Ο Βοηθός εκτός γραφείου στο Microsoft Outlook σάς επιτρέπει να ρυθμίσετε μια αυτόματη απάντηση που αποστέλλεται σε άτομα που σας στέλνουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όταν δεν είστε διαθέσιμοι ή εκτός γραφείου. Η δυνατότητα Εκτός γραφείου είναι διαθέσιμη μόνο για χρήστες με λογαριασμό Microsoft Exchange. Ωστόσο, οι οικιακοί χρήστες με λογαριασμούς εκτός Exchange μπορούν να δημιουργήσουν ένα πρότυπο εκτός γραφείου και να δημιουργήσουν έναν κανόνα για να στείλει αυτόματα την απάντηση το Outlook. Εάν δεν είστε βέβαιοι για τον λογαριασμό που διαθέτετε, να γνωρίζετε ότι οι λογαριασμοί Exchange είναι συνηθέστερα επαγγελματικοί ή σχολικοί λογαριασμοί. Αυτό το wikiHow θα σας δείξει πώς να ρυθμίσετε μια απάντηση εκτός γραφείου στο Outlook με λογαριασμό Exchange και εκτός Exchange.
Βήματα
Μέθοδος 1 από 4: Χρήση του Outlook 2019-2010 και του Outlook για το Office 365
Βήμα 1. Εκκινήστε το Microsoft Outlook στον προσωπικό σας υπολογιστή
Θα βρείτε αυτήν την εφαρμογή στο μενού Έναρξη.
Βήμα 2. Κάντε κλικ στην επιλογή Πληροφορίες στην καρτέλα Αρχείο
Θα το δείτε στην κορδέλα πάνω από τα εισερχόμενά σας, μαζί με την Αρχική σελίδα, την αποστολή/λήψη, το φάκελο, την προβολή και τις ομάδες.
Βήμα 3. Κάντε κλικ στην επιλογή Αυτόματες απαντήσεις (Εκτός γραφείου)
Αυτό θα ανοίξει το παράθυρο διαλόγου Αυτόματες απαντήσεις.
Εάν αυτή η επιλογή δεν είναι διαθέσιμη, ενδέχεται να χρησιμοποιείτε λογαριασμό εκτός Exchange. Ακολουθήστε τη μέθοδο σε αυτό το άρθρο για να ενεργοποιήσετε τις αυτόματες απαντήσεις για λογαριασμούς που δεν ανταλλάσσουν
Βήμα 4. Κάντε κλικ για να επιλέξετε το πλαίσιο δίπλα στην επιλογή "Αποστολή αυτόματων απαντήσεων
” Όταν κάνετε κλικ στο πλαίσιο, θα γεμίσει με ένα σημάδι ελέγχου για να δείξει ότι είναι ενεργοποιημένο.
Εάν θέλετε να καθορίσετε μια ώρα, κάντε κλικ για να επιλέξετε το πλαίσιο δίπλα στην επιλογή "Μόνο αποστολή κατά τη διάρκεια αυτού του χρονικού εύρους" και, στη συνέχεια, επιλέξτε ώρα έναρξης και ώρα λήξης. Για παράδειγμα, εάν σκοπεύετε να πάτε διακοπές για δύο εβδομάδες, επιλέξτε το εύρος ημερομηνιών κατά το οποίο θα βρίσκεστε σε διακοπές, έτσι ώστε η αυτόματη απάντηση να είναι ενεργή μόνο όταν είστε έξω
Βήμα 5. Κάντε κλικ στην καρτέλα Μέσα στον οργανισμό μου
Θα το δείτε πάνω από το μεγάλο, κενό πλαίσιο κειμένου.
Βήμα 6. Πληκτρολογήστε την αυτόματη απάντηση που θέλετε να σταλεί σε άτομα που σας στέλνουν email από το γραφείο ή την εταιρεία σας
Βήμα 7. Κάντε κλικ στην καρτέλα Έξω από τον οργανισμό μου
Θα το δείτε πάνω από το μεγάλο, κενό πλαίσιο κειμένου.
Βήμα 8. Πληκτρολογήστε την αυτόματη απάντηση που θέλετε να σταλεί σε άτομα που σας στέλνουν email εκτός του οργανισμού σας
Υπάρχει ένα αναπτυσσόμενο μενού για τον τύπο και το μέγεθος της γραμματοσειράς, καθώς και κουμπιά για τη μορφοποίηση του κειμένου στο μήνυμά σας
Βήμα 9. Κάντε κλικ στο κουμπί OK
Τα άτομα που σας στέλνουν μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ενώ είστε εκτός γραφείου θα λαμβάνουν τις αυτόματες απαντήσεις που δημιουργήσατε. Εάν δεν έχετε επιλέξει χρονικό εύρος, η αυτόματη απάντηση θα σταλεί μέχρι να απενεργοποιήσετε τη λειτουργία.
Μέθοδος 2 από 4: Χρήση του Outlook 2007
Βήμα 1. Εκκινήστε το Microsoft Outlook στον προσωπικό σας υπολογιστή
Θα το βρείτε στο μενού Έναρξη.
Βήμα 2. Κάντε κλικ στην επιλογή Βοηθός εκτός γραφείου στην καρτέλα Εργαλεία
Θα βρείτε την καρτέλα Εργαλεία στο μενού στην επάνω αριστερή γωνία του παραθύρου του προγράμματος. Θα ανοίξει το παράθυρο διαλόγου Βοηθός εκτός γραφείου.
Εάν αυτή η επιλογή δεν είναι διαθέσιμη, ενδέχεται να χρησιμοποιείτε λογαριασμό εκτός Exchange. Ακολουθήστε τη μέθοδο σε αυτό το άρθρο για να ενεργοποιήσετε τις αυτόματες απαντήσεις για λογαριασμούς που δεν ανταλλάσσουν
Βήμα 3. Κάντε κλικ για να επιλέξετε τον κύκλο δίπλα στην επιλογή "Αποστολή αυτόματων απαντήσεων εκτός γραφείου
”
Εάν θέλετε να καθορίσετε μια ώρα, κάντε κλικ για να επιλέξετε το πλαίσιο δίπλα στην επιλογή "Μόνο αποστολή κατά τη διάρκεια αυτού του χρονικού εύρους" και, στη συνέχεια, επιλέξτε ώρα έναρξης και ώρα λήξης. Για παράδειγμα, εάν σκοπεύετε να πάτε διακοπές για δύο εβδομάδες, επιλέξτε το εύρος ημερομηνιών κατά το οποίο θα βρίσκεστε σε διακοπές, έτσι ώστε η αυτόματη απάντηση να είναι ενεργή μόνο όταν είστε έξω
Βήμα 4. Κάντε κλικ στην καρτέλα Μέσα στον οργανισμό μου
Θα το δείτε πάνω από το μεγάλο, κενό πλαίσιο κειμένου.
Βήμα 5. Πληκτρολογήστε την αυτόματη απάντηση που θέλετε να σταλεί σε άτομα που σας στέλνουν email από το γραφείο ή την εταιρεία σας
Βήμα 6. Κάντε κλικ στην καρτέλα Έξω από τον οργανισμό μου
Θα το δείτε πάνω από το μεγάλο, κενό πλαίσιο κειμένου.
Βήμα 7. Πληκτρολογήστε την αυτόματη απάντηση που θέλετε να σταλεί σε άτομα που σας στέλνουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εκτός του οργανισμού σας
Υπάρχει ένα αναπτυσσόμενο μενού για τον τύπο και το μέγεθος της γραμματοσειράς, καθώς και κουμπιά για τη μορφοποίηση του κειμένου στο μήνυμά σας
Βήμα 8. Κάντε κλικ στο κουμπί OK
Τα άτομα που σας στέλνουν μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ενώ είστε εκτός γραφείου θα λαμβάνουν τις αυτόματες απαντήσεις που δημιουργήσατε. Εάν δεν επιλέξατε χρονικό εύρος, η αυτόματη απάντηση θα σταλεί μέχρι να απενεργοποιήσετε τη λειτουργία.
Μέθοδος 3 από 4: Χρήση του Outlook 2003
Βήμα 1. Εκκινήστε το Microsoft Outlook στον προσωπικό σας υπολογιστή
Θα βρείτε αυτό το πρόγραμμα στο μενού Έναρξη.
Βήμα 2. Κάντε κλικ στην επιλογή Βοηθός εκτός γραφείου στην καρτέλα Εργαλεία
Θα βρείτε την καρτέλα Εργαλεία στο μενού στην επάνω αριστερή γωνία του παραθύρου του προγράμματος. Θα ανοίξει το παράθυρο διαλόγου Βοηθός εκτός γραφείου.
Εάν αυτή η επιλογή δεν είναι διαθέσιμη, ενδέχεται να χρησιμοποιείτε λογαριασμό εκτός Exchange. Ακολουθήστε τη μέθοδο σε αυτό το άρθρο για να ενεργοποιήσετε τις αυτόματες απαντήσεις για λογαριασμούς που δεν ανταλλάσσουν
Βήμα 3. Κάντε κλικ για να επιλέξετε τον κύκλο δίπλα στο "Είμαι αυτήν τη στιγμή εκτός του γραφείου
”
Βήμα 4. Πληκτρολογήστε ένα μήνυμα στο πλαίσιο κειμένου
Τα άτομα που σας στέλνουν email θα λάβουν την απάντησή σας μόνο μία φορά μέχρι να επιστρέψετε στο γραφείο.
Βήμα 5. Κάντε κλικ στο κουμπί OK
Όλα τα μέρη που σας στέλνουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα λαμβάνουν την απάντησή σας εκτός γραφείου επ 'αόριστον ή μέχρι να επιλέξετε "Είμαι αυτή τη στιγμή στο γραφείο".
Μέθοδος 4 από 4: Χρήση λογαριασμών χωρίς ανταλλαγή
Βήμα 1. Εκκινήστε το Microsoft Outlook στον προσωπικό σας υπολογιστή
Θα το βρείτε στο μενού Έναρξη.
Βήμα 2. Κάντε κλικ στην επιλογή Νέα email στην καρτέλα Αρχική σελίδα
Θα δείτε την καρτέλα στην κορδέλα πάνω από τα εισερχόμενά σας, μαζί με Αρχείο, Αποστολή/Λήψη, Φάκελος, Προβολή και Ομάδες. Θα ανοίξει ένα κενό email.
Βήμα 3. Επεξεργαστείτε το email προτύπου εκτός γραφείου
Αφήστε κενές τις γραμμές Προς… και CC…
- Πληκτρολογήστε ένα θέμα για το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, όπως "Εκτός γραφείου", ώστε οι χρήστες να γνωρίζουν ότι λαμβάνουν αυτόματη απάντηση από εσάς.
- Πληκτρολογήστε την απάντηση που θέλετε να αποστέλλεται αυτόματα σε όσους σας στέλνουν email στο σώμα του μηνύματος email. Αυτό το μήνυμα θα χρησιμοποιηθεί ως πρότυπο "εκτός γραφείου".
Βήμα 4. Κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχείο και κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση ως
Αυτό θα ανοίξει το παράθυρο διαλόγου "Αποθήκευση ως".
Βήμα 5. Κάντε κλικ στο Πρότυπο του Outlook από το αναπτυσσόμενο μενού "Αποθήκευση ως τύπου"
Βήμα 6. Πληκτρολογήστε ένα όνομα για το πρότυπο μηνύματος και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση
Αυτό το πρότυπο μπορεί τώρα να χρησιμοποιηθεί όποτε δεν είστε διαθέσιμος μέσω email στον προσωπικό σας λογαριασμό στο Outlook.
Βήμα 7. Κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχείο και κάντε κλικ στην επιλογή Διαχείριση κανόνων και ειδοποιήσεων
Για να σταλεί αυτόματα το πρότυπό σας στους χρήστες ενώ δεν είστε διαθέσιμοι, πρέπει να δημιουργήσετε έναν κανόνα που δίνει εντολή στο Outlook να απαντά αυτόματα σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χρησιμοποιώντας αυτό το πρότυπο.
Βήμα 8. Κάντε κλικ στην επιλογή Νέος κανόνας
Θα το δείτε στην καρτέλα Κανόνες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Θα εμφανιστεί ένα παράθυρο διαλόγου Οδηγός κανόνων για να σας καθοδηγήσει στη δημιουργία ενός κανόνα.
Βήμα 9. Κάντε κλικ για να επιλέξετε "Εφαρμογή κανόνων στα μηνύματα που λαμβάνω
” Αυτό θα το δείτε στην κεφαλίδα "Έναρξη από κενό κανόνα".
Κάντε κλικ Επόμενο δύο φορές για να προχωρήσετε στη δημιουργία του κανόνα. Θα κάνετε κλικ Επόμενο σε μια σελίδα με επιλογές, αλλά θέλετε να αφήσετε κενά τα πλαίσια για το Βήμα 1 και 2 για να λειτουργήσει ο κανόνας σας.
Βήμα 10. Κάντε κλικ στο πλαίσιο δίπλα στην επιλογή "απάντηση χρησιμοποιώντας ένα συγκεκριμένο πρότυπο
” Θα το δείτε κάτω από την κεφαλίδα "Τι θέλετε να κάνετε με το μήνυμα;"
Βήμα 11. Κάντε κλικ στο σύνδεσμο "ένα συγκεκριμένο πρότυπο" στο Βήμα 2
Θα εμφανιστεί ένα κουτί.
Βήμα 12. Επιλέξτε "Πρότυπα χρήστη στο σύστημα αρχείων" από το αναπτυσσόμενο μενού "Κοιτάξτε"
Κάντε διπλό κλικ για να επιλέξετε το πρότυπο που δημιουργήσατε νωρίτερα για να το χρησιμοποιήσετε ως αυτόματη απάντηση εκτός γραφείου
Βήμα 13. Κάντε κλικ στο Επόμενο
Κατευθύνεστε στο τελευταίο βήμα στον Οδηγό κανόνων, όπου μπορείτε να ονομάσετε τον κανόνα σας, να ορίσετε εξαιρέσεις και να τον αναθεωρήσετε.
Πληκτρολογήστε ένα όνομα για τον κανόνα αυτόματης απάντησης που δημιουργήσατε
Βήμα 14. Κάντε κλικ στο Τέλος
Όλοι οι χρήστες που σας στέλνουν email θα λαμβάνουν τώρα την αυτόματη απάντηση που δημιουργήσατε χρησιμοποιώντας το πρότυπο.
