Πολλές εταιρείες χρησιμοποιούν το Microsoft Excel για την παρακολούθηση των εξόδων του τμήματος ή των συνολικών εταιρειών. Καθώς το Excel συνδυάζεται συχνά με προσωπικούς υπολογιστές που χρησιμοποιούν το λειτουργικό σύστημα Windows, εάν έχετε Excel στον οικιακό σας υπολογιστή, μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για να παρακολουθείτε τους λογαριασμούς σας. Διατίθενται διάφορα πρότυπα για την παρακολούθηση των εξόδων σας από τους Microsoft και άλλους ιστότοπους και οι πρόσφατες εκδόσεις του Excel περιλαμβάνουν ένα πρότυπο για την παρακολούθηση των λογαριασμών σας μεταξύ των προεγκατεστημένων προτύπων. Μπορείτε επίσης να ρυθμίσετε το δικό σας υπολογιστικό φύλλο για να παρακολουθείτε τους λογαριασμούς σας στο Excel. Ακολουθούν οδηγίες και για τις δύο προσεγγίσεις.
Βήματα
Μέθοδος 1 από 2: Εργασία με πρότυπο Excel
Βήμα 1. Επιλέξτε ένα προεγκατεστημένο πρότυπο
Οι πρόσφατες εκδόσεις του Excel περιλαμβάνουν ένα πρότυπο για την παρακολούθηση προσωπικών εξόδων μαζί με πρότυπα για κοινές επιχειρηματικές εφαρμογές. Μπορείτε να έχετε πρόσβαση σε αυτά τα πρότυπα και να τα χρησιμοποιήσετε για να παρακολουθείτε τους λογαριασμούς σας στο Excel.
- Στο Excel 2003, επιλέξτε "Νέο" από το μενού "Αρχείο". Επιλέξτε "Στον υπολογιστή μου" από το παράθυρο εργασιών "Νέο βιβλίο εργασίας" για να προβάλετε το παράθυρο διαλόγου "Πρότυπα".
- Στο Excel 2007, επιλέξτε "Νέο" από το μενού κουμπί "Αρχείο". Αυτό εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου "Νέο βιβλίο εργασίας". Επιλέξτε "Εγκατεστημένα πρότυπα" από το μενού "Πρότυπα" στο αριστερό παράθυρο. Επιλέξτε "Προσωπικός μηνιαίος προϋπολογισμός" από τα "Εγκατεστημένα πρότυπα" στο κεντρικό παράθυρο και κάντε κλικ στην επιλογή "Δημιουργία".
- Στο Excel 2010, κάντε κλικ στην καρτέλα "Αρχείο" και, στη συνέχεια, επιλέξτε "Νέο" από το μενού "Αρχείο". Επιλέξτε "Δείγματα προτύπων" από το επάνω τμήμα του παραθύρου "Διαθέσιμα πρότυπα" και, στη συνέχεια, επιλέξτε "Προσωπικός μηνιαίος προϋπολογισμός" από την εμφάνιση των δειγμάτων προτύπων και κάντε κλικ στο "Δημιουργία".
Βήμα 2. Επιλέξτε ένα online πρότυπο
Εάν το προσωπικό πρότυπο προϋπολογισμού που είναι προεγκατεστημένο με το Microsoft Excel δεν λειτουργεί για την παρακολούθηση των εξόδων σας, μπορείτε να επιλέξετε ένα πρότυπο στο διαδίκτυο. Μπορείτε είτε να κατεβάσετε ένα πρότυπο από έναν ιστότοπο τρίτου μέρους είτε να χρησιμοποιήσετε το Excel για να συνδεθείτε με το Microsoft Office Online.
- Για το Excel 2003, μπορείτε να επιλέξετε ένα κατάλληλο πρότυπο από τη βιβλιοθήκη του Microsoft Office Online στη διεύθυνση https://office.microsoft.com/en-us/templates/. (Μπορείτε επίσης να βρείτε εδώ πρότυπα που προορίζονται για μεταγενέστερες εκδόσεις του Excel.)
- Στο Excel 2007, επιλέξτε "Προϋπολογισμοί" από την ενότητα Microsoft Office Online του παραθύρου διαλόγου "Νέο βιβλίο εργασίας". Πρέπει να έχετε μια λειτουργική σύνδεση στο Διαδίκτυο για να συνδεθείτε στη βιβλιοθήκη προτύπων του Office.
- Στο Excel 2010, επιλέξτε "Προϋπολογισμοί" από την ενότητα Office.com του παραθύρου Διαθέσιμα πρότυπα. Πρέπει να έχετε μια λειτουργική σύνδεση στο Διαδίκτυο για να συνδεθείτε στη βιβλιοθήκη προτύπων του Office.
Βήμα 3. Εισαγάγετε τις πληροφορίες σας στα κατάλληλα κελιά
Οι ακριβείς πληροφορίες εξαρτώνται από το πρότυπο υπολογιστικού φύλλου που χρησιμοποιείτε.
Βήμα 4. Αποθηκεύστε το υπολογιστικό φύλλο σας
Μπορείτε είτε να χρησιμοποιήσετε το όνομα που παρέχει το πρότυπο για το υπολογιστικό φύλλο σας είτε να το αλλάξετε σε κάτι πιο ουσιαστικό. Η προσθήκη του ονόματος και του έτους στο υπάρχον όνομα αρχείου πρέπει να είναι αρκετή.
Μέθοδος 2 από 2: Σχεδιάζοντας το δικό σας υπολογιστικό φύλλο παρακολούθησης δαπανών
Βήμα 1. Ανοίξτε το Excel
Βήμα 2. Εισαγάγετε ένα όνομα για το υπολογιστικό φύλλο στο κελί A1
Χρησιμοποιήστε ένα ουσιαστικό όνομα όπως "Προσωπικός προϋπολογισμός", "Παρακολούθηση προσωπικών εξόδων" ή κάτι παρόμοιο. (Εξαιρέστε τα εισαγωγικά κατά την εισαγωγή του ονόματος. Χρησιμοποιούνται εδώ μόνο για να δείξουν ότι τα ονόματα είναι παραδείγματα.)
Βήμα 3. Εισαγάγετε τίτλους στηλών στη γραμμή 2
Οι προτεινόμενοι τίτλοι και σειρά είναι "Ημερομηνία", "Κατηγορία δικαιούχου πληρωμής" (ή "Πληρωμή σε"), "Υπόμνημα", "Έξοδα", "Έσοδα" (ή "Έσοδα" ή "Κατάθεση") και "Υπόλοιπο". Εισαγάγετε αυτούς τους τίτλους στα κελιά A2 έως G2. μπορεί να χρειαστεί να προσαρμόσετε το πλάτος της στήλης για να χωρέσετε τίτλους ή καταχωρήσεις μεγάλων στηλών.
Αφού ρυθμίσετε τον τίτλο και τις επικεφαλίδες των στηλών του υπολογιστικού φύλλου, χρησιμοποιήστε τη λειτουργία "Freeze Panes" για να διατηρήσετε αυτές τις επικεφαλίδες στο επάνω μέρος της οθόνης ενώ κάνετε κύλιση στις καταχωρίσεις σας. Το Freeze Panes βρίσκεται στο μενού "Προβολή" στο Excel 2003 και παλαιότερα και στην ομάδα "Παράθυρο" της κορδέλας μενού "Προβολή" στο Excel 2007 και 2010
Βήμα 4. Εισαγάγετε το πρώτο στοιχείο δαπανών στα κελιά της γραμμής 3
Βήμα 5. Εισαγάγετε τον τύπο υπολοίπου στο κελί G3
Επειδή αυτή είναι η πρώτη καταχώριση υπολοίπου, το υπόλοιπο θα καθοριστεί λαμβάνοντας τη διαφορά μεταξύ του κόστους και των εσόδων. Πώς θα το ρυθμίσετε εξαρτάται από το αν θέλετε να εξετάσετε τα έξοδα ή τα μετρητά στο χέρι.
- Εάν ρυθμίσετε το υπολογιστικό φύλλο ώστε να εξετάζει κυρίως τα έξοδά σας, ο τύπος υπολοίπου θα είναι = E3-F3, όπου το E3 είναι το κελί που αντιπροσωπεύει το κόστος και το F3 είναι το κελί που αντιπροσωπεύει τα έσοδα. Η ρύθμιση του τύπου με αυτόν τον τρόπο θα καταστήσει το σύνολο των εξόδων σας θετικό αριθμό, το οποίο θα είναι ευκολότερο να κατανοηθεί.
- Εάν ρυθμίζετε το υπολογιστικό φύλλο ώστε να διατηρείται σε ετοιμότητα μια καρτέλα για τα μετρητά σας, ο τύπος υπολοίπου θα είναι = F3-E3. Η ρύθμιση του υπολογιστικού φύλλου με αυτόν τον τρόπο θα δείχνει το υπόλοιπο ως θετικό όταν η ταμειακή ροή σας υπερβαίνει τα έξοδά σας και αρνητική όταν έχετε περισσότερα έξοδα από έσοδα.
Βήμα 6. Εισαγάγετε το δεύτερο στοιχείο δαπανών στα κελιά της γραμμής 4
Βήμα 7. Εισαγάγετε τον τύπο υπολοίπου στο κελί G4
Επειδή η δεύτερη και οι επόμενες καταχωρήσεις θα διατηρήσουν ένα τρέχον υπόλοιπο, πρέπει να προσθέσετε το αποτέλεσμα της διαφοράς μεταξύ του κόστους και των εσόδων στην αξία του υπολοίπου για την προηγούμενη καταχώριση.
- Εάν ρυθμίσετε το υπολογιστικό φύλλο ώστε να εξετάζει κυρίως τα έξοδά σας, ο τύπος υπολοίπου θα είναι = G3+(E4-F4), όπου G3 είναι το κελί που αντιπροσωπεύει το προηγούμενο υπόλοιπο, E4 είναι το κελί που αντιπροσωπεύει το κόστος και F4 είναι το κελί εκπροσωπώντας τα έσοδα.
- Εάν ρυθμίζετε το υπολογιστικό φύλλο ώστε να διατηρείται σε ετοιμότητα μια καρτέλα για τα μετρητά σας, ο τύπος υπολοίπου θα είναι = G3+(F4-E4).
- Οι παρενθέσεις γύρω από τα κελιά που αντιπροσωπεύουν τη διαφορά μεταξύ εξόδων και εσόδων δεν είναι απαραίτητες. περιλαμβάνονται μόνο για να γίνει η έννοια του τύπου λίγο πιο σαφής.
- Εάν θέλετε να κρατήσετε το κελί με το υπόλοιπο κενό μέχρι να ολοκληρωθεί μια πλήρης καταχώριση, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια δήλωση IF στον τύπο, έτσι ώστε εάν δεν έχει εισαχθεί ημερομηνία, το κελί ισορροπίας να μην εμφανίζει τιμή. Ο τύπος για αυτό, για τη δεύτερη καταχώρηση, διαβάζει = IF (A4 = "", "", G3+(E4-F4)) εάν ρυθμίζετε το υπολογιστικό φύλλο για να παρακολουθείτε τα έξοδα και διαβάζει = IF (A4 = " "," ", G3+(F4-E4)) εάν ρυθμίζετε το υπολογιστικό φύλλο ώστε να εμφανίζει μετρητά στο χέρι. (Μπορείτε να παραλείψετε τις παρενθέσεις γύρω από τα κελιά που αντιπροσωπεύουν τα έξοδα και τα έσοδα, αλλά όχι το εξωτερικό σύνολο παρενθέσεων.)
Βήμα 8. Αντιγράψτε τον τύπο ισορροπίας στα άλλα κελιά της στήλης G (η στήλη Υπόλοιπο)
Κάντε δεξί κλικ στο στοιχείο Cell G3 και επιλέξτε "Αντιγραφή" από το αναδυόμενο μενού. στη συνέχεια σύρετε για να επιλέξετε τα κελιά κάτω από αυτήν στη στήλη. Κάντε δεξί κλικ στα επιλεγμένα κελιά και επιλέξτε "Επικόλληση" από το αναδυόμενο μενού για να επικολλήσετε τον τύπο στα επιλεγμένα κελιά. (Στο Excel 2010, επιλέξτε είτε την επιλογή "Επικόλληση" είτε "Επικόλληση τύπων" στο αναδυόμενο μενού.) Ο τύπος θα ενημερώσει αυτόματα τις αναφορές κελιών για να υποδείξει τις αναφορές δαπανών, εσόδων και ημερομηνίας (εάν χρησιμοποιούνται) από την τρέχουσα γραμμή και η αναφορά υπολοίπου από τη γραμμή πάνω από την τρέχουσα σειρά.
Βήμα 9. Αποθηκεύστε το υπολογιστικό φύλλο
Δώστε στο υπολογιστικό φύλλο ένα ουσιαστικό όνομα, όπως "Expense Tracking.xls" ή "Personal Budget.xls". Όπως και με ένα υπολογιστικό φύλλο προϋπολογισμού βάσει προτύπου, μπορεί να θέλετε να συμπεριλάβετε το όνομα και το έτος στο όνομα του αρχείου. (Και πάλι, σημειώστε ότι τα εισαγωγικά χρησιμοποιούνται μόνο για να δείξουν τα ονόματα των παραδειγμάτων και δεν πρέπει να πληκτρολογηθούν. Επίσης, δεν πληκτρολογείτε το επίθεμα αρχείου. Το Excel το παρέχει για εσάς.)
Το Excel 2003 και παλαιότερα αποθηκεύει αρχεία υπολογιστικών φύλλων στην παλαιότερη μορφή ".xls", ενώ το Excel 2007 και 2010 αποθηκεύει υπολογιστικά φύλλα στη νεότερη μορφή ".xlsx" που βασίζεται σε XML, αλλά μπορεί επίσης να διαβάζει και να αποθηκεύει υπολογιστικά φύλλα στην παλαιότερη μορφή ".xls" Το Εάν διαθέτετε πολλούς υπολογιστές και σκοπεύετε να διατηρήσετε αυτό το υπολογιστικό φύλλο σε όλους τους, χρησιμοποιήστε την παλαιότερη μορφή εάν κάποιος από τους υπολογιστές σας διαθέτει Excel 2003 ή παλαιότερο και τη νεότερη μορφή εάν όλοι οι υπολογιστές σας διαθέτουν τουλάχιστον Excel 2007
Βίντεο - Χρησιμοποιώντας αυτήν την υπηρεσία, ορισμένες πληροφορίες ενδέχεται να κοινοποιηθούν στο YouTube
Συμβουλές
- Χρησιμοποιήστε την "Αυτόματη συμπλήρωση" σε κατηγορίες εξόδων και εσόδων για να διασφαλίσετε συνεπή ορθογραφία.
- Για να διακρίνετε τους πληρωμένους λογαριασμούς από τα απλήρωτα αλλά αναμενόμενα έξοδα, μπορείτε να γράψετε έντονα ή να χρωματίσετε το κείμενο για πληρωμένους λογαριασμούς ή να χρησιμοποιήσετε τη σκίαση κυττάρων.
- Για να αποφύγετε τυχαία αλλαγή τύπου κεφαλίδας στήλης, ίσως θελήσετε να προστατέψετε αυτά τα κελιά από αλλαγές. Επιλέξτε τα κελιά που θέλετε να αλλάξετε (ημερομηνία, κατηγορία δικαιούχου πληρωμής, έξοδα, έσοδα και τιμές υπομνήματος) και ξεκλειδώστε αυτά τα κελιά και, στη συνέχεια, εφαρμόστε προστασία σε ολόκληρο το υπολογιστικό φύλλο.
