουν τέσσερις επιλογές με φυσαλίδες δίπλα σε αυτήν την κατηγορία, μία από τις οποίες θα πρέπει να επιλέξετε ως οδηγίες μορφοποίησης για το έγγραφο αποτελεσμάτων.
Βήμα 6. Επιλέξτε τις επιλογές για να διευκολύνετε τη σύγκριση στηλών
Στο κάτω κελί του μενού σύγκρισης, θα δείτε δύο ακόμη προϋποθέσεις για τη σύγκριση εγγράφων: Αγνοήστε τα κεφαλαία/πεζά και Αγνοήστε τα "κενά" πριν και μετά τις τιμές Το Κάντε κλικ στο πλαίσιο ελέγχου και για τα δύο πριν προχωρήσετε.
Βήμα 7. Κάντε κλικ στο Επόμενο> για να συνεχίσετε
Αυτό θα σας μεταφέρει στη σελίδα λήψης για το έγγραφο αποτελεσμάτων.
Βήμα 8. Κατεβάστε το έγγραφο σύγκρισης
Αφού ανεβάσετε τα βιβλία εργασίας σας και ορίσετε τις παραμέτρους σας, θα έχετε ένα έγγραφο που θα δείχνει συγκρίσεις μεταξύ των δεδομένων των δύο αρχείων που είναι διαθέσιμα για λήψη. Κάντε κλικ στο υπογραμμισμένο Κάντε κλικ ΕΔΩ κείμενο στο Κατεβάστε το αρχείο σύγκρισης κουτί.
Αν θέλετε να εκτελέσετε οποιαδήποτε άλλη σύγκριση, κάντε κλικ Νέα σύγκριση στην κάτω δεξιά γωνία της σελίδας για επανεκκίνηση της διαδικασίας μεταφόρτωσης αρχείων.
Μέθοδος 4 από 4: Πρόσβαση σε αρχείο Excel απευθείας από κελί
Βήμα 1. Εντοπίστε το βιβλίο εργασίας και τα ονόματα των φύλλων σας
-
Σε αυτήν την περίπτωση, χρησιμοποιούμε τρία παραδείγματα βιβλίων εργασίας που βρίσκονται και ονομάζονται ως εξής:
- C: / Compare / Book1.xls (που περιέχει ένα φύλλο με το όνομα "Sales 1999")
- C: / Compare / Book2.xls (που περιέχει ένα φύλλο με το όνομα "Sales 2000")
- Και τα δύο βιβλία εργασίας έχουν την πρώτη στήλη "Α" με το όνομα του προϊόντος και τη δεύτερη στήλη "Β" με το ποσό που πωλείται κάθε χρόνο. Η πρώτη σειρά είναι το όνομα της στήλης.
Βήμα 2. Δημιουργήστε ένα βιβλίο εργασίας σύγκρισης
Θα εργαστούμε στο Book3.xls για να κάνουμε μια σύγκριση και να δημιουργήσουμε μια στήλη που θα περιέχει τα προϊόντα και μία με τη διαφορά αυτών των προϊόντων μεταξύ των δύο ετών.
C: / Compare / Book3.xls (που περιέχει ένα φύλλο με το όνομα "Σύγκριση")
Βήμα 3. Τοποθετήστε τον τίτλο της στήλης
Μόνο με το "Book3.xls" ανοιχτό, μεταβείτε στο κελί "A1" και πληκτρολογήστε:
- = 'C: / Compare [Book1.xls] Πωλήσεις 1999'! A1
- Εάν χρησιμοποιείτε διαφορετική τοποθεσία, αντικαταστήστε το "C: / Compare \" με αυτήν τη θέση. Εάν χρησιμοποιείτε διαφορετικό όνομα αρχείου, αφαιρέστε το "Book1.xls" και προσθέστε το όνομα αρχείου σας. Εάν χρησιμοποιείτε διαφορετικό όνομα φύλλου, αντικαταστήστε το "Sales 1999" με το όνομα του φύλλου σας. Προσοχή μην ανοίξετε το αρχείο στο οποίο αναφέρεστε ("Book1.xls"): Το Excel ενδέχεται να αλλάξει την αναφορά που προσθέτετε εάν το έχετε ανοιχτό. Θα καταλήξετε σε ένα κελί που έχει το ίδιο περιεχόμενο με το κελί στο οποίο αναφερθήκατε.
Βήμα 4. Σύρετε προς τα κάτω το κελί "A1" για να εμφανίσετε όλα τα προϊόντα
Πιάστε το από το κάτω δεξί τετράγωνο και σύρετέ το, αντιγράφοντας όλα τα ονόματα.
Βήμα 5. Ονομάστε τη δεύτερη στήλη
Σε αυτήν την περίπτωση, το ονομάζουμε "Διαφορά" στο "Β1".
Βήμα 6. (Για παράδειγμα) Εκτιμήστε τη διαφορά κάθε προϊόντος
Σε αυτήν την περίπτωση, πληκτρολογώντας το κελί "B2":
- = 'C: / Compare [Book2.xls] Sales 2000'! B2-'C: / Compare [Book1.xls] Sales 1999 '! B2
- Μπορείτε να κάνετε οποιαδήποτε κανονική λειτουργία Excel με το αναφερόμενο κελί από το αναφερόμενο αρχείο.
