Σχεδόν όλοι όσοι εργάζονται χρησιμοποιούν email, αλλά μπορεί εύκολα να μας καταπιέσει. Μερικοί από εμάς λαμβάνουμε πολύ περισσότερα email από όσα μπορούμε να αντιμετωπίσουμε αποτελεσματικά. Το να μπορέσουμε να απαντήσουμε σε ένα email γρήγορα και σωστά μπορεί να μας βοηθήσει να εξοικονομήσουμε χρόνο και να δείχνουμε πιο επαγγελματίες. Σημείωση:
Δεν λειτουργούν όλα αυτά τα βήματα και οι προτάσεις σε όλες τις υπηρεσίες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ωστόσο όλα λειτουργούν στο Gmail.
Βήματα
Βήμα 1. Κατανοήστε τον λόγο για τον οποίο οι άνθρωποι χρησιμοποιούν το email
Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο προορίζεται για επικοινωνία μεταξύ ατόμων. είναι για την αποστολή κειμένου και οπτικών πληροφοριών από το ένα άτομο στο άλλο / πολλά άλλα. Δεν είναι για:
- Αποθήκευση πληροφοριών. είναι καλύτερα να αποθηκεύσετε πληροφορίες ως έγγραφο στον υπολογιστή σας ή στο cloud
- Υπενθυμίζοντας τι πρέπει να γίνει. χρησιμοποιήστε μάλλον μια λίστα υποχρεώσεων ή ημερολόγιο για αυτό
Βήμα 2. Χρησιμοποιήστε ετικέτες ή φακέλους για να διατηρείτε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου οργανωμένα και εκτός των εισερχομένων σας
- Χρησιμοποιήστε μια ετικέτα «συνέχεια» ή «απάντηση» για πράγματα που πρέπει να κάνετε. Στη συνέχεια, θα πρέπει να τα προσθέσετε στο ημερολόγιό σας ή στη λίστα «να κάνετε».
- Χρησιμοποιήστε το «αναμονή απάντησης» όταν περιμένετε κάποιον άλλο
- Χρησιμοποιήστε το «επείγον» για πράγματα που πρέπει να γίνουν το συντομότερο δυνατό
Βήμα 3. Αποθηκεύστε χρήσιμες πληροφορίες και, στη συνέχεια, αρχειοθετήστε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
- Κατεβάστε τυχόν συνημμένα και αποθηκεύστε τα αρχεία στο σωστό μέρος
- Στη συνέχεια, εάν δεν πρόκειται να απαντήσετε στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αρχειοθετήστε το
Βήμα 4. Αρχειοθετήστε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με τα οποία έχετε τελειώσει
Μη φοβάστε την Αρχειοθέτηση. Βασικά μεταφέρει το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τα εισερχόμενά σας σε ένα πλαίσιο "χωρίς όνομα" (τεχνικά, αφαιρεί την ετικέτα "εισερχόμενα")
- Δεν έχει φύγει - για αυτό προορίζεται η διαγραφή
- Είναι πάντα αναζήτηση και εύρεση
Βήμα 5. Διαγράψτε τα λάθος μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και, στη συνέχεια, καταργήστε την εγγραφή σας από την πηγή τους
Αυτό θα κρατήσει τα εισερχόμενά σας ελεύθερα από περιττά και ανεπιθύμητα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
- Διαγράψτε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δεν έπρεπε να λάβετε από την αρχή
- Αυτά δεν θα είναι πλέον δυνατό να αναζητηθούν ή να βρεθούν αφού βρίσκονται για λίγο στον «κάδο»
- Εάν δεν θέλετε να λάβετε ξανά τέτοιου είδους μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, βεβαιωθείτε ότι έχετε διαγραφεί από τη λήψη του αναζητώντας τις πληροφορίες «διαγραφής» στο κάτω μέρος του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
- Εάν δεν μπορείτε να καταργήσετε την εγγραφή σας, ορίστε το email ως ανεπιθύμητο
Βήμα 6. Χρησιμοποιήστε αστέρια για ειδικά και πολύ σημαντικά ή επείγοντα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Χρησιμοποιήστε τα αστέρια με φειδώ, γιατί το να έχετε πάρα πολλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με αστέρι θα είναι το ίδιο άχρηστο όσο κανένα email με αστέρι.
Συμβουλές
- Να έχετε πάντα κατά νου τον σκοπό του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και να μην το χρησιμοποιείτε για τίποτα περισσότερο.
- Χρησιμοποιήστε το email ως μέρος της «ροής εργασίας παραγωγικότητας», μαζί με μια λίστα υποχρεώσεων, ημερολόγιο ή ημερολόγιο και οποιοδήποτε άλλο εργαλείο θεωρείτε χρήσιμο.
