Το Microsoft Project είναι μια εφαρμογή λογισμικού διαχείρισης έργου που φέρει το σήμα της σουίτας Microsoft Office. Η εφαρμογή επιτρέπει στους χρήστες να ελέγχουν όλες τις πτυχές της διαχείρισης ενός έργου, συμπεριλαμβανομένου του προϋπολογισμού, του προγραμματισμού και της διαχείρισης πόρων. Για το λόγο αυτό, το λογισμικό χρησιμοποιείται σε μεγάλο βαθμό στις βιομηχανίες κατασκευών και μηχανικής. Ένα από τα πιο σημαντικά αλλά συχνά παραβλεπόμενα μέρη της διαδικασίας διαχείρισης έργου είναι η σωστή κατανομή των πόρων. Μόλις δημιουργηθεί ένα χρονοδιάγραμμα έργου, θα πρέπει συνήθως να τροποποιηθεί για να αποφευχθεί η υπερβολική κατανομή ενός συγκεκριμένου πόρου (για παράδειγμα, ενός υπεργολάβου), γεγονός που θα προκαλέσει την αναβολή του χρονοδιαγράμματος. Η γνώση του τρόπου κατανομής πόρων στο Microsoft Project θα σας βοηθήσει να έχετε τον έλεγχο του έργου σας από την αρχή μέχρι το τέλος.
Βήματα
Βήμα 1. Εξετάστε τη διαθεσιμότητα πόρων κατά την εκτίμηση της διάρκειας εργασιών
Αυτό το βήμα είναι κρίσιμο αλλά συχνά παραβλέπεται. Οι πόροι πρέπει να λαμβάνονται υπόψη κατά την κατασκευή του χρονοδιαγράμματος, όχι μόνο μετά. Δώστε ιδιαίτερη προσοχή σε ταυτόχρονες εργασίες (αυτές που συμβαίνουν ταυτόχρονα) που χρησιμοποιούν τους ίδιους πόρους. Για παράδειγμα, μπορείτε σωστά να υποθέσετε ότι τόσο οι εσωτερικοί όσο και οι εξωτερικοί τοίχοι ενός κτιρίου θα μπορούσαν να πλαισιωθούν ταυτόχρονα. Αν έχετε μόνο 1 ξυλουργό στο έργο όμως, αυτό δεν θα είναι δυνατό.
Ξεκινήστε τις εκτιμήσεις διάρκειας της εργασίας σας υπολογίζοντας τον συνολικό αριθμό αναγκών ανθρωπίνων ωρών για την ολοκλήρωση της εργασίας. Εστιάζοντας στις ανθρώπινες ώρες και όχι στις συνολικές εργάσιμες ημέρες, λαμβάνετε υπόψη πόσους πόρους θα χρειαστούν
Βήμα 2. Δημιουργήστε και οργανώστε όλους τους πόρους σας
Ο καλύτερος τρόπος για να διατηρήσετε τους πόρους σας οργανωμένους είναι μέσω του φύλλου πόρων. Για πρόσβαση σε αυτό το φύλλο, κάντε κλικ στο μενού "Προβολή" και επιλέξτε "Φύλλο πόρων". Βεβαιωθείτε ότι όλοι οι πόροι σας έχουν σαφή ονόματα και βεβαιωθείτε ότι έχετε καθορίσει τουλάχιστον τον τύπο του πόρου.
- Οι πόροι "εργασίας" είναι οι πιο χρήσιμοι και πρέπει να χρησιμοποιούνται για την κατηγοριοποίηση ατόμων που θα αφιερώσουν χρόνο σε εργασίες. Σε ένα μικρό έργο, αυτός ο τύπος πόρου θα μπορούσε να αναφέρεται σε κάθε μέλος της ομάδας με το όνομά του. Σε ένα μεγαλύτερο έργο, αυτός ο πόρος θα μπορούσε καθορίσετε διαφορετικούς υπεργολάβους.
- ResourcesΟι υλικοί πόροι πρέπει να αναφέρονται σε υλικά που εξαντλούνται κατά τη διάρκεια της εργασίας, όπως ξυλεία, καρφιά και βενζίνη.
- Resources Οι πόροι «Κόστος» θα πρέπει να χρησιμοποιούνται για την παρακολούθηση πόρων που έχουν σαφές ποσοστό κόστους. Η ημερήσια χρέωση για ενοικίαση γερανού ή τρέιλερ θα μπορούσε να παρακολουθείται ως πόρος κόστους.
Βήμα 3. Αναθέστε κάθε εργασία σε έναν πόρο
Αφού δημιουργήσετε το χρονοδιάγραμμα στην προβολή γραφήματος Gantt, θα πρέπει να καθορίσετε ποιους πόρους συσχετίζονται με κάθε εργασία. Για να το κάνετε αυτό, βρείτε τη γραμμή της εργασίας στο αριστερό πλαίσιο και κάντε κλικ στο κελί στη στήλη "Πόρος". Θα εμφανιστεί ένα αναπτυσσόμενο μενού με όλους τους πόρους που έχετε δημιουργήσει. Επιλέξτε τον κατάλληλο πόρο. Για παράδειγμα, μια εργασία που ονομάζεται "Φωτιστικά καλωδίων" θα μπορούσε να ανατεθεί στον πόρο "Ηλεκτρολόγος".
Βήμα 4. Ελέγξτε την κατανομή πόρων στην προβολή γραφήματος πόρων
Αφού δημιουργήσετε το πρόγραμμά σας και εκχωρήσετε πόρους, μπορείτε να ελέγξετε για υπερβολική κατανομή. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στο "Προβολή" και επιλέξτε "Γράφημα πόρων". Θα έχετε τη δυνατότητα να επιλέξετε κάθε πόρο και να δείτε την κατανομή του σε όλο το έργο. Κάθε εργάσιμη ημέρα εμφανίζεται κατά μήκος του οριζόντιου άξονα και η χρήση πόρων εκφράζεται ως ποσοστό κατά μήκος του κάθετου άξονα.
- Οποιοδήποτε σημείο στο οποίο ένας πόρος υπερβαίνει το 100 τοις εκατό χρήση αντιπροσωπεύει μια υπερβολική κατανομή (που σημαίνει ότι ο πόρος δεν μπορεί να εκτελέσει όλες τις εργασίες που του έχουν ανατεθεί τη δεδομένη χρονική στιγμή). Η υπερβολική κατανομή αναπαρίσταται με κόκκινο χρώμα. Για να διορθωθεί αυτό, αυξήστε τη διάρκεια των εργασιών, εκχωρήστε περισσότερους πόρους στις εργασίες ή μετατοπίστε ταυτόχρονες εργασίες για να δημιουργήσετε λιγότερη επικάλυψη.
- Οποιοδήποτε σημείο στο οποίο ο πόρος χρησιμοποιείται πολύ λίγο μπορεί να υποδηλώνει αναποτελεσματική υποκατανομή. Εξετάστε το ενδεχόμενο να μειώσετε τη διάρκεια των εργασιών ή να χρησιμοποιήσετε λιγότερους συνολικούς πόρους.
