Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι μια κοινή μορφή επικοινωνίας και το να γνωρίζεις πώς να συστηθείς σε κάποιον μέσω email μπορεί να βοηθήσει την καριέρα σου και τις προσπάθειες δικτύωσης. Η σύνταξη ενός συνοπτικού και σαφούς εισαγωγικού email θα αυξήσει τις πιθανότητες ο παραλήπτης σας να αφιερώσει χρόνο για να το διαβάσει και να συνεργαστεί μαζί σας. Αποφύγετε μερικά από τα πιο συνηθισμένα λάθη για να διασφαλίσετε ότι ξεχωρίζετε από το πλήθος.
Βήματα
Μέθοδος 1 από 3: Ξεκινώντας δυνατά
Βήμα 1. Κάντε ξεκάθαρη τη θεματική σας γραμμή
Ο παραλήπτης σας θα πρέπει να έχει μια καλή ιδέα για το τι πρόκειται για το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πριν καν το ανοίξει. Κρατήστε το επίσης σύντομο? ένα μακρύ θέμα μπορεί να είναι δυσκίνητο. Για ένα εισαγωγικό email, είναι συνήθως απολύτως αποδεκτό να γράψετε "Εισαγωγή - Το όνομά σας".
Οι κινητές συσκευές θα εμφανίζουν συνήθως μόνο περίπου 25-30 χαρακτήρες του θέματος, οπότε κρατήστε το σύντομο
Υπόδειξη:
Φροντίστε να γράψετε πρώτα τη γραμμή θέματος! Ένα συνηθισμένο λάθος είναι να αποθηκεύσετε τη γραμμή θέματος για το τέλος, πράγμα που μπορεί να οδηγήσει στο να ξεχάσετε να το γράψετε καθόλου.
Βήμα 2. Ανοίξτε με έναν επαγγελματικό χαιρετισμό
Μην ξεκινήσετε με "Γεια" ή "Γεια". Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τέτοιους χαιρετισμούς μόλις γνωρίσετε το άτομο. Ξεκινήστε με έναν δοκιμασμένο επαγγελματικό χαιρετισμό. Αποφύγετε να χρησιμοποιήσετε το όνομα του παραλήπτη στον χαιρετισμό.
- "Αγαπητή κυρία/κυρία/κυρία." - Εάν δεν είστε καθόλου σίγουροι για την οικογενειακή κατάσταση της γυναίκας στην οποία στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, θα πρέπει πάντα να προεπιλέξετε τη χρήση του "Ms." καθώς είναι λιγότερο αλαζονικό.
- "Σε ποιους μπορεί να αφορά" - Αυτό πρέπει να χρησιμοποιείται μόνο εάν δεν είστε σίγουροι ποιος θα λάβει το μήνυμα.
Βήμα 3. Παρουσιάστε τον εαυτό σας
Η πρώτη σας πρόταση πρέπει να συστηθεί στον παραλήπτη σας. Αυτό τους επιτρέπει να συσχετίσουν ένα όνομα με το υπόλοιπο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
- "Το όνομά μου είναι…"
- Δώστε τον τίτλο σας εάν ισχύει. Εάν έχετε πολλούς τίτλους, μην τους αναφέρετε όλους, μόνο τον πιο σημαντικό ή σχετικό.
Μέθοδος 2 από 3: Διατηρώντας τη συνοπτική
Βήμα 1. Εξηγήστε πώς λάβατε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του παραλήπτη
Ενημερώστε τον παραλήπτη πώς μάθατε τα στοιχεία επικοινωνίας του. Αυτό σας βοηθά να δείξετε ότι περάσατε από τα κατάλληλα κανάλια για να τα προσεγγίσετε.
- "Ο διευθυντής του γραφείου σας με οδήγησε σε αυτήν τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου"
- "Βρήκα αυτήν τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον ιστότοπό σας"
- «Ούτως ή άλλως είπε ότι πρέπει να επικοινωνήσω μαζί σου»
Βήμα 2. Μιλήστε για την τελευταία φορά που συναντηθήκατε (εάν ισχύει)
Το τζόκινγκ στη μνήμη του ατόμου μπορεί να οδηγήσει σε περισσότερη εμπλοκή.
- "Μιλήσαμε σύντομα στο συνέδριο την περασμένη εβδομάδα"
- «Μιλήσαμε στο τηλέφωνο χθες»
- «Είδα την παρουσίασή σας στις…»
Βήμα 3. Μοιραστείτε ένα κοινό ενδιαφέρον
Αυτό μπορεί να σας βοηθήσει να συσχετιστείτε με τον παραλήπτη σας και να μην σας φαίνονται πολύ κρύα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της επιχείρησής σας. Για να προσδιορίσετε τα αμοιβαία ενδιαφέροντα, ίσως χρειαστεί να κάνετε μια μικρή έρευνα για τον παραλήπτη. Οι πιθανοί τομείς έρευνας περιλαμβάνουν το Facebook, το Twitter και το LinkedIn.
- Βεβαιωθείτε ότι ενημερώσατε το άτομο που βρήκατε αυτό το αμοιβαίο ενδιαφέρον, αλλιώς θα εμφανιστείτε ως καταδιώκτης.
- Εάν είναι δυνατόν, προσπαθήστε να διατηρήσετε το αμοιβαίο ενδιαφέρον που σχετίζεται με τις επιχειρήσεις, όπως κάτι στον τομέα σας ή ένα επαγγελματικό πάθος που μοιράζεστε και οι δύο.
Βήμα 4. Δώστε τον λόγο για να έρθετε σε επαφή
Μην περιμένετε πολύ για να φτάσετε στην ουσία. Κανείς δεν πρόκειται να διαβάσει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με πολλές παραγράφους πολύ πριν εμφανιστεί οτιδήποτε μοιάζει με το σημείο. Εξηγήστε ξεκάθαρα και ξεκάθαρα τι θέλετε και γιατί επικοινωνείτε με αυτό το άτομο για αυτό. Εάν ζητάτε συμβουλές ή κάνετε κάποιο άλλο αίτημα, βεβαιωθείτε ότι είναι διαχειρίσιμο, ειδικά αν αυτή είναι η πρώτη σας επαφή.
- «Ενδιαφέρομαι να μάθω περισσότερα για…»
- «Θα ήθελα να συναντηθούμε κάποια στιγμή για να συζητήσουμε…»
- «Θα ήθελα τη γνώμη σας για…»
Βήμα 5. Κρατήστε το email σας επικεντρωμένο σε ένα θέμα
Η άδεια του email σας μπορεί να προκαλέσει απώλεια ενδιαφέροντος στον παραλήπτη σας ή να ξεχάσει γιατί στείλατε email.
Υπόδειξη:
Ρωτήστε τον παραλήπτη μόνο ένα πράγμα στο email σας.
Μέθοδος 3 από 3: Απενεργοποίηση
Βήμα 1. Ευχαριστήστε τον παραλήπτη για τον χρόνο του
Σε κανέναν δεν αρέσει να περνά όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του, οπότε φροντίστε να ευχαριστήσετε τον παραλήπτη σας που αφιέρωσε χρόνο για να διαβάσει το δικό σας. Αυτή η απλή ευγένεια θα βελτιώσει σημαντικά τη διάθεση των παραληπτών σας και θα αυξήσει τις πιθανότητες να λάβετε απάντηση.
- "Εκτιμώ που αφιερώσατε χρόνο για να διαβάσετε αυτό το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου."
- "Σας ευχαριστώ που αφιερώσατε χρόνο από το πρόγραμμά σας για να το διαβάσετε".
Βήμα 2. Παροχή παρότρυνσης για δράση
Ζητήστε από τον παραλήπτη να σας γράψει πίσω, να καλέσετε, να σκεφτείτε την πρότασή σας ή οτιδήποτε άλλο για να τον πείσετε. Η υποβολή ερώτησης είναι ένας άλλος πολύ καλός τρόπος για να αυξήσετε την αφοσίωση.
- "Κάλεσε με όταν έχεις ελεύθερο χρόνο"
- "Ας βρεθούμε για μεσημεριανό γεύμα σύντομα"
- «Ποιες είναι οι σκέψεις σου για…;»
- «Ανυπομονώ για την απάντησή σας»
Βήμα 3. Τερματίστε το email
Όταν τελειώνετε ένα επαγγελματικό email, βεβαιωθείτε ότι το τέλος σας είναι ευγνώμων αλλά συνοπτικό. Ένας απλός χαιρετισμός που θα τελειώσει θα κρατήσει το email σας επαγγελματικό, ενώ εκφράζετε ακόμα την ευγνωμοσύνη σας.
- "Με εκτιμιση,"
- "Σας ευχαριστώ,"
- "Ευγενικοί/θερμοί χαιρετισμοί",
- "Καλύτερος,"
- Αποφύγετε τα "Δικά σας πραγματικά", "Με εκτίμηση", "Ευχές!", "Ειρήνη", "Σας ευχαριστώ για την προσοχή σας".
Βήμα 4. Συμπεριλάβετε την υπογραφή σας
Εάν δεν έχετε ρυθμίσει την υπηρεσία email σας ώστε να περιλαμβάνει την υπογραφή σας, βεβαιωθείτε ότι τελειώνει με το όνομα, τον τίτλο και τα στοιχεία επικοινωνίας σας. Μην υπερφορτώνετε αυτό το μέρος με πέντε αριθμούς τηλεφώνου, δύο διευθύνσεις email και τρεις ιστότοπους. Κρατήστε το απλό, έτσι ώστε ο παραλήπτης να γνωρίζει τον καλύτερο τρόπο για να έρθει ξανά σε επαφή μαζί σας. Αποφύγετε να συμπεριλάβετε εισαγωγικά στην υπογραφή σας.
-
-
- Τζο Σμιθ
- [email protected]
- (555)555-1234
- www.joesmithswebsite.com
-
Βήμα 5. Διορθώστε το email
Πριν κάνετε κλικ στο κουμπί "Αποστολή", αφιερώστε λίγο χρόνο για να διαβάσετε το email σας δύο φορές, διορθώνοντας τυχόν λάθη που θα βρείτε στην πορεία. Δεδομένου ότι αυτό το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα είναι πιθανώς η πρώτη σας επαφή με τον παραλήπτη, πρέπει να αφήσετε την καλύτερη δυνατή εντύπωση. Ορθογραφικά λάθη και γραμματικά λάθη θα κάνουν γρήγορα το email σας να φαίνεται πολύ λιγότερο επαγγελματικό.
