Μπορεί να φαίνεται δύσκολο να κλείσετε ένα σημαντικό επαγγελματικό email. Υπάρχουν τόσοι πολλοί τρόποι για να ολοκληρώσετε το μήνυμά σας! Τελικά, όμως, ο τρόπος που κλείνετε το email σας θα εξαρτηθεί από μερικούς διαφορετικούς παράγοντες. Αυτά μπορεί να περιλαμβάνουν πράγματα όπως το πόσο καλά γνωρίζετε το άτομο στο οποίο γράφετε, τον σκοπό του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και αν το email σας είναι μέρος μιας αλυσίδας. Έχοντας αυτούς τους παράγοντες υπόψη, δημιουργήστε μια κατάλληλη τελική πρόταση. Στη συνέχεια, επιλέξτε τη σωστή εγγραφή και αποφασίστε τι θα βάλετε στην υπογραφή σας.
Βήματα
Μέρος 1 από 3: Γράφοντας τις καταληκτικές παρατηρήσεις σας
Βήμα 1. Υπενθυμίστε στον παραλήπτη τον σκοπό του email σας
Υπάρχουν πολλοί λόγοι για να γράψετε ένα email σε μια επιχειρηματική ρύθμιση. Ο εντοπισμός του πρωταρχικού σκοπού του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα σας βοηθήσει να καθορίσετε τον καλύτερο τρόπο για να το ολοκληρώσετε.
- Για παράδειγμα, εάν υποβάλλετε ένα αίτημα, τελειώστε με κάτι όπως "Ευχαριστώ για το χρόνο σας" ή "Ευχαριστώ για την προσοχή σας".
- Εάν απαντάτε σε ένα αίτημα για πληροφορίες ή βοήθεια, θα μπορούσατε να τελειώσετε με το "Ελπίζω να σας βοηθήσει!" ή "Ενημερώστε με αν υπάρχει κάποιος άλλος τρόπος για να βοηθήσω".
- Εάν οργανώνετε μια πρόσωπο με πρόσωπο συνάντηση, μπορεί να τελειώσετε με κάτι σαν: "Τα λέμε την επόμενη εβδομάδα!"
Βήμα 2. Χρησιμοποιήστε έναν κατάλληλο τόνο για το κοινό σας
Σκεφτείτε πόσο καλά γνωρίζετε το άτομο στο οποίο γράφετε, τι είδους σχέση έχετε μαζί του και τι προσπαθείτε να επιτύχετε. Ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε έναν ανώτερο διευθυντή ή σε έναν νέο σημαντικό πελάτη θα πρέπει πιθανώς να είναι πιο επίσημο από ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε έναν γνωστό συνεργάτη.
- Για παράδειγμα, εάν οργανώνετε μια συνάντηση με έναν πελάτη, μια καλή δήλωση λήξης μπορεί να είναι κάτι τέτοιο: «Ανυπομονώ για τη συνάντησή μας στις 24. Εάν έχετε απορίες, επικοινωνήστε μαζί μου στο 555-555-5555."
- Από την άλλη πλευρά, εάν κανονίζετε μια φιλική συνάντηση με έναν συνεργάτη που γνωρίζετε καλά, μπορεί να είναι τέλειο να τελειώσετε με κάτι σαν: «Ακούγεται καλό! Τα λέμε αύριο!:)”
Βήμα 3. Μην συμπεριλάβετε μια δήλωση λήξης εάν το email σας είναι μέρος μιας αλυσίδας
Εάν αυτό είναι το πρώτο σας μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σχετικά με το συγκεκριμένο θέμα ή εάν είναι ένα ιδιαίτερα σημαντικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τότε είναι πιθανότατα καλή ιδέα να συμπεριλάβετε ένα τελικό ευχαριστώ ή "παρότρυνση για δράση". Ωστόσο, η συντομία είναι σημαντική στα επαγγελματικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εάν το email σας είναι μέρος μιας μακράς αλυσίδας, ίσως να μην χρειαστεί να συμπεριλάβετε κάτι πέρα από τις πιο βασικές πληροφορίες.
Για παράδειγμα, εάν ολοκληρώνετε μια μακρά συνομιλία μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με το αφεντικό σας για μια εργασία, μπορεί να μην χρειάζεται να πείτε πολλά περισσότερα από: «Εντάξει. Θα το κάνω πριν το τέλος της ημέρας την Παρασκευή. -Μ."
Μέρος 2 από 3: Επιλογή εγγραφής
Βήμα 1. Επιλέξτε μια αποσύνδεση που ταιριάζει με τον τόνο του email σας
Εάν το e -mail σας είναι επίσημο, εγγραφείτε με κάτι όπως "Με εκτίμηση" ή (για ακόμη πιο επίσημο άγγιγμα) "Με εκτίμηση". Για λιγότερο επίσημα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορεί να είστε καλά χρησιμοποιώντας κάτι όπως "Προσέξτε" ή "Ευχές".
Εάν είχατε προηγούμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το άτομο στο οποίο γράφετε, μπορείτε να κοιτάξετε την εγγραφή του και να ταιριάξετε τον τόνο σας με τον δικό τους. Για παράδειγμα, εάν τείνουν να υπογράφουν με κάτι σαν "Θερμοί χαιρετισμοί", θα πρέπει να εγγραφείτε με παρόμοιο επίπεδο τυπικότητας
Βήμα 2. Χρησιμοποιήστε μια αποσύνδεση που ταιριάζει στο σκοπό σας
Όπως και η πρόταση λήξης, η αποσύνδεση μπορεί επίσης να αντικατοπτρίζει τον σκοπό του email σας. Για παράδειγμα, εάν υποβάλλετε ένα απλό αίτημα ή εκφράζετε σύντομα ευγνωμοσύνη για κάτι, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια αποσύνδεση όπως "Ευχαριστώ πολύ" ή "Ευχαριστώ πολύ", ακολουθούμενη από την υπογραφή σας.
Βήμα 3. Αποφύγετε οτιδήποτε πολύ στοργικό
Εκτός αν γνωρίζετε πολύ καλά το άτομο στο οποίο γράφετε, αποφύγετε οτιδήποτε πολύ αργκό, ανεπίσημο ή τρυφερό. Γενικά, πράγματα όπως "Love", "XOXO" ή "Hugs" δεν πρέπει να χρησιμοποιούνται σε επαγγελματικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Βήμα 4. Παραλείψτε την εγγραφή σε σύντομα ή αλυσιδωτά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Εάν το email σας είναι μέρος μιας μακράς αλυσίδας ή εάν προσπαθείτε να επικοινωνήσετε κάτι πολύ σύντομα και γρήγορα σε έναν συνάδελφό σας, μπορεί να μην είναι απαραίτητο να συμπεριλάβετε αποσύνδεση.
Εάν δεν αισθάνεστε άνετα να παραλείψετε την εγγραφή εντελώς, μια απλή εγγραφή όπως –Bernice ή –B. θα πρέπει να είναι μια χαρά για σύντομα, ανεπίσημα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Μέρος 3 από 3: Υπογραφή του email σας
Βήμα 1. Συμπεριλάβετε τις βασικές πληροφορίες αναγνώρισης
Το πόσες πληροφορίες θα συμπεριλάβετε στην υπογραφή σας θα εξαρτηθεί από το πόσο καλά γνωρίζετε τον ανταποκριτή σας και πόσο συχνά έχετε επικοινωνήσει μαζί του.
- Ένα email για πρώτη φορά θα πρέπει πιθανώς να περιλαμβάνει τουλάχιστον το πλήρες όνομά σας, τον τίτλο της εργασίας, τον τόπο εργασίας και τον αριθμό τηλεφώνου σας.
- Όταν επικοινωνείτε με έναν συνάδελφο ή κάποιον που στέλνετε συχνά email, πιθανότατα αρκεί να υπογράψετε με το όνομα ή το αρχικό σας.
Βήμα 2. Κρατήστε την υπογραφή σας σύντομη
Σε γενικές γραμμές, είναι καλύτερο να μην γεμίζετε ένα επαγγελματικό email με πολλά επιπλέον κείμενο και εικόνες. Αποφύγετε να προσθέσετε οτιδήποτε περιττό στην υπογραφή του email σας, όπως εισαγωγικά, φανταχτερά γραφικά ή πολλούς συνδέσμους.
Βήμα 3. Ρυθμίστε μια αυτόματη υπογραφή
Εάν δεν σας αρέσει να γράφετε τον τίτλο εργασίας και τα στοιχεία επικοινωνίας σας κάθε φορά που στέλνετε ένα σημαντικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ίσως θελήσετε να δημιουργήσετε μια υπογραφή που ο πελάτης email σας θα μπορεί να προσθέσει αυτόματα στα μηνύματά σας.
Ορισμένα προγράμματα, όπως το Outlook, σας επιτρέπουν να δημιουργείτε πολλαπλές υπογραφές, ώστε να μπορείτε να επιλέξετε αυτό που είναι πιο κατάλληλο για οποιοδήποτε email
Συμβουλές
-
Η υπογραφή σας πρέπει να μοιάζει κάπως έτσι:
- Τις καλύτερες ευχές,
- Jane Doe, Αναλυτής Αγοράς
- MegaCorp
- 214-444-1234
- Είναι πολύ εύκολο στους περισσότερους πελάτες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όπως το Outlook, κλπ. Να ρυθμίσετε μια υπογραφή που προσαρτάται αυτόματα σε κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Προειδοποιήσεις
- Ζητήστε από ένα άλλο άτομο να ελέγξει ξανά τη δουλειά σας εάν είναι δυνατόν. Δεν υπάρχει υποκατάστατο της σωστής διόρθωσης.
- Επεξεργαστείτε και διορθώστε όλα τα γράμματα πριν τα στείλετε - δηλαδή διαβάστε για σωστή γραμματική και ορθογραφία και αφαιρέστε τυπογραφικά λάθη. Αλλάξτε τη διφορούμενη γλώσσα, π.χ. λέξεις και φράσεις που είναι ασαφείς ή που έχουν διπλό νόημα.
- Η χρήση ορθογραφικού ελέγχου δεν είναι αλάνθαστη αφού το λογισμικό συχνά εισάγει μια σωστά γραμμένη λέξη αλλά όχι τη σωστή λέξη για το περιβάλλον. Το να αλλάξετε το "bankroll" σε "κενό ρολό" αλλάζει πραγματικά το νόημα της πρότασης. Πρέπει επίσης να βασίζεστε στις δικές σας γνώσεις σχετικά με τις λεπτότητες της γραμματικής, καθώς οι προτάσεις του λογισμικού δεν είναι πάντα σωστές.
