Το ATTN είναι μια σύντομη μορφή της λέξης "προσοχή" και χρησιμοποιείται συνήθως σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και γραπτή αλληλογραφία για να υποδείξει τον επιδιωκόμενο παραλήπτη. Ο καλύτερος τρόπος για να χρησιμοποιήσετε το ATTN στην αλληλογραφία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι να το συμπεριλάβετε στη γραμμή θέματος. Με αυτόν τον τρόπο είναι σαφές για ποιον απευθύνεται το μήνυμα και είναι πιο πιθανό ότι το email σας θα διαβαστεί από τον σωστό παραλήπτη.
Βήματα
Μέθοδος 1 από 3: Προσθήκη ATTN σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Βήμα 1. Ξεκινήστε τη γραμμή θέματος με ATTN
Σε ορισμένες περιπτώσεις, όπως μια αίτηση εργασίας, μπορεί να έχετε μόνο ένα γενικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για μια εταιρεία, αλλά θέλετε να κερδίσετε την προσοχή ενός συγκεκριμένου ατόμου ή τμήματος. Ο καλύτερος τρόπος για να γίνει αυτό είναι να γράψετε στη γραμμή θέματος ως "ATTN: John Smith".
Εναλλακτικά, εάν δεν γνωρίζετε ονόματα, μπορείτε να γράψετε "ATTN: Hiring Manager" ή "ATTN: Marketing Department"
Βήμα 2. Συμπεριλάβετε άλλες σχετικές πληροφορίες στη γραμμή θέματος
Μαζί με την προσοχή ενός συγκεκριμένου ατόμου ή ομάδας ατόμων, θα πρέπει επίσης να συμπεριλάβετε μερικές σημαντικές λεπτομέρειες σχετικά με το περιεχόμενο του email σας. Αυτό θα το κάνει πιο συναφές και πιθανότατα θα ανοίξει και θα διαβαστεί πιο γρήγορα.
Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να πείτε "ATTN: John Smith re: Θέση σήμανσης περιεχομένου"
Βήμα 3. Ξεκινήστε το σώμα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με ATTN όταν η γραμμή θέματος είναι πλήρης
Θα μπορούσατε επίσης να συμπεριλάβετε ένα μήνυμα ATTN στο σώμα ενός email ή σε ένα συνημμένο έγγραφο. Με αυτόν τον τρόπο εξακολουθείτε να επικοινωνείτε σε ποιους προορίζεται το μήνυμα και μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη γραμμή θέματος μόνο για να υποδείξετε τον σκοπό του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αυτό μπορεί να είναι απαραίτητο όταν απαντάτε σε ένα email και η γραμμή θέματος έχει ήδη δημιουργηθεί.
- Για παράδειγμα, μπορείτε να ξεκινήσετε το σώμα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου λέγοντας "ATTN: Sandeep Kumar"
- Μπορεί να θέλετε να συμπεριλάβετε τον δείκτη ATTN τόσο στη γραμμή θέματος όσο και στο σώμα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Μέθοδος 2 από 3: Προσδιορισμός του χρόνου χρήσης του ATTN στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Βήμα 1. Χρησιμοποιήστε το ATTN όταν δεν έχετε τη διεύθυνση email του επιθυμητού παραλήπτη
Εάν δεν γνωρίζετε την άμεση διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του ατόμου ή του τμήματος που πρέπει να επικοινωνήσετε, μπορείτε να στείλετε ένα email στη διεύθυνση επικοινωνίας που παρέχεται στον ιστότοπο της εταιρείας. Στη συνέχεια, πρέπει να υποδείξετε στη γραμμή θέματος, χρησιμοποιώντας το ATTN, σε ποιον πρέπει να απευθυνθεί το μήνυμα.
Βήμα 2. Συμπεριλάβετε το ATTN στην εσωτερική επικοινωνία
Χρησιμοποιήστε το ATTN όταν γράφετε ένα εσωτερικό σημείωμα που μπορεί να σχετίζεται με πολλά άτομα στο τμήμα ή την ομάδα σας, αλλά απαιτεί την άμεση προσοχή ενός ή δύο ατόμων. Με αυτόν τον τρόπο εξακολουθείτε να ενημερώνετε τους πάντες, αλλά επίσης δίνετε προτεραιότητα σε ποιον απευθύνεται το μήνυμα.
Θα μπορούσατε να γράψετε "ATTN: Mary Smith re: sales sales" αλλά να στείλετε το μήνυμα σε ολόκληρη την ομάδα πωλήσεων
Βήμα 3. Υποδείξτε ότι το email σας είναι σημαντικό χρησιμοποιώντας το ATTN
Θα μπορούσατε επίσης να υποδείξετε ότι κάτι χρειάζεται άμεση προσοχή χρησιμοποιώντας το αρκτικόλεξο ATTN στη γραμμή θέματος. Για παράδειγμα, μπορείτε να γράψετε "Οι καταστάσεις μισθοδοσίας απαιτούν επείγον ATTN."
Μέθοδος 3 από 3: Η εξασφάλιση των email σας κερδίζουν την προσοχή
Βήμα 1. Συμπεριλάβετε μια γραμμή θέματος
Όταν στέλνετε ένα email είναι πολύ σημαντικό να συμπεριλαμβάνετε πάντα μια γραμμή θέματος. Αυτή είναι μια ευκαιρία για εσάς να κάνετε το email σας να ξεχωρίσει και να παράσχετε επίσης ορισμένες λεπτομέρειες σχετικά με το περιεχόμενο του email. Ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δεν περιλαμβάνει γραμμή θέματος είναι πιο πιθανό να διαγραφεί ή να χαθεί στα εισερχόμενα ή θα ενοχλήσει τον παραλήπτη επειδή αναγκάζεται να ανοίξει το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να μάθει περί τίνος πρόκειται.
Βήμα 2. Κρατήστε τη γραμμή θέματος σύντομη
Τα περισσότερα εισερχόμενα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα αποκαλύπτουν μόνο περίπου 60 χαρακτήρες από τη γραμμή θέματος και ένα κινητό τηλέφωνο θα εμφανίζει μόνο περίπου 25 έως 30 χαρακτήρες. Ως αποτέλεσμα, θα πρέπει να κρατήσετε τη γραμμή θέματος σύντομη και να γράψετε πρώτα τις πιο σημαντικές πληροφορίες.
Οι σύντομες φόρμες, όπως "ATTN" και "RE" καθιστούν ευκολότερη την ένταξη περισσότερων πληροφοριών στη γραμμή θέματος
Βήμα 3. Γράψτε κάτι πιασάρικο
Τα εισερχόμενα συχνά πλημμυρίζουν με ανεπιθύμητα μηνύματα και διαφημιστικό υλικό και πολλοί άνθρωποι διαγράφουν τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πριν καν ανοίξουν. Εάν στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε κάποιον που δεν γνωρίζετε απευθείας, είναι σημαντικό το email σας να ξεχωρίζει. Μπορείτε να τραβήξετε την προσοχή των παραληπτών γράφοντας μια ελκυστική και δημιουργική γραμμή θέματος.
- Θα μπορούσατε να γράψετε "Δεν θέλω τίποτα από εσάς" εάν επικοινωνείτε με κάποιον που θαυμάζετε, αλλά δεν έχετε συναντήσει ποτέ προσωπικά. Για παράδειγμα, αυτός θα μπορούσε να είναι ένας αγαπημένος συγγραφέας ή κάποιος που αναζητάτε στον κλάδο σας.
- Εναλλακτικά, θα μπορούσατε να πείτε "κερδίστε περισσότερα χρήματα διευρύνοντας την πελατειακή σας βάση". Αυτό θα ήταν χρήσιμο εάν ψάχνετε να δημιουργήσετε επιχειρηματικές συνδέσεις και θέλετε να ανοίξουν τα email σας.
Βήμα 4. Συμπεριλάβετε σημαντικές λεπτομέρειες
Είναι πολύ σημαντικό να συμπεριλαμβάνετε πάντα σημαντικές πληροφορίες σχετικά με το περιεχόμενο του email. Εάν γράφετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε έναν συνεργάτη για ένα έργο, φροντίστε να βάλετε τον τίτλο του έργου στη γραμμή θέματος. Με αυτόν τον τρόπο ο συνάδελφός σας θα γνωρίζει περί τίνος πρόκειται και μπορεί να δώσει προτεραιότητα ως απαραίτητο.
- Μπορείτε επίσης να πείτε κάτι όπως "απαιτείται απάντηση". Αυτό πιθανότατα θα κάνει το email σας περισσότερο προτεραιότητα.
- Εναλλακτικά, το γράψιμο "γρήγορη ερώτηση εκ νέου: γεύμα συνάντησης" πιθανότατα θα τραβήξει την προσοχή επειδή υποδηλώνει ότι θα είναι μια εύκολη απάντηση.
