Εάν δεν είστε πολύ εξοικειωμένοι με το Microsoft Excel, μπορεί να φαίνεται ένα εκφοβιστικό πρόγραμμα για χρήση. Ευτυχώς, είναι εύκολο να ξεκινήσετε. Μπορείτε να πληκτρολογήσετε δεδομένα, να τα αντιγράψετε και να τα επικολλήσετε από άλλα έγγραφα και να τα μορφοποιήσετε με λίγα μόνο κλικ. Με λίγη εξάσκηση, θα μπορείτε να εισάγετε, να επεξεργάζεστε και να διαχειρίζεστε δεδομένα γρήγορα στο Microsoft Excel.
Βήματα
Μέρος 1 από 3: Εισαγωγή και επιλογή δεδομένων
Βήμα 1. Εκκινήστε το Microsoft Excel
Μπορείτε να εντοπίσετε το Excel κάνοντας κλικ στο μενού "Έναρξη", επιλέγοντας "Όλα τα προγράμματα", επιλέγοντας "Microsoft Office" και, στη συνέχεια, επιλέγοντας "Microsoft Excel". Το Excel συνοδεύεται από μια σειρά προϊόντων Microsoft Office που είναι γενικά συσκευασμένα με υπολογιστές και φορητούς υπολογιστές με Windows.
Οι χρήστες Mac που έχουν αγοράσει το Excel για Mac θα βρουν το πρόγραμμα που βρίσκεται στο Dock τους ή μεταξύ τους ανοίγοντας το "Finder" και στη συνέχεια επιλέγοντας "Applications"
Βήμα 2. Ανοίξτε ένα υπολογιστικό φύλλο
Ένα κενό "βιβλίο εργασίας" ενδέχεται να εμφανιστεί αυτόματα κατά το άνοιγμα του Excel. Διαφορετικά, θα δείτε μια "Συλλογή προτύπων" από την οποία μπορείτε είτε να επιλέξετε ένα νέο κενό βιβλίο εργασίας είτε ένα πρότυπο ειδικά διαμορφωμένο.
Μπορείτε πάντα να ανοίγετε ένα νέο υπολογιστικό φύλλο ενώ εργάζεστε σε άλλο βιβλίο εργασίας στο Excel. Απλώς κάντε κλικ στο "Αρχείο" από τη γραμμή μενού και επιλέξτε την επιλογή "Νέο βιβλίο εργασίας"
Βήμα 3. Εισαγάγετε δεδομένα στα επιθυμητά κελιά
Μπορείτε να πληκτρολογήσετε αριθμούς, λέξεις, εξισώσεις, τύπους ή συναρτήσεις σε οποιοδήποτε κελί μετά την επιλογή και κλικ σε αυτό.
- Όταν τελειώσετε με ένα δεδομένο κελί, πατήστε ↵ Enter ή Tab ↹ για να μετακινηθείτε αυτόματα στο επόμενο κελί οριζόντια.
- Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε μια νέα γραμμή μέσα σε ένα κελί για να προσθέσετε περισσότερο κείμενο. Απλώς εισάγετε ένα "Line Break" πατώντας Alt+↵ Enter.
Βήμα 4. Δημιουργήστε επικεφαλίδες για τις στήλες σας
Εισαγάγετε κείμενο στη γραμμή 1 για να δημιουργήσετε επικεφαλίδες στηλών για τα δεδομένα σας. Για παράδειγμα, εισαγάγετε "Όνομα" στο κελί Α1 και "Ημερομηνία" στο κελί Β1 και αφήστε τα να χρησιμεύσουν ως κεφαλίδες στήλης για την παρακολούθηση πληροφοριών ονόματος και ημερομηνίας.
Βήμα 5. Δημιουργήστε μια σειρά δεδομένων με αλληλουχία
Το Excel είναι σε θέση να μάθει μοτίβα στα οποία βασίζονται τα δεδομένα σας και στη συνέχεια να συμπληρώσει δεδομένα με βάση αυτό το μοτίβο για να σας εξοικονομήσει χρόνο και ενέργεια. Ξεκινήστε με τη δημιουργία ενός μοτίβου σε διαδοχικά κελιά (π.χ. πληκτρολόγηση "Ιανουάριος" σε ένα κελί και "Φεβρουάριος" στο επόμενο). Στη συνέχεια, επιλέξτε τα συμπληρωμένα κελιά και κάντε κλικ και σύρετε την κάτω δεξιά γωνία του επιλεγμένου ορθογωνίου για να επεκτείνετε το μοτίβο σε νέα κελιά. Το Excel θα αναγνωρίσει αυτόματα το καθιερωμένο πρότυπό σας και θα συμπληρώσει τα επόμενα κελιά με "March", "April" και ούτω καθεξής.
Το Excel μπορεί να αναγνωρίσει πολλά κοινά μοτίβα, όπως ημέρες της εβδομάδας, ομοιόμορφα κατανεμημένες ημερομηνίες, διαδοχικούς αριθμούς και πολλά άλλα
Βήμα 6. Επιλέξτε μια περιοχή κελιών
Για να επιλέξετε μια περιοχή κελιών με το ποντίκι σας (για να μορφοποιήσετε ή να επεξεργαστείτε μεγαλύτερες ποσότητες δεδομένων), απλώς κάντε κλικ στην αρχή ή στο τέλος μιας περιοχής δεδομένων και σύρετε τον κέρσορα στην επιθυμητή κατεύθυνση για να επισημάνετε το κατάλληλο κείμενο. Υπάρχουν επίσης μια σειρά από χρήσιμες συντομεύσεις πληκτρολογίου που απαριθμούνται παρακάτω.
- Πατώντας Ctrl και το πλήκτρο διαστήματος επεκτείνεται μια επιλογή σε όλη τη στήλη όπου βρίσκεται το αρχικό κελί.
- Πατώντας ⇧ Shift και το πλήκτρο διαστήματος επεκτείνει μια επιλογή σε όλη τη σειρά όπου βρίσκεται το αρχικό κελί.
- Πατώντας Ctrl+⇧ Shift και το πλήκτρο διαστήματος ή Ctrl+A θα επιλέξετε ολόκληρο το φύλλο εργασίας.
Βήμα 7. Εισαγάγετε τις σειρές
Ξεκινήστε κάνοντας κλικ σε έναν αριθμό γραμμής (αυτό θα επιλέξει ολόκληρη τη σειρά). Επιλέξτε τη σειρά από την οποία θέλετε να πάει η νέα σειρά. Κάντε δεξί κλικ (Control+κλικ στο Mac) και επιλέξτε "Εισαγωγή" από το μενού που εμφανίζεται.
- Αυτή η λειτουργία είναι επίσης διαθέσιμη από την καρτέλα "Αρχική σελίδα" επιλέγοντας "Εισαγωγή" από τα "Κελιά" και μετά "Εισαγωγή σειρών φύλλων".
- Για την εισαγωγή πολλαπλών σειρών απαιτείται να επιλέξετε πολλές σειρές πάνω από τη θέση στην οποία θέλετε να τοποθετήσετε νέες σειρές. Απλώς επιλέξτε τον ίδιο αριθμό γραμμών που θέλετε να εισαχθούν παρακάτω.
Βήμα 8. Εισαγάγετε στήλες (ες)
Ξεκινήστε κάνοντας κλικ σε ένα γράμμα στήλης (αυτό θα επιλέξει ολόκληρη τη στήλη). Επιλέξτε τη στήλη στην οποία θέλετε να μεταβεί η νέα σας στήλη στα αριστερά. Κάντε δεξί κλικ (Control+κλικ στο Mac) και επιλέξτε "Εισαγωγή" από το μενού που εμφανίζεται.
- Αυτή η λειτουργία είναι επίσης διαθέσιμη από την καρτέλα "Αρχική σελίδα" επιλέγοντας "Εισαγωγή" από τα "Κελιά" και μετά "Εισαγωγή σειρών φύλλων".
- Για την εισαγωγή πολλαπλών στηλών απαιτείται να επιλέξετε πολλές στήλες στα δεξιά της τοποθεσίας στην οποία θέλετε να τοποθετήσετε νέες στήλες. Απλώς επιλέξτε τον ίδιο αριθμό στηλών που θέλετε να εισαχθούν στα αριστερά.
Μέρος 2 από 3: Επεξεργασία δεδομένων
Βήμα 1. Αντιγράψτε ένα ή περισσότερα κελιά
Αφού επιλέξετε τα κελιά που θέλετε να αντιγράψετε, κάντε δεξί κλικ και επιλέξτε "Αντιγραφή" από το μενού που εμφανίζεται. Εναλλακτικά πατήστε Ctrl+C (ή ⌘ Command+C για χρήστες Mac). Αυτό θα προσθέσει τα επιλεγμένα δεδομένα στο πρόχειρο.
Βήμα 2. Κόψτε ένα ή περισσότερα κελιά
Αφού επιλέξετε τα κελιά που θέλετε να κόψετε, κάντε δεξί κλικ και επιλέξτε "Αποκοπή" από το μενού που εμφανίζεται. Εναλλακτικά πατήστε Ctrl+X (ή ⌘ Command+X για χρήστες Mac). Αυτό θα προσθέσει τα επιλεγμένα δεδομένα στο πρόχειρο.
Βήμα 3. Επικολλήστε ένα ή περισσότερα κελιά
Αφού επιλέξετε το κελί (τα) στο οποίο θέλετε να επικολλήσετε τα δεδομένα σας, κάντε δεξί κλικ και επιλέξτε "Επικόλληση" από το μενού που εμφανίζεται. Εναλλακτικά, πατήστε Ctrl+V (ή ⌘ Command+V για χρήστες Mac). Αυτό θα επικολλήσει τα περιεχόμενα των αντιγραμμένων ή κομμένων κελιών.
Εάν το κελί σας περιέχει έναν τύπο, η "Επικόλληση" θα επικολλήσει τον τύπο που δεν έχει υπολογιστεί. Για να "Επικολλήσετε" τιμές κελιού, χρησιμοποιήστε "Ειδική επικόλληση"
Βήμα 4. Επικόλληση τιμών κελιού αντί για τύπους
Ξεκινήστε επιλέγοντας "Επεξεργασία" από την καρτέλα "Αρχική σελίδα" και κάνοντας κλικ στο "Επικόλληση ειδικού". Επιλέξτε "Τιμές" από τη λίστα χαρακτηριστικών για επικόλληση.
Ανάλογα με την έκδοσή σας του Excel, άλλες επιλογές στο "Επικόλληση ειδικού" μπορεί να περιλαμβάνουν "Σχόλια" (σχόλια κειμένου που μπορούν να προστεθούν σε μεμονωμένα κελιά), "Μορφές" (όλες οι επιλογές μορφοποίησης κειμένου) ή "Όλα" για να επικολλήσετε τα πάντα στο μια φορά
Βήμα 5. Διαγραφή περιεχομένου κελιού
Απλώς επιλέξτε τα κελιά στα οποία θέλετε να διαγράψετε κείμενο και πατήστε Del ή κάντε δεξί κλικ και επιλέξτε "Διαγραφή" από το μενού που εμφανίζεται.
Βήμα 6. Μετακινήστε κελιά, γραμμές ή στήλες
Επισημάνετε τα επιλεγμένα κελιά και ενεργοποιήστε τον "δείκτη μετακίνησης" (εμφανίζεται ως τέσσερα βέλη κατεύθυνσης για χρήστες Windows ή ως εικονίδιο χειρός για χρήστες Mac). Σύρετε στην προτιμώμενη τοποθεσία σας για να αντικαταστήσετε τυχόν υπάρχοντα δεδομένα εκεί με τα κελιά που αποφασίσατε να μετακινήσετε
Βήμα 7. Χρησιμοποιήστε έναν τύπο
Το Excel χρησιμοποιεί "τύπους" για να κάνει υπολογισμούς μέσα σε ένα κελί και μπορεί να αναφέρει άλλα κελιά ως μέρος αυτού του υπολογισμού. Κάντε κλικ στο κελί στο οποίο θέλετε να εισαγάγετε τον τύπο και, στη συνέχεια, ξεκινήστε πληκτρολογώντας "=". Τώρα πληκτρολογήστε έναν μαθηματικό τύπο και κάντε κλικ στο "Enter". Το Excel θα εμφανίσει τα αποτελέσματα (όχι τον ίδιο τον τύπο).
Μπορείτε επίσης να μάθετε περισσότερα σχετικά με τον τρόπο πληκτρολόγησης τύπων στο Microsoft Excel
Βήμα 8. Τιμές αναφοράς από άλλα κελιά
Οι τύποι μπορούν να αναφέρουν άλλα κελιά και τις τιμές τους. Κατά την πληκτρολόγηση ενός τύπου, απλώς κάντε κλικ σε ένα κελί ή σε μια περιοχή κελιών και το Excel θα συμπληρώσει αυτόματα το όνομα του κελιού (π.χ. Β2, Δ5) στον τύπο σας. Τώρα ο τύπος σας αναφέρεται στο συγκεκριμένο κελί και αντλεί συνεχώς μια τιμή από αυτό. Εάν αλλάξει η τιμή στο κελί που αναφέρεται, θα αλλάξουν και τα αποτελέσματα του τύπου σας.
Μπορείτε επίσης να αναφέρετε τιμές από άλλα φύλλα εργασίας. Ξεκινήστε επιλέγοντας το κελί στο οποίο θέλετε να αναφέρετε μια τιμή, πληκτρολογήστε ένα "=" στη γραμμή τύπων και στη συνέχεια πληκτρολογήστε τον τύπο που θέλετε αμέσως μετά το "=." Αφού πληκτρολογήσετε τον τύπο, απλώς κάντε κλικ στην καρτέλα για το φύλλο εργασίας που θέλετε να αναφέρετε και, στη συνέχεια, επιλέξτε το επιθυμητό εύρος δεδομένων που θέλετε να εισαχθεί στον τύπο
Βήμα 9. Παρακολουθήστε τις αλλαγές σας
Μπορείτε να παρακολουθείτε τις αλλαγές επιλέγοντας "Εργαλεία" από τη γραμμή μενού και, στη συνέχεια, κάνοντας κλικ στην επιλογή "Παρακολούθηση αλλαγών". Τέλος, επιλέξτε "Επισήμανση αλλαγών".
Εάν αυτή η επιλογή δεν είναι διαθέσιμη, έχετε μορφή μόνο για ανάγνωση. Στην ενότητα "Παρακολούθηση αλλαγών", ελέγξτε την επιλογή δίπλα στην επιλογή "Παρακολούθηση αλλαγών κατά την επεξεργασία. Αυτό μοιράζεται επίσης το βιβλίο εργασίας σας." Μόλις επιλεγεί αυτή η επιλογή, μπορείτε να κάνετε αλλαγές και να τις δείτε, επιλέγοντας ξανά αυτήν την επιλογή και επιλέγοντας το πλαίσιο δίπλα στην επιλογή "Επισήμανση αλλαγών"
Βήμα 10. Προσθέστε σχόλια
Αυτός μπορεί να είναι ένας χρήσιμος τρόπος για να συζητήσετε τις τροποποιήσεις που γίνονται σε ένα υπολογιστικό φύλλο Excel. Ξεκινήστε επιλέγοντας το κελί (τα) στο οποίο θέλετε να σχολιάσετε. Στη συνέχεια, επιλέξτε "Εισαγωγή" από τη γραμμή μενού και κάντε κλικ στην επιλογή "Εισαγωγή σχολίου" από το μενού που εμφανίζεται. Ένα πλαίσιο κειμένου θα εμφανιστεί στην τοποθεσία που θέλετε και θα σας επιτρέψει να αφήσετε ένα σχόλιο.
Βήμα 11. Αποθηκεύστε τις αλλαγές σας
Επιλέξτε "Αρχείο" από τη γραμμή μενού και κάντε κλικ στην επιλογή "Αποθήκευση". Στη συνέχεια, επιλέξτε το αναπτυσσόμενο κουμπί "Αποθήκευση σε" και επιλέξτε το φάκελο που προτιμάτε. Εάν επιχειρήσετε να βγείτε από το Excel πριν αποθηκεύσετε τις πιο πρόσφατες αλλαγές σας, θα εμφανιστεί ένα πλαίσιο διαλόγου και θα σας ρωτήσει εάν θέλετε να αποθηκεύσετε τις αλλαγές σας. Μπορείτε να κάνετε κλικ στο "Αποθήκευση" ή "Μην Αποθήκευση" ανάλογα με τις προτιμήσεις σας.
Μέρος 3 από 3: Μορφοποίηση δεδομένων
Βήμα 1. Προβάλετε την κορδέλα "Μορφοποίηση"
Βεβαιωθείτε ότι η κορδέλα "Μορφοποίηση" είναι ορατή, ώστε να έχετε εύκολη και γρήγορη πρόσβαση σε μια ποικιλία επιλογών μορφοποίησης. Απλώς κάντε κλικ στο βέλος προς τα κάτω στη δεξιά πλευρά της κορδέλας "Μορφοποίηση" για να το επεκτείνετε. Αυτό θα σας επιτρέψει να προσαρμόσετε το στυλ και το μέγεθος της γραμματοσειράς, ενώ ταυτόχρονα θα κάνετε το κείμενο πλάγιο, έντονο ή υπογραμμισμένο. Σας δίνει επίσης πρόσβαση συντόμευσης σε πολλές από τις λειτουργίες που συζητούνται στα βήματα μορφοποίησης που περιγράφονται παρακάτω.
Ένα δεξί κλικ σε ένα κελί ή ομάδα κελιών εμφανίζει επίσης επιλογές μορφοποίησης. Αφού κάνετε δεξιό κλικ στα κελιά, επιλέξτε "Μορφοποίηση κελιών". Αυτό θα σας προσφέρει μια σειρά επιλογών όσον αφορά τον αριθμό (στυλ), την ευθυγράμμιση, τη γραμματοσειρά, το περίγραμμα, τα μοτίβα και την προστασία
Βήμα 2. Τυλίξτε το κείμενό σας
Αυτό θα κάνει το κείμενο να τυλιχτεί και να παραμείνει ορατό μέσα σε ένα κελί αντί να τελειώσει και να αποκρύπτεται από το επόμενο κελί. Ξεκινήστε επισημαίνοντας τα κελιά που θέλετε να προσαρμόσετε. Στη συνέχεια, στην καρτέλα "Αρχική σελίδα", κοιτάξτε την ομάδα κουμπιών "Ευθυγράμμιση" και επιλέξτε την επιλογή "Αναδίπλωση κειμένου".
Μπορείτε επίσης να προσαρμόσετε το κείμενό σας ώστε να ταιριάζει σε κελιά, έτσι ώστε οι στήλες και οι γραμμές να προσαρμόζουν αυτόματα το πλάτος ή το ύψος τους (αντίστοιχα) για να χωρέσουν το περιεχόμενο μέσα σε ένα κελί. Στην καρτέλα "Αρχική σελίδα", δείτε την ομάδα κουμπιών "Κελιά" και κάντε κλικ στην επιλογή "Μορφοποίηση". Από το μενού "Μορφοποίηση", επιλέξτε "Μέγεθος κελιού" και κάντε κλικ στην επιλογή "Αυτόματη προσαρμογή πλάτους στήλης" ή "Fψος γραμμής αυτόματης προσαρμογής"
Βήμα 3. Ευθυγραμμίστε το κείμενό σας
Αυτό θα κάνει το κείμενό σας να δικαιολογείται στο αριστερό, δεξί ή κεντρικό τμήμα των κελιών. Ξεκινήστε επισημαίνοντας τα κελιά που θέλετε να προσαρμόσετε. Στη συνέχεια, στην καρτέλα "Αρχική σελίδα", επιλέξτε την κατάλληλη ευθυγράμμιση. Θα δείτε τρία κουμπιά με γραμμές προσανατολισμένες ώστε να δείχνουν την πλευρά του κελιού στα οποία θα ξεκινήσει το κείμενο.
Βήμα 4. Αλλάξτε το αριθμητικό στυλ δεδομένων
Θα βρείτε αρκετά βασικά στυλ αρίθμησης στην ίδια τη γραμμή εργαλείων "Μορφοποίηση". Απλώς επιλέξτε το (τα) κελί (τα) που θέλετε να μορφοποιήσετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κατάλληλο αριθμητικό στυλ που βρίσκεται στη γραμμή εργαλείων. Για πρόσβαση σε πρόσθετα στυλ, κάντε δεξί κλικ στο επιλεγμένο κελί, κάντε κλικ στην επιλογή "Μορφοποίηση κελιών" και, στη συνέχεια, επιλέξτε την καρτέλα "Αριθμός". Θα δείτε μια ποικιλία επιλογών που παρατίθενται στην ενότητα "Κατηγορία".
Βήμα 5. Αλλάξτε το χρώμα κειμένου
Επιλέξτε τα κελιά για τα οποία θέλετε να προσαρμόσετε το χρώμα κειμένου. Στη συνέχεια, από τη γραμμή εργαλείων "Μορφοποίηση", κάντε κλικ στο κάτω βέλος κατάδειξης δίπλα στο "Χρώμα γραμματοσειράς". Αυτή είναι η επιλογή που μοιάζει με ένα γράμμα "Α" με μια έγχρωμη γραμμή από κάτω. Κάνοντας κλικ στο βέλος με την εμφάνιση ενός μενού με μια ποικιλία επιλογών χρωμάτων.
Βήμα 6. Αλλάξτε το χρώμα του φόντου σας
Επιλέξτε τα κελιά για τα οποία θέλετε να προσαρμόσετε το χρώμα φόντου. Στη συνέχεια, από τη γραμμή εργαλείων "Μορφοποίηση", κάντε κλικ στο κάτω βέλος κατάδειξης δίπλα στο "Συμπλήρωση χρώματος". Αυτή είναι η επιλογή που μοιάζει με ένα δοχείο με γράμματα με μια έγχρωμη γραμμή από κάτω. Κάνοντας κλικ στο βέλος με την εμφάνιση ενός μενού με μια ποικιλία επιλογών χρωμάτων.
Συμβουλές
- Πατώντας Ctrl+⇧ Shift και το κατάλληλο βέλος κατεύθυνσης επεκτείνει μια επιλογή στο τελευταίο κελί που έχει συμπληρωθεί στην ίδια στήλη ή σειρά με το αρχικό κελί.
- Πατώντας Ctrl+⇧ Shift+⇱ Home επεκτείνεται μια επιλογή στην αρχή του φύλλου εργασίας.
- Πατώντας Ctrl+⇧ Shift+⇟ PgDn επεκτείνεται μια επιλογή μέσω του τρέχοντος φύλλου και του επόμενου φύλλου που έρχεται μετά από αυτό.
- Πατώντας Ctrl+⇧ Shift+⇞ PgUp επεκτείνεται μια επιλογή μέσω του τρέχοντος φύλλου και του προηγούμενου φύλλου που έρχεται πριν από αυτό.
- Μπορείτε επίσης να προσαρμόσετε μη αυτόματα το πλάτος των στηλών και το ύψος των κελιών. Απλώς κάντε κλικ στη γραμμή που χωρίζει δύο κελιά και κρατήστε την μέχρι να εμφανιστούν δύο αντίθετα βέλη. Στη συνέχεια, σύρετε αυτά τα βέλη προς την προτιμώμενη κατεύθυνση για να συρρικνωθείτε ή να επεκτείνετε μια γραμμή ή στήλη.
- Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε μορφοποίηση υπό όρους για συγκεκριμένα κελιά (ή κατηγορίες κελιών). Στην καρτέλα "Αρχική σελίδα", επιλέξτε "Μορφοποίηση υπό όρους" από την ομάδα κουμπιών "Στυλ".
