Ένα ηλεκτρονικό μήνυμα ανταλλαγής γνώσεων είναι ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχει σχεδιαστεί για την ανταλλαγή πληροφοριών, ιδιαίτερα στον εργασιακό χώρο ή σε άλλο επαγγελματικό περιβάλλον. Η ανταλλαγή γνώσεων είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να δείξετε στους συναδέλφους σας ότι νοιάζεστε για αυτούς και θέλετε να μοιραστείτε ό, τι γνωρίζετε μαζί τους, με την ελπίδα ότι μπορεί να τους βοηθήσει στο μέλλον. Μπορεί επίσης να βοηθήσει στην ενίσχυση των επαγγελματικών σας σχέσεων. Προσπαθήστε να κάνετε τις γνώσεις σας να μοιράζονται email όσο το δυνατόν πιο σαφείς και εύπεπτες. Αυτό θα καταστήσει εύκολο για τους άλλους να κατανοήσουν και να απορροφήσουν.
Βήματα
Μέθοδος 1 από 2: Σύνθεση του email σας
Βήμα 1. Αναφέρετε σαφώς και σύντομα τον σκοπό του email σας στη γραμμή θέματος
Γράψτε μια γραμμή θέματος που δίνει στο κοινό σας μια σαφή προεπισκόπηση του τι να περιμένετε όταν ανοίξει το email σας. Προσπαθήστε να διατηρήσετε το μήκος της γραμμής θέματος σε περίπου 7 λέξεις.
- Για παράδειγμα, εάν θέλετε να μοιραστείτε τις γνώσεις που αποκτήσατε ενώ παρακολουθήσατε ένα συνέδριο κωδικοποίησης, θα μπορούσατε να κάνετε τη θεματική ενότητα κάτι σαν: "Βασικά συμπεράσματα από το συνέδριο κωδικοποιητών του Μαϊάμι 2020."
- Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με ασαφείς ή υπερβολικά μεγάλες γραμμές θέματος είναι πολύ λιγότερο πιθανό να ανοίξουν. Απομακρυνθείτε από τις σύντομες θεματικές ενότητες με 1-2 λέξεις που δεν αναφέρουν αποτελεσματικά το περιεχόμενο του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Υπόδειξη: Εάν θέλετε οι άνθρωποι να διαβάζουν το email ανταλλαγής γνώσεων σε συγκεκριμένο χρονικό διάστημα, συμπεριλάβετε μια ημερομηνία στη γραμμή θέματος. Για παράδειγμα, μπορείτε να βάλετε το "Βιομηχανικές προόδους για συζήτηση στη συνάντηση στις 2 Αυγούστου".
Βήμα 2. Ξεκινήστε το email με ένα χαιρετισμό που απευθύνεται στο συγκεκριμένο κοινό σας
Σκεφτείτε το κοινό στο οποίο σκοπεύετε να στείλετε το email ανταλλαγής γνώσεων και επιλέξτε έναν χαιρετισμό με το κατάλληλο επίπεδο τυπικότητας. Ο χαιρετισμός περιλαμβάνει όλους όσους θα λάβουν το email.
- Για παράδειγμα, εάν στέλνετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε μια μικρή ομάδα προγραμματιστών με τους οποίους συνεργάζεστε και γνωρίζετε καλά, θα μπορούσατε να ξεκινήσετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με κάτι εξαιρετικά απλό και φιλικό, όπως: «Καλησπέρα, συνάδελφοί μου που κωδικοποιούν νίντζα».
- Εάν στέλνετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για ανταλλαγή γνώσεων σε ανώτερα άτομα ή σε κάποιο είδος ομάδας που περιέχει άτομα που δεν γνωρίζετε προσωπικά, μπορείτε να επιλέξετε έναν πιο επίσημο χαιρετισμό σύμφωνα με τα εξής: "Αγαπητά μέλη του εκτελεστικού συμβουλίου" ή " Καλημέρα, ομάδα μάρκετινγκ."
- Εάν μοιράζεστε γνώσεις με μόνο 1 ή 2 άτομα, μπορείτε να τους απευθύνετε με το όνομά τους στο χαιρετισμό του email σας.
- Σε περίπτωση αμφιβολίας, μπορείτε απλά να χρησιμοποιήσετε κάτι γενικό όπως: "Γεια σας, όλοι" ή "Καλησπέρα".
Βήμα 3. Γράψτε ένα σύντομο υπόβαθρο ή πλαίσιο στην αρχή του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Ξεκινήστε με μια μικρή παράγραφο, ακριβώς κάτω από τον χαιρετισμό σας, που εξηγεί τι θα μοιραστείτε στο email σας. Αυτό θα δώσει στους αναγνώστες περισσότερο πλαίσιο για αυτό που πρόκειται να διαβάσουν παρά τη γραμμή θέματος.
Για παράδειγμα, αν μοιράζεστε γνώσεις από ένα συνέδριο κωδικοποίησης, μπορείτε να γράψετε κάτι σαν: «Την περασμένη εβδομάδα, είχα την τύχη να παρακολουθήσω την έκδοση 2020 του Συνεδρίου Μαϊάμι Coders. Θα ήθελα να μοιραστώ μαζί σας μερικά από τα βασικά συμπεράσματα από το διήμερο συνέδριο, κατά το οποίο μάθαμε για την τεχνητή νοημοσύνη και τις τάσεις κωδικοποίησης για το 2021. Ελπίζω ότι αυτή η γνώση θα είναι τόσο χρήσιμη και ενδιαφέρουσα όσο και για μένα.."
Βήμα 4. Διαχωρίστε το σώμα του email σε ενότητες
Χωρίστε τα κύρια σημεία που θέλετε να μοιραστείτε σε συνεκτικά τμήματα, ώστε να είναι πιο εύκολο να τα ακολουθήσετε και να τα αφομοιώσετε. Τοποθετήστε επικεφαλίδες στην αρχή κάθε ενότητας πληροφοριών για να καταστήσετε σαφές τι αφορά το παρακάτω κείμενο. Χωρίστε μεγάλες ενότητες σε πολλές μικρότερες παραγράφους για να χωρίσετε τις πληροφορίες, αντί να ρίξετε απλώς μια δέσμη πληροφοριών σε 1 μπλοκ μεγάλου κειμένου.
- Βεβαιωθείτε ότι κάθε μία από τις παραγράφους σας περιέχει σχετικά σημεία. Εάν ξεκινάτε μια νέα σκέψη, ξεκινήστε να γράφετε μια νέα παράγραφο.
- Για παράδειγμα, εάν θέλετε να μοιραστείτε ό, τι μάθατε για την τεχνητή νοημοσύνη και τις τάσεις κωδικοποίησης σε μια πρόσφατη διάσκεψη που παρακολουθήσατε, θα μπορούσατε να διαμορφώσετε το email σας ως εξής: μια επικεφαλίδα ενότητας που λέει "Ενημερώσεις βιομηχανίας τεχνητής νοημοσύνης" και, στη συνέχεια, γράψτε μερικές παραγράφους σχετικά με το θέμα, ακολουθούμενο από μια άλλη επικεφαλίδα ενότητας που λέει "Κωδικοποίηση τάσεων για το 2021", ακολουθούμενη από μερικές ακόμη παραγράφους.
Βήμα 5. Ολοκληρώστε το σώμα του email με μια συνοπτική παράγραφο
Γράψτε μια σύντομη παράγραφο πριν από την υπογραφή σας που επαναλαμβάνει μερικές από τις κύριες πληροφορίες που περιείχε το email σας. Ενημερώστε τους αναγνώστες σας τι ελπίζετε να κερδίσουν από την κοινή γνώση και συμπεριλάβετε τυχόν συναφή στοιχεία δράσης.
- Για παράδειγμα, μπορείτε να πείτε κάτι σαν: «Όπως μπορείτε να δείτε, υπάρχουν πολλές συναρπαστικές νέες εξελίξεις στο AI όσον αφορά το μάρκετινγκ και υπάρχουν μερικές ενδιαφέρουσες νέες τάσεις προγραμματισμού που πρέπει να προσέξετε το 2021. Ελπίζω ότι θα εφαρμόσετε αυτές τις πληροφορίες στα αναπτυξιακά μας σχέδια και σκεφτόμαστε τρόπους με τους οποίους μπορούμε να βελτιώσουμε τα προϊόντα μας το επόμενο έτος ».
- Ένα παράδειγμα ενός στοιχείου δράσης θα ήταν το εξής: «Ας σχεδιάσουμε να μοιραστούμε μερικές από τις σκέψεις μας για όλες αυτές τις πληροφορίες στη συνάντηση την Παρασκευή. Ελάτε προετοιμασμένοι με τουλάχιστον 1 σημείο για συζήτηση. »
Βήμα 6. Τερματίστε το email σας με μια ένδειξη off, ακολουθούμενη από το όνομα και τον τίτλο σας
Επιλέξτε μια σύντομη και φιλική εγγραφή με κατάλληλο επίπεδο τυπικότητας για το κοινό σας. Συμπεριλάβετε το όνομά σας και τον τίτλο σας στο τέλος, έτσι ώστε οι άνθρωποι να γνωρίζουν ακριβώς από ποιον προέρχονται τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, κάτι που είναι ιδιαίτερα σημαντικό εάν δεν γνωρίζετε προσωπικά όλα τα μέλη του κοινού σας.
- Παραδείγματα περιστασιακών απενεργοποιήσεων υπογραφής που λειτουργούν σχεδόν για οποιοδήποτε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι: "Ευχαριστώ", "Με εκτίμηση" και "Όλα τα καλύτερα".
- Μερικές πιο επίσημες προσθήκες είναι: "Με εκτίμηση" και "Με σεβασμό δική σας".
- Μερικές ιδέες για ακόμη πιο απλές προσθήκες, που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε άτομα για να δουλεύετε ή να βλέπετε καθημερινά, είναι: "Τα λέμε όλοι αύριο" και "Ευχές".
- Εάν μοιράζεστε γνώσεις εκτός του οργανισμού σας, συμπεριλάβετε επίσης το όνομα του οργανισμού σας μετά το όνομα και τον τίτλο σας, έτσι ώστε οι άνθρωποι να γνωρίζουν από πού τα γράφετε.
Μέθοδος 2 από 2: Κάντε το email σας φιλικό προς τον αναγνώστη
Βήμα 1. Διατηρήστε το email σας όσο το δυνατόν συντομότερο
Προσπαθήστε να συμπεριλάβετε όλες τις πληροφορίες που θέλετε να μοιραστείτε με όσο το δυνατόν λιγότερες λέξεις. Όσο περισσότερο είναι το email σας, τόσο λιγότερο πιθανό είναι τα άτομα με τα οποία θέλετε να μοιραστείτε τις γνώσεις σας να διαβάσουν ολόκληρο το κείμενο.
- Εάν γράφετε για ένα ιδιαίτερα περίπλοκο θέμα, μπορείτε πάντα να συμπεριλάβετε συνδέσμους προς εξωτερικές πηγές ή συνημμένα για να παρέχετε πιο λεπτομερείς πληροφορίες. Με αυτόν τον τρόπο, όσοι ενδιαφέρονται για αυτό που μοιράζεστε μπορούν να μπουν βαθύτερα στο θέμα.
- Δεν υπάρχει κανένας καθορισμένος κανόνας για το πόσο πρέπει να είναι ένα email ανταλλαγής γνώσεων και θα εξαρτηθεί πολύ από τον τύπο των πληροφοριών που μοιράζεστε και την πολυπλοκότητα του θέματος. Ένας καλός βασικός κανόνας είναι να μην γράφετε ένα email περισσότερο από όσο θα θέλατε να διαβάσετε μόνοι σας.
Βήμα 2. Επισημάνετε σημαντικές πληροφορίες με σημεία κουκίδων ή αριθμημένες λίστες
Επαναλάβετε τις βασικές πληροφορίες από τις παραγράφους κειμένου σε σημεία κουκκίδων ή αριθμημένες λίστες. Αυτό βοηθά στην επανάληψη της γνώσης που μοιράζεστε και δίνει στους αναγνώστες κάτι που πρέπει να κοιτάξουν γρήγορα για να λάβουν μερικά από τα κύρια σημεία του email σας.
Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε μια λίστα με έναν τίτλο όπως "Top 5 Marketing Trends for 2021" και να γράψετε τις τάσεις από 1-5 σε μια αριθμημένη λίστα κάτω από αυτήν. Οι αναγνώστες μπορούν εύκολα να δουν ποιες είναι οι τάσεις και, στη συνέχεια, διαβάζουν το κείμενο του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας εάν θέλουν περισσότερες πληροφορίες σε βάθος
Βήμα 3. Χρησιμοποιήστε απλή, εύκολα κατανοητή γλώσσα όσο το δυνατόν περισσότερο
Αποφύγετε τη χρήση μεγάλων λέξεων και ορολογίας για να εξηγήσετε τα σημεία σας, εκτός εάν το χρειαστείτε απόλυτα. Αυτό θα διευκολύνει την ανάγνωση και την κατανόηση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας από ένα ευρύτερο κοινό που πιθανότατα δεν είναι τόσο εξοικειωμένο με το θέμα για το οποίο γράφετε όσο είστε.
Λάβετε υπόψη το κοινό σας όταν επιλέγετε ποια γλώσσα θα χρησιμοποιήσετε επίσης. Αν γράφετε, για παράδειγμα, σε μια μικρή ομάδα προγραμματιστών, πιθανότατα μπορείτε να ξεφύγετε με τη χρήση περισσότερων κωδικοποιητικών ορολογιών στο email σας από ό, τι εάν γράφετε σε ένα ποικίλο κοινό
Υπόδειξη: Εάν χρειάζεστε απολύτως μια λέξη που μπορεί να μην γνωρίζουν οι άλλοι για να εξηγήσετε ένα σημείο, δώστε έναν ορισμό την πρώτη φορά που θα χρησιμοποιήσετε τη λέξη στο περιεχόμενο του email σας.
Βήμα 4. Γράψτε με επαγγελματικό τόνο
Να είστε ευγενικοί, να χρησιμοποιείτε σωστή γραμματική και σημεία στίξης και να επιλέγετε προσεκτικά τις λέξεις σας. Αποφύγετε να γράφετε με απλό τόνο και μην χρησιμοποιείτε αργκό ή αντιεπαγγελματική γλώσσα. Αυτό θα σας βοηθήσει να βρεθείτε ως επαγγελματίες και γνώστες του θέματος για το οποίο μοιράζεστε πληροφορίες.
- Για παράδειγμα, μην γράφετε λέξεις με όλα τα κεφαλαία γράμματα και χρησιμοποιήστε φειδωλά θαυμαστικά, ώστε να μην συναντήσετε σαν να φωνάζετε στο κοινό σας.
- Μην χρησιμοποιείτε αργκό λέξεις ή φράσεις όπως "yo", "what is up" ή "y'all", για να αναφέρουμε μερικές.
Βήμα 5. Προσέξτε στις τυπικές γραμματοσειρές, χαρακτήρες και μορφοποίηση email
Μην χρησιμοποιείτε γραμματοσειρές ή ειδικούς χαρακτήρες που ορισμένα συστήματα δεν διαθέτουν. Χρησιμοποιήστε μια τυπική γραμματοσειρά συστήματος που είναι ενσωματωμένη στον διακομιστή email σας, επιμείνετε στη χρήση χαρακτήρων που βρίσκονται σε ένα τυπικό πληκτρολόγιο και μην μπερδεύεστε με την προεπιλεγμένη μορφοποίηση του email σας.
Αυτό θα διασφαλίσει ότι σχεδόν οποιοσδήποτε λαμβάνει το email σας σε διαφορετικό υπολογιστή ή μέσω διαφορετικού διακομιστή email θα βλέπει ακριβώς αυτό που είδατε όταν γράφατε το email σας
Συμβουλές
- Λαμβάνετε πάντα υπόψη το κοινό σας όταν γράφετε ένα email ανταλλαγής γνώσεων. Αυτό θα σας βοηθήσει να καθορίσετε το επίπεδο τυπικότητας, τόνου και ποια γλώσσα να χρησιμοποιήσετε.
- Βεβαιωθείτε ότι στέλνετε ένα email ανταλλαγής γνώσεων στα άτομα που θα επωφεληθούν περισσότερο από αυτό. Για παράδειγμα, ένας προγραμματιστής μπορεί να μην ενδιαφέρεται για τις τάσεις και τις εξελίξεις του κλάδου μάρκετινγκ, αλλά κάποιος που είναι στην εξυπηρέτηση πελατών μπορεί.
- Πριν συντάξετε ένα email ανταλλαγής γνώσεων, αναρωτηθείτε αν είναι ο καλύτερος τρόπος για να μοιραστείτε τις πληροφορίες. Σε ορισμένες περιπτώσεις, μπορεί να αποφασίσετε ότι μια προσωπική συνάντηση ή μια παρουσίαση μέσω βιντεοδιάσκεψης θα ήταν πιο αποτελεσματική.
- Δημιουργήστε ένα περίγραμμα του τι θέλετε να μοιραστείτε πριν γράψετε το email σας. Για παράδειγμα, εάν θέλετε να μοιραστείτε ορισμένες τεχνικές μάρκετινγκ που μάθατε σε ένα webinar στο οποίο πήγατε, μπορείτε να γράψετε βασικά σημεία όπως "νέες τεχνικές SEO", "στρατηγικές μάρκετινγκ μέσω email" και "βέλτιστες πρακτικές μάρκετινγκ περιεχομένου".
Προειδοποιήσεις
- Βεβαιωθείτε ότι η γλώσσα που χρησιμοποιείτε στο email σας θα είναι κατανοητή από όλους στο κοινό σας. Για παράδειγμα, μην χρησιμοποιείτε μια δέσμη προγραμματισμού αν γράφετε σε ολόκληρη την εταιρεία σας.
- Πάντα να διορθώνετε και να ελέγχετε ορθογραφικά τα email σας πριν τα στείλετε. Εάν το email σας περιέχει σφάλματα, δεν θα βρεθείτε ως αξιόπιστη πηγή γνώσης.
