Όσο και αν χρησιμοποιείτε ένα ντουλάπι αρχειοθέτησης και φακέλους αρχείων για να οργανώσετε έγγραφα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον υπολογιστή σας ως ένα ηλεκτρονικό σύστημα αρχειοθέτησης για τη διαχείριση ψηφιακών αρχείων, συμπεριλαμβανομένων φωτογραφιών και εγγράφων.
Βήματα
Μέθοδος 1 από 2: Δημιουργία συστήματος αρχείων στα Windows
Βήμα 1. Επιλέξτε ποια αρχεία θέλετε να οργανώσετε
Για να επιλέξετε πολλά αρχεία που παρατίθενται μαζί στην Εξερεύνηση των Windows, κάντε κλικ στο πρώτο αρχείο που θέλετε να επιλέξετε και, στη συνέχεια, κρατήστε πατημένο το ⇧ Shift και κάντε κλικ στο τελευταίο αρχείο.
Βήμα 2. Επιλέξτε μια θέση για το σύστημα αρχειοθέτησης
Τα Windows έχουν προεπιλεγμένα ονόματα κύριων φακέλων όπως τα έγγραφά μου, οι εικόνες μου και η μουσική μου ή μπορείτε να επιλέξετε πού θα δημιουργηθεί ο φάκελος.
Βήμα 3. Δημιουργήστε έναν νέο φάκελο
Αυτός ο φάκελος θα χρησιμεύσει ως γραφείο αρχειοθέτησης και θα περιέχει άλλους οργανωμένους υποφακέλους.
- Στην Εξερεύνηση των Windows, κάντε δεξί κλικ στο σημείο που θέλετε να δημιουργήσετε το φάκελο.
- Κάντε κλικ Νέος.
- Κάντε κλικ Ντοσιέ Το Επισημαίνεται το όνομα φακέλου New Folder.
- Πληκτρολογήστε το όνομα του φακέλου που θέλετε να χρησιμοποιήσετε.
- Πατήστε ↵ Enter.
Βήμα 4. Προσθέστε υποφακέλους στον κύριο φάκελό σας
Κάντε διπλό κλικ στο όνομα του κύριου φακέλου για να ανοίξετε αυτόν τον φάκελο. Με τον ίδιο τρόπο που δημιουργήσατε τον κύριο φάκελο, δημιουργήστε υποφάκελους για να οργανώσετε τα αρχεία σας.
Βήμα 5. Μετακινήστε τα αρχεία στους νέους φακέλους
Μπορείτε να ανοίξετε δύο εκδόσεις του Windows Explorer δίπλα -δίπλα και, στη συνέχεια, να σύρετε αρχεία από την αρχική τοποθεσία στον νέο φάκελο.
Βήμα 6. Δημιουργήστε αντίγραφα ασφαλείας των οργανωμένων αρχείων σας
Χρησιμοποιήστε τα Windows Backup για να τα αντιγράφετε τακτικά σε εξωτερικό σκληρό δίσκο ή σε διακομιστή cloud. Εάν ο σκληρός δίσκος του υπολογιστή σας αποτύχει, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το αντίγραφο ασφαλείας για να επαναφέρετε τα αρχεία σε νέο σκληρό δίσκο.
- Κάντε κλικ Αρχή.
- Στο πλαίσιο αναζήτησης, πληκτρολογήστε Αντιγράφων ασφαλείας.
- Κάντε κλικ Δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας και επαναφορά.
- Κάντε κλικ Ρύθμιση εφεδρικής και ακολουθήστε τα βήματα του οδηγού.
Μέθοδος 2 από 2: Δημιουργία συστήματος αρχείων σε Mac
Βήμα 1. Επιλέξτε ποια αρχεία θέλετε να οργανώσετε
Για να επιλέξετε πολλά αρχεία που παρατίθενται μαζί, κάντε κλικ στο πρώτο αρχείο που θέλετε να επιλέξετε και, στη συνέχεια, κρατήστε πατημένο το ⇧ Shift και κάντε κλικ στο τελευταίο αρχείο.
- Κάντε Control-κλικ σε ένα από τα αρχεία και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Νέος φάκελος με επιλογή.
- Πληκτρολογήστε ένα όνομα για τον νέο φάκελο.
- Πατήστε ⏎ Επιστροφή.
Βήμα 2. Προσθέστε υποφακέλους στον κύριο φάκελό σας
Για να ανοίξετε τον κύριο φάκελο, πατήστε παρατεταμένα ⌘ Command ενώ κάνετε διπλό κλικ στο φάκελο. Με τον ίδιο τρόπο που δημιουργήσατε τον κύριο φάκελο, δημιουργήστε υποφάκελους για να οργανώσετε τα αρχεία σας.
Βήμα 3. Δημιουργήστε αντίγραφα ασφαλείας των οργανωμένων αρχείων σας
Χρησιμοποιήστε το Time Machine για να τα αντιγράψετε σε εξωτερικό σκληρό δίσκο, στο Time Capsule ή σε διακομιστή OS X στο δίκτυό σας. Εάν ο σκληρός δίσκος του υπολογιστή σας αποτύχει, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το αντίγραφο ασφαλείας για να επαναφέρετε τα αρχεία σε νέο σκληρό δίσκο.
- Στο μενού Time Machine, κάντε κλικ στο Προτιμήσεις μηχανής χρόνου.
- Κάντε κλικ στο Επιλέξτε Δίσκος αντιγράφων ασφαλείας κουμπί.
- Επιλέξτε πού θέλετε να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας των αρχείων σας. Αυτό μπορεί να είναι εξωτερικός σκληρός δίσκος ή Time Capsule. Επιλέξτε τη μονάδα δίσκου και κάντε κλικ Χρησιμοποιήστε το δίσκο.
- Εάν θέλετε να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας σε πολλές μονάδες δίσκου, μπορείτε να επιλέξετε Προσθήκη ή αφαίρεση εφεδρικού δίσκου και αυτό θα σας δώσει την επιλογή να προσθέσετε μια άλλη εφεδρική συσκευή. Αυτό είναι ένα προαιρετικό, πρόσθετο βήμα ασφαλείας.
Συμβουλές
- Μπορεί να θέλετε να μετονομάσετε τα αρχεία για να συμπεριλάβετε την ημερομηνία δημιουργίας του αρχείου, ώστε να μπορείτε εύκολα να ταξινομήσετε τα αρχεία αλφαβητικά για να τα δείτε με τη σειρά δημιουργίας τους. Όταν μετονομάζετε τα αρχεία σας ώστε να περιλαμβάνουν την ημερομηνία ως μέρος του ονόματος αρχείου, χρησιμοποιήστε τη μορφή ΕΕΕΕΕ. ΜΜ. Δ. Δ., για παράδειγμα, 2010.09.29. Μπορείτε να παραλείψετε τον αιώνα και τις τελείες και απλά να χρησιμοποιήσετε το 100929.
- Για να ταξινομήσετε τα αρχεία κατά όνομα στην Εξερεύνηση των Windows, κάντε κλικ στο Ονομα επί κεφαλής.
- Όταν συνδέετε έναν εξωτερικό σκληρό δίσκο στον υπολογιστή σας, μπορεί να ερωτηθείτε εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε τη μονάδα δίσκου για δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας, χρησιμοποιώντας είτε Windows Backup είτε Mac Time Machine.
