Υπάρχουν πολλοί τύποι διαγραμμάτων ροής. Ένα διάγραμμα ροής διαδικασίας είναι αυτό που τεκμηριώνει τα βήματα που αφορούν οποιαδήποτε διαδικασία (προφανώς).
Τα στιγμιότυπα οθόνης δημιουργήθηκαν χρησιμοποιώντας το SmartDraw.
Βήματα
Βήμα 1. Λάβετε πρώτα πληροφορίες για τη διαδικασία
Εκτός εάν τεκμηριώνετε κάτι συγκεκριμένο για εσάς, συγκεντρώστε μια ομάδα για να βεβαιωθείτε ότι η διαδικασία είναι σωστή. Θα εκπλαγείτε με αυτό που δεν γνωρίζετε ότι νομίζατε ότι κάνατε.
Βήμα 2. Βεβαιωθείτε ότι γνωρίζετε τα κατάλληλα σχήματα για κάθε βήμα της διαδικασίας
Το λογισμικό σας πρέπει να σας το λέει, αλλά πρέπει να γνωρίζετε τις κατάλληλες χρήσεις για κάθε σχήμα. Μερικά από αυτά είναι τα εξής:
-
Έναρξη/τέλος -
Ανάλογα με το λογισμικό, αυτό μπορεί να είναι ένας κύκλος ή ένα πολύ στρογγυλεμένο τετράγωνο. Πολύ συχνά, αυτό το βήμα παραλείπεται
- Διαδικασία - Αυτό είναι ένα ενεργό βήμα ή ερώτηση. Οτι χρειάζεται να γίνει.
-
Απόφαση που πρέπει να ληφθεί - Ναι/Όχι είναι κοινές αποφάσεις που πρέπει να λαμβάνονται από αυτά τα συγκεκριμένα σχήματα.
Τα δύο βέλη υποδηλώνουν κανονικά ναι ή όχι
- Ναι ή Όχι - Τα βέλη χρησιμοποιούνται για να δείξουν την κατεύθυνση της διαδικασίας.
- Έγγραφο - Εάν απαιτείται ένα έγγραφο, θέλετε να χρησιμοποιήσετε αυτό το σύμβολο.
Βήμα 3. Ξεκινήστε την τεκμηρίωση της βασικής διαδικασίας, είτε με λογισμικό όπως το Visio ή το SmartDraw, είτε με το χέρι
Βήμα 4. Κρατήστε την αρχική ομάδα με την οποία συζητήσατε τη διαδικασία
Είναι πολύ εύκολο να χάσετε ή να ξεχάσετε κάτι.
Βήμα 5. Μόλις πιστεύετε ότι οι διαδικασίες έχουν τεκμηριωθεί αρκετά καλά, φέρτε κάποιον που δεν έχει συνηθίσει στη συγκεκριμένη διαδικασία
Ζητήστε τους να ακολουθήσουν το διάγραμμα ροής για να δουν αν μπορούν να το χρησιμοποιήσουν για το προβλεπόμενο πρόβλημα.
