Εάν πρέπει να μετακινήσετε μια λίστα ή πίνακα δεδομένων από το Word στο Excel, δεν χρειάζεται να αντιγράψετε και να επικολλήσετε κάθε μεμονωμένο κομμάτι πληροφοριών στο δικό του κελί στο υπολογιστικό φύλλο. Με τη σωστή μορφοποίηση του εγγράφου Word πρώτα, μπορείτε εύκολα να εισαγάγετε ολόκληρο το έγγραφο στο Excel με λίγα μόνο κλικ.
Βήματα
Μέθοδος 1 από 2: Μετατροπή λίστας
Βήμα 1. Κατανοήστε πώς θα μετατραπεί το έγγραφο
Κατά την εισαγωγή ενός εγγράφου στο Excel, ορισμένοι χαρακτήρες θα χρησιμοποιηθούν για να καθορίσουν ποια δεδομένα περιλαμβάνονται σε κάθε κελί στο υπολογιστικό φύλλο του Excel. Εκτελώντας μερικά βήματα μορφοποίησης πριν από την εισαγωγή, θα μπορείτε να ελέγχετε τον τρόπο εμφάνισης του τελικού υπολογιστικού φύλλου και να ελαχιστοποιείτε το ποσό της μη αυτόματης μορφοποίησης που πρέπει να εκτελέσετε. Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο εάν εισάγετε μια μεγάλη λίστα από ένα έγγραφο του Word στο Excel.
Αυτή η μέθοδος λειτουργεί καλύτερα όταν έχετε μια λίστα με πολλαπλές καταχωρήσεις, καθεμία μορφοποιημένη την ίδια (λίστα διευθύνσεων, αριθμών τηλεφώνου, διευθύνσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κ.λπ.)
Βήμα 2. Σάρωση του εγγράφου για τυχόν σφάλματα μορφοποίησης
Πριν ξεκινήσετε τη διαδικασία μετατροπής, θα πρέπει να διασφαλίσετε ότι κάθε καταχώριση έχει μορφοποιηθεί με τον ίδιο τρόπο. Αυτό σημαίνει ότι διορθώνετε τυχόν σφάλματα στίξης ή αναδιοργανώνετε τυχόν καταχωρήσεις που δεν ταιριάζουν με τις υπόλοιπες. Αυτό θα διασφαλίσει ότι τα δεδομένα μεταφέρονται σωστά.
Βήμα 3. Εμφανίστε τους χαρακτήρες μορφοποίησης στο έγγραφο του Word
Η εμφάνιση των συνήθως κρυμμένων χαρακτήρων μορφοποίησης θα σας βοηθήσει να προσδιορίσετε τον καλύτερο τρόπο διαχωρισμού των καταχωρήσεων. Μπορείτε να τα εμφανίσετε κάνοντας κλικ στο κουμπί "Εμφάνιση / Απόκρυψη σημείων παραγράφου" στην καρτέλα Αρχική σελίδα ή πατώντας Ctrl+⇧ Shift+*
Οι περισσότερες λίστες είτε θα έχουν ένα σημάδι παραγράφου στο τέλος κάθε γραμμής, είτε ένα στο τέλος της γραμμής και ένα στην κενή γραμμή μεταξύ των καταχωρήσεων. Θα χρησιμοποιείτε τα σημάδια για να εισαγάγετε τους χαρακτήρες που χρησιμοποιούνται από το Excel για τη διαφοροποίηση μεταξύ των κελιών
Βήμα 4. Αντικαταστήστε τα σημάδια παραγράφου μεταξύ κάθε καταχώρισης για να απαλλαγείτε από επιπλέον χώρο
Το Excel θα χρησιμοποιήσει το διάστημα μεταξύ των καταχωρήσεων για να καθορίσει τις γραμμές, αλλά θα πρέπει να το ξεφορτωθείτε προς το παρόν για να βοηθήσει τη διαδικασία μορφοποίησης. Μην ανησυχείτε, θα το προσθέσετε ξανά σε λίγο. Αυτό λειτουργεί καλύτερα όταν έχετε ένα σημάδι παραγράφου στο τέλος μιας καταχώρησης και ένα στο διάστημα μεταξύ των καταχωρήσεων (δύο στη σειρά).
- Πατήστε Ctrl+H για να ανοίξετε το παράθυρο Εύρεση και αντικατάσταση.
- Πληκτρολογήστε ^p ^p στο πεδίο Εύρεση. Αυτός είναι ο κωδικός για δύο σημάδια παραγράφου σε μια σειρά. Εάν κάθε καταχώριση είναι μια μεμονωμένη γραμμή και δεν υπάρχουν κενές γραμμές μεταξύ τους, χρησιμοποιήστε ένα μόνο ^p αντ 'αυτού.
- Εισαγάγετε έναν οριοθετητικό χαρακτήρα στο πεδίο Αντικατάσταση. Βεβαιωθείτε ότι δεν είναι χαρακτήρας που εμφανίζεται οπουδήποτε στο έγγραφο, όπως ~.
- Κάντε κλικ στην επιλογή Αντικατάσταση όλων. Θα παρατηρήσετε ότι οι καταχωρήσεις ενδέχεται να συνδυάζονται, αλλά αυτό δεν προκαλεί ανησυχία, εφόσον ο οριοθετητικός χαρακτήρας βρίσκεται στο σωστό μέρος (μεταξύ κάθε καταχώρησης)
Βήμα 5. Διαχωρίστε κάθε καταχώριση σε ξεχωριστά πεδία
Τώρα που οι καταχωρίσεις σας διαχωρίζονται έτσι ώστε να εμφανίζονται στις επόμενες σειρές, θα θέλετε να ορίσετε ποια δεδομένα θα εμφανίζονται σε κάθε πεδίο. Για παράδειγμα, εάν κάθε καταχώριση είναι όνομα στην πρώτη γραμμή, διεύθυνση οδού στη δεύτερη γραμμή και κατάσταση και ταχυδρομικός κώδικας στην τρίτη γραμμή, μπορείτε
- Πατήστε Ctrl+H για να ανοίξετε το παράθυρο Εύρεση και αντικατάσταση.
- Αφαιρέστε ένα από τα σημάδια ^p στο πεδίο Εύρεση.
- Αλλάξτε τον χαρακτήρα στο πεδίο Αντικατάσταση σε κόμμα,.
- Κάντε κλικ στην επιλογή Αντικατάσταση όλων. Αυτό θα αντικαταστήσει τα υπόλοιπα σύμβολα παραγράφου με το διαχωριστικό κόμμα, το οποίο θα χωρίσει κάθε γραμμή σε ένα πεδίο.
Βήμα 6. Αντικαταστήστε τον χαρακτήρα οριοθέτησης για να ολοκληρώσετε τη διαδικασία μορφοποίησης
Αφού ολοκληρώσετε τα δύο παραπάνω βήματα Εύρεση και Αντικατάσταση, η λίστα σας δεν θα μοιάζει πλέον με λίστα. Όλα θα είναι στην ίδια γραμμή, με κόμματα ανάμεσα σε κάθε κομμάτι δεδομένων. Αυτό το τελικό βήμα Εύρεση και αντικατάσταση θα επιστρέψει τα δεδομένα σας σε μια λίστα διατηρώντας παράλληλα τα κόμματα που ορίζουν τα πεδία.
- Πατήστε Ctrl+H για να ανοίξετε το παράθυρο Εύρεση και αντικατάσταση.
- Πληκτρολογήστε ~ (ή όποιον χαρακτήρα επιλέξατε αρχικά) στο πεδίο Εύρεση.
- Εισαγάγετε ^p στο πεδίο Αντικατάσταση.
- Κάντε κλικ στην επιλογή Αντικατάσταση όλων. Αυτό θα σπάσει ξανά τις καταχωρίσεις σας σε μεμονωμένες ομάδες που χωρίζονται με κόμματα.
Βήμα 7. Αποθηκεύστε το αρχείο ως αρχείο απλού κειμένου
Τώρα που ολοκληρώθηκε η μορφοποίηση, μπορείτε να αποθηκεύσετε το έγγραφο ως αρχείο κειμένου. Αυτό θα επιτρέψει στο Excel να διαβάσει και να αναλύσει τα δεδομένα σας έτσι ώστε να μπουν στα σωστά πεδία.
- Κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχείο και επιλέξτε "Αποθήκευση ως".
- Κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού "Αποθήκευση ως τύπος" και επιλέξτε "Απλό κείμενο".
- Ονομάστε το αρχείο όπως προτιμάτε και κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση.
- Εάν εμφανιστεί το παράθυρο Μετατροπή αρχείων, απλώς κάντε κλικ στο κουμπί OK.
Βήμα 8. Ανοίξτε το αρχείο στο Excel
Τώρα που έχετε αποθηκεύσει το αρχείο σε απλό κείμενο, μπορείτε να το ανοίξετε στο Excel.
- Κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχείο και επιλέξτε Άνοιγμα.
- Κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού "Όλα τα αρχεία Excel" και επιλέξτε "Αρχεία κειμένου".
- Κάντε κλικ στο Επόμενο> στο παράθυρο Οδηγός εισαγωγής κειμένου.
- Επιλέξτε "Κόμμα" στη λίστα οριοθέτησης. Μπορείτε να δείτε πώς θα διαχωριστούν οι καταχωρήσεις στην προεπισκόπηση στο κάτω μέρος. Κάντε κλικ στο Επόμενο>.
- Επιλέξτε τη μορφή δεδομένων για κάθε στήλη και κάντε κλικ στο Τέλος.
Μέθοδος 2 από 2: Μετατροπή πίνακα
Βήμα 1. Δημιουργήστε έναν πίνακα στο Word με τα δεδομένα σας
Εάν έχετε μια λίστα δεδομένων στο Word, μπορείτε να τα μετατρέψετε σε μορφή πίνακα στο Word και στη συνέχεια να αντιγράψετε γρήγορα αυτόν τον πίνακα σε Excel. Εάν τα δεδομένα σας είναι ήδη σε μορφή πίνακα, μεταβείτε στο επόμενο βήμα.
- Επιλέξτε όλο το κείμενο που θέλετε να μετατρέψετε σε πίνακα.
- Κάντε κλικ στην καρτέλα Εισαγωγή και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Πίνακας.
- Επιλέξτε "Μετατροπή κειμένου σε πίνακα".
- Εισαγάγετε τον αριθμό των γραμμών ανά εγγραφή στο πεδίο "Αριθμός στηλών". Εάν έχετε μια κενή γραμμή μεταξύ κάθε εγγραφής, προσθέστε μία στο σύνολο.
- Κάντε κλικ στο OK.
Βήμα 2. Ελέγξτε τη μορφοποίηση του τραπεζιού σας
Το Word θα δημιουργήσει έναν πίνακα με βάση τις ρυθμίσεις σας. Ελέγξτε το ξανά για να βεβαιωθείτε ότι όλα είναι εκεί που πρέπει.
Βήμα 3. Κάντε κλικ στο μικρό κουμπί "+" που εμφανίζεται στην επάνω αριστερή γωνία του πίνακα
Αυτό θα εμφανιστεί όταν τοποθετείτε το ποντίκι πάνω από το τραπέζι. Κάνοντας κλικ σε αυτό θα επιλέξετε όλα τα δεδομένα στον πίνακα.
Βήμα 4. Πατήστε
Ctrl+C για να αντιγράψετε τα δεδομένα.
Μπορείτε επίσης να κάνετε κλικ στο κουμπί "Αντιγραφή" στην καρτέλα Αρχική σελίδα.
Βήμα 5. Ανοίξτε το Excel
Μόλις αντιγραφούν τα δεδομένα, μπορείτε να ανοίξετε το Excel. Εάν θέλετε να βάλετε τα δεδομένα σε ένα υπάρχον υπολογιστικό φύλλο, φορτώστε τα. Τοποθετήστε τον κέρσορα στο κελί που θέλετε να εμφανίζεται το επάνω αριστερό κελί του πίνακα.
Βήμα 6. Πατήστε
Ctrl+V για να επικολλήσετε τα δεδομένα.
Τα μεμονωμένα κελιά από τον πίνακα Word θα τοποθετηθούν σε ξεχωριστά κελιά στο υπολογιστικό φύλλο του Excel.
Βήμα 7. Διαχωρίστε τις υπόλοιπες στήλες
Ανάλογα με τον τύπο δεδομένων που εισάγετε, ενδέχεται να έχετε κάποια πρόσθετη μορφοποίηση που πρέπει να κάνετε. Για παράδειγμα, εάν εισάγετε διευθύνσεις στην πόλη, η συντομογραφία κατάστασης και ο ταχυδρομικός κώδικας ενδέχεται να βρίσκονται στο ίδιο κελί. Μπορείτε να το διαχωρίσετε αυτόματα στο Excel αυτόματα.
- Κάντε κλικ στην επικεφαλίδα της στήλης που θέλετε να χωρίσετε για να επιλέξετε ολόκληρη τη στήλη.
- Επιλέξτε την καρτέλα "Δεδομένα" και κάντε κλικ στο κουμπί "Κείμενο σε στήλες".
- Κάντε κλικ στο Επόμενο> και, στη συνέχεια, επιλέξτε το "Κόμμα" στο πεδίο Οριοθέτες. Εάν χρησιμοποιείτε το παραπάνω παράδειγμα, αυτό θα διαχωρίσει την πόλη από τη συντομογραφία κατάστασης και τον ταχυδρομικό κώδικα.
- Κάντε κλικ στο Τέλος για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές.
- Επιλέξτε τη στήλη που πρέπει ακόμα να χωριστεί και επαναλάβετε τη διαδικασία, επιλέγοντας "Διαστήματα" αντί για "Κόμμα" ως οριοθέτη. Αυτό θα διαχωρίσει τη συντομογραφία κατάστασης από τον ταχυδρομικό κώδικα.
