Το Microsoft Word είναι το πιο δημοφιλές πρόγραμμα εγγράφων word στον κόσμο. Ανάλογα με το είδος του νομικού, επίσημου ή προσωπικού εγγράφου που γράφετε, καθένα από αυτά θα χρειαστεί τις δικές του οδηγίες μορφοποίησης. Εάν χρησιμοποιείτε το Microsoft Word για να εκτελέσετε τη δουλειά, θα διαπιστώσετε ότι η παρακολούθηση αυτών των οδηγιών είναι αρκετά εύκολη, δεδομένων όλων των εργαλείων που διαθέτει η εφαρμογή Word. Εάν είστε αρκετά νέοι στη χρήση του Microsoft Word, μην ανησυχείτε. Μπορείτε να μορφοποιήσετε το έγγραφό σας σαν επαγγελματίας σε σύντομο χρονικό διάστημα.
Βήματα
Μέθοδος 1 από 3: Μορφοποίηση διάταξης εγγράφου
Βήμα 1. Εξερευνήστε τη διεπαφή χρήστη του Word
Εξοικειωθείτε με τα στοιχεία διεπαφής που περιέχουν όλα τα εργαλεία μορφοποίησης. Σως χρειαστεί να ενεργοποιήσετε τα εργαλεία στη γραμμή εργαλείων σας. Μπορείτε να το κάνετε αυτό επιλέγοντας Γραμμές εργαλείων από την καρτέλα "Προβολή" και επιλέγοντας "Τυπικό".
- Η γραμμή μενού είναι η περιοχή στο επάνω μέρος της οθόνης όπου θα βρείτε Αρχείο, Επεξεργασία, Προβολή και άλλες σημαντικές εντολές μενού.
- Η γραμμή εργαλείων βρίσκεται ακριβώς κάτω από τη γραμμή μενού και εμφανίζει κοινές εργασίες, όπως αποθήκευση, εκτύπωση και άνοιγμα εγγράφου.
- Η Κορδέλα βρίσκεται στην κορυφή του χώρου εργασίας σας, κάτω από τη Γραμμή εργαλείων και οργανώνει τις λειτουργίες του Microsoft Word σε κατηγορίες, όπως η καρτέλα Αρχική σελίδα και η καρτέλα Διάταξη.
Βήμα 2. Προσαρμόστε την ευθυγράμμιση του εγγράφου σας
Διαφορετικοί τύποι εγγράφων απαιτούν διαφορετικές ευθυγραμμίσεις κειμένου. Μπορείτε να επιλέξετε αν θα ευθυγραμμίσετε ολόκληρο το έγγραφό σας προς τα αριστερά, δεξιά ή στο κέντρο, κάνοντας κλικ στα κουμπιά Ευθυγράμμιση στην ενότητα Παράγραφος στην Κορδέλα.
- Αυτά είναι τα κουμπιά που μοιάζουν με μια μικρή έκδοση ενός εγγράφου, με μικρές μαύρες γραμμές σύμφωνα με τη λειτουργία ευθυγράμμισης των κουμπιών τους.
- Μπορείτε να βρείτε τα κουμπιά ευθυγράμμισης προς το κέντρο της Κορδέλας, μετά το κουμπί Underline και πριν από το κουμπί Bullets.
Βήμα 3. Ορίστε το διάστιχο των εγγράφων σας
Προσαρμόστε τις ρυθμίσεις κάνοντας κλικ στο κουμπί Διάστημα γραμμών και παραγράφων. Κάθε κείμενο που πληκτρολογείτε μετά τη χρήση αυτού του εργαλείου θα ακολουθεί το διάστημα που έχετε ορίσει.
- Βρείτε το κουμπί απόστασης γραμμής και παραγράφου στην κορδέλα μετά τα κουμπιά ευθυγράμμισης. Αυτό το κουμπί μοιάζει με μια σειρά γραμμών με κάθετα βέλη στα αριστερά των γραμμών που δείχνουν προς τα πάνω και προς τα κάτω.
- Εάν θέλετε να επεξεργαστείτε το διάστημα μιας υπάρχουσας γραμμής ή παραγράφου, επισημάνετε το πλαίσιο και κάντε κλικ στο κουμπί Διαχωρισμός γραμμής και παραγράφου για να το επεξεργαστείτε.
- Μπορείτε επίσης να επεξεργαστείτε το διάστιχο μεταξύ των γραμμών και των παραγράφων κάνοντας κλικ στην καρτέλα Μορφή στη γραμμή μενού στο επάνω μέρος της οθόνης σας, επιλέγοντας "Παράγραφος" από τη λίστα και επιλέγοντας την απόσταση που θέλετε.
- Πολλά επαγγελματικά έγγραφα όπως τα δοκίμια του κολλεγίου και οι συνοδευτικές επιστολές πρέπει να είναι διπλά.
Βήμα 4. Προσαρμόστε τον προσανατολισμό της σελίδας
Εάν πρέπει να γράψετε το έγγραφο με διαφορετικό προσανατολισμό, κάντε κλικ στην επιλογή "Προσανατολισμοί" στην ενότητα "Διάταξη σελίδας" στη γραμμή μενού και επιλέξτε φόρμα Πορτραίτο ή Τοπίο από την αναπτυσσόμενη λίστα.
Βήμα 5. Αλλάξτε το μέγεθος του χαρτιού στην ενότητα Διάταξη σελίδας στη γραμμή μενού
Εάν πρέπει να εκτυπώσετε το έγγραφο σε ένα συγκεκριμένο μέγεθος χαρτιού, κάντε κλικ στο κουμπί "Μέγεθος" και επιλέξτε το μέγεθος που θέλετε από την αναπτυσσόμενη λίστα.
Αυτό θα αλλάξει το εικονικό μέγεθος του εγγράφου που γράφετε
Βήμα 6. Προσαρμόστε τις κεφαλίδες και τα υποσέλιδα εγγράφων
Μια κεφαλίδα περιέχει λεπτομέρειες που θα εμφανίζονται σε κάθε σελίδα του χαρτιού.
- Για να ορίσετε την κεφαλίδα του εγγράφου σας, κάντε διπλό κλικ στο πάνω μέρος της σελίδας και θα εμφανιστεί το πεδίο κεφαλίδας.
- Προσαρμόστε τα υποσέλιδα εγγράφων. Τα υποσέλιδα είναι ακριβώς όπως οι κεφαλίδες εγγράφων. Όλο το κείμενο στο υποσέλιδο θα εμφανίζεται στο κάτω μέρος κάθε σελίδας του εγγράφου σας.
- Για να ορίσετε το υποσέλιδο του χαρτιού σας, κάντε διπλό κλικ στο κάτω μέρος της σελίδας και θα εμφανιστεί το πεδίο υποσέλιδου.
- Μπορείτε επίσης να μορφοποιήσετε τις κεφαλίδες και τα υποσέλιδά σας επιλέγοντας την καρτέλα "Προβολή" από τη γραμμή μενού στο επάνω μέρος της οθόνης σας και κάνοντας κλικ στην επιλογή "Κεφαλίδα και υποσέλιδο" στη λίστα. Αυτή η ενέργεια θα ανοίξει τις κεφαλίδες και τα υποσέλιδα στη σελίδα σας και θα σας επιτρέψει να τα δημιουργήσετε.
Βήμα 7. Προσαρμόστε το περιθώριο
Κάντε κλικ στο κουμπί "Περιθώρια" στην ενότητα Ρύθμιση σελίδας στην καρτέλα Διάταξη σελίδας και επιλέξτε ένα περιθώριο από τις προκαθορισμένες ρυθμίσεις περιθωρίου που αναφέρονται στην αναπτυσσόμενη λίστα.
Εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε τις δικές σας μετρήσεις περιθωρίου, κάντε κλικ στην επιλογή "Προσαρμοσμένα περιθώρια" στο κάτω μέρος της αναπτυσσόμενης λίστας για να ορίσετε τη δική σας
Βήμα 8. Προσθέστε στήλες
Εάν πρέπει να δημιουργήσετε ένα έγγραφο που μοιάζει με εφημερίδα, μπορείτε να το κάνετε προσαρμόζοντας τη μορφή του εγγράφου σε στήλες. Επιλέξτε την επιλογή "Στήλες" από την Κορδέλα και επιλέξτε τον αριθμό και την ευθυγράμμιση των στηλών που θέλετε από την αναπτυσσόμενη λίστα. Θα βρείτε το κουμπί Στήλες στην επάνω σειρά της Κορδέλας. Αυτό το κουμπί έχει ένα πράσινο εικονίδιο που δείχνει ένα μικρό ορθογώνιο χωρισμένο στο μισό.
- Εάν θέλετε να δημιουργήσετε μία, δύο ή τρεις στήλες, μπορείτε να το κάνετε από τις προεπιλεγμένες επιλογές. Εάν θέλετε να δημιουργήσετε περισσότερα, θα πρέπει να επιλέξετε "Περισσότερες στήλες".
- Λάβετε υπόψη ότι αυτή η επιλογή στήλης είναι διαφορετική από τις στήλες που λαμβάνετε όταν εισάγετε στοιχεία όπως πίνακες στο έγγραφό σας.
Βήμα 9. Προσθέστε κουκκίδες και αριθμούς
Επισημάνετε το κείμενο που θέλετε να είναι αριθμημένο ή με κουκκίδες και κάντε κλικ στο κουμπί Αρίθμηση ή κουκκίδες στην Κορδέλα.
Αυτά τα κουμπιά μπορούν να βρεθούν το ένα δίπλα στο άλλο στην Κορδέλα, μετά τα κουμπιά ευθυγράμμισης. Το κουμπί αρίθμησης εμφανίζει τρεις μικρές γραμμές με αριθμούς στα αριστερά των γραμμών και το κουμπί κουκκίδες εμφανίζει τρεις μικρές γραμμές με σημεία κουκκίδων στα αριστερά των γραμμών
Βήμα 10. Διαμορφώστε το στυλ του εγγράφου σας
Όλα τα έγγραφα έχουν τυπικά ενσωματωμένα στυλ (για παράδειγμα, Κανονικό, Τίτλος, Επικεφαλίδα 1). Το προεπιλεγμένο στυλ για το κείμενο είναι Κανονικό. Το πρότυπο στο οποίο βασίζεται ένα έγγραφο (για παράδειγμα, Normal.dotx), καθορίζει ποια στυλ εμφανίζονται στην Κορδέλα και στην καρτέλα Στυλ.
- Πριν εφαρμόσετε ένα στυλ, μπορείτε να δείτε όλα τα διαθέσιμα στυλ και να δείτε πώς θα εμφανιστούν όταν εφαρμοστούν.
- Στην καρτέλα Αρχική σελίδα ή στην καρτέλα Μορφή στη γραμμή μενού, στην ενότητα Στυλ, επιλέξτε ένα στυλ και κάντε κλικ στο στυλ που θέλετε.
- Μπορείτε επίσης να κάνετε κλικ στο κουμπί Τροποποίηση στην καρτέλα Στυλ για να δημιουργήσετε το δικό σας στυλ.
- Από προεπιλογή, το Word εφαρμόζει ένα στυλ παραγράφου (για παράδειγμα, Επικεφαλίδα 1) σε ολόκληρη την παράγραφο. Για να εφαρμόσετε ένα στυλ παραγράφου σε μέρος μιας παραγράφου, επιλέξτε μόνο το συγκεκριμένο τμήμα που θέλετε να τροποποιήσετε.
Μέθοδος 2 από 3: Μορφοποίηση γραμματοσειράς
Βήμα 1. Προσαρμόστε τις ρυθμίσεις γραμματοσειράς
Στη Κορδέλα σας, θα δείτε αναπτυσσόμενα μενού για γραμματοσειρά και μέγεθος. Για να κάνετε αλλαγές στο κείμενο, πρέπει πρώτα να επιλέξετε το κείμενο με το οποίο θέλετε να εργαστείτε. Μπορείτε να επιλέξετε μεμονωμένους χαρακτήρες, συγκεκριμένες λέξεις ή ολόκληρες παραγράφους. Αφού επιλέξετε κείμενο, μπορείτε να το μορφοποιήσετε. Για παράδειγμα, μπορείτε να αλλάξετε τη γραμματοσειρά, το μέγεθος και το χρώμα.
Κάντε κλικ στα αριστερά της πρώτης λέξης που θέλετε να επιλέξετε και κρατήστε πατημένο τον κέρσορα ενώ σύρετε τον κέρσορα πάνω από όλες τις λέξεις που θέλετε να επιλέξετε
Βήμα 2. Αλλάξτε μέγεθος, χρώμα και επισήμανση
Μεταβείτε στην αναπτυσσόμενη ενότητα στην Κορδέλα για να επιλέξετε τη γραμματοσειρά, το μέγεθος, το χρώμα και την επισήμανση που θέλετε. Θα δείτε πρώτα το κουμπί γραμματοσειράς, αριστερά δεξιά μετά το κουμπί Στυλ. Στη συνέχεια, θα βρείτε το κουμπί μεγέθους με το προεπιλεγμένο σας μέγεθος (συνήθως γραμματοσειρά μεγέθους 12).
- Λαμβάνετε πάντα υπόψη τις οδηγίες μορφοποίησης του εγγράφου που γράφετε όταν επιλέγετε το στυλ και το μέγεθος της γραμματοσειράς.
- Η τυπική γραμματοσειρά για τα περισσότερα πανεπιστημιακά και επαγγελματικά έγγραφα είναι η γραμματοσειρά Time New Roman size 12.
Βήμα 3. Επιλέξτε τη μορφοποίηση έμφασης κειμένου που θέλετε να χρησιμοποιήσετε
Εκτός από τη ρύθμιση του στυλ και του μεγέθους της γραμματοσειράς, μπορείτε επίσης να προσαρμόσετε την έμφαση των λέξεων και των γραμμών στο έγγραφό σας. Δίπλα στο κουμπί μεγέθους, θα δείτε το κουμπί Bold, Italics και Underline. Το τολμηρό κουμπί είναι μια έντονη κεφαλαιοποίηση Β, το πλάγιο πλάγιο είναι μια πλάγια κεφαλή Ι και το κουμπί υπογράμμισης είναι μια υπογραμμισμένη πρωτεύουσα U.
Απλώς κάντε κλικ στα κουμπιά της Κορδέλας μόλις επιλέξετε τη γραμματοσειρά που θέλετε να τροποποιήσετε
Βήμα 4. Ορίστε τις επισημάνσεις κειμένου και τα χρώματα γραμματοσειράς
Εάν θέλετε να προσθέσετε χρώματα και επισημάνσεις στο έγγραφό σας, μπορείτε να το κάνετε επιλέγοντας το τμήμα του εγγράφου στο οποίο θέλετε να προσθέσετε χρώματα και κάνοντας κλικ στα κουμπιά Επισήμανση κειμένου ή Χρώμα γραμματοσειράς στην Κορδέλα.
Μεταβείτε στην άκρη δεξιά της κορδέλας για να βρείτε το κουμπί Highlight, ένα μπλε ABC με μια λευκή γραμμή που τον υπογραμμίζει και το κουμπί χρώματος γραμματοσειράς, ένα γράμμα A με μια μαύρη γραμμή από κάτω
Μέθοδος 3 από 3: Προσθήκη εικόνων και γραφημάτων
Βήμα 1. Σύρετε μια εικόνα στο πλαίσιο κειμένου
Τοποθετήστε την εικόνα σας ακριβώς εκεί που τη θέλετε. Μόλις ρίξετε την εικόνα σας, μπορεί να είναι λίγο δύσκολο να τη μεταφέρετε στο ακριβές μέρος που θέλετε. Υπάρχουν μερικοί τρόποι για να χειριστείτε πιο εύκολα την εικόνα σας:
Βήμα 2. Ενεργοποιήστε την αναδίπλωση κειμένου
Η αναδίπλωση κειμένου αλλάζει τη διάταξη του εγγράφου σας, επιτρέποντας στο κείμενο να ρέει γύρω από την εικόνα, όπου και αν τοποθετηθεί.
- Κάντε δεξί κλικ στην εικόνα και τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού πάνω από το Wrap Text (Αναδίπλωση κειμένου). Επιλέξτε την ευθυγράμμιση που ταιριάζει καλύτερα στο έγγραφό σας. Θα δείτε μια προεπισκόπηση καθώς τοποθετείτε το δείκτη του ποντικιού πάνω από κάθε επιλογή.
- Επιλέξτε την εικόνα και, στη συνέχεια, κρατήστε πατημένο το πλήκτρο Ctrl. Ενώ κρατάτε το κλειδί, χρησιμοποιήστε τα βέλη για να μετακινήσετε την εικόνα γύρω από το έγγραφο.
Βήμα 3. Προσθέστε ένα γράφημα
Κάντε κλικ στην καρτέλα "Εισαγωγή" και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή "Διάγραμμα". Όταν επιλέγετε Διάγραμμα, μια νέα γραμμή εργαλείων θα εμφανιστεί στην κορδέλα σας και θα εμφανίζει μια σειρά γραφημάτων για να διαλέξετε. Επιλέξτε τον τύπο γραφήματος που προτιμάτε, όπως μια πίτα.
Βήμα 4. Τροποποιήστε το γράφημα σας
Μεταβείτε με κύλιση σε εκείνο το τμήμα του παραθύρου και, στη συνέχεια, επιλέξτε από τους διαφορετικούς τύπους γραφημάτων, όπως το "Expoded pie in 3-D".
Κάντε κλικ στο «OK» για να εισαγάγετε το γράφημα στο έγγραφο του Word από το Word και να εμφανιστεί το παράθυρο «Διάγραμμα στο Microsoft Word - Microsoft Excel»
Υπόδειξη
- Εκτός εάν γράφετε ελεύθερα το χαρτί σας, θα πρέπει πρώτα να συμβουλευτείτε τις οδηγίες του εγγράφου σας προτού προσαρμόσετε τη μορφή του.
- Εκτός από τις μορφές κεφαλίδας, υποσέλιδου και διάταξης σελίδων (που επηρεάζουν ολόκληρο το έγγραφο), όλα τα άλλα εργαλεία μορφοποίησης μπορούν να εφαρμοστούν μόνο σε συγκεκριμένα μέρη του εγγράφου.
