Ένα ακατάστατο γραμματοκιβώτιο μπορεί να δυσκολεύει τους χρήστες να βρουν το απαραίτητο email τους. Το Microsoft Outlook έχει προσφέρει αρκετά χρήσιμα εργαλεία που σας βοηθούν να φιλτράρετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας και να οργανώσετε τα μηνύματά σας με πιο εύχρηστο τρόπο. Το Outlook μπορεί ακόμη και να αυξήσει την αποδοτικότητα και την απόδοση για εσάς. Είτε χρησιμοποιείτε το Outlook 2010, το Outlook 2007 είτε το Outlook 2003, μπορείτε εύκολα να διαχειριστείτε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, χρησιμοποιώντας τα ακόλουθα εργαλεία για να καθαρίσετε τα Εισερχόμενά σας, καθώς και να διευκολύνετε την εύρεση των πληροφοριών που χρειάζεστε.
Βήματα
Μέθοδος 1 από 6: Φιλτράρισμα
Βήμα 1. Φιλτράρετε γρήγορα τα μηνύματα
Το Outlook 2010 διαθέτει μια νέα δυνατότητα που βοηθά στην ταξινόμηση των μηνυμάτων κατά ημερομηνίες και στην τακτοποίησή τους στη Συνομιλία.
- Όταν χρησιμοποιείτε αυτήν τη δυνατότητα, τα μηνύματα που έχουν το ίδιο θέμα θα εμφανίζονται ως Συνομιλία και οι χρήστες μπορούν να τα δουν, να τα επεκτείνουν ή να τα συρρικνώσουν κάνοντας κλικ στο εικονίδιο στα αριστερά της γραμμής Θέμα. Τα μηνύματα μέσα σε κάθε συνομιλία ταξινομούνται με το νεότερο μήνυμα τοποθετημένο στην κορυφή. Όταν ληφθεί ένα νέο μήνυμα, όλη η Συνομιλία θα μετακινηθεί στην κορυφή της λίστας email που σας βοηθά να παρακολουθείτε εύκολα τη ροή των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
- Για να ενεργοποιήσετε τη Συνομιλία, στην καρτέλα Προβολή της ομάδας Συνομιλίας, επιλέξτε το πλαίσιο Εμφάνιση ως συνομιλία. Μπορείτε να μειώσετε το μέγεθος μιας συνομιλίας με τη λειτουργία "Εκκαθάριση". Αυτή η δυνατότητα θα σας βοηθήσει να αφαιρέσετε τα διπλά μηνύματα στη Συνομιλία.
- Στην καρτέλα Αρχική σελίδα στην ομάδα Διαγραφή, κάντε κλικ στην επιλογή Εκκαθάριση και, στη συνέχεια, στην επιλογή Εκκαθάριση συνομιλίας. Σε όλες τις εκδόσεις του Outlook, οι χρήστες μπορούν να βρουν τα μηνύματα στον φάκελο γραμματοκιβώτιο γρηγορότερα αλλάζοντας τον τρόπο ταξινόμησής τους στο φάκελο email. Για παράδειγμα, μπορείτε να ταξινομήσετε τα email σας κατά ημερομηνία, αποστολέα και μέγεθος αρχείου ή επίπεδο σπουδαιότητας.
Βήμα 2. Χρησιμοποιήστε τυποποιημένες επικεφαλίδες θεμάτων
Η ψυχική ενέργεια που απαιτείται για να μετατοπίσετε την εστίαση μεταξύ συνεχώς μεταβαλλόμενων θεμάτων σας αποστραγγίζει, όχι την ένταση. Έχετε την τάση να διαβάζετε με διαδοχική σειρά είτε χρονολογικά είτε από "πιο σημαντικό πρόσωπο". Αυτό είναι μια εξουθένωση εγκεφάλου. Χρησιμοποιήστε αυτόν τον κανόνα αντ 'αυτού. Ισχύει για email από άμεσες αναφορές και λειτουργεί καλύτερα από τις αλυσίδες συνομιλιών.
- Προσδιορίστε τα κορυφαία 2-5 έργα που σας ενδιαφέρουν περισσότερο. δημιουργήστε θεματικές επικεφαλίδες για να τις αντικατοπτρίσετε.
- Ενημερώστε την ομάδα ότι θα δώσετε αρχική προσοχή σε όλα αυτά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με αυτές τις τυπικές επικεφαλίδες θεμάτων. Αυτά τα θέματα είναι τα έργα σας με κορυφαία προτεραιότητα αυτή τη στιγμή - τα email σας θα ταξινομηθούν ανά γραμμή θέματος και η πρώτη προτεραιότητα διαβάζεται/απαντάται πρώτα.
- Ξεκαθαρίστε ότι τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με ακατάλληλο τίτλο θα συμπεριλάβουν τη μαύρη λίστα του παραβάτη αποστολέα για 1-x ημέρες.
Μέθοδος 2 από 6: Ομαδοποίηση
Βήμα 1. Ομαδοποιήστε τα ίδια μηνύματα στους φακέλους
Με τη δημιουργία ενός νέου φακέλου email, οι χρήστες μπορούν να ομαδοποιήσουν τα σχετικά μηνύματα μαζί στους φακέλους. Για παράδειγμα, μπορείτε να ομαδοποιήσετε τα μηνύματα κατά θέμα, έργο, επικοινωνία ή άλλες κατηγορίες που είναι κατάλληλες για τα έργα σας ή τα χόμπι σας. Οι χρήστες μπορούν επίσης να δημιουργήσουν ένα φάκελο για όλα τα μηνύματα που αποστέλλονται από το αφεντικό σας ή κάποιον άλλο σημαντικό, συμπεριλαμβανομένων των βασικών πληροφοριών που χρειάζονται αποθήκευση. Για να δημιουργήσετε έναν νέο φάκελο στο Outlook 2010, στην καρτέλα Φάκελος, στο Νέο, κάντε κλικ στην επιλογή Νέος φάκελος. Για να δημιουργήσετε έναν νέο φάκελο στο Outlook 2007 ή το Outlook 2003, στη γραμμή μενού, κάντε κλικ στο Αρχείο, επιλέξτε Νέο και στη συνέχεια Φάκελος.
Μέθοδος 3 από 6: Αναζήτηση φακέλου
Βήμα 1. Δημιουργήστε έναν φάκελο αναζήτησης για να βρείτε τα μηνύματα
Ο φάκελος αναζήτησης είναι ένας γρήγορος και βολικός τρόπος για να βρείτε μια συλλογή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Δεν αποθηκεύει κανένα μήνυμα, αλλά παρέχει τους εικονικούς φακέλους που εμφανίζουν όλα τα μηνύματα στα Εισερχόμενά σας με βάση τα χαρακτηριστικά που αναζητάτε. Οι φάκελοι αναζήτησης του Outlook παρέχουν προεπιλεγμένες λειτουργίες, όπως Μη αναγνωσμένη αλληλογραφία, αλλά μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε τον δικό σας κανόνα. Για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το φάκελο αναζήτησης για να βρείτε όλες τις πληροφορίες που σχετίζονται με ένα συγκεκριμένο έργο, έναν σημαντικό πελάτη ή μια επικείμενη συνάντηση.
- Για να δημιουργήσετε έναν φάκελο αναζήτησης στο Outlook 2010, στην καρτέλα Αλληλογραφία στον φάκελο, στο Νέο, κάντε κλικ στην επιλογή Νέος φάκελος αναζήτησης.
- Για να δημιουργήσετε ένα φάκελο αναζήτησης στο Outlook 2007 ή το Outlook 2003, στα μηνύματα αλληλογραφίας στο μενού Αρχείο, μετακινήστε το ποντίκι στο Νέο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στον φάκελο αναζήτησης.
Μέθοδος 4 από 6: Φίλτρο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Βήμα 1. Μειώστε τα ανεπιθύμητα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με το φίλτρο email
Διατηρήστε περιττά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τα Εισερχόμενα χρησιμοποιώντας το Outlook Junk Email Filter. Αυτό το φίλτρο θα στείλει τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχουν επισημανθεί ως ανεπιθύμητα μηνύματα σε ξεχωριστό φάκελο στο γραμματοκιβώτιο. Οι χρήστες μπορούν να δουν το περιεχόμενο αυτού του φακέλου για να βεβαιωθούν ότι δεν υπάρχουν έγκυρα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχουν αποσταλεί εσφαλμένα σε αυτόν. Εάν ναι, θα πρέπει να ρυθμίσετε το φίλτρο για να αποφύγετε το λάθος σημάδι στα μηνύματα στο μέλλον.
Μέθοδος 5 από 6: Κατηγορία χρώματος
Βήμα 1. Αντιστοιχίστε μια κατηγορία χρωμάτων
Αντιστοιχίστε ένα χρώμα σε μια άσχετη ομάδα μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και άλλες κατηγορίες στο Outlook, όπως σημειώσεις, επαφές και ραντεβού. Από εκεί, οι χρήστες μπορούν εύκολα να τα αναγνωρίσουν και να τα ταξινομήσουν. Για παράδειγμα, μπορείτε εύκολα να παρακολουθείτε όλα τα μηνύματα, τα ραντεβού και τις επαφές για έργα πωλήσεων υπολογιστών, δημιουργώντας μια κατηγορία που ονομάζεται "Πωλήσεις υπολογιστών" και εκχωρώντας τα μηνύματα σε αυτήν.
Μέθοδος 6 από 6: Επισήμανση
Βήμα 1. Επισήμανση για συνέχεια
Οι χρήστες μπορούν να χρησιμοποιήσουν τη λειτουργία Επισήμανση για παρακολούθηση για να επισημάνουν τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τις εργασίες για να τα βοηθήσουν να τα ταξινομήσουν ή να τα επισημάνουν. Οι σημαίες θα σας ζητήσουν να παρακολουθήσετε ένα ζήτημα, να επισημάνετε το αίτημα κάποιου ή να παραγγείλετε ένα μήνυμα και επαφή. Μπορούν επίσης να τακτοποιήσουν εύκολα το φάκελο email σας επειδή γνωρίζετε ακριβώς τι να κάνετε και πότε να το κάνετε. Λάβετε υπόψη ότι όταν δημιουργείτε μια εργασία και ορίζετε ημερομηνία λήξης για την εργασία, θα επισημαίνεται αυτόματα, ώστε να μην ξεχνάτε την ημερομηνία λήξης για την ενέργεια και να την εκπληρώνετε.
