Όταν εργάζεστε με ένα υπολογιστικό φύλλο του Microsoft Excel με πολλά δεδομένα, πιθανότατα θα συναντήσετε διπλές καταχωρήσεις. Η λειτουργία υπό όρους μορφοποίηση του Microsoft Excel σας δείχνει ακριβώς πού βρίσκονται τα διπλότυπα, ενώ η δυνατότητα Κατάργηση διπλότυπων θα τα διαγράψει για εσάς. Η προβολή και η διαγραφή διπλότυπων διασφαλίζει ότι τα δεδομένα και η παρουσίασή σας είναι όσο το δυνατόν ακριβέστερα.
Βήματα
Μέθοδος 1 από 2: Χρήση μορφοποίησης υπό όρους
Βήμα 1. Ανοίξτε το αρχικό σας αρχείο
Το πρώτο πράγμα που πρέπει να κάνετε είναι να επιλέξετε όλα τα δεδομένα που θέλετε να εξετάσετε για διπλότυπα.
Βήμα 2. Κάντε κλικ στο κελί στην επάνω αριστερή γωνία της ομάδας δεδομένων σας
Αυτό ξεκινά τη διαδικασία επιλογής.
Βήμα 3. Κρατήστε πατημένο το πλήκτρο ift Shift και κάντε κλικ στο τελικό κελί
Λάβετε υπόψη ότι το τελικό κελί πρέπει να βρίσκεται στην κάτω δεξιά γωνία της ομάδας δεδομένων σας. Αυτό θα επιλέξει όλα τα δεδομένα σας.
Μπορείτε να το κάνετε με οποιαδήποτε σειρά (π.χ., κάντε κλικ στο κάτω δεξί πλαίσιο πρώτα και, στη συνέχεια, επισημάνετε από εκεί)
Βήμα 4. Κάντε κλικ στο "Μορφοποίηση υπό όρους
" Μπορεί να βρεθεί στην καρτέλα "Αρχική σελίδα"/κορδέλα της γραμμής εργαλείων (σε πολλές περιπτώσεις, στην ενότητα "Στυλ"). Κάνοντας κλικ σε αυτό θα εμφανιστεί ένα αναπτυσσόμενο μενού.
Βήμα 5. Επιλέξτε "Επισημάνετε κανόνες κελιών" και έπειτα "Διπλότυπες τιμές
" Βεβαιωθείτε ότι τα δεδομένα σας εξακολουθούν να επισημαίνονται όταν το κάνετε αυτό. Αυτό θα ανοίξει ένα παράθυρο με επιλογές προσαρμογής σε άλλο αναπτυσσόμενο μενού.
Βήμα 6. Επιλέξτε "Διπλές τιμές" από το αναπτυσσόμενο μενού
Αν θέλετε αντίθετα να εμφανίσετε όλες τις μοναδικές τιμές, μπορείτε να επιλέξετε "Μοναδικό"
Βήμα 7. Επιλέξτε το χρώμα της επισήμανσης
Το χρώμα επισήμανσης θα ορίσει διπλότυπα. Η προεπιλογή είναι ανοιχτό κόκκινο με σκούρο κόκκινο κείμενο.
Βήμα 8. Κάντε κλικ στο "OK" για να δείτε τα αποτελέσματά σας
Βήμα 9. Επιλέξτε ένα πλαίσιο διπλότυπου και πατήστε Διαγραφή για να το διαγράψετε
Δεν θα θέλετε να διαγράψετε αυτές τις τιμές εάν κάθε κομμάτι δεδομένων αντιπροσωπεύει κάτι (π.χ., μια έρευνα).
Μόλις διαγράψετε ένα εφάπαξ διπλότυπο, η τιμή του συνεργάτη του θα χάσει την επισήμανσή του
Βήμα 10. Κάντε ξανά κλικ στην επιλογή "Μορφοποίηση υπό όρους"
Είτε διαγράψατε τα διπλότυπα είτε όχι, θα πρέπει να καταργήσετε τη μορφοποίηση επισημάνσεων πριν βγείτε από το έγγραφο.
Βήμα 11. Επιλέξτε "Διαγραφή κανόνων" και στη συνέχεια "Εκκαθάριση κανόνων από ολόκληρο το φύλλο" για να διαγράψετε τη μορφοποίηση
Αυτό θα καταργήσει την επισήμανση γύρω από τυχόν διπλότυπα που δεν διαγράψατε.
Εάν έχετε διαμορφώσει πολλά τμήματα του υπολογιστικού φύλλου σας, μπορείτε να επιλέξετε μια συγκεκριμένη περιοχή και να κάνετε κλικ στην επιλογή "Διαγραφή κανόνων από επιλεγμένα κελιά" για να καταργήσετε την επισήμανση τους
Βήμα 12. Αποθηκεύστε τις αλλαγές του εγγράφου σας
Εάν είστε ικανοποιημένοι με τις αναθεωρήσεις σας, βρήκατε και διαγράψατε επιτυχώς διπλότυπα στο Excel!
Μέθοδος 2 από 2: Χρήση της λειτουργίας "Κατάργηση διπλότυπων" του Excel
Βήμα 1. Ανοίξτε το αρχικό σας αρχείο
Το πρώτο πράγμα που πρέπει να κάνετε είναι να επιλέξετε όλα τα δεδομένα που θέλετε να εξετάσετε για διπλότυπα.
Βήμα 2. Κάντε κλικ στο κελί στην επάνω αριστερή γωνία της ομάδας δεδομένων σας
Αυτό ξεκινά τη διαδικασία επιλογής.
Βήμα 3. Κρατήστε πατημένο το πλήκτρο Shift και κάντε κλικ στο τελικό κελί
Το τελικό κελί βρίσκεται στην κάτω δεξιά γωνία της ομάδας δεδομένων σας. Αυτό θα επιλέξει όλα τα δεδομένα σας.
Μπορείτε να το κάνετε με οποιαδήποτε σειρά (π.χ., κάντε κλικ στο κάτω δεξί πλαίσιο πρώτα και, στη συνέχεια, επισημάνετε από εκεί)
Βήμα 4. Κάντε κλικ στην καρτέλα "Δεδομένα" στο επάνω τμήμα της οθόνης
Βήμα 5. Βρείτε την ενότητα "Εργαλεία δεδομένων" της γραμμής εργαλείων
Αυτή η ενότητα περιλαμβάνει εργαλεία για τον χειρισμό των επιλεγμένων δεδομένων σας, συμπεριλαμβανομένης της δυνατότητας "Κατάργηση διπλότυπων".
Βήμα 6. Κάντε κλικ στην επιλογή "Κατάργηση διπλότυπων
" Αυτό θα εμφανίσει ένα παράθυρο προσαρμογής.
Βήμα 7. Κάντε κλικ στην επιλογή "Επιλογή όλων
" Αυτό θα επαληθεύσει ότι έχουν επιλεγεί όλες οι στήλες σας.
Βήμα 8. Ελέγξτε τις στήλες στις οποίες θέλετε να χρησιμοποιήσετε αυτό το εργαλείο
Η προεπιλεγμένη ρύθμιση έχει επιλεγμένες όλες τις στήλες.
Βήμα 9. Κάντε κλικ στην επιλογή "Τα δεδομένα μου έχουν κεφαλίδες", εάν υπάρχει
Αυτό θα ζητήσει από το πρόγραμμα να επισημάνει την πρώτη καταχώριση σε κάθε στήλη ως κεφαλίδα, αφήνοντάς τα εκτός της διαδικασίας διαγραφής.
Βήμα 10. Κάντε κλικ στο "OK" για να αφαιρέσετε διπλότυπα
Όταν είστε ικανοποιημένοι με τις επιλογές σας, κάντε κλικ στο "OK". Αυτό θα καταργήσει αυτόματα τυχόν διπλές τιμές από την επιλογή σας.
Εάν το πρόγραμμα σας λέει ότι δεν υπάρχουν διπλότυπα-ειδικά αν γνωρίζετε ότι υπάρχουν-δοκιμάστε να τοποθετήσετε μια επιταγή δίπλα σε μεμονωμένες στήλες στο παράθυρο "Κατάργηση διπλότυπων". Η σάρωση κάθε στήλης μία προς μία θα επιλύσει τυχόν σφάλματα εδώ
Βήμα 11. Αποθηκεύστε τις αλλαγές του εγγράφου σας
Εάν είστε ικανοποιημένοι με τις αναθεωρήσεις σας, έχετε διαγράψει επιτυχώς διπλότυπα στο Excel!
Συμβουλές
- Μπορείτε επίσης να προσδιορίσετε διπλές τιμές εγκαθιστώντας ένα βοηθητικό πρόγραμμα πρόσθετου τρίτου μέρους. Μερικά από αυτά τα βοηθητικά προγράμματα βελτιώνουν τη δυνατότητα μορφοποίησης υπό όρους του Excel, ώστε να μπορείτε να χρησιμοποιείτε πολλά χρώματα για τον προσδιορισμό διπλών τιμών.
- Η διαγραφή των διπλότυπων σας είναι χρήσιμη κατά τον έλεγχο λιστών παρακολούθησης, καταλόγων διευθύνσεων ή παρόμοιων εγγράφων.
