Το να γράφετε τις προτεραιότητές σας σε χαρτί λειτουργεί εάν μπορείτε να τις καταργήσετε το απόγευμα. Με ένα χείμαρρο εισερχόμενων εργασιών στο σπίτι ή στη δουλειά, πολλοί μεταφέρονται στην επόμενη ημέρα (ή εβδομάδα ή μήνα). Αυτό το υπολογιστικό φύλλο του Excel παρακολουθεί τις προθεσμίες και αλλάζει τις προτεραιότητες των εργασιών ανάλογα. Σε 20 λεπτά, τα παρακάτω βήματα παρέχουν έναν πιο αποτελεσματικό τρόπο διαχείρισης των προτεραιοτήτων σας.
Βήματα
Βήμα 1. Δημιουργήστε μια καρτέλα "Home" ή "Office"
Ανοίξτε ένα νέο υπολογιστικό φύλλο Excel. Κάντε δεξί κλικ στην καρτέλα "Sheet1" στο κάτω μέρος και κάντε κλικ στο μετονομασία. Πληκτρολογήστε "Home" ή "Office".
Βήμα 2. Μετονομάστε το Sheet2 σε "Πρότυπο" και το Sheet3 σε "Σημεία" επαναλαμβάνοντας το Βήμα 1
Βήμα 3. Δημιουργήστε τον πίνακα Σημασία
Στην καρτέλα Σημεία, συμπληρώστε τις στήλες Α, Β και Γ:
Βήμα 4. Ορίστε το όνομα "Σημασία"
Επιλέξτε από το κελί A2 έως το C7. Κάντε κλικ στο Εισαγωγή ονόματος καθορισμού
Ορίστε το όνομα ως "Σημασία" και κάντε κλικ στο OK
Βήμα 5. Δημιουργήστε τον πίνακα προσπαθειών
Επαναλάβετε τα βήματα 3, 4 και 5 για να δημιουργήσετε τον πίνακα Effort στις στήλες E, F και G. Επιλέξτε τα κελιά E2 έως G6 και δώστε τους το όνομα "Effort".
Βήμα 6. Δημιουργήστε τον πίνακα Επείγοντα
Επαναλάβετε τα βήματα 3, 4 και 5 για να δημιουργήσετε τον πίνακα Επείγοντα στις στήλες I, J και K. Ονομάστε τους "Επείγον".
Βήμα 7. Εισαγάγετε επικεφαλίδες στην καρτέλα Αρχική σελίδα
Κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχική σελίδα και εισαγάγετε επικεφαλίδες στη σειρά 1:
- Α - Τύπος προτεραιότητας Α, 1 για το πιο σημαντικό έργο, αλλά μπορεί να είναι πάνω από 100
- Β - Όνομα εργασίας της εργασίας.
- C - Σημασία An A, B, C, D, E ή F από τον πίνακα.
- Δ - Προσπάθεια Α 1-5, από τον πίνακα προσπάθειας.
- E - Επείγοντα Ένας τύπος που βασίζεται στην ημερομηνία λήξης.
- ΣΤ - Προθεσμία λήξης της εργασίας. Οι ημερομηνίες λήξης δεν είναι δύσκολες και γρήγορες. Ramp Up σας λέει πόσο νωρίς θα μπορούσατε να ξεκινήσετε την εργασία και Επέκταση σας λέει πόσες ημέρες μπορεί να γλιστρήσει. Το κούρεμα μπορεί να έχει Ramp Up 5 και επέκταση 4 - δεν έχει νόημα να κουρευτείς 2 εβδομάδες νωρίτερα και οι άνθρωποι μπορεί να το παρατηρήσουν αν καθυστέρησε περισσότερο από 5 ημέρες.
- G - Ramp Up Days πριν από την ημερομηνία λήξης, μπορείτε να ξεκινήσετε την εργασία.
- H - Επέκταση Αυτόματη παράταση της προθεσμίας
- I - Days Left Formula. Αριθμός ημερών πριν την ημερομηνία λήξης. αρνητικό εάν έχει παρέλθει η ημερομηνία λήξης.
- J - Η εργασία ημερομηνίας ολοκλήρωσης ολοκληρώθηκε.
- K - Σχόλιο Οποιεσδήποτε λεπτομέρειες για την εργασία.
Βήμα 8. Εισαγάγετε τη λίστα εργασιών σας
Σημείωση Η προτεραιότητα, το επείγον και οι ημέρες που απομένουν παραμένουν κενές. Θα συμπληρωθούν με τύπους. Ακολουθεί ένα δείγμα οικιακών εργασιών.
Βήμα 9. Εισαγάγετε τύπους για τις ημέρες που απομένουν, το επείγον και την προτεραιότητα
Οι παρακάτω τύποι είναι για τη σειρά 2.
- I (Days αριστερά) = F2-IF (ISBLANK (J2), TODAY (), J2)
- E (Επείγον) = IF (I2> G2, 5, IF (I2> 0, 4, IF (I2 = 0, 3, IF (I2+H2> 0, 2, 1))))
- A (Προτεραιότητα) = VLOOKUP (C2, Σημασία, 2, FALSE) + VLOOKUP (D2, Effort, 2, FALSE) + VLOOKUP (E2, Urgent, 2, FALSE)
Βήμα 10. Αλλάξτε τη μορφή για το κελί I2 σε ακέραιο κάνοντας δεξί κλικ στο κελί, επιλέγοντας μορφή και ορίστε τον αριθμό με 0 δεκαδικές θέσεις
Βήμα 11. Αντιγράψτε τύπους προτεραιότητας, επείγοντος και ημερών που απομένουν στα υπόλοιπα κελιά σε κάθε στήλη
Επιλέξτε το κελί E2 και πληκτρολογήστε CTRL-C
Επιλέξτε τα κελιά E3 έως E10 και κάντε κλικ CTRL-V Το Επαναλάβετε για να αντιγράψετε το κελί I2 στα κελιά I3 έως το I10. Τέλος, επαναλάβετε για να αντιγράψετε το κελί Α2 στα κελιά Α3 έως το Α10. Αγνοήστε τις περίεργες τιμές που λαμβάνετε για απροσδιόριστες εργασίες.
Βήμα 12. Ταξινόμηση των γραμμών κατά προτεραιότητα
Επιλέξτε από τα κελιά A1 έως K, για όσες σειρές έχετε δεδομένα. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ταξινόμηση δεδομένων.
Βήμα 13. Αποθηκεύστε το υπολογιστικό φύλλο προτεραιοτήτων, συμπεριλαμβανομένης της ημερομηνίας για έκδοση
Βήμα 14. Επισήμανση εργασιών που ολοκληρώθηκαν
Καθώς ολοκληρώνετε εργασίες, σημειώστε την ημερομηνία στη στήλη Τέλος. Θυμάμαι CTRL- ;
(κλειδί ελέγχου και ημι-άνω τελεία) εισάγει αμέσως την τρέχουσα ημερομηνία.
Βήμα 15. Παρακολουθήστε τις Προτεραιότητες να αλλάζουν κάθε μέρα
Εδώ είναι οι προτεραιότητες για αρκετές ημέρες. Στις 13 Ιουλίου όλα τα καθήκοντα βρίσκονται πριν από την Ramp Up περίοδο, οπότε έχουν μεγάλους αριθμούς. Στις 20 Ιουλίου, εμφανίζονται υψηλότερες προτεραιότητες (μικρότεροι αριθμοί) για τέσσερις εργασίες, συμπεριλαμβανομένων Θερίζω γκαζόν που έχει χτυπήσει Λόγω ημερομηνία. Στις 21, η προτεραιότητα είναι μεγαλύτερη επειδή βρισκόμαστε στην Επέκταση περίοδο και στις 23 Ιουλίου είναι ακόμη υψηλότερη επειδή είναι πέρα από Επέκταση περίοδος. Πλήρωσε λογαριασμούς επίσης περνάει από κλιμάκωση στις 23 και 25.
Συμβουλές
- Μη διστάσετε να προσθέσετε περισσότερες στήλες - ποιος ανέθεσε την εργασία, την κατηγορία κ.λπ.
- Χωρίστε μεγάλες εργασίες σε μικρότερες.
- Ταξινομήστε τη λίστα εργασιών κάθε μέρα, εάν είναι απαραίτητο.
- Κρατήστε ξεχωριστά αρχεία Excel για οικογένεια/σπίτι και εργασία.
- = ΑΝ (WEEKDAY (TODAY (), 2)> 5, TODAY ()-(WEEKDAY (TODAY (), 2) -5) +7, TODAY ()-(WEEKDAY (TODAY (), 2) -5))
- Χρησιμοποιήστε το Αυτόματο φίλτρο για να επιλέξετε καθυστερημένες εργασίες (Επείγον = 1) ή πολύ σημαντικές εργασίες (Σημασία = "Α")
- Διαβάστε τα άρθρα που αναφέρονται παρακάτω σχετικά με την ιεράρχηση προτεραιοτήτων και τη διαχείριση του χρόνου.
- Αντιγράψτε επαναλαμβανόμενες εργασίες στην καρτέλα Πρότυπα, ώστε να μπορείτε να τις βρείτε και να τις αντιγράψετε ξανά εύκολα.
- Μη διστάσετε να αλλάξετε τους πόντους που δίνονται για κάθε μέρος προτεραιότητας.
- Ένας τρόπος για να ενημερώνετε συνεχώς μια εργασία που επαναλαμβάνεται είναι να την εισαγάγετε κάτω από τη στήλη ημερομηνίας: (Αυτό το παράδειγμα χρησιμοποιεί την Παρασκευή, η οποία είναι "5" εδώ.)
- Προσθέστε μορφές υπό όρους την ημερομηνία λήξης για να υποδείξετε πότε είναι εκπρόθεσμη.
- Εβδομαδιαία, μηνιαία (ή ίσως διπλάσια) μετρήστε τον αριθμό των ολοκληρωμένων εργασιών σε κάθε περίοδο. Αυτό μπορεί να είναι το μόνο θετικό σχόλιο που μπορεί να λάβετε για τη δουλειά σας.
- Αυτό βρίσκει την ημερομηνία "σήμερα" (Δευτέρα = 1, Τρίτη = 2,… Sunλιος = 7) και ελέγχεται αν είναι αργότερα από την Παρασκευή. Αν είναι, θα προσθέσει επτά στην τρέχουσα Παρ, δίνοντας τις επόμενες εβδομάδες Παρασκευή. Εάν δεν είναι αργότερα από την Παρασκευή, εμφανίζει απλώς ημερομηνία Παρασκευής για αυτήν την εβδομάδα.
- Σε αυτό το παράδειγμα, Δευτέρα = 1, Τρίτη = 2, Τετάρτη = 3, Πέμπτη = 4, Παρασκευή = 5, Σάββατο = 6 και Κυριακή = 7.
- Για να αλλάξετε αυτόν τον τύπο έτσι ώστε να λειτουργεί, ας πούμε, για την Τρίτη, μπορούμε να δούμε κοιτάζοντας την παραπάνω λίστα εκείνη την Τρίτη = 2, οπότε απλώς ανταλλάξτε τα τρία 5s στον τύπο για 2s.
Προειδοποιήσεις
- Αντί να μεταφέρετε συνεχώς μαζί σας τα αρχεία Excel, χρησιμοποιήστε το Google Spreadsheet, ώστε τα αρχεία σας να είναι πάντα διαθέσιμα σε εσάς.
- Αποθηκεύστε το υπολογιστικό φύλλο κάθε λίγες συνεδρίες για ανάκτηση.
- Η διαχείριση του χρόνου είναι εξαιρετικά προσωπική και αυτό το υπολογιστικό φύλλο μπορεί να μην ταιριάζει με τις ανάγκες και τις προτιμήσεις σας. Μπορεί να είναι ενοχλητικό ή απλώς πολύ απαιτητικό να επισκέπτεστε καθημερινά. Μπορεί να λειτουργεί για εσάς, αλλά όχι για τους φίλους σας ή το αντίστροφο.
- Οι υπολογιζόμενες προτεραιότητες δεν είναι κανονικοί αριθμοί. Η ολοκλήρωση μιας εργασίας προτεραιότητας "1" δεν μετατοπίζει όλες τις άλλες. Οι προτεραιότητες μπορεί να κυμαίνονται σε πάνω από εκατό και δεν είναι δυνατοί όλοι οι αριθμοί. Συνήθως εστιάστε στις προτεραιότητες μεταξύ 1 και 12.
- Μην ανησυχείτε αν έχετε πάρα πολλές εργασίες - ακόμη και δύο μήνες εργασιών μπορούν να περιμένουν στο κάτω μέρος της λίστας μέχρι να πλησιάσει η ημερομηνία λήξης τους.
