Οι συγκεντρωτικοί πίνακες είναι διαδραστικοί πίνακες που επιτρέπουν στον χρήστη να ομαδοποιεί και να συνοψίζει μεγάλες ποσότητες δεδομένων σε συνοπτική, πίνακα για ευκολότερη αναφορά και ανάλυση. Μπορούν να ταξινομήσουν, να μετρήσουν και να συγκεντρώσουν τα δεδομένα και είναι διαθέσιμα σε μια ποικιλία προγραμμάτων υπολογιστικών φύλλων. Το Excel σάς επιτρέπει να δημιουργείτε εύκολα περιστροφικούς πίνακες σύροντας και αφήνοντας τις σχετικές πληροφορίες στα κατάλληλα πλαίσια. Στη συνέχεια, μπορείτε να φιλτράρετε και να ταξινομήσετε τα δεδομένα σας για να βρείτε μοτίβα και τάσεις.
Βήματα
Μέρος 1 από 3: Χτίζοντας τον Συγκεντρωτικό Πίνακα
Βήμα 1. Φορτώστε το υπολογιστικό φύλλο από το οποίο θέλετε να δημιουργήσετε τον Συγκεντρωτικό πίνακα
Ένας Συγκεντρωτικός Πίνακας σάς επιτρέπει να δημιουργείτε οπτικές αναφορές των δεδομένων από ένα υπολογιστικό φύλλο. Μπορείτε να εκτελέσετε υπολογισμούς χωρίς να χρειαστεί να εισαγάγετε τύπους ή να αντιγράψετε τυχόν κελιά. Θα χρειαστείτε ένα υπολογιστικό φύλλο με πολλές καταχωρήσεις για να δημιουργήσετε έναν Συγκεντρωτικό πίνακα.
Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε έναν Συγκεντρωτικό πίνακα στο Excel χρησιμοποιώντας εξωτερική πηγή δεδομένων, όπως η Access. Μπορείτε να εισαγάγετε τον Συγκεντρωτικό πίνακα σε ένα νέο υπολογιστικό φύλλο Excel
Βήμα 2. Βεβαιωθείτε ότι τα δεδομένα σας ικανοποιούν τις ανάγκες ενός συγκεντρωτικού πίνακα
Ένας περιστρεφόμενος πίνακας δεν είναι πάντα η απάντηση που αναζητάτε. Για να επωφεληθείτε από τις δυνατότητες του συγκεντρωτικού πίνακα, το υπολογιστικό φύλλο σας θα πρέπει να πληροί ορισμένα βασικά κριτήρια:
- Το υπολογιστικό φύλλο σας πρέπει να περιλαμβάνει τουλάχιστον μία στήλη με διπλές τιμές. Αυτό βασικά σημαίνει απλώς ότι τουλάχιστον μία στήλη πρέπει να έχει επαναλαμβανόμενα δεδομένα. Στο παράδειγμα που συζητείται στην επόμενη ενότητα, η στήλη "Τύπος προϊόντος" έχει δύο καταχωρήσεις: "Πίνακας" ή "Καρέκλα".
- Θα πρέπει να περιλαμβάνει αριθμητικές πληροφορίες. Αυτό είναι που θα συγκριθεί και θα αθροιστεί στον πίνακα. Στο παράδειγμα στην επόμενη ενότητα, η στήλη "Πωλήσεις" έχει αριθμητικά δεδομένα.
Βήμα 3. Ξεκινήστε τον οδηγό Συγκεντρωτικού πίνακα
Κάντε κλικ στην καρτέλα "Εισαγωγή" στο επάνω μέρος του παραθύρου του Excel. Κάντε κλικ στο κουμπί "Συγκεντρωτικός πίνακας" στην αριστερή πλευρά της κορδέλας Εισαγωγή.
Εάν χρησιμοποιείτε το Excel 2003 ή παλαιότερο, κάντε κλικ στο Δεδομένα μενού και επιλέξτε Συγκεντρωτικός Πίνακας και Αναφορά Συγκεντρωτικού Χάρτη…
Βήμα 4. Επιλέξτε τα δεδομένα που θέλετε να χρησιμοποιήσετε
Από προεπιλογή, το Excel θα επιλέξει όλα τα δεδομένα στο ενεργό υπολογιστικό φύλλο σας. Μπορείτε να κάνετε κλικ και να σύρετε για να επιλέξετε ένα συγκεκριμένο μέρος του υπολογιστικού φύλλου ή μπορείτε να πληκτρολογήσετε το εύρος κελιών με μη αυτόματο τρόπο.
Εάν χρησιμοποιείτε εξωτερική πηγή για τα δεδομένα σας, κάντε κλικ στην επιλογή "Χρήση εξωτερικής πηγής δεδομένων" και κάντε κλικ στην επιλογή Επιλογή σύνδεσης…. Αναζητήστε τη σύνδεση βάσης δεδομένων που είναι αποθηκευμένη στον υπολογιστή σας
Βήμα 5. Επιλέξτε τη θέση για τον Συγκεντρωτικό πίνακα
Αφού επιλέξετε το εύρος σας, επιλέξτε την επιλογή τοποθεσίας από το ίδιο παράθυρο. Από προεπιλογή, το Excel θα τοποθετήσει τον πίνακα σε ένα νέο φύλλο εργασίας, επιτρέποντάς σας να κάνετε εναλλαγή εμπρός και πίσω κάνοντας κλικ στις καρτέλες στο κάτω μέρος του παραθύρου. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε να τοποθετήσετε τον Συγκεντρωτικό πίνακα στο ίδιο φύλλο με τα δεδομένα, το οποίο σας επιτρέπει να επιλέξετε το κελί που θέλετε να τοποθετηθεί.
Όταν είστε ικανοποιημένοι με τις επιλογές σας, κάντε κλικ στο OK. Ο Συγκεντρωτικός Πίνακας θα τοποθετηθεί και η διεπαφή θα αλλάξει
Μέρος 2 από 3: Διαμόρφωση του Συγκεντρωτικού Πίνακα
Βήμα 1. Προσθέστε ένα πεδίο σειράς
Κατά τη δημιουργία ενός Συγκεντρωτικού Πίνακα, ταξινομείτε ουσιαστικά τα δεδομένα σας κατά γραμμές και στήλες. Αυτό που προσθέτετε καθορίζει τη δομή του πίνακα. Σύρετε ένα πεδίο από τη λίστα πεδίων στα δεξιά στην ενότητα πεδία γραμμών του Συγκεντρωτικού πίνακα για να εισαγάγετε τις πληροφορίες.
- Για παράδειγμα, η εταιρεία σας πωλεί δύο προϊόντα: τραπέζια και καρέκλες. Έχετε ένα υπολογιστικό φύλλο με τον αριθμό (Πωλήσεις) κάθε προϊόντος (Τύπος προϊόντος) που πωλείται στα πέντε καταστήματά σας (Κατάστημα). Θέλετε να δείτε πόσο από κάθε προϊόν πωλείται σε κάθε κατάστημα.
- Σύρετε το πεδίο Store από τη λίστα πεδίων στην ενότητα Πεδία γραμμών του Συγκεντρωτικού πίνακα. Θα εμφανιστεί η λίστα των καταστημάτων σας, το καθένα ως τη δική του σειρά.
Βήμα 2. Προσθέστε ένα πεδίο στήλης
Όπως και οι γραμμές, οι στήλες σάς επιτρέπουν να ταξινομείτε και να εμφανίζετε τα δεδομένα σας. Στο παραπάνω παράδειγμα, το πεδίο Store προστέθηκε στην ενότητα Πεδία γραμμών. Για να δείτε πόσο από κάθε τύπο προϊόντος πουλήθηκε, σύρετε το πεδίο Τύπος προϊόντος στην ενότητα Πεδία στήλης.
Βήμα 3. Προσθέστε ένα πεδίο τιμών
Τώρα που έχετε ορίσει την οργάνωση, μπορείτε να προσθέσετε τα δεδομένα που θα εμφανίζονται στον πίνακα. Κάντε κλικ και σύρετε το πεδίο Πωλήσεις στην ενότητα Πεδία αξίας του Συγκεντρωτικού πίνακα. Θα δείτε τον πίνακά σας να εμφανίζει τις πληροφορίες πωλήσεων και για τα δύο προϊόντα σας σε κάθε ένα από τα καταστήματά σας, με μια στήλη Σύνολο στα δεξιά.
Για όλα τα παραπάνω βήματα, μπορείτε να σύρετε τα πεδία στα αντίστοιχα πλαίσια κάτω από τη λίστα Πεδία στη δεξιά πλευρά του παραθύρου αντί να τα σύρετε στον πίνακα
Βήμα 4. Προσθέστε πολλά πεδία σε μια ενότητα
Οι περιστρεφόμενοι πίνακες σάς επιτρέπουν να προσθέτετε πολλά πεδία σε κάθε ενότητα, επιτρέποντας περισσότερο λεπτό έλεγχο του τρόπου εμφάνισης των δεδομένων. Χρησιμοποιώντας το παραπάνω παράδειγμα, πείτε ότι φτιάχνετε διάφορους τύπους τραπεζιών και αρκετούς τύπους καρεκλών. Το υπολογιστικό φύλλο σας καταγράφει αν το προϊόν είναι τραπέζι ή καρέκλα (Τύπος προϊόντος), αλλά και το ακριβές μοντέλο του πωληθέντος τραπεζιού ή καρέκλας (Μοντέλο).
Σύρετε το πεδίο Μοντέλο στην ενότητα Πεδία στήλης. Οι στήλες θα εμφανίζουν τώρα την ανάλυση των πωλήσεων ανά μοντέλο και συνολικό τύπο. Μπορείτε να αλλάξετε τη σειρά εμφάνισης αυτών των ετικετών κάνοντας κλικ στο κουμπί βέλους δίπλα στο πεδίο στα πλαίσια στην κάτω δεξιά γωνία του παραθύρου. Επιλέξτε "Μετακίνηση επάνω" ή "Μετακίνηση προς τα κάτω" για να αλλάξετε τη σειρά
Βήμα 5. Αλλάξτε τον τρόπο εμφάνισης των δεδομένων
Μπορείτε να αλλάξετε τον τρόπο εμφάνισης των τιμών κάνοντας κλικ στο εικονίδιο βέλους δίπλα σε μια τιμή στο πλαίσιο Τιμές. Επιλέξτε "Ρυθμίσεις πεδίου τιμής" για να αλλάξετε τον τρόπο υπολογισμού των τιμών. Για παράδειγμα, μπορείτε να εμφανίσετε την τιμή σε ποσοστό αντί για ένα σύνολο ή να υπολογίσετε τις τιμές αντί να τις αθροίσετε.
Μπορείτε να προσθέσετε το ίδιο πεδίο στο πλαίσιο Τιμή πολλές φορές για να επωφεληθείτε από αυτό. Στο παραπάνω παράδειγμα, εμφανίζεται το σύνολο πωλήσεων για κάθε κατάστημα. Προσθέτοντας ξανά το πεδίο Πωλήσεις, μπορείτε να αλλάξετε τις ρυθμίσεις τιμής για να εμφανίσετε το δεύτερο Πωλήσεις ως ποσοστό των συνολικών πωλήσεων
Βήμα 6. Μάθετε μερικούς από τους τρόπους με τους οποίους μπορούν να χειριστούν τις τιμές
Όταν αλλάζετε τον τρόπο υπολογισμού των τιμών, έχετε πολλές επιλογές για να διαλέξετε ανάλογα με τις ανάγκες σας.
- Άθροισμα - Αυτό είναι το προεπιλεγμένο για τα πεδία τιμών. Το Excel θα συγκεντρώσει όλες τις τιμές στο επιλεγμένο πεδίο.
- Καταμέτρηση - Αυτό θα μετρήσει τον αριθμό των κελιών που περιέχουν δεδομένα στο επιλεγμένο πεδίο.
- Μέσος όρος - Αυτό θα πάρει τον μέσο όρο όλων των τιμών στο επιλεγμένο πεδίο.
Βήμα 7. Προσθέστε ένα φίλτρο
Η περιοχή "Φίλτρο αναφοράς" περιέχει τα πεδία που σας επιτρέπουν να περιηγείστε στις περιλήψεις δεδομένων που εμφανίζονται στον περιστροφικό πίνακα, φιλτράροντας σύνολα δεδομένων. Λειτουργούν ως φίλτρα για την αναφορά. Για παράδειγμα, ορίζοντας το πεδίο Store σας ως φίλτρο αντί για Ετικέτα γραμμής θα σας επιτρέψει να επιλέξετε κάθε κατάστημα για να δείτε μεμονωμένα σύνολα πωλήσεων ή να δείτε πολλά καταστήματα ταυτόχρονα.
Μέρος 3 από 3: Χρήση του Συγκεντρωτικού Πίνακα
Βήμα 1. Ταξινομήστε και φιλτράρετε τα αποτελέσματά σας
Ένα από τα βασικά χαρακτηριστικά του Συγκεντρωτικού πίνακα είναι η δυνατότητα ταξινόμησης αποτελεσμάτων και προβολής δυναμικών αναφορών. Κάθε ετικέτα μπορεί να ταξινομηθεί και να φιλτραριστεί κάνοντας κλικ στο κάτω βέλος δίπλα στην κεφαλίδα της ετικέτας. Στη συνέχεια, μπορείτε να ταξινομήσετε τη λίστα ή να τη φιλτράρετε για να εμφανίζονται μόνο συγκεκριμένες καταχωρήσεις.
Βήμα 2. Ενημερώστε το υπολογιστικό φύλλο σας
Ο συγκεντρωτικός πίνακας θα ενημερωθεί αυτόματα καθώς τροποποιείτε το βασικό υπολογιστικό φύλλο. Αυτό μπορεί να είναι εξαιρετικό για την παρακολούθηση των υπολογιστικών φύλλων σας και την παρακολούθηση των αλλαγών. Το
Βήμα 3. Αλλάξτε τον περιστροφικό πίνακα
Οι περιστρεφόμενοι πίνακες καθιστούν εξαιρετικά εύκολη την αλλαγή της θέσης και της σειράς των πεδίων. Δοκιμάστε να σύρετε διαφορετικά πεδία σε διαφορετικές τοποθεσίες για να βρείτε έναν συγκεντρωτικό πίνακα που καλύπτει τις ακριβείς ανάγκες σας.
Εδώ παίρνει το όνομά του ο περιστρεφόμενος πίνακας. Η μετακίνηση των δεδομένων σε διαφορετικές τοποθεσίες είναι γνωστή ως "περιστροφή" καθώς αλλάζετε την κατεύθυνση που εμφανίζονται τα δεδομένα
Βήμα 4. Δημιουργήστε ένα Συγκεντρωτικό Διάγραμμα
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα Συγκεντρωτικό γράφημα για να εμφανίσετε δυναμικές οπτικές αναφορές. Το Συγκεντρωτικό σας Διάγραμμα μπορεί να δημιουργηθεί απευθείας από τον ολοκληρωμένο Συγκεντρωτικό πίνακα, καθιστώντας τη διαδικασία δημιουργίας γραφήματος ασφαλή.
Συμβουλές
- Εάν χρησιμοποιείτε την εντολή Εισαγωγή δεδομένων από το μενού Δεδομένα, έχετε περισσότερες επιλογές για τον τρόπο εισαγωγής δεδομένων που κυμαίνονται από συνδέσεις βάσης δεδομένων του Office, αρχεία Excel, βάσεις δεδομένων πρόσβασης, αρχεία κειμένου, ODBC DSN, ιστοσελίδες, OLAP και XML/XSL. Στη συνέχεια, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα δεδομένα σας όπως θα κάνατε με μια λίστα Excel.
- Εάν χρησιμοποιείτε αυτόματο φίλτρο (στην ενότητα "Δεδομένα", "Φίλτρο"), απενεργοποιήστε το κατά τη δημιουργία του περιστροφικού πίνακα. Είναι εντάξει να το ενεργοποιήσετε ξανά αφού δημιουργήσετε τον συγκεντρωτικό πίνακα.
