Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι πλέον μία από τις πιο συχνά χρησιμοποιούμενες μορφές επικοινωνίας, μαζί με μηνύματα κειμένου, τηλεφωνικές κλήσεις και εφαρμογές άμεσων μηνυμάτων. Η αλληλογραφία με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ήταν τόσο συχνή που πολλοί άνθρωποι έχουν ξεχάσει πώς να δημιουργήσουν σωστά ένα. Ένα καλά συνθετικό email αντανακλά τον επαγγελματισμό και την ειλικρίνεια στο μήνυμα που μεταφέρει, οπότε είναι απολύτως απαραίτητο να ξέρει κανείς πώς να μορφοποιεί ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Βήματα
Βήμα 1. Συνθέστε το θέμα του email σας
Η θεματική γραμμή ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χρησιμεύει ως μια σύντομη περίληψη του περιεχομένου του μηνύματος. Η θεματική σας γραμμή πρέπει να είναι απλή και συνοπτική ώστε να μπορεί να δώσει στον παραλήπτη μια ιδέα για το θέμα του email σας με λίγες απλές λέξεις.
- Για παράδειγμα, αν γράφετε σε κάποιον για κάποια επιχείρηση, μην περιπλέξετε τη γραμμή του θέματος με πάρα πολλές λεπτομέρειες, όπως «Μου αρέσει το αυτοκίνητο που οδηγείτε. Λατρεύω το μπλε χρώμα του και οι τροχοί είναι υπέροχοι ».
- Δηλώστε ξεκάθαρα το κίνητρό σας απευθείας στη γραμμή θέματος. Για παράδειγμα: "Ενδιαφερόμενος αγοραστής του μπλε σεντάν σας."
Βήμα 2. Συμπεριλάβετε τους κατάλληλους χαιρετισμούς
Μην ξεκινάτε αμέσως το email με αυτό που πρέπει να πείτε. Συμπεριλάβετε συνηθισμένους χαιρετισμούς όπως "Χαιρετισμοί" ή "Καλημέρα". Δεν θα θέλατε ένα τυχαίο άτομο να ανέβει και να σας μιλήσει αμέσως χωρίς καν να σας χαιρετήσει, έτσι δεν είναι; Είναι το ίδιο για τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Για να κάνετε τον χαιρετισμό σας πιο προσωπικό, συμπεριλάβετε το επώνυμο του παραλήπτη σας στον χαιρετισμό σας
Βήμα 3. Γράψτε το σώμα του μηνύματός σας
Ανάλογα με το είδος του μηνύματος που γράφετε και σε ποιον το στέλνετε, μπορείτε να το γράψετε όπως θέλετε.
- Εάν γράφετε σε κάποιο κοντινό σας πρόσωπο, μπορείτε να κάνετε το email σας να ακούγεται προσωπικό. αλλά αν γράφετε μια επαγγελματική επιστολή, πρέπει να κρατήσετε το email όσο πιο επαγγελματικό μπορείτε.
- Πρέπει επίσης να έχετε κατά νου τη μορφή του μηνύματός σας. Μην χρησιμοποιείτε στυλ, μεγέθη και μορφές γραμματοσειρών που είναι δυσανάγνωστες και αποφύγετε τη χρήση κεφαλαίων γραμμάτων. Τα κεφαλαία γράμματα, στον ψηφιακό κόσμο, μοιάζουν με φωνές.
Βήμα 4. Συμπεριλάβετε μια τελική παρατήρηση
Μην τελειώνετε μόνο το email σας εκεί που τελειώνει το μήνυμά σας. Γράψτε τελικές παρατηρήσεις όπως "Με εκτίμηση", "Με εκτίμηση" ή οτιδήποτε νομίζετε ότι θα πάει καλύτερα με το email που συνθέτετε.
Οι τελευταίες παρατηρήσεις πρέπει σίγουρα να ταιριάζουν με το email σας. Γιατί; Διότι αν γράφετε ένα επαγγελματικό μήνυμα, δεν θα θέλατε να γράψετε το «Με αγάπη σας» ως τις τελευταίες παρατηρήσεις για την επιστολή σας. θα ήταν ακατάλληλο
Βήμα 5. Προσθέστε μια υπογραφή
Αν και η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας περιλαμβάνει ήδη το όνομά σας σε κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που στέλνετε, εξακολουθεί να συνιστάται να συμπεριλάβετε μια υπογραφή μαζί με κάθε μήνυμα που συνθέτετε. Οι υπογραφές μπορεί να είναι απλό κείμενο ή, αν θέλετε να είστε δημιουργικοί, εικόνες (όπως λογότυπα, σήματα, κ.λπ.).
Χρησιμοποιήστε την επιλογή Υπογραφή οποιασδήποτε εφαρμογής webmail ή προγράμματος -πελάτη email έχετε για να δημιουργήσετε τη δική σας υπογραφή
Συμβουλές
- Εκτός από τη μορφοποίηση των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, θα πρέπει επίσης να χρησιμοποιείτε σωστά κατονομασμένες διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Η αποστολή μηνυμάτων στον παιδικό σας φίλο χρησιμοποιώντας το "[email protected]" είναι εντάξει, αλλά δεν είναι τόσο καλή ιδέα όταν στέλνετε επαγγελματικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο αφεντικό σας.
- Χρησιμοποιήστε κατάλληλες εθιμοτυπίες στο Διαδίκτυο όταν δημιουργείτε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Μην στέλνετε ανεπιθύμητα μηνύματα ή μηνύματα σε άγνωστες επαφές.
- Πάντα να ελέγχετε ξανά το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας πριν το στείλετε για να αποφύγετε την αποστολή πολλαπλών μηνυμάτων σε έναν παραλήπτη. Εάν το κάνετε, τα μηνύματά σας μπορούν να επισημανθούν ως ανεπιθύμητα μηνύματα.
