Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε λογαριασμούς πόρων για να προγραμματίσετε και να κάνετε κράτηση εξοπλισμού, δωματίων και υπηρεσιών, προσκαλώντας τους σε εκδηλώσεις μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Microsoft Outlook. Οι λογαριασμοί πόρων καθιστούν την κράτηση εργαλείων στο χώρο εργασίας μια εύκολη και οργανωμένη διαδικασία. Εάν ένας συγκεκριμένος πόρος έχει ήδη κρατηθεί για συγκεκριμένο χρόνο, ο λογαριασμός μπορεί να ρυθμιστεί ώστε να αποδέχεται ή να απορρίπτει αυτόματα αιτήματα προγραμματισμού. Ακολουθούν ορισμένα βήματα σχετικά με τον τρόπο δημιουργίας λογαριασμού πόρου στο Microsoft Outlook.
Βήματα
Μέθοδος 1 από 3: Δημιουργήστε έναν λογαριασμό email για τον πόρο. Δώστε στον πόρο σας έναν λογαριασμό email και ένα περιγραφικό όνομα του πόρου. όπως "Τηλεόραση" ή "Αίθουσα συνεδριάσεων του Βορρά"
Μέθοδος 2 από 3: Δημιουργήστε έναν λογαριασμό πόρων στο Microsoft Outlook 97
Βήμα 1. Από το μενού "Εργαλεία", κάντε κλικ στο "Επιλογές
Βήμα 2. Κάντε κλικ στην καρτέλα "Email"
Στην ενότητα "Ρυθμίσεις για αυτόματη επεξεργασία αλληλογραφίας", επιλέξτε "Επεξεργασία αιτημάτων και απαντήσεων κατά την άφιξη" και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο "OK"
Βήμα 3. Κάντε κλικ στην επιλογή "Προηγμένος προγραμματισμός" στην καρτέλα "Ημερολόγιο"
- Επιλέξτε τις επιθυμητές επιλογές στην ενότητα "Επεξεργασία αιτημάτων συνάντησης".
- Κάντε κλικ στο "OK" κλείνοντας το παράθυρο διαλόγου.
Βήμα 4. Κάντε κλικ στην καρτέλα "Εκπρόσωποι"
Κάντε κλικ στην επιλογή "Προσθήκη" και πληκτρολογήστε το όνομα του λογαριασμού αντιπροσώπου.
- Στο πλαίσιο "Άδεια ανάθεσης", κάντε κλικ στην επιλογή "Επεξεργαστής στη λίστα ημερολογίου" και επιλέξτε "Ο εκπρόσωπος λαμβάνει αντίγραφα των μηνυμάτων που σχετίζονται με τη σύσκεψη που μου αποστέλλονται" και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο "ΟΚ".
- Κάντε κλικ στην επιλογή "Αποστολή αιτημάτων και απαντήσεων συνάντησης μόνο στον εκπρόσωπό μου, όχι σε εμένα" και στη συνέχεια κάντε κλικ στο "ΟΚ".
Μέθοδος 3 από 3: Δημιουργήστε έναν λογαριασμό πόρων στο Microsoft Outlook 98 και 2010
Βήμα 1. Μεταβείτε στο μενού "Εργαλεία"
Κάντε κλικ στο "Επιλογές".
Βήμα 2. Κάντε κλικ στο "Επιλογές ημερολογίου" και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο "Προγραμματισμός πόρων
- Επιλέξτε τις επιθυμητές επιλογές στην ενότητα "Επεξεργασία αιτημάτων συνάντησης" και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο "OK".
- Αφαιρέστε το σημάδι ελέγχου δίπλα στην "Προεπιλεγμένη υπενθύμιση" στην αρχή της ενότητας Ημερολόγιο.
Βήμα 3. Μεταβείτε στην καρτέλα "Εκπρόσωποι"
Κάντε κλικ στην επιλογή "Προσθήκη" και πληκτρολογήστε το όνομα του λογαριασμού αντιπροσώπου.
- Στο πλαίσιο Άδεια ανάθεσης, κάντε κλικ στην επιλογή "Επεξεργαστής στη λίστα ημερολογίου" και επιλέξτε "Ο εκπρόσωπος λαμβάνει αντίγραφα των μηνυμάτων που σχετίζονται με τη σύσκεψη που μου αποστέλλονται" και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο "ΟΚ".
- Κάντε κλικ για να επιλέξετε "Αποστολή αιτημάτων και απαντήσεων συνάντησης μόνο στον εκπρόσωπό μου, όχι σε εμένα" και στη συνέχεια κάντε κλικ στο "OK".
Συμβουλές
- Μετά τη δημιουργία ενός πόρου, ενδέχεται να χρειαστούν μερικά λεπτά για την ενημέρωση, ανάλογα με την ταχύτητα επεξεργασίας του διακομιστή Microsoft Exchange. Για να επιτραπεί η επεξεργασία, επιτρέψτε στον τοπικό υπολογιστή σας να παραμείνει αδρανής για τουλάχιστον 30 δευτερόλεπτα.
- Για να μπορέσετε να δημιουργήσετε έναν νέο πόρο στο Outlook, πρέπει να έχετε ήδη δημιουργήσει έναν λογαριασμό email για τον αντιπρόσωπο. Μπορείτε είτε να χρησιμοποιήσετε έναν υπάρχοντα λογαριασμό email είτε να δημιουργήσετε έναν ειδικό λογαριασμό για τον αντιπρόσωπο.
- Μπορείτε να διαμορφώσετε λογαριασμούς πόρων ώστε να απαντούν αυτόματα στα αιτήματα συνάντησης. Αυτό μπορεί να γίνει στην καρτέλα "Ημερολόγιο" στην ενότητα "Προηγμένος προγραμματισμός".
- Για να απλοποιήσετε τον χειρισμό πολλαπλών πόρων, μπορείτε να ρυθμίσετε έναν ειδικό υπολογιστή που είναι συνδεδεμένος στον λογαριασμό αντιπροσώπου στο Microsoft Outlook. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε εύκολα να διαχειριστείτε κρατήσεις πολλών διαφορετικών πόρων ταυτόχρονα.
