Μία από τις πολλές δυνατότητες του Microsoft Excel είναι η δυνατότητα σύγκρισης δύο λιστών δεδομένων, ο προσδιορισμός αντιστοιχιών μεταξύ των λιστών και ο προσδιορισμός των στοιχείων που βρίσκονται σε μία μόνο λίστα. Αυτό είναι χρήσιμο όταν συγκρίνετε οικονομικά αρχεία ή ελέγχετε εάν ένα συγκεκριμένο όνομα βρίσκεται σε μια βάση δεδομένων. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση MATCH για να προσδιορίσετε και να επισημάνετε εγγραφές που ταιριάζουν ή δεν ταιριάζουν, ή μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μορφοποίηση κλιματισμού με τη συνάρτηση COUNTIF. Τα παρακάτω βήματα σάς ενημερώνουν πώς να χρησιμοποιήσετε το καθένα για να ταιριάζει με τα δεδομένα σας.
Βήματα
Μέθοδος 1 από 2: Προσδιορισμός εγγραφών με τη συνάρτηση MATCH
Βήμα 1. Αντιγράψτε τις λίστες δεδομένων σε ένα μόνο φύλλο εργασίας
Το Excel μπορεί να λειτουργήσει με πολλά φύλλα εργασίας σε ένα μόνο βιβλίο εργασίας ή με πολλά βιβλία εργασίας, αλλά θα συγκρίνετε ευκολότερα τις λίστες αν αντιγράψετε τις πληροφορίες τους σε ένα μόνο φύλλο εργασίας.
Βήμα 2. Δώστε σε κάθε στοιχείο λίστας ένα μοναδικό αναγνωριστικό
Εάν οι δύο λίστες σας δεν μοιράζονται έναν κοινό τρόπο αναγνώρισής τους, ίσως χρειαστεί να προσθέσετε μια επιπλέον στήλη σε κάθε λίστα δεδομένων που προσδιορίζει αυτό το στοιχείο στο Excel, ώστε να μπορεί να δει εάν ένα στοιχείο σε μια δεδομένη λίστα σχετίζεται με ένα στοιχείο στην άλλη λίστα. Η φύση αυτού του αναγνωριστικού θα εξαρτηθεί από το είδος των δεδομένων που προσπαθείτε να αντιστοιχίσετε. Θα χρειαστείτε ένα αναγνωριστικό για κάθε λίστα στηλών.
- Για οικονομικά δεδομένα που σχετίζονται με μια δεδομένη περίοδο, όπως με φορολογικά αρχεία, αυτό θα μπορούσε να είναι η περιγραφή ενός περιουσιακού στοιχείου, η ημερομηνία απόκτησης του περιουσιακού στοιχείου ή και τα δύο. Σε ορισμένες περιπτώσεις, μια καταχώριση μπορεί να ταυτιστεί με έναν κωδικό αριθμό. Ωστόσο, εάν το ίδιο σύστημα δεν χρησιμοποιείται και για τις δύο λίστες, αυτό το αναγνωριστικό μπορεί να δημιουργήσει αντιστοιχίσεις όπου δεν υπάρχουν ή να αγνοήσει τις αντιστοιχίσεις που πρέπει να γίνουν.
- Σε ορισμένες περιπτώσεις, μπορείτε να πάρετε στοιχεία από μια λίστα και να τα συνδυάσετε με στοιχεία από άλλη λίστα για να δημιουργήσετε ένα αναγνωριστικό, όπως μια περιγραφή φυσικού στοιχείου και το έτος αγοράς του. Για να δημιουργήσετε ένα τέτοιο αναγνωριστικό, συνδυάζετε (προσθέτετε, συνδυάζετε) δεδομένα από δύο ή περισσότερα κελιά χρησιμοποιώντας το σύμβολο αντιστοίχισης (&). Για να συνδυάσετε μια περιγραφή στοιχείου στο κελί F3 με μια ημερομηνία στο κελί G3, χωρισμένο με κενό, θα εισαγάγατε τον τύπο '= F3 & "" & G3' σε άλλο κελί σε αυτήν τη σειρά, όπως το E3. Εάν θέλετε να συμπεριλάβετε μόνο το έτος στο αναγνωριστικό (επειδή η μία λίστα χρησιμοποιεί πλήρεις ημερομηνίες και η άλλη χρησιμοποιεί μόνο έτη), θα συμπεριλάβατε τη συνάρτηση YEAR εισάγοντας '= F3 & "" & YEAR (G3)' στο κελί Ε3. (Μην συμπεριλάβετε τα μεμονωμένα εισαγωγικά · υπάρχουν μόνο για να υποδείξουν το παράδειγμα.)
- Αφού δημιουργήσετε τον τύπο, μπορείτε να τον αντιγράψετε σε όλα τα άλλα κελιά της στήλης αναγνωριστικού επιλέγοντας το κελί με τον τύπο και σύροντας τη λαβή πλήρωσης πάνω στα άλλα κελιά της στήλης όπου θέλετε να αντιγράψετε τον τύπο. Όταν αφήνετε το κουμπί του ποντικιού, κάθε κελί που σύρετε θα συμπληρώνεται με τον τύπο, με τις αναφορές κελιών να προσαρμόζονται στα κατάλληλα κελιά της ίδιας γραμμής.
Βήμα 3. Τυποποιήστε τα δεδομένα όπου είναι δυνατόν
Ενώ το μυαλό αναγνωρίζει ότι "Inc." και "Ενσωματωμένο" σημαίνουν το ίδιο πράγμα, το Excel δεν το κάνει εκτός αν το επαναδιαμορφώσετε τη μία ή την άλλη λέξη. Ομοίως, μπορεί να θεωρήσετε τιμές όπως $ 11, 950 και $ 11, 999,95 αρκετά κοντά για να ταιριάζουν, αλλά το Excel δεν θα το κάνει αν δεν το πείτε.
- Μπορείτε να αντιμετωπίσετε μερικές συντομογραφίες, όπως "Co" για "Company" και "Inc" for "Incorporated using LEFT string string για να περικόψετε τους επιπλέον χαρακτήρες. Άλλες συντομογραφίες, όπως" Assn "για" Association ", μπορεί να είναι αντιμετωπίζεται με τη δημιουργία ενός οδηγού στυλ εισαγωγής δεδομένων και στη συνέχεια με τη συγγραφή ενός προγράμματος για την αναζήτηση και τη διόρθωση ακατάλληλων μορφών.
- Για συμβολοσειρές αριθμών, όπως ταχυδρομικούς κώδικες όπου ορισμένες καταχωρήσεις περιλαμβάνουν το επίθημα ZIP+4 και άλλες όχι, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ξανά τη λειτουργία συμβολοσειράς ΑΡΙΣΤΕΡΑ για να αναγνωρίσετε και να ταιριάξετε μόνο τους κύριους ταχυδρομικούς κώδικες. Για να αναγνωρίζει το Excel αριθμητικές τιμές που είναι κοντά αλλά δεν είναι ίδιες, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση ROUND για να στρογγυλοποιήσετε τις τιμές κλεισίματος στον ίδιο αριθμό και να τις αντιστοιχίσετε.
- Τα επιπλέον κενά, όπως η πληκτρολόγηση δύο κενών μεταξύ λέξεων αντί για μία, μπορούν να αφαιρεθούν χρησιμοποιώντας τη συνάρτηση TRIM.
Βήμα 4. Δημιουργήστε στήλες για τον τύπο σύγκρισης
Ακριβώς όπως έπρεπε να δημιουργήσετε στήλες για τα αναγνωριστικά λίστας, θα χρειαστεί να δημιουργήσετε στήλες για τον τύπο που κάνει τη σύγκριση για εσάς. Θα χρειαστείτε μια στήλη για κάθε λίστα.
Θα θέλετε να προσθέσετε ετικέτα σε αυτές τις στήλες με κάτι σαν "Λείπει;"
Βήμα 5. Εισαγάγετε τον τύπο σύγκρισης σε κάθε κελί
Για τον τύπο σύγκρισης, θα χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση MATCH που βρίσκεται μέσα σε μια άλλη συνάρτηση Excel, το ISNA.
- Ο τύπος λαμβάνει τη μορφή "= ISNA (MATCH (G3, $ L $ 3: $ L $ 14, FALSE))", όπου ένα κελί της στήλης αναγνωριστικού της πρώτης λίστας συγκρίνεται με κάθε ένα από τα αναγνωριστικά της δεύτερης λίστας με δείτε αν ταιριάζει με ένα από αυτά. Εάν δεν ταιριάζει, λείπει μια εγγραφή και η λέξη "TRUE" θα εμφανιστεί σε αυτό το κελί. Εάν ταιριάζει, η εγγραφή είναι παρούσα και θα εμφανιστεί η λέξη "FALSE". (Κατά την εισαγωγή του τύπου, μην συμπεριλαμβάνετε τα εισαγωγικά εισαγωγικά.)
- Μπορείτε να αντιγράψετε τον τύπο στα υπόλοιπα κελιά της στήλης με τον ίδιο τρόπο που αντιγράψατε τον τύπο αναγνωριστικού κελιού. Σε αυτήν την περίπτωση, αλλάζει μόνο η αναφορά κελιού για το αναγνωριστικό κελί, καθώς η τοποθέτηση των σημείων του δολαρίου μπροστά από τις αναφορές γραμμών και στηλών για το πρώτο και το τελευταίο κελί στη λίστα των αναγνωριστικών του δεύτερου κελιού τα καθιστά απόλυτες αναφορές.
- Μπορείτε να αντιγράψετε τον τύπο σύγκρισης για την πρώτη λίστα στο πρώτο κελί της στήλης για τη δεύτερη λίστα. Στη συνέχεια, θα πρέπει να επεξεργαστείτε τις αναφορές κελιών έτσι ώστε το "G3" να αντικατασταθεί με την αναφορά για το πρώτο κελί αναγνωριστικού της δεύτερης λίστας και το "$ L $ 3: $ L $ 14" να αντικατασταθεί με το πρώτο και τελευταίο κελί αναγνωριστικού του δεύτερη λίστα. (Αφήστε ήσυχα τα σημάδια του δολαρίου και το παχύ έντερο.) Στη συνέχεια, μπορείτε να αντιγράψετε αυτόν τον επεξεργασμένο τύπο στα υπόλοιπα κελιά στη γραμμή σύγκρισης της δεύτερης λίστας.
Βήμα 6. Ταξινομήστε τις λίστες για να δείτε τις τιμές που δεν ταιριάζουν πιο εύκολα, εάν είναι απαραίτητο
Εάν οι λίστες σας είναι μεγάλες, ίσως χρειαστεί να τις ταξινομήσετε για να συγκεντρώσετε όλες τις τιμές που δεν ταιριάζουν. Οι οδηγίες στα παρακάτω βήματα θα μετατρέψουν τους τύπους σε τιμές για να αποφευχθούν σφάλματα επανυπολογισμού και εάν οι λίστες σας είναι μεγάλες, θα αποφύγετε ένα μεγάλο χρόνο επανυπολογισμού.
- Σύρετε το ποντίκι σας πάνω από όλα τα κελιά σε μια λίστα για να το επιλέξετε.
- Επιλέξτε Αντιγραφή από το μενού Επεξεργασία στο Excel 2003 ή από την ομάδα Πρόχειρο της κορδέλας Αρχική σελίδα στο Excel 2007 ή 2010.
- Επιλέξτε Επικόλληση Ειδικού από το μενού Επεξεργασία στο Excel 2003 ή από το αναπτυσσόμενο κουμπί Επικόλληση στην ομάδα Πρόχειρο της κορδέλας Αρχική σελίδα του Excel 2007 ή 2010s.
- Επιλέξτε "Τιμές" από τη λίστα Επικόλληση ως στο παράθυρο διαλόγου Επικόλληση ειδικού. Κάντε κλικ στο OK για να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου.
- Επιλέξτε Ταξινόμηση από το μενού Δεδομένα στο Excel 2003 ή την ομάδα Ταξινόμηση και φιλτράρισμα της κορδέλας Δεδομένων στο Excel 2007 ή 2010.
- Επιλέξτε "Σειρά κεφαλίδας" από τη λίστα "Τα δεδομένα μου έχουν εύρος" στο παράθυρο διαλόγου Ταξινόμηση κατά, επιλέξτε "Λείπει;" (ή το όνομα που δώσατε στην κεφαλίδα της στήλης σύγκρισης) και κάντε κλικ στο OK.
- Επαναλάβετε αυτά τα βήματα για την άλλη λίστα.
Βήμα 7. Συγκρίνετε οπτικά τα αντικείμενα που δεν ταιριάζουν για να δείτε γιατί δεν ταιριάζουν
Όπως σημειώθηκε προηγουμένως, το Excel έχει σχεδιαστεί για να αναζητά ακριβείς αντιστοιχίσεις δεδομένων, εκτός εάν το ρυθμίσετε για αναζήτηση κατά προσέγγιση. Η μη αντιστοίχιση μπορεί να είναι τόσο απλή όσο μια τυχαία μεταφορά γραμμάτων ή ψηφίων. Θα μπορούσε επίσης να είναι κάτι που απαιτεί ανεξάρτητη επαλήθευση, όπως ο έλεγχος για να διαπιστωθεί εάν τα εισηγμένα περιουσιακά στοιχεία έπρεπε να αναφερθούν αρχικά.
Μέθοδος 2 από 2: Μορφοποίηση υπό όρους με COUNTIF
Βήμα 1. Αντιγράψτε τις λίστες δεδομένων σε ένα μόνο φύλλο εργασίας
Βήμα 2. Αποφασίστε σε ποια λίστα θέλετε να επισημάνετε εγγραφές που ταιριάζουν ή δεν ταιριάζουν
Εάν θέλετε να επισημάνετε εγγραφές σε μία μόνο λίστα, πιθανότατα θα θέλετε να επισημάνετε τις εγγραφές που είναι μοναδικές σε αυτήν τη λίστα. δηλαδή, εγγραφές που δεν ταιριάζουν με τις εγγραφές στην άλλη λίστα. Εάν θέλετε να επισημάνετε εγγραφές και στις δύο λίστες, θα θέλετε να επισημάνετε εγγραφές που ταιριάζουν μεταξύ τους. Για τους σκοπούς αυτού του παραδείγματος, υποθέτουμε ότι η πρώτη λίστα περιλαμβάνει τα κελιά G3 έως G14 και η δεύτερη λίστα τα κύτταρα L3 έως L14.
Βήμα 3. Επιλέξτε τα στοιχεία της λίστας στην οποία θέλετε να επισημάνετε μοναδικά ή αντίστοιχα στοιχεία
Εάν θέλετε να επισημάνετε τα στοιχεία που ταιριάζουν και στις δύο λίστες, θα πρέπει να επιλέξετε τις λίστες μία κάθε φορά και να εφαρμόσετε τον τύπο σύγκρισης (που περιγράφεται στο επόμενο βήμα) σε κάθε λίστα.
Βήμα 4. Εφαρμόστε τον κατάλληλο τύπο σύγκρισης
Για να το κάνετε αυτό, θα πρέπει να αποκτήσετε πρόσβαση στο παράθυρο διαλόγου Μορφοποίηση υπό όρους στην έκδοσή σας του Excel. Στο Excel 2003, το κάνετε αυτό επιλέγοντας Μορφοποίηση υπό όρους από το μενού Μορφή, ενώ στο Excel 2007 και 2010, κάντε κλικ στο κουμπί Μορφοποίηση υπό όρους στην ομάδα Στυλ της κορδέλας Αρχική σελίδα. Επιλέξτε τον τύπο κανόνα ως "Τύπος" και εισαγάγετε τον τύπο σας στο πεδίο Επεξεργασία περιγραφής κανόνα.
- Εάν θέλετε να επισημάνετε εγγραφές μοναδικές για την πρώτη λίστα, ο τύπος θα είναι "= COUNTIF ($ L $ 3: $ L $ 14, G3 = 0)", με το εύρος των κελιών της δεύτερης λίστας να αποδίδεται ως απόλυτες τιμές και την αναφορά στο πρώτο κελί της πρώτης λίστας ως σχετική τιμή. (Μην εισάγετε τα κλειστά εισαγωγικά.)
- Αν θέλετε να επισημάνετε εγγραφές μοναδικές στη δεύτερη λίστα, ο τύπος θα είναι "= COUNTIF ($ G $ 3: $ G $ 14, L3 = 0)", με το εύρος των κελιών της πρώτης λίστας να αποδίδεται ως απόλυτες τιμές και την αναφορά στο πρώτο κελί της δεύτερης λίστας ως σχετική τιμή. (Μην εισάγετε τα κλειστά εισαγωγικά.)
- Εάν θέλετε να επισημάνετε τις εγγραφές σε κάθε λίστα που βρίσκονται στην άλλη λίστα, θα χρειαστείτε δύο τύπους, έναν για την πρώτη λίστα και έναν για τον δεύτερο. Ο τύπος για την πρώτη λίστα είναι "= COUNTIF ($ L $ 3: $ L $ 14, G3> 0)", ενώ ο τύπος για τη δεύτερη λίστα είναι COUNTIF ($ G $ 3: $ G $ 14, L3> 0) ". Όπως σημειώθηκε προηγουμένως, επιλέγετε την πρώτη λίστα για να εφαρμόσετε τον τύπο της και, στη συνέχεια, επιλέξτε τη δεύτερη λίστα για να εφαρμόσετε τον τύπο της.
- Εφαρμόστε όποια μορφοποίηση θέλετε για να επισημάνετε τις εγγραφές που επισημαίνονται. Κάντε κλικ στο OK για να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου.
Βίντεο - Χρησιμοποιώντας αυτήν την υπηρεσία, ορισμένες πληροφορίες ενδέχεται να κοινοποιηθούν στο YouTube
Συμβουλές
- Αντί να χρησιμοποιήσετε μια αναφορά κελιού με τη μέθοδο μορφοποίησης υπό όρους COUNTIF, μπορείτε να εισαγάγετε μια τιμή για αναζήτηση και να επισημάνετε μία ή περισσότερες λίστες για περιπτώσεις αυτής της τιμής.
- Για να απλοποιήσετε τις φόρμες σύγκρισης, μπορείτε να δημιουργήσετε ονόματα για τη λίστα σας, όπως "List1" και "List2". Στη συνέχεια, κατά τη σύνταξη των τύπων, αυτά τα ονόματα λίστας μπορούν να αντικαταστήσουν τα απόλυτα εύρη κελιών που χρησιμοποιούνται στα παραπάνω παραδείγματα.
