Η σύνταξη ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι αρκετά απλή, αλλά υπάρχει μια γενική μορφή που πρέπει να έχετε κατά νου. Επίσης να γνωρίζετε τις διαφορές μεταξύ ανεπίσημων και επίσημων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Να τι πρέπει να γνωρίζετε.
Πώς να γράψετε την καλύτερη προβολή διαφανειών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Βήματα
Μέρος 1 από 5: Βασικά στοιχεία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Βήμα 1. Ρυθμίστε μια διεύθυνση email
Εάν δεν έχετε ήδη μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, θα πρέπει να εγγραφείτε σε έναν πάροχο email πριν προχωρήσετε. Ευτυχώς, υπάρχουν πολλοί δωρεάν διαδικτυακοί πάροχοι email στους οποίους μπορείτε να λάβετε δωρεάν διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χωρίς κόστος. Μερικά από τα πιο δημοφιλή περιλαμβάνουν:
- Gmail
- Hotmail
- Ταχυδρομείο Yahoo
Βήμα 2. Κάντε κλικ στο "Σύνταξη" ή "Νέο
"Πριν μπορέσετε να γράψετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, θα πρέπει να ανοίξετε ένα νέο, κενό πλαίσιο μηνυμάτων για να γράψετε το email σας. Η ακριβής μέθοδος ποικίλλει ανάλογα με την υπηρεσία που χρησιμοποιείτε, αλλά συνήθως θα υπάρχει ένα κουμπί στο επάνω μέρος της σελίδας με μια ετικέτα όπως "Σύνταξη", "Νέο" ή "Νέο μήνυμα".
Εάν δεν είστε βέβαιοι για το πώς να δημιουργήσετε ένα νέο μήνυμα, ελέγξτε τις σελίδες βοήθειας για την υπηρεσία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας για να μάθετε περισσότερα με μεγαλύτερη λεπτομέρεια
Βήμα 3. Παραθέστε τις διευθύνσεις email των παραληπτών
Δεν χρειάζεται να καταχωρίσετε τη δική σας διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αλλά πρέπει να καθορίσετε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του ατόμου ή των ατόμων στα οποία σκοπεύετε να στείλετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
- Ένας χώρος είναι συχνά αρκετός για τον διαχωρισμό πολλαπλών διευθύνσεων email, αλλά ορισμένες υπηρεσίες ζητούν να διαχωρίσετε πολλές διευθύνσεις με κόμμα ή κάποια άλλη μορφή στίξης. Εάν συμβαίνει αυτό, αυτές οι οδηγίες θα πρέπει να καθορίζονται από τον συγκεκριμένο πάροχο email σας.
- Πληκτρολογήστε τη διεύθυνση email του κύριου δέκτη ή παραληπτών στο πεδίο "Προς:". Ο κύριος δέκτης αναφέρεται συνήθως σε οποιονδήποτε απευθύνεται το email ή απευθύνεται στο σώμα του email.
- Πληκτρολογήστε άλλες διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο πεδίο "CC:". Αυτό είναι το πεδίο "αντιγραφή". Ένας παραλήπτης πρέπει να αναφέρεται στο πεδίο "CC:" εάν το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν τους αναφέρει άμεσα, αλλά αναφέρεται σε κάτι που το άτομο πρέπει να γνωρίζει.
- Χρησιμοποιήστε το πεδίο "BCC:" για να αποκρύψετε τις διευθύνσεις email. Εάν δεν θέλετε οι παραλήπτες ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου να βλέπουν μια λίστα διευθύνσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο οποίο πήγε το μήνυμα, θα πρέπει να πληκτρολογήσετε αυτές τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο πεδίο "τυφλό αντίγραφο".
Βήμα 4. Συμπεριλάβετε ένα ενημερωτικό θέμα
Κάθε υπηρεσία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα σας επιτρέψει να πληκτρολογήσετε ένα θέμα ή έναν τίτλο για το email σας στο πλαίσιο "Θέμα".
-
Το θέμα πρέπει να είναι σύντομο, αλλά θα πρέπει επίσης να δίνει στον παραλήπτη κάποια ιδέα για το περιεχόμενο του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
- Για παράδειγμα, ένα απλό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε έναν φίλο θα μπορούσε απλώς να πει "Τι συμβαίνει;" Αν στέλνετε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με μια ερώτηση σχετικά με μια εργασία, εντούτοις, η γραμμή θέματος μπορεί να διαβάσει κάτι σαν "εργασία μαθηματικών".
- Ομοίως, μια ερώτηση προς έναν επόπτη ή καθηγητή θα μπορούσε να επισημανθεί με μια θεματική ενότητα όπως "Ερώτηση" ή "Ερώτηση για …", ακολουθούμενη από μια σύντομη ετικέτα που περιγράφει το εν λόγω θέμα.
- Λάβετε υπόψη ότι ένα μήνυμα χωρίς θέμα θα εμφανιστεί στα εισερχόμενα του παραλήπτη με την ετικέτα "(χωρίς θέμα)".
Βήμα 5. Γράψτε το σώμα του email σας
Το σώμα του email σας πρέπει να είναι γραμμένο στο μεγάλο πλαίσιο κειμένου κάτω από τη γραμμή θέματος.
- Το σώμα κάθε μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα πρέπει συνήθως να περιλαμβάνει έναν χαιρετισμό, ένα μήνυμα και ένα κλείσιμο.
- Η φύση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι γρήγορη, οπότε θα πρέπει γενικά να κρατήσετε το μήκος του μηνύματός σας αρκετά μικρό.
Βήμα 6. Πατήστε το κουμπί "Αποστολή"
Αφού ολοκληρώσετε την πληκτρολόγηση του ηλεκτρονικού σας ταχυδρομείου, ελέγξτε το για να επαληθεύσετε ότι δεν υπάρχουν ορθογραφικά ή γραμματικά λάθη και ότι το μήνυμα αντιμετωπίζει σαφώς το θέμα που θέλετε να αναφέρετε. Εάν το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι έτοιμο, πατήστε το κουμπί "Αποστολή" στο πλαίσιο μηνυμάτων για να το στείλετε στους παραλήπτες που αναφέρονται.
Μέρος 2 από 5: Γράφοντας ένα φιλικό email
Βήμα 1. Μάθετε πότε είναι κατάλληλο ένα φιλικό email
Τα φιλικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πρέπει να προορίζονται για αγαπημένα πρόσωπα, συμπεριλαμβανομένων φίλων, οικογένειας και ρομαντικών συντρόφων. Εάν το μήνυμα είναι περιστασιακού χαρακτήρα και το στέλνετε σε κάποιον με τον οποίο είστε άτυποι, μπορείτε να στείλετε ένα φιλικό email.
Η μόνη φορά που δεν θα στείλατε ένα φιλικό email σε μια οικογένεια ή φίλο θα ήταν αν στέλνατε ένα ομαδικό email επίσημου χαρακτήρα, όπως μια έκκληση για δωρεές ή διαφήμιση πώλησης. Δεδομένου ότι αυτά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πιθανότατα θα σταλούν σε άτομα με τα οποία δεν είστε σε περιστασιακή σχέση, επίσης, πρέπει να το στείλετε προς τα εκεί
Βήμα 2. Διατηρήστε τη γραμμή θέματος απλή
Η γραμμή θέματος δεν είναι απολύτως απαραίτητη, αλλά είναι ακόμα καλή ιδέα να συμπεριλάβετε ένα θέμα. Κρατήστε το σύντομο, γλυκό και επίκαιρο.
- Εάν γράφετε απλώς ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να επικοινωνήσετε με έναν φίλο σας, θα μπορούσατε να συμπεριλάβετε μια χιουμοριστική γραμμή θέματος ή μια τόσο απλή όπως το "Long time no see!"
- Εάν γράφετε με σκοπό, αναφέρετε ποιος είναι αυτός ο σκοπός. Για παράδειγμα, εάν αποφασίσετε να γράψετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σχετικά με μια ομαδική έξοδο, επισημάνετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με ένα θέμα που αναφέρει συγκεκριμένα αυτήν την έξοδο.
Βήμα 3. Εξετάστε το ενδεχόμενο να απευθυνθείτε στον παραλήπτη με το όνομά του
Για ένα φιλικό email, αυτό δεν είναι απολύτως απαραίτητο, αλλά εξακολουθεί να είναι ένας ευγενικός τρόπος για να ξεκινήσετε το σώμα του μηνύματός σας.
-
Ο χαιρετισμός σας μπορεί να είναι τόσο απλός όσο να δηλώνετε το όνομα του ατόμου:
Μπομπ
-
Εναλλακτικά, μπορείτε να συμπεριλάβετε έναν φιλικό χαιρετισμό με αυτό το όνομα, επίσης:
- "Γεια Μπόμπ!"
- "Γεια σου, Μπομπ,"
- "Καλημέρα Μπομπ!"
Βήμα 4. Γράψτε το μήνυμά σας με σαφήνεια, αλλά διατηρήστε τη γλώσσα σας απλή
Το σώμα του μηνύματός σας πρέπει να είναι εύκολο να κατανοηθεί, αλλά ο τόνος πρέπει να είναι ανεπίσημος και συνομιλητικός.
- Διαβάστε το email σας και αναρωτηθείτε αν το περιεχόμενο του email μοιάζει με τον τρόπο που μιλάτε προσωπικά. Αν ναι, τότε έχετε επιτύχει έναν καλό τόνο για ένα φιλικό email.
- Χρησιμοποιήστε συσπάσεις. Οι συσπάσεις δεν αποτελούν μέρος της επίσημης γραφής, αλλά είναι ένα κοινό μέρος της καθημερινής συνομιλίας, καθιστώντας τις κατάλληλες για ένα φιλικό email.
- Μη διστάσετε να χρησιμοποιήσετε αργκό. Εάν θέλετε, μπορείτε να συμπεριλάβετε αργκό στο Διαδίκτυο: "thx" αντί για "ευχαριστώ", "4" αντί για "για", "l8r" αντί για "αργότερα" κ.λπ.
- Χρησιμοποιήστε επίσης emoticons όταν χρειάζεται.:)
Βήμα 5. Εξετάστε το ενδεχόμενο να υπογράψετε το όνομά σας
Όπως και οι χαιρετισμοί, το κλείσιμο ή η υπογραφή δεν είναι απολύτως απαραίτητα για ένα φιλικό email, αλλά μπορεί να είναι ένας καλός τρόπος για να τερματίσετε το μήνυμα.
-
Το κλείσιμο μπορεί να είναι τόσο απλό όσο το όνομά σας:
- "Τζεν"
- "-Τζεν"
-
Μπορείτε επίσης να γίνετε λίγο πιο δημιουργικοί με το κλείσιμο:
- "Αργότερα! Τζεν"
- "Αυτό το email θα αυτοκαταστραφεί σε 3… 2… 1 …"
Μέρος 3 από 5: Γράφοντας ένα επίσημο email
Βήμα 1. Κατανοήστε πότε είναι απαραίτητα τα επίσημα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Θα πρέπει να χρησιμοποιείτε ένα επίσημο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όταν γράφετε σε κάποιον με τον οποίο δεν είστε τυχαίοι. Αυτό περιλαμβάνει, μεταξύ άλλων, επόπτες, συναδέλφους, πελάτες και πελάτες, εκπαιδευτές και κοινοτικούς ή πολιτικούς αξιωματούχους.
-
Λάβετε υπόψη ότι μπορεί να διαπιστώσετε ότι τα αυστηρά επίσημα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν είναι απαραίτητα για κάποιον που εμπίπτει σε μία από αυτές τις κατηγορίες μόλις δημιουργήσετε μια σχέση εργασίας με αυτό το άτομο. Όταν ένα "επίσημο" email γίνεται λίγο πολύ άκαμπτο, θα πρέπει να γράψετε ένα "ημι-επίσημο" email.
- Ο τόνος του μηνύματός σας μπορεί να είναι λίγο πιο συνομιλητικός, αλλά θα πρέπει να μείνετε μακριά από την αργκό του Διαδικτύου.
- Θα πρέπει να συμπεριλάβετε την υπογραφή σας, αλλά ενδέχεται να μην χρειαστεί να δώσετε όλα τα στοιχεία επικοινωνίας σας κάτω από το όνομά σας.
Βήμα 2. Συμπεριλάβετε ένα ενημερωτικό θέμα
Το θέμα πρέπει να είναι σύντομο αλλά ακριβές. Πηγαίνετε κατευθείαν στο θέμα.
-
Παράδειγμα:
- "Ερώτηση για το δοκίμιο" (όταν γράφετε ένα email σε έναν καθηγητή ζητώντας λεπτομέρειες σχετικά με μια εργασία δοκιμίου)
- "Application for Management Job Ad" (κατά την αποστολή email ως απάντηση σε αγγελία εργασίας)
- "Πρόβλημα με το μέρος #00000" (όταν πληκτρολογείτε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να ζητήσετε εξυπηρέτηση πελατών ή για να αναφέρετε ένα τεχνικό πρόβλημα)
Βήμα 3. Πληκτρολογήστε έναν επίσημο χαιρετισμό
Ένας επίσημος χαιρετισμός πρέπει να περιλαμβάνει τη λέξη "Αγαπητέ" ακολουθούμενο από το όνομα του παραλήπτη. Χρησιμοποιήστε το επώνυμο του δέκτη και τον κατάλληλο τίτλο και ακολουθήστε τον χαιρετισμό με άνω και κάτω τελεία.
-
Παράδειγμα:
- «Αγαπητέ κύριε Σμιθ:»
- "Αγαπητή κυρία Τζόουνς:"
- "Αγαπητέ Δρ Έβανς:"
Βήμα 4. Βεβαιωθείτε ότι το σώμα του email σας είναι συνοπτικό και ακριβές
Περιορίστε το περιεχόμενο του email σας σε μερικές παραγράφους που αφορούν άμεσα το θέμα του email σας. Χρησιμοποιήστε επίσημη γλώσσα και βεβαιωθείτε ότι η ορθογραφία και η γραμματική σας είναι ακριβείς.
- Αποφύγετε τη χρήση συσπάσεων.
- Μην χρησιμοποιείτε αργκό ή emoticon στο Διαδίκτυο.
Βήμα 5. Συμπεριλάβετε ένα κατάλληλο κλείσιμο
Το πιο συνηθισμένο κλείσιμο είναι "Ειλικρινά", αλλά υπάρχουν και μερικά άλλα που μπορούν επίσης να λειτουργήσουν. Κρατήστε το κλείσιμο ευγενικό και ακολουθήστε το με κόμμα.
-
Άλλα πιθανά κλεισίματα περιλαμβάνουν:
- Χαιρετισμοί
- Δική σου πιστά
- τις καλύτερες ευχές
- Σας ευχαριστώ
- Τις καλύτερες ευχές μου
Βήμα 6. Καταχωρίστε τα στοιχεία επικοινωνίας στην υπογραφή σας, όταν χρειάζεται
Συμπεριλάβετε το πλήρες όνομά σας κάτω από το κλείσιμο του email σας. Κάτω από το όνομά σας, μπορεί να θέλετε να συμπεριλάβετε τον επίσημο τίτλο σας και οποιαδήποτε στοιχεία επικοινωνίας είναι χρήσιμα.
- Ο τίτλος σας, εάν διαθέτετε, πρέπει να περιλαμβάνει τη θέση σας και το όνομα της εταιρείας ή του ιδρύματος στο οποίο είστε μέλος.
- Συμπεριλάβετε τον αριθμό τηλεφώνου, τον αριθμό φαξ και τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, τουλάχιστον. Μπορεί επίσης να θέλετε να συμπεριλάβετε την ταχυδρομική σας διεύθυνση και τη διεύθυνση URL του ιστότοπού σας.
Μέρος 4 από 5: Συγκεκριμένοι τύποι φιλικών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Βήμα 1. Γράψτε ένα email σε έναν φίλο που απομακρύνθηκε.
Εάν ένας φίλος, συγγενής ή αγαπημένος σας έχει μετακομίσει πρόσφατα σε μια νέα τοποθεσία, γράψτε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να κάνετε check in ρωτώντας για το πώς πήγε η μετακόμιση, πώς είναι η νέα γειτονιά και ούτω καθεξής.
Βήμα 2. Στείλτε ένα φιλικό email σε έναν φίλο που δεν σας έδωσε ποτέ διεύθυνση email
Εάν λάβατε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ενός περιστασιακού φίλου από τρίτο μέρος, είναι σημαντικό να χρησιμοποιήσετε το email σας για να επαληθεύσετε ότι η διεύθυνση είναι σωστή και να διευκρινίσετε γρήγορα ποιος είστε.
Βήμα 3. Μάθετε πώς να γράφετε ένα email σε έναν άντρα.
Εάν είστε κορίτσι που γράφει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε έναν άντρα για πρώτη φορά, μπορεί να αισθάνεστε λίγο ανήσυχοι. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα αν ο τύπος στον οποίο γράφετε είναι πιθανό συντριπτικό υλικό. Δοκιμάστε να γράψετε ένα email που φαίνεται περιστασιακό αλλά έξυπνο και συγκροτημένο.
Ενώ είναι μια αρκετά επικίνδυνη κίνηση, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το email για να πείτε σε έναν άντρα ότι σας αρέσει
Βήμα 4. Κατανοήστε πώς να γράψετε ένα email σε ένα κορίτσι.
Εάν είστε άντρας που γράφει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε μια κοπέλα για πρώτη φορά, το έργο μπορεί να φαίνεται αρκετά τρομακτικό. Διατηρήστε την ψυχραιμία σας και γράψτε ένα μήνυμα που είναι τόσο απλό όσο και καλά συνδυασμένο.
Βήμα 5. Συνθέστε ένα flirty email
Αν θέλετε να είστε χαριτωμένοι και παιχνιδιάρικοι με τον παραλήπτη του email σας, χρησιμοποιήστε το ίδιο είδος γλώσσας που θα χρησιμοποιούσατε για να φλερτάρετε με αυτό το άτομο στην πραγματικότητα. Τα emoticons και οι «αγκαλιές και τα φιλιά» (xoxo) είναι επίσης χρήσιμα.
Ομοίως, γράψτε ένα flirty email σε κάποιον σε έναν ιστότοπο γνωριμιών. Για ένα τέτοιο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, όμως, πρέπει να είστε ερωτευμένοι και ενημερωτικοί, έτσι ώστε ο παραλήπτης να έχει μια καλή ιδέα για το ποιος είστε
Βήμα 6. Γράψτε ένα email αγάπης
Σε αυτήν την ψηφιακή εποχή, το email αγάπης μπορεί να θεωρηθεί ισοδύναμο με το γράμμα αγάπης. Εάν ο ρομαντικός σας σύντροφος είναι μακριά και θέλετε να στείλετε μια γρήγορη σημείωση που εκφράζει την αγάπη σας, το email είναι ο πιο γρήγορος τρόπος για να το κάνετε.
Μέρος 5 από 5: Συγκεκριμένοι τύποι επίσημων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Βήμα 1. Υποβάλετε αίτηση για εργασία μέσω email
Κατά την αποστολή του βιογραφικού και της αίτησής σας μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, πρέπει να εξηγήσετε για ποια εργασία υποβάλλετε αίτηση, γιατί το θέλετε και ποια προσόντα έχετε που σας καθιστούν κατάλληλους για τη δουλειά. Θα πρέπει επίσης να συμπεριλάβετε το βιογραφικό σας ως συνημμένο.
- Ομοίως, μπορείτε επίσης να γράψετε ένα email που υποβάλλει αίτηση για πρακτική άσκηση. Περιγράψτε τι είδους πρακτική άσκηση αναζητάτε και πώς θα σας βοηθήσει να επιτύχετε τους επαγγελματικούς σας στόχους. Δώστε επίσης λόγους για τους οποίους πρέπει να επιλεγείτε για την πρακτική άσκηση.
- Στείλτε ένα email παρακολούθησης εάν δεν έχετε λάβει ακόμη απάντηση σχετικά με τη θέση για την οποία υποβάλατε αίτηση.
Βήμα 2. Μάθετε πώς να γράφετε ένα email στον καθηγητή σας
Η αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε έναν καθηγητή μπορεί να φαίνεται τρομακτική, αλλά δεν είναι πιο δύσκολη από οποιοδήποτε άλλο επίσημο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ο καθηγητής σας είναι πιθανώς απασχολημένος, οπότε κρατήστε τις ερωτήσεις σας όσο το δυνατόν πιο συνοπτικές.
Εάν ο καθηγητής σας σας γνωρίζει αρκετά καλά, μπορείτε επίσης να στείλετε email στον καθηγητή σας όταν ζητάτε μια συστατική επιστολή
Βήμα 3. Γράψτε μια επιστολή ερωτήματος μέσω email
Μια επιστολή ερωτήματος είναι μια επιστολή που ζητά από έναν συντάκτη εάν αυτός ή αυτή θα σκεφτόταν να αποδεχτεί ένα έργο συγγραφής για δημοσίευση. Πρέπει να περιγράψετε το εν λόγω έργο αρκετά καλά για να δώσετε στον συντάκτη μια καλή ιδέα για το τι πρόκειται.
Βήμα 4. Χρησιμοποιήστε το email για να επικοινωνήσετε με τους ανθρώπινους πόρους
Εάν ανησυχείτε για το ανθρώπινο δυναμικό σχετικά με την εταιρεία σας, ο πιο γρήγορος τρόπος για να την αντιμετωπίσετε είναι στέλνοντας ένα email στους σωστούς ανθρώπους στο HR. Βεβαιωθείτε ότι το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αντιμετωπίζει σαφώς το ζήτημα.
Δείγμα επαγγελματικών email
Δείγμα email υπενθύμισης κλήσεων συνδιάσκεψης
Υποστήριξη wikiHow και ξεκλειδώστε όλα τα δείγματα.
Δείγμα email υπενθύμισης κλήσεων συνδιάσκεψης
Υποστήριξη wikiHow και ξεκλειδώστε όλα τα δείγματα.
Δείγμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προς τον εργοδότη που ζητά αναφορά
Υποστήριξη wikiHow και ξεκλειδώστε όλα τα δείγματα.
