Παρόλο που οι χρήστες στέλνουν φαξ σε έγγραφα με λιγότερη συχνότητα από ό, τι κάποτε, μπορεί να χρειαστεί να στέλνετε φαξ κατά διαστήματα. Υπάρχουν ακόμα πολλοί καλοί λόγοι για να στείλετε ένα φαξ, ιδιαίτερα εάν στέλνετε συμβόλαια ή εάν ο παραλήπτης σας δεν διαθέτει την απαραίτητη τεχνολογία ή εξοπλισμό για τη μετάδοση εγγράφων με οποιονδήποτε άλλο τρόπο. Ευτυχώς, μπορείτε να στείλετε έγγραφα με φαξ χρησιμοποιώντας μια συσκευή φαξ, έναν υπολογιστή ή ακόμα και ένα έξυπνο τηλέφωνο.
Βήματα
Μέθοδος 1 από 3: Χρήση μηχανής φαξ
Βήμα 1. Ρυθμίστε τη συσκευή φαξ
Για να στείλετε και να λάβετε φαξ χρησιμοποιώντας μια συσκευή φαξ, θα πρέπει να βεβαιωθείτε ότι η συσκευή φαξ είναι συνδεδεμένη και συνδεδεμένη στη σύνδεση σταθερού τηλεφώνου σας.
- Συνιστάται μια ειδική γραμμή εάν σκοπεύετε να στείλετε συχνά φαξ, επειδή δεν θα μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη συσκευή φαξ και το τηλέφωνο ταυτόχρονα.
- Θα πρέπει επίσης να βεβαιωθείτε ότι το μηχάνημά σας φαξ έχει γραφίτη και χαρτί εάν σκοπεύετε να λάβετε φαξ.
- Εάν δεν έχετε μηχάνημα φαξ στο σπίτι ή στη δουλειά, ενδέχεται να μπορείτε να το στείλετε δωρεάν από την τοπική δημόσια βιβλιοθήκη σας. Μπορείτε επίσης να πάτε σε ένα κατάστημα όπως το Kinko's ή το The UPS Store για να στείλετε φαξ τα έγγραφά σας έναντι αμοιβής. Αυτές οι επιλογές λειτουργούν καλύτερα εάν δεν περιμένετε να στέλνετε συχνά φαξ.
Βήμα 2. Προσαρμόστε τις ρυθμίσεις σας
Όλες οι συσκευές φαξ είναι διαφορετικές, αλλά συνήθως έχετε την επιλογή να προσαρμόσετε ορισμένες ρυθμίσεις. Διαβάστε το εγχειρίδιο χρήστη για να μάθετε περισσότερα σχετικά με τις συγκεκριμένες λειτουργίες που είναι διαθέσιμες στο μηχάνημά σας.
- Εάν θέλετε να γνωρίζετε με βεβαιότητα ότι το φαξ σας μεταδόθηκε με επιτυχία, ενεργοποιήστε τη ρύθμιση της σελίδας επιβεβαίωσης. Όταν αυτή η λειτουργία είναι ενεργοποιημένη, το μηχάνημα θα εκτυπώσει μια σελίδα μετά την αποστολή ενός φαξ, η οποία θα σας ενημερώσει εάν μεταδόθηκε επιτυχώς ή όχι.
- Μπορείτε επίσης να ρυθμίσετε μια κεφαλίδα φαξ, η οποία είναι μια γραμμή κειμένου που θα εμφανίζεται στο επάνω μέρος κάθε εγγράφου που στέλνετε. Συνήθως περιλαμβάνει βασικές πληροφορίες σχετικά με το από ποιον προέρχεται το φαξ.
- Εάν σχεδιάζετε να λαμβάνετε επίσης φαξ, μπορείτε να επιλέξετε μεταξύ της λειτουργίας αυτόματης λήψης ή της λειτουργίας μη αυτόματης λήψης, η οποία θα απαιτήσει από εσάς να αποδεχτείτε κάθε εισερχόμενο φαξ.
Βήμα 3. Συγκεντρώστε τα έγγραφά σας
Η χρήση των πρωτότυπων εγγράφων αντί των φωτοαντιγράφων θα παρέχει στον παραλήπτη ένα έγγραφο πιο καθαρό και ευανάγνωστο.
Χρησιμοποιήστε ένα εξώφυλλο πάνω από τις σελίδες που θα στείλετε με φαξ. Το εξώφυλλο πρέπει να περιέχει πληροφορίες όπως το όνομα και τον αριθμό φαξ του αποστολέα, το όνομα και τον αριθμό φαξ του παραλήπτη, την ημερομηνία και τον αριθμό των σελίδων που περιλαμβάνονται στο φαξ
Βήμα 4. Τοποθετήστε τα έγγραφά σας στο μηχάνημα
Πολλά μηχανήματα διαθέτουν τροφοδότη χαρτιού και επίπεδη οθόνη. Εάν έχετε μόνο μία σελίδα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε οποιαδήποτε από τις δύο λειτουργίες. Εάν έχετε πολλές σελίδες, ο τροφοδότης χαρτιού συνήθως λειτουργεί καλύτερα.
- Όταν χρησιμοποιείτε τον τροφοδότη χαρτιού, μπορείτε να εισαγάγετε όλες τις σελίδες σας ταυτόχρονα. Η συσκευή φαξ πρέπει να έχει ένα εικονίδιο που υποδεικνύει προς ποια κατεύθυνση πρέπει να στραφούν τα χαρτιά στον τροφοδότη χαρτιού. Ορισμένα μηχανήματα φαξ προσφέρουν επίσης την επιλογή σάρωσης και αποστολής φαξ και στις δύο πλευρές ενός εγγράφου, οπότε ελέγξτε το εγχειρίδιο χρήστη για να δείτε εάν αυτό είναι δυνατό στο μηχάνημά σας.
- Όταν χρησιμοποιείτε την επίπεδη οθόνη, σηκώστε το καπάκι στο επάνω μέρος του μηχανήματος και τοποθετήστε το έγγραφό σας με την όψη προς τα κάτω στη γυάλινη οθόνη. Βεβαιωθείτε ότι έχετε ευθυγραμμίσει το έγγραφό σας με τις σημάνσεις που παρέχονται στην οθόνη και κλείστε το καπάκι πριν συνεχίσετε.
Βήμα 5. Εισαγάγετε τον αριθμό φαξ
Κατά την εισαγωγή του αριθμού, φροντίστε να συμπεριλάβετε τον κωδικό περιοχής, τον κωδικό χώρας και τους αριθμούς που χρειάζεστε για να καλέσετε. Θα πρέπει να εισαγάγετε τον αριθμό ακριβώς όπως θα κάνατε εάν καλείτε τον αριθμό χρησιμοποιώντας ένα τηλέφωνο.
Βήμα 6. Πατήστε το κουμπί αποστολής
Μετά από λίγα δευτερόλεπτα, θα ακούσετε το μηχάνημα να αρχίζει να μεταδίδει το φαξ και τα χαρτιά θα αρχίσουν να τροφοδοτούνται στη συσκευή φαξ.
Το κουμπί στο μηχάνημά σας μπορεί να λέει "μετάβαση" ή "φαξ" αντί για "αποστολή"
Βήμα 7. Αναζητήστε ένα μήνυμα επιβεβαίωσης
Ορισμένα μηχανήματα θα εμφανίσουν ένα μήνυμα στην οθόνη για να σας ενημερώσουν εάν η μετάδοση του φαξ σας έγινε με επιτυχία. Εάν διαμορφώσατε τις ρυθμίσεις σας για να λαμβάνετε τυπωμένες επιβεβαιώσεις, το μηχάνημά σας θα εκτυπώσει μια σελίδα που θα περιγράφει λεπτομερώς την κατάσταση του φαξ σας.
Μέθοδος 2 από 3: Αποστολή φαξ με υπολογιστή
Βήμα 1. Επιλέξτε ένα πρόγραμμα
Κατά την αποστολή φαξ από υπολογιστή, θα έχετε την επιλογή να χρησιμοποιήσετε λογισμικό που είναι εγκατεστημένο στον υπολογιστή σας ή μια διαδικτυακή υπηρεσία.
- Ορισμένα λειτουργικά συστήματα διαθέτουν προγράμματα που σας επιτρέπουν να στέλνετε φαξ. Τα Windows 7, για παράδειγμα, διαθέτουν ένα εργαλείο που ονομάζεται Φαξ και σάρωση, το οποίο σας επιτρέπει να στέλνετε φαξ χωρίς συσκευή φαξ.
- Για να χρησιμοποιήσετε λογισμικό υπολογιστή, θα πρέπει να συνδέσετε τον υπολογιστή σας σε μια τηλεφωνική γραμμή. Εάν αυτό δεν είναι δυνατό, δοκιμάστε να χρησιμοποιήσετε μια ηλεκτρονική υπηρεσία.
- Υπάρχουν πολλές διαθέσιμες διαδικτυακές υπηρεσίες, συμπεριλαμβανομένων των MyFax, eFax και FaxZero. Ορισμένα είναι δωρεάν, μερικά απαιτούν συνδρομή ή συμμετοχή και ορισμένες υπηρεσίες θα σας ζητήσουν να πληρώσετε ανά φαξ.
Βήμα 2. Ανοίξτε το πρόγραμμα και δημιουργήστε ένα νέο φαξ
Κάθε πρόγραμμα είναι μοναδικό, αλλά θα πρέπει να δείτε μια επιλογή που ονομάζεται "δημιουργία νέου φαξ" ή κάτι παρόμοιο.
Βήμα 3. Επισυνάψτε τα έγγραφά σας
Για να στείλετε φαξ σε έγγραφα χρησιμοποιώντας υπολογιστή, θα πρέπει να τα ανεβάσετε στο μήνυμά σας. Θα πρέπει να δείτε ένα κουμπί που λέει "μεταφόρτωση εγγράφων" ή κάτι παρόμοιο.
- Εάν έχετε ηλεκτρονικά έγγραφα, μπορείτε να τα αναζητήσετε στον υπολογιστή σας και να τα επισυνάψετε στο μήνυμά σας.
- Εάν έχετε έγγραφα σε χαρτί, θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε ένα σαρωτή για να τα ψηφιοποιήσετε. Εάν δεν έχετε σαρωτή, μπορείτε επίσης να τραβήξετε μια φωτογραφία των εγγράφων και να την στείλετε μέσω email στον εαυτό σας ή να ανεβάσετε την εικόνα απευθείας στον υπολογιστή σας.
Βήμα 4. Εισαγάγετε τον αριθμό φαξ και ένα μήνυμα
Πληκτρολογήστε ένα σύντομο μήνυμα προς τον παραλήπτη σας στον χώρο που παρέχεται στην οθόνη, όπως ακριβώς θα κάνατε αν στέλνατε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αυτό θα χρησιμεύσει ως εξώφυλλο, επομένως δεν χρειάζεται να επισυνάψετε ξεχωριστό εξώφυλλο. Θα πρέπει επίσης να εισαγάγετε τον αριθμό φαξ του παραλήπτη στο πεδίο TO.
Μπορεί επίσης να σας ζητηθεί να πληκτρολογήσετε έναν κωδικό επιβεβαίωσης για να αποδείξετε ότι δεν είστε ρομπότ
Βήμα 5. Πατήστε αποστολή
Αφού επισυνάψετε τα έγγραφά σας, πληκτρολογήσετε το μήνυμά σας και εισαγάγετε τον αριθμό φαξ του παραλήπτη, πατήστε το κουμπί αποστολής και τελειώσατε.
Μέθοδος 3 από 3: Χρήση κινητού τηλεφώνου ή tablet
Βήμα 1. Κατεβάστε μια εφαρμογή
Υπάρχει μια ποικιλία εφαρμογών για κινητά για τηλέφωνα και tablet που σας επιτρέπουν να στέλνετε φαξ όπως ακριβώς θα κάνατε από τον υπολογιστή σας. Ορισμένες εφαρμογές είναι δωρεάν, ενώ άλλες ενδέχεται να χρεώσουν ένα τέλος. Οι δημοφιλείς εφαρμογές περιλαμβάνουν Files Anywhere, Fax Burner και JotNot Fax.
Ορισμένες εφαρμογές θα σας δώσουν έναν προσωρινό αριθμό φαξ, ο οποίος μπορεί να μην είναι ιδανικός εάν σκοπεύετε να στέλνετε και να λαμβάνετε συχνά
Βήμα 2. Ανοίξτε την εφαρμογή και επιλέξτε το έγγραφό σας
Μόλις ανοίξετε την εφαρμογή στην κινητή συσκευή σας, θα σας ζητηθεί να δημιουργήσετε ένα νέο φαξ. Το πρώτο πράγμα που πρέπει να κάνετε είναι να επιλέξετε το έγγραφο που θέλετε να στείλετε με φαξ.
- Εάν το έγγραφό σας αποθηκεύεται τοπικά στη συσκευή σας, στο email σας ή σε μια υπηρεσία αποθήκευσης cloud, όπως το DropBox, θα πρέπει να μπορείτε να αναζητήσετε και να ανεβάσετε το έγγραφό σας από την εφαρμογή.
- Εάν έχετε χαρτί, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το τηλέφωνο ή το tablet σας για να τραβήξετε μια φωτογραφία του εγγράφου σας και να το επισυνάψετε στο μήνυμά σας.
Βήμα 3. Εισαγάγετε τον αριθμό φαξ και ένα μήνυμα
Πληκτρολογήστε ένα μήνυμα στον παραλήπτη σας, όπως ακριβώς θα κάνατε αν στέλνατε το φαξ από έναν υπολογιστή. Φροντίστε να εισαγάγετε τον αριθμό φαξ του παραλήπτη στο πεδίο TO του μηνύματός σας.
Βήμα 4. Πατήστε αποστολή
Αφού επισυνάψετε τα έγγραφά σας, πληκτρολογήσετε το μήνυμά σας και εισαγάγετε τον αριθμό φαξ του παραλήπτη, πατήστε το κουμπί αποστολής και το φαξ σας θα σταλεί.
Συμβουλές
- Αναβαθμίστε σε έναν εκτυπωτή all-in-one εάν θέλετε να μπορείτε να στείλετε φαξ από το σπίτι ή το γραφείο σας χωρίς να κατεβάσετε λογισμικό, να ανεβάσετε έγγραφα σε ιστότοπο ή να αγοράσετε ξεχωριστό μηχάνημα φαξ. Θα χρειαστείτε ακόμα μια τηλεφωνική σύνδεση.
- Εάν διαθέτετε λογαριασμό με διαδικτυακή υπηρεσία φαξ όπως το RingCentral ή το eFax, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον λογαριασμό σας για να στείλετε φαξ απευθείας από το Gmail. Το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να εισαγάγετε τον αριθμό φαξ στον οποίο θέλετε να στείλετε, ακολουθούμενος από @domainname.com στο πεδίο TO. Για παράδειγμα, εάν χρησιμοποιείτε το eFax, θα εισαγάγατε [email protected].
- Οι συσκευές φαξ μερικές φορές μπλοκάρουν και μερικές φορές οι σελίδες κολλάνε μεταξύ τους. Εάν συμβεί αυτό, θα πρέπει να στείλετε ξανά το έγγραφό σας.
